運送業における勤怠管理の課題
一般的な会社員であれば、出勤と退勤時に事務所に設置しているタイムカードで打刻をすることで勤怠管理を行います。しかし、働いている時間が不規則な運送業などの業種であれば、適切な打刻を行うことが難しく、勤怠管理に課題を感じています。では、運送業はどのような課題を抱えているのでしょうか。
ここからは運送業における勤怠管理の課題について説明していきます。
責任者がいない時間帯の不正打刻
運送業の場合、深夜や早朝に出勤することが多く、管理者がいない時間帯に勤務することがあります。このように管理者が事務所にいなければ、他の人に打刻を頼むことで出勤時間をごまかすことが可能です。
仮に１時間早く打刻をすれば、８回繰り返すだけで１日分の勤務時間に値します。このような不正打刻が続けば、働いていないのに、給料を支払わなければならないことになります。
不正打刻ができないような仕組みを使わなければ、従業員のモラルが低下するだけでなく無駄な人件費が発生してしまいます。
ドライバーの正確な勤務時間が不明
通常の打刻による勤怠管理は、出勤時や退勤時、さらには休憩時間の前後にも打刻をします。運送業の場合、ドライバーは常に外出しているため休憩時間の打刻を行うことができません。
短距離輸送であれば当日中に帰ってくることができるため、比較的勤務時間の管理も単純です。しかし、長距離輸送の場合だと出発した当日中に帰ってくることが難しく、勤怠管理が複雑になります。
企業ごとに管理する方法はまちまちですが、自己申告による勤怠管理を行うケースが大半であり、実際に働いた時間を把握しにくい課題があります。
勤怠集計や給与計算ミス
運送業の企業は、ドライバー以外にも荷物の仕分けスタッフや事務スタッフなど、業種や雇用形態が多種多様です。従業員によって勤怠管理の方法も変わってくるため、業務の負担は大きくなりやすい傾向にあります。
このように複数パターンある勤務時間の管理を手作業で行うとミスが発生しやすく、給与計算の結果を間違う可能性があります。
勤怠管理・給与計算を正確に行えなければ、従業員の不満は溜まりやすく人離れの原因になりかねません。それを阻止するためにも自社に合った勤怠管理の方法を見つけることが求められます。
勤怠管理システム導入で解決すること
近年ではIT技術の発展により、従来と比較して働き方の幅が広がっているため、変化に応じて勤怠管理の方法を見直していく必要があります。正確に勤務時間を管理するためには勤怠管理システムを導入すると良いでしょう。
ここからは勤怠管理システムの導入によって解決できることを説明していきます。
GPS機能や生体認証機能により不正打刻の防止
勤怠管理システムの専用端末にはGPS機能があり、打刻を行った「場所」を把握することが可能です。そのため、事務所に出勤しない場合でも出勤時間にどこにいるかがわかり、出勤していないのに打刻することを防げます。
また、静脈認証や指紋認証などによる生体認証機能により、本人確認を行えます。この「場所」と「本人確認」ができる２つの機能によって不正打刻を防ぐことが可能です。
スマホ連携による遠距離打刻を実現
近年ではスマートフォンやタブレットと連携することで、遠距離打刻を実現する勤怠管理システムも多くリリースされています。スマートデバイスの位置情報サービスと連携することで、打刻した場所を把握できるため、事務所に出勤しない場合でも打刻可能です。
勤怠集計や給与計算の自動化
勤怠管理システムは自社で利用している給与計算システムと連携することができ、正確に打刻をすることで給与計算を自動化できます。
システム同士が連携されていなければ、データを人の手で転記する必要があり、ミスが発生しやすくなります。勤怠管理システムを活用することで勤怠管理・給与計算の担当者の業務負担を減らすことが可能です。
法改正等による規則変更はシステムアップデートで対応
給与計算や勤怠管理は法改正の影響を受けやすいです。例えば、最低時給や税率はタイミングによって変わる可能性があります。
人の手で計算していると関数を変更するなど手間が煩雑になりますが、システムを使っている場合は簡単に対応できます。勤怠管理システムでは、システムをアップデートするだけで法改正などの規則変更に対応し業務の効率化が可能です。
統計データの活用で経営判断がスマート
勤怠管理システムでは勤務時間ベースのデータを集計し、統計データを分析することができます。人員の過不足を見つけることや、勤怠状況を客観的に把握できるため、自社の労働環境の課題を発見しやすいです。特に運送業であれば時間外労働が多い部分を見つけることによって、運送ルートを見直すことができるなど企業全体の業務を効率化できます。
運送業における勤怠管理システムの導入事例
勤怠管理システムを導入するときには、具体的にどのような効果があったか導入の成功事例を知ると参考になるためおすすめです。ではどのような成功事例があるのでしょうか。
【勤務状況が把握できるようになった事例】
