シフト管理システムとは
シフト管理システムとは、シフト希望の収集から調整や作成、共有までを一括で実施できるシステムのことです。シフト管理システムは、日勤や夜勤、複数店舗出勤などの変則的なシフトにも対応しており、複雑なシフト調整や作成を自動で行えます。
シフトの管理業務には、希望シフトの収集やシフト表の配布、エクセルへの手入力などさまざまな作業が含まれ、それだけ多くの工数を要します。シフト管理システムを活用すると、これらの作業が自動化し、シフト管理者の業務負担を大幅に削減できるでしょう。
シフト管理システムの機能
一般的なシフト管理システムには以下のような機能が搭載されています。
- ●希望シフトの収集
- ●シフト自動作成
- ●シフト表の共有
- ●外部システムとの連携
製品によって搭載機能は異なりますが、基本的には上記のような機能を備えたものを、シフト管理システムと定義しています。
エクセルとの違いについて
エクセルを使ったシフト管理は、あくまでシフトの「作成」のみに特化しているのが特徴です。無料で簡単に作成できる反面、簡易的なシフトしか作成できないという課題があります。また、エクセルでのシフト作成では、大幅に時間がかかるケースも少なくありません。
シフト管理システムであれば、複雑なシフトでも簡潔かつスピーディーに作成できるでしょう。また、システムが自動でシフトを作成するため、エクセル管理で発生しやすい誤入力や見落としなどの人為的ミスを防げます。
以下の記事では、シフト表をエクセルで作成する方法について解説しています。興味のある方は参考にしてください。
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シフト管理システムの導入メリット
シフト管理システムを活用することによって得られる主なメリットは、以下の2つです。
- ●複雑なシフト表作成と従業員への共有を自動化できる
- ●適切な人員配置が可能になりコスト削減につながる
それぞれのメリットや導入効果について詳しく解説します。
複雑なシフト表作成と従業員への共有を自動化できる
シフト管理システムの利用により、従業員はスマホアプリを使って手軽に希望シフトを提出でき、その情報はシステム上で自動集計されます。事前に、日勤や夜勤などの勤務形態やシフトパターンをシステムに登録しておくだけで、条件にあわせて自動でシフトを作成できます。さらに、希望シフト提出期限のプッシュ通知やシフト表の共有、シフトの確認はスマホアプリでも可能です。
これにより、管理者は希望シフトの情報収集や催促、シフト作成、シフト表を配布する手間を削減できます。従業員は時間や場所を問わず、スマホから希望シフトの提出やシフト表の確認ができるでしょう。双方にとってメリットがあるツールといえるでしょう。
適切な人員配置が可能になりコスト削減につながる
必要な人員が不足すれば店舗運営に問題が発生し、必要な人員数を超過していれば人件費が無駄になります。そのため、人員数の過不足がないようシフト作成しなければなりません。しかし、従業員の希望休やスキルなども考慮して人員配置しなくてはならず、シフト調整に苦労するケースは多いでしょう。
シフト管理システムなら、複雑なシフト調整も容易です。1日に必要な人員数や従業員の希望休、スキルなどを細かく設定できる製品が多く、条件に合うシフトが自動で組まれます。
また、人員数の過不足があった場合は、システム上でほかの従業員や店舗にヘルプ要請を出して欠員補充も可能です。従業員の希望休やスキルも踏まえた適切な人材配置の実現にもつながるでしょう。
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シフト管理システム導入時に比較すべきポイント
企業ごとに利用しやすいシステムを導入するためには、どのような点に注視して製品を選べばよいのでしょうか。シフト管理システムを比較する際のポイントを説明します。
- ●自社の勤務形態や業務内容に対応できるか
- ●簡単な操作方法で利用できるか
- ●どのような料金形態か
自社の勤務形態や業務内容に対応できるか
飲食業や販売業、医療業、サービス業など、業種によってシフトの作成方法は異なります。医療業やサービス業では、日勤と夜勤があったり土日勤務があったり、シフトパターンは多様です。特に、時期や時間によって人員変動がある業種はシフト管理業務の負担が大きいでしょう。
例えば、飲食業ならランチタイムは多くの人員を必要としますが、ランチとディナーの間は人員を必要としない、といったケースもあります。この場合は、
人員変動に対応してシフトを自動作成できるシステムがおすすめです。
また、シフト制の従業員や固定制の従業員が一緒に働いている場合や、パート・アルバイトスタッフだけでなく正社員や派遣社員が一緒に働いているケースも考えられます。この場合は、月単位や週単位、日単位で、個々の従業員の勤務日数や勤務時間が管理でき、複数の勤務形態に対応しているシステムを選びましょう。
簡単な操作方法で利用できるか
