病院・医療機関向け勤怠管理システムの機能と解決できる課題を解説

医療機関における勤怠管理の課題

病院やクリニックなどの医療機関での勤怠管理方法は、一般的な企業とは違います。また、診療所や中小規模の病院では、人員不足で労務管理の担当者がいなかったり長時間労働が常習的に行われていたり、管理が行き届いていないケースもあります。

医療機関ならではの、勤怠管理における課題として主なものは以下のとおりです。

• １．夜勤や当直があるため給与計算が複雑化
• ２．複数拠点の勤怠管理が困難
• ３．手書きの日報管理が多く実態の把握が不可能
• ４．診療報酬の要件を加味したシフトの作成が大変

１．夜勤や当直があるため給与計算が複雑化

医療従事者には応召義務があることから、入院設備を備えた病院では24時間体制で患者に対応する必要があり、夜勤や当直勤務をする医師や看護師が多いです。その場合、割増手当などが支給されるので給与計算が複雑になります。

ほかに夜勤のない事務スタッフも在籍しているので、勤務形態はバラバラです。手作業で全職員のタイムカードを集計して、正確な給与計算を行うのは非常に大変だといえるでしょう。

２．複数拠点の勤怠管理が困難

複数の拠点がある大規模な医療機関の場合、拠点ごとにタイムカードや日報を毎日収集するのは不可能です。担当者は定期的にそれらを収集して勤怠情報を集計することになりますが、それでは職員の勤務状況を正確に把握するのは困難です。打刻漏れなどがあれば、集計により多くの時間がかかります。

３．手書きの日報管理が多く実態の把握が不可能

多くの医療機関で手書きの日報による勤怠管理が普及しているのは、医療機関特有の複雑な勤務形態に対して、ある程度柔軟に対応できるからです。タイムカードで時間を管理するという慣習がない医師もいるので、休憩時間や残業時間など実態の確認に手間がかかっているというケースは少なくありません。

自己申告制の日報を採用している限り、社員の勤怠情報を正確に把握し、不正打刻を完全に防止することは不可能です。また、始業時間前に夜勤からの申し送りなどの業務を行っているなど、労務管理上問題となる行為も発見しづらくなります。

４．診療報酬の要件を加味したシフトの作成が大変

医療機関の収入源となる診療報酬の要件に合うよう人員配置を行わなければなりません。また、宿直は週１回までなどのルールがあるので、シフトを考えるのにも時間がかかるでしょう。職員の都合で急にシフトが変更になることもあり、代わりの人員を探すのも大変です。

医療機関向け勤怠管理システムの機能

勤怠管理システムには、いくつか種類があります。医療機関に導入するなら、複雑な勤務形態に対応し、シフト管理もできる医療機関向けのシステムがおすすめです。主に以下のような機能が搭載されています。

• ●複数デバイスでの打刻機能
• ●勤怠状況をリアルタイムに把握する機能
• ●シフト管理機能

では、それぞれどのような機能なのか詳しく見ていきます。

複数デバイスでの打刻機能

スマホやタブレットなどさまざまな端末での打刻に対応しているので、誰でも簡単に勤怠報告ができます。訪問看護先でもGPSの位置情報と合わせて勤務データが登録され、不正打刻を防ぐことが可能です。

勤怠管理システムによっては、ICカードや生体認証に対応しているものもあります。

勤務状況をリアルタイムに把握する機能

勤怠管理をシステム化すれば、勤務データは自動で集計され、職員の正確な残業時間や労働時間を把握できます。また、長時間労働になる前に管理者にアラートしてくれる機能が搭載されたシステムが多いです。働き方改革でより働きやすい職場作りが求められている中で、こうした機能は労務管理上欠かせないでしょう。

シフト管理機能

医療機関向け勤怠管理システムで、シフト表も簡単に作成できます。職員の希望シフトが自動反映されたり、必要な人員数と夜勤や当直などのシフトパターンを設定すればシフト表を自動作成できたり、担当者の負担を軽減します。さらに、人員の過不足があればアラートが届き、ヘルプ要請をスマホアプリで行えるものがあるので、シフト交代の相談もしやすくなるでしょう。

医療機関向け勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムは種類が豊富なので、さまざまな製品を比較して現場に合ったものを導入しましょう。ここでは、製品選びに失敗しないために最低限押さえておくべきポイントを紹介します。

サポート体制が充実しているか

システムエラーなどトラブルが生じた際に、迅速な対応をしてくれるベンダーを選びましょう。メールや電話でのサポートが一般的ですが、チャットならリアルタイムなので比較的回答がスピーディーです。また、勤怠管理システムをはじめて導入する場合、操作方法や活用方法などをレクチャーしてくれるサービスがあると良いでしょう。

無料トライアルがあるか

勤怠管理システムの中には、期間限定の無料トライアルが用意されたものもあります。実際に現場の職員が使ってみて、誰でも簡単に使えるか、運用しやすいかなどを確認しましょう。

以下の記事では、無料トライアルを実施している勤怠管理システムを数多く紹介しています。導入を検討されている方はぜひご覧ください。

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医療機関向け勤怠管理システムで課題を解決しよう

多様な勤務形態の職員が在籍している医療機関では、勤怠管理がどうしても複雑になってしまいます。医療機関向け勤怠管理システムを導入すれば、職員はスマートフォンやタブレットから打刻でき、管理者はリアルタイムで勤務データを把握できます。そのほかシフトの自動作成機能を搭載した製品もあるので、さまざまな製品を比較して適したものを導入しましょう。