運送業における勤怠管理の課題
一般的な会社員であれば、出勤と退勤時に事務所に設置しているタイムカードで打刻をすることで勤怠管理を行います。しかし、働いている時間が不規則な運送業などの業種であれば、適切な打刻が難しく、勤怠管理に課題を感じています。では、運送業はどのような課題を抱えているのでしょうか。
ここからは運送業における勤怠管理の課題について説明していきます。
責任者がいない時間帯の不正打刻
運送業の場合、深夜や早朝に出勤することが多く、管理者がいない時間帯に勤務することがあります。このように管理者が事務所にいなければ、他の人に打刻を頼んだり、実際よりも早い時間を打刻することもできてしまいます。
仮に１時間早く打刻をすれば、８回繰り返すだけで１日分の勤務時間に値します。このような不正打刻が続けば、働いていないのに、給料を支払わなければならないことになります。
不正打刻ができないような仕組みを使わなければ、従業員のモラルが低下するだけでなく無駄な人件費が発生してしまいます。
ドライバーの正確な勤務時間が不明
通常の打刻による勤怠管理は、出勤時や退勤時、さらには休憩時間の前後にも打刻をします。運送業の場合、ドライバーは常に外出しているため休憩時間の打刻ができません。
短距離輸送であれば当日中に帰ってくることができるため、比較的勤務時間の管理も単純です。しかし、長距離輸送の場合だと出発した当日中に帰ってくることが難しく、勤怠管理が複雑になります。
企業ごとに管理する方法はまちまちですが、自己申告による勤怠管理を行うケースが大半であり、実際に働いた時間を把握しにくいといった課題があります。
勤怠集計や給与計算のミス
運送業の企業は、ドライバー以外にも荷物の仕分けスタッフや事務スタッフなど、業種や雇用形態が多種多様です。従業員によって勤怠管理の方法も変わってくるため、業務の負担は大きくなりやすい傾向にあります。このように複数パターンある勤務時間の管理を手作業で行うとミスが発生しやすく、給与計算の結果を間違う可能性があります。
勤怠管理・給与計算を正確に行えなければ、従業員の不満は溜まりやすく人離れの原因になりかねません。それを阻止するためにも自社に合った勤怠管理の方法を見つけることが求められます。
勤怠管理システム導入で解決すること
近年ではIT技術の発展により、従来と比較して働き方の幅が広がっているため、変化に応じて勤怠管理の方法を見直していく必要があります。正確に勤務時間を管理するためには勤怠管理システムを導入すると良いでしょう。
ここからは勤怠管理システムの導入によって解決できることを説明していきます。
GPS機能や生体認証機能により不正打刻の防止
勤怠管理システムの専用端末にはGPS機能があり、打刻を行った「場所」を把握することが可能です。そのため、事務所に出勤しない場合でも出勤時間にどこにいるかがわかり、出勤していないのに打刻することを防げます。
また、静脈認証や指紋認証などによる生体認証機能により、本人確認を行えます。この「場所」と「本人確認」ができる２つの機能によって不正打刻を防ぐことが可能です。
スマホ連携による遠距離打刻を実現
近年ではスマートフォンやタブレットと連携することで、遠距離打刻を実現する勤怠管理システムも多くリリースされています。スマートデバイスの位置情報サービスと連携することで、打刻した場所を把握できるため、事務所に出勤しない場合でも打刻可能です。
勤怠集計や給与計算の自動化
勤怠管理システムは自社で利用している給与計算システムと連携することができ、正確に打刻をすることで給与計算を自動化できます。
システム同士が連携されていなければ、データを人の手で転記する必要があり、ミスが発生しやすくなります。勤怠管理システムを活用することで勤怠管理・給与計算の担当者の業務負担を減らすことが可能です。
法改正等による規則変更はシステムアップデートで対応
給与計算や勤怠管理は法改正の影響を受けやすいです。例えば、最低時給や税率はタイミングによって変わる可能性があります。
人の手で計算していると関数を変更するなど手間が煩雑になりますが、システムを使っている場合は簡単に対応できます。勤怠管理システムでは、システムをアップデートするだけで法改正などの規則変更に対応し業務の効率化が可能です。
統計データの活用で経営判断がスマート
勤怠管理システムでは勤務時間ベースのデータを集計し、統計データを分析できます。人員の過不足を見つけることや、勤怠状況を客観的に把握できるため、自社の労働環境の課題を発見しやすいです。特に運送業であれば時間外労働が多い部分を見つけることによって、運送ルートを見直せるなど企業全体の業務を効率化できます。
運送業における勤怠管理システムの導入事例
勤怠管理システムを導入するときには、具体的にどのような効果があったか導入の成功事例を知ると参考になるためおすすめです。ではどのような成功事例があるのでしょうか。
【勤務状況が把握できるようになった事例】