シフトの収集や作成をする手間を省けるのが、シフト管理システムのメリットです。しかし、入力方法がわかりにくい場合は従業員に使い方を教える手間が増えてしまい、管理者に負担がかかるでしょう。
そのため直感的に操作ができ、システムの扱いに慣れていない従業員でも使用しやすいシステムがよいでしょう。
また、スマホでのシフト提出や申請ができるシフト管理システムだと、従業員・シフト作成者双方の利便性が高まります。
どのような料金形態か
最近は多くのシフト管理システムがクラウド型のため、月額制である場合がほとんどです。しかし、月額定額制であったり利用人数によって月額料金に変動があったり、製品によって料金はさまざまです。初期費用の有無も提供形態や製品によって異なります。
シフト管理機能を搭載した勤怠管理システムの場合はオプション対応になり、追加費用が発生する可能性もあります。比較検討する際は料金形態も確認し、月にトータルでどのくらいのコストがかかるのかを試算してみましょう。
シフト管理システムのタイプ
一言でシフト管理システムといっても、機能や特徴によって大きく3つにわけられます。それぞれのタイプについて解説します。
- ●シフトの作成と管理に特化したもの
- ●勤怠管理システムに内蔵されているもの
- ●特定の業種に特化したもの
シフトの作成と管理に特化したもの
シフト管理を効率化するために開発された専用のシフト管理システムがあります。高度なシフト作成にも対応しており、自社独自のルールや交代制・変形労働制などの複雑なシフト作成が可能です。出勤・退勤など従業員の勤怠管理は別のシステムで行うことになるため、勤怠管理システムなどとのデータ連携が必要です。
勤怠管理システムに内蔵されているもの
勤怠管理システムの機能の一つとして、シフト管理できるのがこのタイプです。シフト作成から勤怠管理まで、自動で一元管理できるのが大きなメリットです。ただし、あくまで勤怠管理機能が中心のため、シフト作成の柔軟性や機能性は十分でない可能性があります。一般的なシフト作成や管理機能で事足りる場合には適しているでしょう。
特定の業種に特化したもの
飲食業や販売業、医療業など、特定の業種に特化したシフト管理システムがあります。日勤・夜勤・土日勤務など、さまざまなシフトパターンに対応し、業種ごとの特性を考慮したシフト作成が可能です。全業種を対象としたシステムよりも、より自社に適したシフト管理ができるでしょう。
【比較表】おすすめのシフト管理システム
ここでは、おすすめのシフト管理システムを紹介します。まずは、この記事で紹介している製品の機能やレビュー評価をまとめた比較表で、各製品の特徴を比べてみましょう。
シフト作成と管理に特化したシフト管理システムを比較
ここからは、タイプ別にシフト管理システムを紹介します。まずは、シフト作成・管理に特化した製品を見てみましょう。
《勤務シフト作成お助けマン》のPOINT
- 複雑な勤務条件を考慮したシフト表を最適化AIが自動作成。
- クラウドサービスなので大掛かりなシステム構築は不要。
- 2ヶ月間の無料トライアルがあるので、お気軽にお試しできます。
鉄道情報システム株式会社が提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、各種条件を設定しワンクリックするだけで、最適化AIが自動でシフトを作成します。2種類のサービスがあり、正社員・契約社員などフルタイムが主力の企業には、1日単位のシフトを割り当てることのできる「Day」がおすすめです。パート・アルバイトが主力の企業には、10~14時など時間を割り当てたシフト作成ができる「Time」が便利です。
参考価格 |
初期費用無料 お助けマンTime:月額6,000円~/20ユーザー お助けマンDay:月額6,000円~/50ユーザー円 |
無料トライアル |
◯(2か月) |
対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド / SaaS / ASP / サービス |
スマホ対応 |
◯ |
対応機能 |
スキル登録、シフト作成、作業管理 |
シフオプ
株式会社リクルートが提供する「シフオプ」は、シフトの作成と管理に特化したシステムです。スマホやパソコン、フィーチャーフォンからシフト申請でき、申請のリマインドメール配信やシフト作成が自動で行われます。人員に過不足があった場合はアラートで表示され、システム上でヘルプ募集をかけられます。
SHIFTEE(シフティ)
株式会社システムサポートが提供する「SHIFTEE(シフティ)」は、店舗を複数運営している場合やアルバイトが多い店舗向けのクラウド型シフト管理システムです。各店舗やエリアのシフトをシステム上で表示でき、カスタマイズで複雑なシフトにも対応しています。
oplus
Oplus株式会社が提供する「oplus」は、中小企業におすすめのクラウド型シフト管理サービスです。従業員100名以下の場合は無料で利用できます。スマホアプリにも対応しており、シフトの提出や調整を簡単に行えます。
勤怠管理システムに内蔵されたシフト管理システムを比較
