１．勤怠管理システムとは？
勤怠管理システムの概要
勤怠管理・就業管理システムとは、社員の出退勤の時間を管理するシステムです。タイムレコーダー機能を持ち、勤務時間や残業時間、欠勤の管理等を行うことができます。社員の勤務時間等の入力や報告の手間を省きつつ、正確な勤怠管理が可能となる等のメリットがあります。
雇用形態が多様化したことで勤怠管理も複雑化しがちですが、勤怠管理システムにより、さまざまな場所・デバイスで出退勤時間を把握することが可能になり、業務の効率化を図ることができます。打刻だけでなく、それらを集計して管理することも簡単に行えるところがポイントです。
勤怠管理システムのメリット
勤怠管理システムには多くのメリットがあります。最大のメリットは集計工数の削減やミスの防止ですね。勤怠管理システムを導入すれば、勤務記録をcsvデータなどで出力して給与計算を行うことができます。タイムカードに記載された情報を手入力することに比べたら、集計工数は大幅に削減できるでしょう。また、給与計算システムと連携しているものが多いため、人的ミスの防止につながります。
他にも、給与算出における全体コストの削減、不正打刻の防止や法改正への対応など、中小企業から大企業まで幅広い企業にとって魅力的なメリットが多く、導入がどんどん進んでいるシステムでもあります。勤怠管理システムのメリットについては、以下の記事で詳しく解説しています。
勤怠管理システムの基本的な機能は？
勤怠管理システムには、様々な打刻機能が搭載されています。ここでは、その機能を4つに分けて解説していきます。
１．多彩な打刻機能
これまではPCを利用した打刻機能が多かった勤怠管理システムですが、指紋や指静脈といった固有の生体情報を利用したり、今や私たちの生活にはなくてはならない存在ともいえるスマートフォンやICカードを利用した打刻機能が備わったシステムも登場しています。
２．ワークフロー機能
ワークフロー機能があれば、タイムカードを提出したり、メールや書面で申請する手間を省くのはもちろん、申請者自身もシステム上で内容を確認することができます。また、申請されていなければアラートをあげるということもできるため、確認工数を削減することができます。
３．集計・管理機能
勤怠管理システムにはリアルタイムで集計や他システムとの連携もしやすいcsv出力といった勤務時間の集計や従業員の勤怠状況を管理するための機能も備わっています。月初に集計したら大幅に残業時間を超えていた…という事態も防止できますね。
４．スケジュール管理機能
多種多様な勤務体系にも、スケジュールを登録しておくことで、それぞれに即したアラートがあがります。働き方改革が進む昨今では、雇用形態の異なる従業員がいる企業や、シフト制の企業でなくとも多くの企業で求められる機能と言えるでしょう。
２．なぜ勤怠管理システムを導入すべきなのか
勤怠管理が必要な理由
そもそも「勤怠管理」とは、従業員の出退勤時刻や有給休暇の取得状況などの勤怠情報をはじめとした、勤務状況にかかわる情報を把握し、法令や就業規則に則った働き方ができているかを管理することです。この勤怠管理が求められている背景に労働基準法（労基法）への対応があります。厚生労働省は36（サブロク）協定やブラック企業対策など、労働者保護の目的から労働時間の徹底した削減を進めているのです。
無料でできる？勤怠管理の方法
勤怠管理が必要だということがわかったところで、「勤怠管理は無料でできる？3つの方法とは」より、コストをかけずに勤怠管理を行う方法を3つご紹介します。
- Excel（エクセル）を利用する
- 簡易的な勤怠管理の方法として、エクセルで出勤時間と退勤時間を入力することで労働時間を計算するという方法があります。エクセルは比較的多くの人が使えるツールであることから、導入しやすいという利点がありますが入力の手間がかかったり、手作業のためミスが起きやすいというリスクがあります。
- 他システムの機能を利用する
- 従業員のシフト作成を行うシフト管理システムや企業内での情報共有を円滑にするグループウェアシステムのなかには、勤務・休憩などの勤務状況が把握できる機能が備わった製品もあります。シフト制を採用している企業であれば、シフト管理システムの導入を検討してみても良いかもしれませんね。
- 無料の勤怠管理システムを利用する
- 勤怠管理システムで打刻をする方法です。スマホでの打刻やワークフローを考えるのであれば、勤怠管理システムを導入したほうが良いでしょう。無料版では保管データの保証がなかったり、サポートが受けられなかったりしますので、その点は留意しておくべきです。
