悩みを解決！病院・医療機関向け勤怠管理システムの機能とは？

医療機関における勤怠管理の４つの課題

医療機関での勤怠管理方法は、一般的な企業の勤怠管理の方法とは違いますよね。病院、クリニックなどの医療機関では、医師や看護師など、雑多な職種の職員が24時間体制で勤務しています。

ここではそんな特殊な勤務形態を必要とする医療機関ならではの勤怠管理における悩みを解説していきます。主なものは以下の通りです。

• １．タイムカードの計算が煩雑
• ２．給与計算が困難
• ３．複数の拠点による勤怠管理の複雑化
• ４．正確な勤務時間を把握するのが困難

１．夜勤、当直が混合してタイムカードの計算が大変

病院などの医療機関には医師をはじめ、看護師や事務スタッフなど、様々な職種の人が勤務しています。とくに入院設備のある病院では、夜勤や当直などの勤務体系もあります。

これらの特殊な勤務形態が混在しているので、通常の勤怠管理に比べてタイムカードの計算が煩雑になってしまいます。

２．夜勤の給与割増を含む給与計算が複雑

医師や看護師など職種が違えば、当然給与や手当なども異なります。とくに夜勤などの割増計算は人の手で計算するのは、時間と人数が必要です。

時間と人数をかければ正確に給与計算ができるのであればいいですが、複雑な給与計算ではミスも起きやすいです。給与計算を間違ってしまった場合、煩雑な手続きが必要になります。

３．複数の拠点があって勤怠管理がごちゃごちゃ

病院が複数ある場合、もちろんタイムカード・日報を毎日収集するのは不可能です。担当者は定期的にそれらを収集して勤怠情報を集計することになりますが、それでは職員の勤務状況を正確に把握するのは困難ですよね。

病院などでは緊急事態への対応が重要になってきますから、職員が今働いているのかどうかをリアルタイムで確認するのは非常に重要だといえます。

４．手書きの日報管理が多く正確な勤務時間が把握できない

多くの医療機関で手書きの日報による勤怠管理が普及しているのは、医療機関特有の複雑な勤務形態に対して、ある程度柔軟に対応できるからです。

しかし、自己申告制の日報を採用している限り、社員の勤怠情報を正確に把握すること、特に不正打刻を完全に防止することは不可能ですよね。

ここがすごい！医療向けの勤怠管理システム特有の機能

勤怠管理システムには、いくつか種類があります。医療機関に導入するなら複雑なシフトにも対応可能で、書類の管理もできる医療機関向けのシステムがおすすめです。魅力的な機能は以下の通りです。

• ●複数デバイス打刻機能
• ●シフト管理機能
• ●勤怠書類の管理機能
• ●勤怠状況のリアルタイム把握機能

では、それぞれどのような機能なのか詳しく見ていきます。

複数デバイス打刻機能

勤怠管理システムを導入すれば、スマホやタブレットなど様々な端末での打刻に対応しているので、医療機関特有の複雑な勤務体系にも柔軟に対応できます。また、職員が外出先からでも打刻できるのはとても便利ですよね。

また、勤怠管理システムによってはICカードや生体認証に対応しているものもあります。

シフト管理機能

医療機関向け勤怠管理システムを導入すれば、医療機関で多用されているシフト表も簡単に作成できます。

医療機関ではさまざまな職種の職員が働いており、夜勤や当直などもあります。さらに休憩の管理なども含めると勤怠管理が煩雑になりがちです。

医療機関向けのシステムなら、そのような複雑なシフトにも対応が可能です。

勤怠書類の管理機能

出勤や退勤時間に関する勤怠書類の管理はもちろん、職員に共有したいマニュアルなどの書類も管理できます。これまで異なるソフトウェアで管理してきた書類を一括で管理できるので、業務効率化を期待できます。

勤務状況のリアルタイム把握機能

迅速な対応が常に求められる医療機関では、どの職員がどこにいるのかをリアルタイムで把握することが重要です。医療機関向け勤怠管理システムを導入すれば、職員の正確な残業時間や労働時間を把握することができます。

働き方改革でより働きやすい職場作りが求められている中で、長時間労働も簡単に防止できる勤怠管理システムの機能は魅力的だといえます。システムの中には、長時間労働になる前に管理者にアラートしてくれる機能もあります。

医療機関向け勤怠管理システムの失敗しない選び方

医療機関に特化した勤怠管理システムがあるといっても、その中で何を選んでも必ず成功するわけではありません。ここでは、システムの失敗しない選び方について解説していきます。

サポート体制が充実しているか

勤怠管理システムを初めて導入したときに、勤怠管理が複雑な医療機関で職員が何のストレスもなく使いこなせるか不安ですよね。そのような時を見越して、サービスのサポートを簡単に利用できるのかどうか、サポートの質は高いかをしっかりと確認するとよいでしょう。

無料トライアルがあるか

勤怠管理システムの中には、無料でシステムを試用できる無料トライアルがあるものもあります。多くの導入企業はトライアルを活用できていないのですが、勤務形態が複雑でそれぞれの病院ごとでオペレーションが異なる場合、無料トライアルを活用してシステムが実際に使いやすいかを確認するのは大切です。

勤怠管理システムの無料トライアル期間はクラウド型の勤怠管理システムにしかありません。なので導入コストを抑えられるクラウド型の勤怠管理システムを導入することをお勧めします。

医療機関向け勤怠管理システムで、普段の悩みを解決しよう！

雑多な勤務形態の職員が混在している医療機関では、勤怠管理がどうしても複雑になってしまいます。

医療機関向け勤怠管理システムを導入すれば、勤怠管理の効率化・正確な勤怠情報の把握など、通常の勤怠管理システムのメリットのみならず、医療機関特有の課題を解決してくれるでしょう。

以下の記事では、医療機関向けの勤怠管理システムを含め、様々な製品を紹介しています。医療機関向けの勤怠管理システムの導入を検討している方は、ぜひ見てみてください。

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