勤怠管理システムの機能としてシフト管理できる製品を紹介します。
《ジョブカン勤怠管理》のPOINT
- 1ヶ月ごとのシフト状況を1つの画面で確認可能!楽々シフト作成!
- スタッフへのシフト募集からシフト作成までをシステム上で実現!
- 人員の過不足が背景色で一目瞭然!人員配置が楽々!
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン勤怠管理」は、シリーズ累計導入実績200,000社以上を誇る勤怠管理システムです。必要な人員や休暇日などのパターンを設定すればシフトの自動作成も可能です。登録できるパターン数は無制限で、早番や遅番、夜勤などさまざまなシフトに対応しています。
参考価格 |
初期費用無料 機能数1:月額200円~/ユーザー 機能数2:月額300円~/ユーザー 機能数3:月額400円~/ユーザー 機能数4:月額500円~/ユーザー |
無料トライアル |
◯(30日間) |
対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド / SaaS / ASP |
スマホ対応 |
◯ |
対応機能 |
要員手配管理、シフト作成 |
業種 |
コンサル・会計・法律関連 |
従業員規模 |
10名未満 |
ジョブカン勤怠管理のいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5
|
リモートワーク導入に伴い、どこからでも勤怠打刻ができるツールを導入しようということになり、ジョブカンを選択した。複数のサービスを比較した中で、一番安価で内容が充実していた。特にフレックスタイム制に対応している中では一番安価に導入できるのではないか。
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業種 |
情報処理、SI、ソフトウェア |
従業員規模 |
50名以上 100名未満 |
ジョブカン勤怠管理の改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5
|
自動ログアウトまでの時間が短い気がします。ちょっと放置するとすぐログアウトされ操作が最初からになるのだけ気になります。(設定次第かもしれません)
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《ジンジャー勤怠》のPOINT
- 希望シフト収集や募集、休暇申請/承認を効率化できます!
- マルチデバイス対応で、どこからでも打刻・勤怠管理を実現!
- 従業員の勤怠管理をよりスムーズにできます!
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー勤怠」は、操作性にすぐれたシフト管理・勤怠管理システムです。希望シフトの収集やシフト作成を、ワンクリックで簡単に行えます。また、スマホだけで休暇や残業の申請・承認が完結するのも魅力です。テレワークやフレックスタイム制、時差出勤などの複雑な働き方にも対応し、一元管理できます。
参考価格 |
月額400円~/ユーザー |
無料トライアル |
◯(1か月) |
対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド / SaaS / アプライアンス / サービス |
スマホ対応 |
◯ |
対応機能 |
要員需要予測、要員手配管理、シフト作成、作業管理 |
業種 |
介護・福祉 |
従業員規模 |
100名以上 250名未満 |
ジンジャー勤怠のいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5
|
私共の法人は、福祉施設での変形労働時間制で、土日祝日といった決まった休日がなく、様々な就業時間等があるため、
画一的なシステムには馴染まないが、ジンジャーは他社にない多様なユーザーニーズに応えられるシステムになっているところが良い。
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業種 |
情報処理、SI、ソフトウェア |
従業員規模 |
1,000名以上 5,000名未満 |
ジンジャー勤怠の改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5
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カレンダーが大きいので視覚的に邪魔になる時がある。申請のボタンなども若干小さくて使いづらい時がある。申請する理由などをプルダウンでいくつかテンプレートを作れると使いやすいと思う。
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《ハーモス勤怠 by IEYASU》のPOINT
- 無料から使える勤怠管理システム!コストで選んでもハーモス勤怠
- 5万社以上が利用/評価ランキング第1位!