それぞれの方法のメリット・デメリットは別記事にまとめていますので、気になる方はぜひ読んでみてください。
システム導入でコンプライアンス厳守を
無料で勤怠管理ができるとはいえ、コンプライアンスの観点からすればやはり有料版をおすすめします。フレックスや変形労働時間制での残業代の算出や法改正に合わせた対応を労務担当者がすべて把握して行うには多くの経験と高いスキル･知識が必要になります。そのため、様々な給与体系にフレキシブルに対応できる勤怠管理システムの導入が求められています。
また、昨今のブラック企業問題から「コーポレート・ガバナンス」や内部統制体制が企業に求められており、特に上場期では重視される傾向にあります。システム化するメリットは、何重ものチェックがしやすくて、いざ問題が発生したり事故や不祥事に対しても迅速に対応できるからなのです。 もちろん、申告者側の勤務実態にどの程度の乖離があるかを調べたり、企業自体を保護する意味でも必要なのです。そういった意味でも、データ保証のない無料版ではなく有料版を導入すべきですよね。
３．最近流行りのテレワーク！勤怠管理は大丈夫？
そもそもテレワークとは
テレワークとは、ICT（情報通信技術）を活用して、場所や時間を有効・効率的に使う柔軟な働き方のことをいいます。
日本は少子高齢化が進み、労働人口の減少が予測されています。こうした状況を受けて、安倍首相は、2015年9月に、誰もが家庭や職場、地域で活躍できる「一億総活躍社会」を掲げました。その施策の1つとして、労働環境を改善する「働き方改革」を打ち出しました。
働き方改革の実現に向けた施策の一つとして、「柔軟な働き方がしやすい環境整備」があり、実現する方法としてテレワークの推進を挙げました。そのためテレワークが脚光を浴びることになったのです。
テレワークのメリット
企業がテレワークを導入した場合には、主に以下の6つの効果が期待できます。
- （1）生産性・業務効率化の向上
- （2）コスト削減
- （3）育児・介護に携わる社員の雇用継続
- （4）多様な人材の活用
- （5）優秀な人材の確保
- （6）事業継続性の確保
それぞれについては以下の記事で詳しく解説しています。
テレワークの実現方法
テレワークを実現する方法として、在宅勤務、サテライトオフィス、モバイルワークの3つがあります。ここではそれぞれについて簡単に説明します。
- 在宅勤務
- 在宅勤務とは、会社のオフィスに出勤をせずに、自宅を就業場所として働く勤務形態のことをいい、会社との連絡は、インターネットを使ったコミュニケーションツールや電話、FAXなどを使って行います。毎日、社員全員が実施する必要はないので、在宅勤務を導入企業している企業では、対象の社員に対して週に1～2日ほどを実施しているところが多いようです。
- サテライトオフィス
- サテライトオフィスとは、会社のオフィスではなく、社外のオフィスや遠隔勤務用の施設を利用して働くことをいいます。サテライトオフィスは通信環境が整備されており、ノートPCといった会社のオフィスで働くときと同じ端末を使って業務を行うことができます。
- モバイルワーク
- モバイルワークは、交通機関で移動中の車内や顧客先、カフェ、出張先などを就業場所として働くことをいいます。移動中や外出先からも顧客とやりとりできることからモバイルワークは、外出が多い営業職などで有効といわれています。
テレワークのための、勤怠管理システム導入プロセス
さて、テレワークについての理解は深まりましたが、これと勤怠管理システムにどのような関係があるのでしょうか。テレワークでは、社員がオフィスとは異なる環境で就業するため、総務や人事担当者は、始業・終業時刻の報告など、社員の勤怠状況を明確に把握し管理することが重要になります。その管理方法として、便利なのが勤怠管理システムなのです。
「勤怠管理システムでテレワークを実現！」にもある通り、勤怠管理システムはインターネット経由で、始業・終業などを記録するITツールです。インターネットを使うため、テレワークで働く社員が社内外のどこからでもシステムを利用することが可能で、すぐに勤怠の報告ができます。クラウド型の勤怠管理システムは、テレワークの導入を考えている企業にとって最適のシステムといえるでしょう。
「テレワークを導入しよう!」と思っても、どこから始めればよいのか分からない担当者も多いと思います。そこでITトレンドでは、テレワークの導入プロセスを3本の記事にわけて解説しています。
４．勤怠管理システムを導入しよう！
