シフト表の自動作成はシステムの利用がおすすめ
シフト表の作成は、時間も手間もかかります。そこでシステムを利用して自動作成することも検討しましょう。
自動作成ができるシステムを導入すれば、スタッフの希望休を見落としたり勤務回数を超過したりするリスクを軽減できます。結果としてシフト作成者の負担が減るのはもちろん、スタッフからの不満も生まれにくいでしょう。
なお、シフト管理システムのメリットについては以下の記事で解説しているので、ぜひ参考にしてください。
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自動でシフト表を作成できるシステム
シフト表の自動作成ができるシステムは、大きく3つの種類に分かれます。各システムの特徴やどのような活用方法があるのかについて、詳しく解説します。
- ●プログラミング言語で作成されたシステム
- ●エクセルのマクロを使用したシステム
- ●AI(人工知能)を使用した自動作成システム
プログラミング言語で作成されたシステム
プログラミング言語を用いることで、複雑な仕組みを実装できます。例えば、従業員ごとに休日の日数を自動で振り分け、それぞれに適したシフトを割り当てることや、閑散期・繁忙期を予測して従業員の人数を自動で算出することも可能です。
プログラミング言語を使用して作成されたシフト表の自動作成システムは、多様な業務要件に対応し、効率的なシフト管理を実現します。これにより、手動でのシフト作成に比べて時間と労力を大幅に節約できるでしょう。
エクセルのマクロを使用したシステム
エクセルのマクロを使ってシフト表を自動作成することも可能です。例えば、従業員の勤務曜日や時間帯などを月次で作成すれば、手作業で作成するよりもシフト作成の手間が軽減されるでしょう。
入力されているシフトに誤りがないかを自動検出も可能です。ただし、自動化できるのは最低限の部分。複雑なアルゴリズムやルールの実装は難しいため、注意する必要があります。
AI(人工知能)を使用した自動作成システム
AI(人工知能)を使用した自動作成システムであれば、さまざまな機能の自動化を実現できます。例えば、各従業員のスキルにあわせて仕事を振り分ける、人件費を考慮して最適なシフトを作成する、公平性を考慮して各従業員に休日出勤を割り当てるなどの自動化が可能です。
人の目では行き届かないところまで配慮し、従業員一人ひとりが納得感のあるシフトを自動で作成できます。また、無駄のないシフトでコストも最低限に抑えることが可能です。
シフト表を自動作成するメリット
シフト表の自動作成を採用すると、作成者・従業員の双方にメリットが生まれます。ここでは具体的なメリットとして、以下の3つを解説します。
- ●シフト作成に要する時間の削減
- ●作成するシフト表の精度の向上
- ●従業員の労務管理の効率化
シフト作成に要する時間の削減
シフト作成に要する時間を削減できる点は、自動作成システムを導入するメリットの一つです。システム上で希望シフトを収集したり、データをもとに作成したりすることで、シフトの作成時間を短縮します。短縮した時間は他の業務にも活用できるため、結果的に業務効率の改善につながります。
また、シフト作成の時間が取れずに展開が遅れてしまうといったこともほとんどありません。シフト作成を短時間で実施したいと考えているなら、自動作成システムの導入を検討してみましょう。
作成するシフト表の精度の向上
作成するシフト表の精度が向上するのも、自動作成システムを用いるメリットの一つです。最初に作成したシフト表の精度が低いと、希望休や連勤の兼ねあいでシフト変更をしなければならないケースが生まれます。
一定のルールにもとづいて作成するシステムを導入すれば、変更のリスクを軽減できるでしょう。正確なシフトを早めに展開するためにも、自動作成システムの導入を検討してください。
従業員の労務管理の効率化
従業員の労務管理を効率化できるのも、自動作成システムを導入するメリットです。日ごとの人件費予算や時間帯別の過不足人数などを視認化できるため、勤務に関するトラブルがほとんど発生しません。また、スタッフ一人ひとりの負担が軽減するのも、労務管理の面でメリットとなるでしょう。