- 完全スマホ対応!誰でもカンタンに使いこなせます。
IEYASU株式会社が提供する「ハーモス勤怠 by IEYASU」は、登録人数が30人以内まで無料で利用できる勤怠管理システムです。31人以上でも、1人あたり月額100円とリーズナブルに利用できます。残業管理・休暇管理・36協定時間超過レポートなど、レポートやグラフ機能も充実。従業員の勤怠実績をわかりやすく可視化・管理できます。
参考価格 |
初期費用無料 有料プラン:月額100円~/ユーザー 無料プランあり |
無料トライアル |
◯(30日間) |
対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド / SaaS / ASP |
スマホ対応 |
◯ |
対応機能 |
シフト作成、作業管理 |
ハーモス勤怠 by IEYASUのいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5
|
スタッフの出退勤管理が現場に居なくても確認できるようになりました。給与計算も以前は手作業でしたが、これの導入のおかげで管理画面から自動計算ができるので非常に助かりました。
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業種 |
教育・教育学習支援関係 |
従業員規模 |
10名以上 50名未満 |
ハーモス勤怠 by IEYASUの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5
|
大きい不満は全くないですが、強いて言えば月初に前月の勤怠を申請するように、担当部署の方が管理するのが大変そうなので、リマインドさえも自動化できると良いかもと思いました。
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《KING OF TIME》のPOINT
- 20年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性!細かな要望に応えます!
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート!
- パターン登録数無制限!様々な働き方に対応します!
「KING OF TIME」は株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供しており、設定したパターンを割り当てるだけで簡単に日別、月間のシフトを作成できるクラウド勤怠システムです。作成したシフトは、従業員のタイムカードにすぐに反映されます。予定人数に満たない時間帯が発生すると、従業員に一括でメール送信ができるため、欠員シフト募集をしやすいでしょう。
参考価格 |
初期費用無料、月額300円/ユーザー |
無料トライアル |
◯ |
対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド / SaaS / ASP |
スマホ対応 |
◯ |
対応機能 |
要員手配管理、シフト作成、作業管理 |
業種 |
卸売・小売業・商業(商社含む) |
従業員規模 |
10名未満 |
KING OF TIMEのいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5
|
優れている点・好きな機能は、スケジュール管理が直感的で一覽性がよく見やすい。
集計、会計ソフトとの連携がスムーズで給与計算が容易。
勤務パターンを設定することで、パートのシフト管理がしやすい。
月締集計がワンクリックで可能。予定勤務時間と出退勤打刻の正誤チェックが容易。
|
業種 |
人材サービス |
従業員規模 |
100名以上 250名未満 |
KING OF TIMEの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4
|
申請管理の入力項目が多いためもう少しシンプルな画面構成にして欲しい。エラーメッセージが出た際に自分で解決できないことが多い。
|
AKASHI
ソニービズネットワークス株式会社が提供する「AKASHI」は、クラウド型の勤怠管理システムです。シフト管理機能を搭載しており、直感的に見やすい管理画面でシフトを作成・調整できます。事前に従業員の資格やスキルなどを登録しておけば、指定の時間に有資格者がいるシフト作成が可能です。
特定の業種に特化したシフト管理システムを比較
医療業や小売業など特定の業種に特化したシフト管理システムを紹介します。それぞれどのような特徴があるのか、詳しく見てみましょう。
《Optamo》のPOINT
- 労働計画管理、加重労働対策によって職場環境が改善します。
- 勤務シフトの作成時間短縮で業務効率化、コスト削減が可能です。
- 公平な勤務シフトで不平不満の解消などにつながります。