ここでは、ITトレンドで解説した記事をもとに、勤怠管理システムを導入するときにぜひ知っておいてほしいポイントをご紹介します。
失敗例から考える、導入時に注意したいポイント
システムを選定する前に、よくある失敗例から気を付けておくべきポイントを学びましょう。多いのが、自社の規模やワークスタイルに適しておらず、かえってコスト増になってしまうケースです。勤怠管理システムは安価なものから大がかりなものまで、多岐に渡って提供されています。例えば規模の小さい企業が「せっかくシステムを導入するのだから」とあれもこれも備わったシステムを導入してしまうと、予想以上のコストがかかってしまいます。外回りや出張の多い企業であれば、それに適したシステムを選定しなければ導入したシステムも運用に乗りません。この他にも失敗例をいくつか解説していますので、システム導入の前にぜひ読んでみてください。
これでOK！5つの選定ポイント
注意すべきポイントが理解できたところで、勤怠管理システムを選ぶときにチェックしたいポイントを5つご紹介します。
- １．自社の勤務形態・雇用形態に対応できるか
- フレックス制や労働時間制といった勤務形態や、正社員・契約社員・パートタイムといった雇用形態に合わせた対応ができるかが1つめのポイントです。適したシステムを選択しないと、余計に手間がかかってしまいます。
- ２．自社の従業員にとって使いやすいシステムか
- どんなに高機能な勤怠管理システムであっても、従業員が毎日出退勤の記録をしないのでは意味がありません。また、管理監督者が従業員の勤務状況が簡単に把握できるかといった管理面での使いやすさも確認が必要です。
- ３．クラウド型か、オンプレ型か
- システム導入にあたって、提供形態で悩む方も多いと思います。両者にはそれぞれメリット・デメリットがあるため一概にどちらが正解とは言えませんが、近年ではクラウド型の導入が進んでいるようです。
- ４．他システムと連携は可能か
- 集計された勤怠情報は給与計算における基礎データになります。そのため、給与計算システムとの親和性は重要です。給与計算システムのほかには、人事管理システム、人事評価システムなどとの親和性も確認してみてもよいでしょう。
- ５．無料トライアルができるか
- 勤怠管理システムは自社にあった打刻方法や運用方法の確認のため、導入前にお試し版を利用してから本導入をしている企業が多いようです。運用でカバーすべき課題と、致命的な問題をトライアルで洗い出すことが必要です。
導入してからが本番。上手く運用していくには？
システムを導入したら、まずはきちんと運用に乗せることが大切です。勤務状況を正確に把握するために、社内でのルール化・周知と、社員からの疑問に即座に答えられる体制を構築することをおすすめします。システムの提供ベンダーのアドバイス等も参考にし、勤怠管理のシステム化を成功に導きましょう！
５．こんな勤怠管理システムも…
ここでは、これまで触れてこなかったアプリでの勤怠管理方法や、今どきの機能を備えた勤怠管理システムをご紹介します。自社に合うようであれば、導入を検討してみても良いかもしれませんね。
勤怠管理をアプリで実現！
勤怠管理アプリとは、その名の通り勤怠管理を行えるモバイルアプリのことを指します。オフィスにいなくても打刻ができるため、営業がわざわざ打刻をするために帰社せずに済むなどのメリットも多くあります。ですが、アプリ単体のものでは注意が必要なものもあります。デメリットを確認した上で、導入検討をするようにしましょう。
こんな機能が備わった勤怠管理システムも
勤怠管理システムのなかには多言語対応できるものや、ICカードなどで打刻できるシステムもあります。打刻の仕組みは日々進化しています。より自社に合った打刻方法を導入するために、様々な視点から検討をしてみましょう。参考記事をまとめてご紹介しますので、気になる記事はぜひ読んでみてください。
- 最新の勤怠管理システムがわかる！
- 海外展開にも対応できる勤怠管理システムがわかる！
６．まとめ
いかがでしたでしょうか。勤怠管理の必要性から、勤怠管理システムの機能、メリットや選定ポイントまで、詳しく説明してきました。
勤怠管理システムを導入することで、単なる勤怠管理の効率化ではなく、様々なメリットが有ります。しかし、そのメリットを受けるためには、自社に合った最適な勤怠管理システムを選ぶ必要があります。まずはどの製品が自社のニーズに合致するか、資料を集めて比較検討から始めてみるといいでしょう。
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