シフト管理とは？
シフト管理とは、シフト制で働く従業員の勤務時間帯や組み合わせなどを管理することです。シフト制を採用することによって、従業員が希望する時間帯の勤務や休日の取得を実現しやすくなります。多様化する働き方に対応できる幅が広がる一方、従業員の負担が偏るというデメリットが発生する可能性があります。
そのため、適切なシフト管理を行わないと出勤する従業員の過不足が発生し、人件費が余分に発生したり、業務が回らないなどの問題が発生することもあります。ここからはシフト管理について説明していきます。
シフト勤務を導入する企業には必須の管理
飲食や販売の業種は、アルバイトやパートなど正社員以外の従業員が多いケースがあり、それぞれの希望時間帯・休日がバラバラでも対応しやすいシフト勤務を導入しています。このようなシフト勤務を導入している企業にとって必須の業務が「シフト管理」です。
このシフト管理によって企業の業務効率が決まり、売上や利益に反映されます。しかし、従業員数が多くなるとシフト管理の業務負担が大きくなるため、多くの企業が課題を感じています。負担がかかる業務でありながら、企業の目的達成に直結するため重要度が高く、シフト管理の効率化が求められています。
売上を達成するための「必要MH」計画のこと
シフト管理を効果的に行うためには、まず目標を基にした計画を立てます。目標となる売上目標から必要となる作業工数と時間を求め、「MH」（Man Hour）を算出します。この「必要MH」を最適化する計画を立て、シフト管理することが重要となります。
必要MHとは？
必要MHとは、目標達成する計画に必要な従業員の時間のことです。例えば、倉庫整理にかかる時間が２人で５時間であれば、１人で行うと10時間かかるため、この場合の必要MHは10MHになります。この必要MHを適切に求めるために、従業員数と日数を掛け合わせて計算することで、売上を達成するための計画を立てることができます。
必要MHの求め方
必要MHを求めるためには大きく分けて２つの方法があります。
一つめの方法は、売上予算を１人あたりの１時間の売上高で割って求めます。この方法は１つの業務を「１人で行ったとき」にどれくらいの時間がかかるかを想定して求めます。年間や月間の長期的な計画を立てるときにこの方法を使います。
二つめの方法は、必要な作業時間を積み上げてMHを求めます。この方法は長期間の計画を立てることに向いていないため、日次の計画を立てるときに有効です。必要MHを求めた後に、従業員の人数を当てはめて計画をより具体的にしていきます。
このように計画を立てていきますが、シフトを立てるときに必要MHと人数が合わない日や曜日が出てくるため、目標を達成できるように柔軟な対応が求められます。
シフト管理の主な課題
シフト管理は計画を立てるだけでなく、日々の管理が重要になります。実際にシフトを従業員の希望通りに作成する業務には時間がかかり、シフト希望の合計MHが必要MHに満たないこともあります。このようなシフト管理の課題を把握し対策を行うことが大切です。
課題１：シフト表を作成するのに手間がかかる
シフト管理を行う担当者の一番の悩みであり、課題はシフト表の作成に時間や手間がかかることです。シフト表を作成するためには、従業員の希望を把握し、なるべく希望に添えるように配置していきます。
しかし、従業員にとってはギリギリにならないと予定が分からないことがほとんどであるため、シフト作成は月末の業務が忙しいタイミングで、なるべく早く作成する必要があります。このようにシフト作成の業務負担は大きくなります。
課題２：従業員数が増えると人員配置が困難になる
従業員が増えるとその分希望の時間を実現するシフト表の作成の手間が増えますが、同時に人員配置が困難になります。シフト管理業務はシフトを構成する従業員の人数が増えれば増えるほど、より複雑になり作成の負担が大きくなります。
そのため、シフトの希望を早い段階で回収し、従業員の納得がいくシフト表の作成を効率良く行う工夫が必要です。
２つのシフト管理方法
シフト管理方法は大きく分けて「エクセル管理」と「システム管理」の２種類があります。この２つの方法の特徴を知り、自社にふさわしいシフト管理の方法を実践することが大切です。ここからはシフト管理の方法について説明していきます。
方法１：エクセルでシフト管理
シフト表を紙を使って管理する方法もありますが、シフト表の作成だけでなく従業員の勤務時間も同時に管理できるため、エクセルでシフト管理する方法が効果的です。エクセルを使えば、日付と曜日の入力も簡単になり、関数を使えばシフトに入っている従業員の過不足も分かりやすくなります。
また、関数を駆使すればシフト管理だけでなく給与計算も同時に行うことができるため、アナログ的な管理よりも業務を効率化し負担が少なくなります。
方法２：システムでシフト管理
エクセルよりも進んだシフト管理方法は、シフト管理システムを活用することです。エクセルでシフト管理をする場合、自分でシフト表のフォーマットを作り関数を入力する必要があります。シフト管理システムを活用すれば、手間がかかるフォーマットの作成を行う必要がなく、正確にシフトを管理することができます。
また、シフト管理以外にも勤怠管理や給与計算の機能を持つシステムが多くあり、管理者の業務負担を軽減できます。さらに、複数店舗を持つ企業の場合、店舗のデータを本社で一括管理・分析できるため、店舗運営を効率化できる戦略を立てやすく、意思決定の材料になります。
シフト管理システム導入のメリット
システムを使ってシフト管理をすることで、多くのメリットを感じることが可能です。ここからはシフト管理システムのメリットを説明していきます。
メリット１：シフト作成・管理が効率化する
まず、シフト管理システムを使うことで、シフト作成や管理を効率化することができます。システムの中には、専用のフォーマットに従業員が希望を入力すれば、自動でシフトを作成できるものもあります。また、シフト表の作成だけでなく、目標に対して管理・分析が行えます。
メリット２：人員配置が適切にできコストカットにつながる
シフト管理システムを活用することで、従業員の勤務状況やシフトの過不足を正確に把握できます。システムを導入し長期間のデータを収集すれば、曜日や時間帯の傾向を掴むことができ、人が足りない部分を補強できます。
このようにシステムを使うことで、シフト管理を効率化できるだけでなく、不足している穴を埋めることで最適な人員配置が可能です。無駄がない人員配置ができれば、シフトに入る人が多すぎることもなくなり人件費を削減できます。
シフト管理を効率的に行い、ビジネスを加速させよう！
シフト管理は重要な業務ですが、負担が大きく課題を感じている企業が多いのが現状です。シフト表の作成だけでなく、売上や予算に対してどのように人員配置するかがポイントになっており、シフト管理を効率的に行うだけで利益は大きく変わってきます。
アナログでシフト管理している場合は、エクセルやシフト管理システムを使って効率を高めることがおすすめです。
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