兼松コミュニケーションズ株式会社が提供する「Optamo」は、勤務シフト最適化クラウドサービスです。統計学的なアルゴリズムにより、公平なシフトの自動作成を実現します。小売業や飲食業、工場などの複雑なタスクを要する業種、幅広い業種向けの3つのラインナップがあります。Googleカレンダーでシフトの共有ができ、エクセル表でシフト配布も可能です。
参考価格 |
ー |
無料トライアル |
◯ |
対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド |
スマホ対応 |
◯ |
対応機能 |
要員手配管理、スキル登録、シフト作成 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
業種 |
金融・証券・保険 |
従業員規模 |
5,000名以上 |
Optamoのいい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3
|
見やすく月別のシフトを管理できる。シフトを従業員からデジタルで回収でき、自動で決定することが出来る。
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業種 |
金融・証券・保険 |
従業員規模 |
500名以上 750名未満 |
Optamoの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4
|
シフト希望提出だけで、それが決定したものは、相変わらずメールで送られて来るので、シフト表もここから見られたらいいなと思う。
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《幹部の右腕》のPOINT
- 人員配置オペレーション管理のムダ・ムラ・ムリを排除します!
- 現場スキルの見える化を運用のなかで促進します!現場力の向上
- 能力を要せず、誰でも不公平感のない平準化の人材配置を実現する
タグジャパン株式会社が提供する「幹部の右腕」は、シフトの自動作成や必要な人員を自動計算する機能が搭載された、小売業・サービス業向けのシステムです。ワークスケジュールやタスク分担表も作成できる点が特徴です。また、シフト作成の結果をデータベース化し、人員計画の改善に活かせます。
参考価格 |
ー |
無料トライアル |
◯(30日間) |
対象従業員規模 |
250名以上 |
提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / ASP / サービス |
スマホ対応 |
◯ |
対応機能 |
要員需要予測、要員手配管理、スキル登録、シフト作成、作業管理、案件管理 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《快決!シフト君NEO》のPOINT
- 2,400法人以上に導入!効率的な勤務計画作成を支援!
- スマートデバイスをフル活用してスタッフの満足度向上!
- 勤務データを有効活用した他システムとのスムーズな連携が可能!
株式会社NTTデータセキスイシステムズが提供する「快決!シフト君NEO」は、シフト管理から人員配置まで、勤務計画に関わるさまざまな業務を効率化できるシステムです。外部の勤務管理システムや給与計算システムと連携可能。業務日誌や予実管理表などの帳票も作成できます。医療業・介護業・一般業種それぞれの製品ラインナップがあり、業種ごとに最適なシステムを活用できます。
参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS |
スマホ対応 |
◯ |
対応機能 |
要員需要予測、要員手配管理、スキル登録、シフト作成 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
R-Shift(アールシフト)
オーエムネットワーク株式会社が提供する「R-Shift(アールシフト)」は、小売業・サービス業向けのシフト管理システムです。システム上で月間シフトを自動作成します。従業員のスキルや経験を考慮した煩雑な作業割り当表や、レジ割り当表も素早く作成できます。スマホでのシフト申請や、勤怠管理システムとのデータ連携にも、オプションで対応可能です。
導入製品にお悩みで、ひとまず最新の人気製品から検討してみたいという方は、以下のランキングも参考にしてください。
シフト管理システムを比較し業務効率化しよう
シフト管理システムはシフトを自動作成する機能を搭載し、必要な人員や希望休、従業員のスキルなどの条件を設定するだけで、シフトが完成します。シフト管理システムを導入すれば、管理者の負担が軽減され、ほかの業務に注力できるようになるでしょう。
シフト管理システムの種類はさまざまで、シフト管理に特化した製品もあれば、勤怠管理システムの機能としてシフト管理を支援する製品や、特定の業種向けに開発された製品もあります。自社に最適なシステムを導入するために、まずは資料請求をして製品について詳しく知ることからはじめてみましょう。