運送業向け勤怠管理システムおすすめ６選！課題を解決する製品はコレ

運送業における勤怠管理の課題

一般的な会社員であれば、事務所に設置されているタイムカードやエクセルで出勤と退勤時に打刻して勤怠管理を行います。しかし、夜勤や直行直帰がある運送業では、正確な勤怠管理が難しいという課題を抱えています。

ここからは運送業における勤怠管理の課題について解説します。

責任者がいない時間帯の不正打刻

運送業の場合、深夜や早朝に出勤する場合が多く、管理者がいない時間帯に勤務することがあります。管理者が事務所にいなければ、他の人に打刻を頼んだり、実際よりも早い時間に打刻したりできてしまいます。

仮に１時間早く打刻をすれば、８回繰り返すだけで１日分の勤務時間に値します。このような不正打刻が続くと、働いていないのに給料を支払うことになるのです。不正打刻を予防する仕組みがない職場では、従業員のモラルが低下するだけでなく無駄な人件費が発生してしまいます。

ドライバーの正確な勤務時間が不明

通常は、出勤時や退勤時、休憩時間の前後にも打刻をします。しかし運送業の場合、ドライバーは常に外出しているため休憩時間の打刻ができません。

短距離輸送であれば当日中に帰社できるので問題ありませんが、長距離輸送の場合だと日付をまたぐことが多いので勤怠管理が複雑になります。

企業ごとに勤怠管理の方法は異なりますが、自己申告による勤怠管理を行うケースが大半であり、実働時間を把握しにくいといった課題があります。特に直行直帰や長距離輸送の場合は、あとでまとめて申告するケースが多く、正確さに欠けるでしょう。

勤怠集計や給与計算のミス

運送業の企業には、ドライバー以外にも荷物の仕分けスタッフや事務員など、さまざまな職種の従業員が在籍しています。日勤・夜勤など勤務時間のパターンも複数で、勤怠データの集計は大変でしょう。

さらに、物流センターで荷物の仕分け作業を行う従業員は非正規雇用であることが多く、早朝や深夜勤務の場合は割増賃金になるなど、給与計算も複雑化します。

勤怠管理や給与計算を正確に行えなければ、従業員の不満が溜まり、離職の原因になりかねません。それを阻止するため、現場に合った勤怠管理の方法を見つけることが求められます。

運送業における勤怠管理システムの導入効果

働き方改革関連法の施行に伴い、残業の制限や有給休暇の取得など、これまでよりも厳格な勤怠管理が求められるようになりました。特に運送業は勤怠管理の課題が多いので、システム化によって適正な勤怠管理を行うとよいでしょう。

参考：「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」について｜厚生労働省

ここからは勤怠管理システムの導入によって解決できることを説明します。

生体認証機能による不正打刻の防止

勤怠管理システムの打刻方法は複数ありますが、一般的なのはWebブラウザ打刻やICカード打刻でしょう。これでは本人以外の第三者が打刻できてしまいますが、静脈認証や指紋認証、顔認証などによる生体認証機能を搭載した製品なら本人確認を行えます。生体認証であれば本人以外が打刻できないので、代理打刻などの不正を防げます。

スマホのGPS連携により遠距離からの打刻が可能

スマートフォンやタブレットと連携し、どこからでも打刻できるようにした勤怠管理システムもあります。スマートデバイスの位置情報サービスと連携して、打刻した場所を把握することも可能なので、事務所に出勤しないドライバーも正確な出退勤の時間を申告できます。

さらに、トラックの走行距離や運転開始時刻なども記録できるシステムなら、出退勤時間や休憩時間が正しく報告されたのか確認可能です。

勤怠集計や給与計算の自動化により業務を効率化

勤怠管理システムは全従業員の勤怠データを自動で集計します。さらに、給与計算システムと連携できる場合が多く、給与計算も自動化できます。人の手でデータを転記しないのでミスを防止し、勤怠管理・給与計算の担当者の業務負担を減らすことが可能です。

ほかにも、システム上に入力されたシフト希望をもとに、シフト作成を自動化する製品があるので、管理者の業務効率が大幅に上がるでしょう。

システムアップデートにより法改正等に対応

給与計算や勤怠管理は法改正の影響を受けやすいです。例えば、最低時給や税率は法改正によって変わる可能性があるので、その都度対応しなければなりません。

エクセルを使って勤怠管理することも可能ですが、関数を変更するなど手間がかかります。しかし、勤怠管理システムなら、アップデートするだけで法改正などの規則変更に対応できます。

統計データの活用により経営判断を迅速化

勤怠管理システムでは勤務時間ベースのデータを集計し、統計データを分析できます。人員の過不足を発見し、勤怠状況を客観的に把握できるため、自社の労働環境の課題を発見しやすいです。特に運送業であれば時間外労働が多い部分を見つけることによって、運送ルートを見直せるなど企業全体の業務を効率化できるでしょう。

最近の勤怠管理システムには、長時間労働の危険性がある従業員がいればアラートが表示されたり、有給休暇の取得状況を可視化できたりするので、労務管理の面でも安心です。

運送業における勤怠管理システムの導入事例

勤怠管理システムを導入する前に、実際の効果を知っておきましょう。ここでは、導入に成功した事例を２つ紹介します。

勤務状況が把握できるようになった事例

長距離用トラックを37台保有している大手運送会社では、携帯端末とQRコードを使うことで、トラックの位置情報と勤務状況を把握できる仕組みを作りました。携帯端末にインストールされているアプリでドライバーのネームプレートにあるQRコードを読み込むと打刻できます。