長距離用トラックを37台保有している大手運送会社では、携帯端末とQRコードを使うことで、トラックの位置情報と勤務状況を把握できる仕組みを作りました。携帯端末にインストールされているアプリでドライバーのネームプレートにあるQRコードを読み込むと打刻できます。
この仕組みは、方法がシンプルなためドライバーも簡単に打刻でき、データはそのままサーバにアップされるため、本社でも勤務状況を把握できます。
【給与計算業務を効率化できた事例】
今まで紙ベースで管理していた企業は、勤怠情報をシステム化することで業務を効率化できました。このように紙で勤務時間を管理していると、従業員の人数に比例して勤怠管理・給与計算業務の負担が大きくなります。この企業は従業員が420名ほどいるため、給与計算業務に膨大な時間がかかっていました。
そこで給与計算システムと連携できる勤怠管理システムを導入することで、給与計算業務を２日間も短縮することができました。
運送業におすすめの勤怠管理システム５選(11月25日時点)
運送業における勤怠管理の課題を解決するためには、効果的な勤怠管理システムを導入すると良いでしょう。では、具体的に勤怠管理システムにはどのようなものがあるのでしょうか。
ここからは運送業におすすめの勤怠管理システムを紹介していきます。
勤怠ドライバー
「勤怠ドライバー」は株式会社ロジ勤怠システムが提供しているクラウド型の勤怠管理システムです。労働環境を改善し、監査の対応や労務トラブルを見直したい企業におすすめです。
- ●デジタコ連携により、より正確な勤怠管理を実現
- ●労働時間の超過を防ぐアラート機能、労働環境を改善
- ●給与計算システムと連携可能、単独でも賃金を自動計算できる
※デジタコ：デジタルタコグラフの略。デジタル化された運転記録計のことであり、車両の稼働状況を把握できる。
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勤怠ドライバー
バイバイタイムカード
「バイバイタイムカード」は株式会社ネオレックスが提供しているクラウド型勤怠管理システムです。1000名以上の規模の企業に対応しており、膨大な業務を効率化したい企業におすすめです。
- ●スマートフォンから打刻、位置情報を把握し不正打刻を防止できる
- ●柔軟なカスタマイズで企業の独自ルールに対応可能
- ●勤怠管理だけでなくシフト管理機能も搭載、総合的な人事システムとして活躍
- ●豊富なオプションの組み合わせが可能、無駄な機能を排除できる
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バイバイタイムカード
Disynapse TA
「Disynapse TA」は株式会社情通が提供している勤怠管理システムです。従業員による不正打刻を防止し、運送業の導入実績があるシステムを導入したい企業におすすめです。
- ●打刻時に打刻した人物の写真撮影を実施、なりすましを防止
- ●日々の勤怠管理でけでなく、長期間の出張にも対応
- ●打刻した勤務時間のデータは集計表として発行可能
- ●オプションでOBCの給与奉行や就業奉行へCSVデータを共有
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Disynapse TA
jinjer
「jinjer」は株式会社ネオキャリアが提供しているクラウド型勤怠管理システムです。全ての企業規模に対応しており、スマートフォンと連携したい企業におすすめです。
- ●管理側もスマートデバイスに対応、どこでも利用可能な勤怠システム
- ●モバイル端末を使った欠勤連絡が可能、パソコンを使わずに業務を完結
- ●端末の位置情報を利用し打刻漏れを防止
- ●打刻・シフトを複数拠点も連携し勤務時間を管理、リアルタイムに給与を計算
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jinjer
Transport
「Transport」は株式会社エコシステムズが提供しているパッケージ型の勤怠管理システムです。勤怠管理以外の運送業全般の業務を改善したい企業におすすめです。
- ●運送業の特殊な管理や請求、データ収集や分析を行う総合システム
- ●幅広い業務形態に対応するカスタマイズ性、不必要な機能を排除
- ●無駄がないシステムで導入費・維持費を削減
- ●250社以上の導入実績あり、運送業に特化したサポートが充実
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Transport
自社に最適な勤怠管理システムを導入して悩みを解決しよう！
いかがでしたか。今回は運送業の勤怠管理について紹介してきました。運送業は勤務時間や勤務場所が変則的であるため、勤怠管理には工夫が必要です。適切な管理体制がなければ、従業員の不満が溜まったり、不正打刻が増えたりします。労働環境を整えるためにも、自社に最適な勤怠管理システムを導入し、業務を改善しましょう。
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