長距離用トラックを37台保有している大手運送会社では、携帯端末とQRコードを使うことで、トラックの位置情報と勤務状況を把握できる仕組みを作りました。携帯端末にインストールされているアプリでドライバーのネームプレートにあるQRコードを読み込むと打刻できます。
この仕組みは、方法がシンプルなためドライバーも簡単に打刻でき、データはそのままサーバにアップされるため、本社でも勤務状況を把握できます。
【給与計算業務を効率化できた事例】
今まで紙ベースで管理していた企業は、勤怠情報をシステム化することで業務を効率化できました。このように紙で勤務時間を管理していると、従業員の人数に比例して勤怠管理・給与計算業務の負担が大きくなります。この企業は従業員が420名ほどいるため、給与計算業務に膨大な時間がかかっていました。
そこで給与計算システムと連携できる勤怠管理システムを導入することで、給与計算業務を２日間も短縮できました。
【運送業向け】勤怠管理システムの選び方
ここまで運送業における勤怠管理システムの課題やシステム導入によるメリットや導入事例などを見てきましたが、実際に導入する際どんなシステムを選べばいいかわからないという人も多いのではないでしょうか。
ここでは、運送業向けの勤怠管理システムの選び方を紹介していきます。
GPSで位置情報を把握できるか
運送業は全国規模での移動が多いため勤怠管理が非常に難しいです。特に長距離運送の場合は郵送に24時間以上かかることもあるため、自己申告やタイムカードでは従業員の正確な勤怠管理が非常に難しくなってしまいます。
勤怠管理システムのGPS機能を使えば、従業員が今どこにいるのかリアルタイムで追跡できるため目的地への出発・到着だけでなく休憩の管理もできます。
モバイル端末対応でどこからでも勤怠管理できる
運送業向けの勤怠管理システムは、管理者・従業員両者のシステムがモバイル端末に対応しているため、PCを介さずに業務を完結できます。運送業は24時間勤怠の対応が必要になる事業なので、モバイル端末に対応しているかどうかは導入まえに必ず確認しておきましょう。
【運送業向け】おすすめ勤怠管理システム
jinjer（ジンジャー）勤怠
株式会社ネオキャリア
- check300円～@1ユーザーで充実サポートも実現
- check業界最高水準の機能を搭載
- check業界初の管理者専用画面のスマートフォン/タブレット完全対応
2018年勤怠管理システムお問い合わせランキング第4位
株式会社ネオキャリアが提供する「jinjer（ジンジャー）勤怠」は導入の簡単さ・操作の簡単さが売りのクラウド型勤怠管理システムです。業界初の管理画面のスマホ/タブレット対応やリアルタイムでのシフト管理機能など、管理側をサポートする機能も充実しています。
- ●従業員・管理者ともにスマートデバイスに対応していて、どこでも勤怠管理可能
- ●モバイル端末による勤怠管理で、PCを使わずに業務を完結
- ●GPSで従業員の位置情報を把握し、不正打刻や打刻漏れを防止
- check選択自由！iPad、スマホ、パソコン等多種多様なタイムレコーダー
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- check失敗しません！専任コンサルタントによる調査・設定導入・運用
株式会社ネオレックスが提供する「バイバイタイムカード」は1,000人以上規模でシェアNo.1の勤怠管理システムです（※2016年ミック経済研究所調べ）。安定稼動まで責任をもって推進するサポート体制が強みで、徹底したヒアリングを重ね、複雑な勤怠管理のルールや機能設定を専門のコンサルチームが担います。
ソフトウェア・プロダクト・オブ・ザ・イヤー 2009受賞、ASP・SaaSアワード2007/2008 分野別グランプリ 受賞の高い技術力で実現した平均レスポンスタイム0.02秒という速さも大手企業に人気の理由です。規模が大きくなればなるほどシステムのリプレイスはしにくくなります。「絶対に勤怠管理システムの導入に失敗したくない！」そんな企業におすすめしたいシステムです。
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- ●GPS搭載で従業員の位置を把握し、不正打刻や打刻漏れを防止
- ●柔軟なカスタマイズ性で企業独自のルールにも対応
- ●勤怠管理だけでなく、シフト管理システムも搭載していて、総合的な人事システムとして利用可能
自社に最適な勤怠管理システムを導入して悩みを解決しよう！
いかがでしたか。今回は運送業の勤怠管理について紹介してきました。運送業は勤務時間や勤務場所が変則的であるため、勤怠管理には工夫が必要です。適切な管理体制がなければ、従業員の不満が溜まったり、不正打刻が増えたりします。労働環境を整えるためにも、自社に最適な勤怠管理システムを導入し、業務を改善しましょう。
以下の記事で勤怠管理システムを徹底比較しています。導入を考えている際はぜひ参考にしてください。
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