この仕組みはシンプルで簡単なので、ドライバーに負担をかけることなく導入できました。データはそのままサーバにアップされるため、本社でも勤務状況の把握が可能です。

給与計算業務を効率化できた事例

紙ベースで勤怠管理していた運送会社では、勤怠情報をシステム化することで給与計算業務を効率化できました。従業員の人数に比例して勤怠管理・給与計算業務の負担が大きくなります。この企業は従業員が420名ほどいるため、給与計算業務に膨大な時間がかかっていました。

そこで給与計算システムと連携できる勤怠管理システムを導入することで、給与計算業務を自動化し、作業にかかる時間を２日も短縮できたのです。

運送業向け勤怠管理システムの選び方

実際に導入する際、どんな勤怠管理システムを選べばいいかわからないという人も多いのではないでしょうか。

ここでは、運送業向けの勤怠管理システムの選び方を紹介します。

モバイル端末に対応しているか

運送業では直行直帰や深夜労働があるのでいつでもどこでも打刻できるよう、スマホやタブレットなどのモバイル端末に対応しているかを導入前に必ず確認しましょう。管理者・従業員両者ともにモバイル端末に対応していれば、PCがなくても業務が完結します。

GPSで位置情報を把握できるか

運送業は全国規模での移動が多いため勤怠管理が非常に難しいです。特に長距離運送の場合は、自己申告やタイムカードでは従業員の正確な勤怠管理が難しくなります。

勤怠管理システムのGPS機能を使えば、従業員が今どこにいるのかリアルタイムで追跡できるため、目的地への出発・到着だけでなく休憩の管理もできます。

給与計算ソフトとの連携がスムーズか

勤怠管理システムの大半が給与計算ソフトと連携できますが、連携の仕方に注目しましょう。CSVデータを出力して給与管理ソフトにインポートするのか、自動的にソフトにデータが反映されるのか、確認することをおすすめします。

CSVデータを出力する場合は、項目の順番やヘッダーを給与計算ソフトに合わせられると、データに手を加える必要がないので連携がスムーズです。

【運送業向け】おすすめ勤怠管理システム比較

では運送業で活用しやすいおすすめのシステムを紹介します。

ジョブカン勤怠管理

株式会社Donuts

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ジョブカン勤怠管理 の比較ポイント

• 働き方改革関連法案にも対応！
• 勤怠管理・シフト管理共に業界トップクラスの機能をご用意！
• 導入実績60,000社以上！ あらゆる業界、企業規模に対応可能！

「ジョブカン勤怠管理」は株式会社Donutsが提供するクラウド型勤怠管理システムです。60,000社以上で導入された実績があり、あらゆる業種に対応しています。深夜労働時間の管理や拠点間移動を含んだ打刻も可能で、スマホを使いGPS打刻ができるので運送業でも役立つでしょう。30日間の無料トライアルや無料プランが用意されているので、まずはお試しください。

ジョブカン勤怠管理の価格・評判は？製品詳細ページはこちら

バイバイ タイムカード

株式会社ネオレックス

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バイバイ タイムカード の比較ポイント

• 選択自由！iPad、スマホ、パソコン等多種多様なタイムレコーダー
• 実現します！柔軟なカスタマイズで独自ルールやニーズへも対応
• 失敗しません！専任コンサルタントによる調査・設定導入・運用

株式会社ネオレックスが提供する「バイバイ タイムカード」は、スマホやiPadにも対応した大規模企業向けの勤怠管理システムです。GPS打刻が可能で、勤怠データの集計機能は自由にカスタマイズし、独自のルールに合わせて運用できるでしょう。また、平均レスポンスタイムが0.02秒と動作がスピーディーなのも忙しい従業員には嬉しいポイントです。導入から運用までのサポートが手厚く、丁寧な対応をしてくれます。

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jinjer（ジンジャー）勤怠

株式会社ネオキャリア

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jinjer（ジンジャー）勤怠 の比較ポイント

• 300円/1名で多様な機能と運用までの充実サポートを実現
• 「働き方改革関連法案」やあらゆる就業規則や勤務形態に対応
• 管理者画面のスマートフォンとタブレット完全対応

「jinjer（ジンジャー）勤怠」は株式会社ネオキャリアが提供する勤怠管理システムです。最大の特徴は、管理者画面もスマートフォンやタブレットに対応している点です。これは業界初の機能であり、スマートフォンがあれば業務が完結します。GPS打刻やスマートフォンアプリにも対応しており、シンプルなUIで誰でも簡単に使えるでしょう。

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勤怠ドライバー

「勤怠ドライバー」は、株式会社ロジ勤怠システムが提供するクラウド型勤怠管理システムです。トラック運送業に特化した製品で、改善基準告示やデジタコ連携に対応し、正確な勤怠データをリアルタイムで確認できます。また、給与計算や有給休暇管理も可能です。

出退勤システム DiSynapse TA

株式会社情通が提供する「出退勤システム DiSynapse TA」は、出退勤や出張時に本人の画像も記録されます。出退勤・出張・出張戻りのボタンを押すと、Webカメラで自動的に撮影される仕組みです。代理打刻を防ぎ、正確な勤怠データを登録できます。

今回は運送業に適した勤怠管理システムをピックアップしましたが、汎用的な製品を探している方は以下の記事もぜひご覧ください。定番の勤怠管理システムを比較して紹介しています。

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最適な勤怠管理システムを導入して課題を解決しよう

運送業は勤務時間や勤務場所が変則的であるため、勤怠管理には工夫が必要です。適切な管理体制がなければ、従業員の不満が溜まったり、不正打刻が増えたりします。労働環境を整えるためにも、最適な勤怠管理システムを導入し、業務を改善しましょう。