手作業でシフトを作成していて予算や人数面の課題を感じているなら、自動作成システムの活用を検討してください。
シフト表の自動作成システムの選び方
シフト表の自動作成システムにはさまざまなものがあり、どのように選べばよいか悩む人も多いでしょう。ここでは具体的なシステムの選び方として、以下の5つを紹介します。
- ●自動作成する範囲を明確にする
- ●自社の業種に適しているシステムを選ぶ
- ●急なシフト変更に対応できるシステムを選ぶ
- ●従業員にとって使いやすいシステムを選ぶ
- ●シフトを共有しやすいシステムを選ぶ
なお、実際のシステム比較は以下の記事で実施しているため、あわせて参考にしてください。
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自動作成する範囲を明確にする
シフト表の自動作成システムを選ぶポイントとして、自動化する範囲を明確に定めることが大切です。理由は、システムの機能性と効率性が最大化され、業務の円滑化が図れるからです。
必要以上にハイスペックなシステムを選ぶと、余分なコストや複雑性が生じてしまい、コストの負担が大きくなってしまいます。自動化する範囲を明確にすることで、必要な機能を持つシステムを選ぶことが可能です。
また、すべてを自動作成できるシステムは便利ですが、自社独自のルールや希望休などに対応していない可能性が考えられます。そのため、自動化させる部分と手作業で行う部分を明確に分けなければなりません。
自動作成システムに搭載されている機能を確認しながら、シフト作成時に不都合が生まれないかを綿密に確認しましょう。
自社の業種に適しているシステムを選ぶ
シフト表の自動作成システムを選ぶ際には、自社の業種に適したシステムを選ぶことが重要です。業種によってシフトに関する要求が異なるため、適したシステムを選ぶ必要があります。
例えば、日勤や夜勤を分ける必要がある場合、勤務時間帯を振り分けられる機能が必要です。また、アルバイトの多い業種の場合は、短時間勤務に対応したシステムを選ぶのがおすすめです。シフト作成のしやすさにも直結するため、業種との相性にはこだわるとよいでしょう。
急なシフト変更に対応できるシステムを選ぶ
シフト体制や変更が起きた際、柔軟に対応できるかも重要なポイントです。変更がしづらいシステムだと対応が遅れ、変更そのものが難しくなってしまい、結果として無理なシフトを展開しなくてなりません。
また、勤務体制が夜勤・早番・遅番のように分かれていたり、スタッフによって異なったりする場合は、複雑なシフトにも柔軟に対応できるかが重要です。
従業員にとって使いやすいシステムを選ぶ
シフトの自動作成システムは、シフト作成に特化していればよいわけではありません。これまで紙でシフト作成やシフトの管理をしていた職場だと、いきなりシステム化すると操作に不安を覚えてしまう従業員が出てきてしまいます。
特に休日設定やシフト設定などが複雑だと、労力やミスなどが増えてしまうでしょう。こうした状況に陥らないためにも、作成したシフトをそのまま共有するのであれば、見やすさや使いやすさにもこだわりましょう。
システムによっては、期日までに希望休の提出を募れるものがあり、口頭や手作業で収集するのに比べて効率的です。また、通知機能があれば提出忘れのリスクも軽減できるでしょう。従業員の満足度向上にもつながるため、作成者以外の使いやすさにも注目してください。
シフトを共有しやすいシステムを選ぶ
シフトを作成したあと、共有しやすいかどうかにも注目しましょう。特に通知の有無には注目すべきポイントで、確定シフトの共有やシフト希望を催促する際にも役立ちます。
システムでシフトの管理から共有まで一元管理できれば、対応が漏れてしまったり見落としたりするリスクも少なくなるでしょう。シフト上のトラブルを回避するためにも、共有のしやすさ・共有方法には注目してください。
シフト表の自動作成ならシステムの導入がおすすめ
シフト表を手作業で作成するのは、時間も手間もかかるものです。自動作成システムを導入すれば、シフト作成の時間や手間を削減できるでしょう。
シフト表の自動作成システムにはさまざまな種類があります。まずは資料請求をして、自社にあったシステムを比較してみるのがおすすめです。