【2022年最新】無料シフト管理アプリを紹介！エクセルで作る方法も解説

無料のシフト管理ソフトやWebサービス

まずは無料のシフト管理ソフト・Webサービスを紹介します。

ジョブカン勤怠管理

株式会社DONUTS

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《ジョブカン勤怠管理》のPOINT

1. 1ヶ月ごとのシフト状況を1つの画面で確認可能！楽々シフト作成！
2. スタッフへのシフト募集からシフト作成までをシステム上で実現！
3. 人員の過不足が背景色で一目瞭然！人員配置が楽々！

株式会社Donuts提供の「ジョブカン勤怠管理」は、無料プランのあるシフト管理・勤怠管理システムです。導入企業10万社以上と実績も豊富で、シフト作成が自動で行えるのが魅力です。有料プランは30日間無料で全機能制限なく利用できるので、本格導入へ移行しやすいツールでしょう。

oplus

Oplus株式会社提供の「oplus」は、サービス開始から１年半で6,000社以上の導入実績を誇る人気の無料ツールです。スマホから気軽にシフト提出ができ、シフトの自動作成や日別シフト表が作成できます。なお、有料プランではスマホ打刻などができる勤怠管理機能も利用可能です。

R-GROUP

「R-GROUP」は、Rグループ株式会社が提供する利用者数無制限かつ無料で利用できるグループウェアです。希望シフトを入力してもらい、シフト作成から管理まで一貫してシステム上で行えます。追加費用不要でスマホからの利用もできるのが強みです。なお、20か国語に対応しており、国内では2,000社以上に導入されています。

調整さん

ミクステンド株式会社提供の「調整さん」は、本来出欠確認を行う無料サービスですが、シフト表の作成やシフト希望の集計も可能です。作成した専用ページのURLをメールやLINEなどで従業員に配布し、希望する日付と時間の○△×を選択してもらうことで、簡単にシフト希望を集計できます。

無料のスマホ対応シフト管理アプリ

ここからは、スマホアプリで完結できる無料のシフト管理アプリをまとめました。

シフトボード

株式会社リクルート提供の「シフトボード」は、従業員個人でシフト管理ができる無料アプリです。シフト管理システム「Airシフト」と連携しており、アプリからシフト希望を提出し、Airシフト上で簡単にシフト表を作成できます。また、勤務時間の管理や給与の自動計算も可能です。

シフト勤務カレンダー

「シフト勤務カレンダー」はソースネクスト株式会社が提供している、グループでシフトを共有できるスマホアプリです。個人用として管理する場合、仕事のシフトだけでなくプライベートの予定も同時に管理できるため、自分の予定を把握しながらシフト希望を出せます。個人のスケジュール帳として予定を管理できますが、同僚のシフトの閲覧も可能です。そのため、従業員のシフトを容易に調整可能です。

シフト給料計算カレンダー

株式会社Jollysticsと株式会社プロスペクトテクノロジーが共同開発した「シフト給料計算カレンダー」は、個人のシフト管理を行う便利なアプリです。自分が入っているシフトの時間を入力するだけで、設定した時給から自動で給与計算を行えます。シフト以外に個人のスケジュールも同時に管理でき、シフトが入っている時間の前にアラームを鳴らすことも可能です。

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無料システムを使用するときの注意点

無料システムの多くは機能制限があり、充実した機能を使用するためには有料版に切り替える必要があります。操作性を確かめるためには、無料版を試してみるといいでしょう。将来的に有料版の利用を想定したうえで、無料のシフト管理システムを選んでください。

ここからは、無料システムを使用するときの注意点を解説します。

１．給与システムとの連携ができるか確認する

シフト表を作成できるシステムには、勤務時間も管理する機能が搭載されています。この勤務時間のデータを給与システムと連携できるかどうかが、重要なポイントになるでしょう。

無料のシステムでは直接給与システムと連携できない場合もありますが、CSVファイルとしてデータを出力できれば、多くの給与システムでデータのインポートが可能です。

無料のシステムに多くは求められないので、有料オプションで勤怠管理を行い、CSVデータを出力できるかどうか確認しましょう。

２．必要な機能があるか確認する

シフト管理システムには、給与システムと連携する機能以外にも、シフトの希望を紙ではなくシステムを使って提出する機能や、勤怠管理・休暇申請などのさまざまな機能が搭載されています。

先程のように、無料版では機能制限があるので、将来的に必要な機能が有料オプションに備わってるかどうかを確認することが重要です。必要な機能が備わっていないシステムを選んでしまった場合は、またシフト管理システムを検討し直す必要があります。

無料トライアルが可能なシフト管理システム

有料のシフト管理システムであれば、給料の計算や勤怠管理などさまざまな機能が利用でき、堅牢なセキュリティ下での運用も可能になるためメリットも多いでしょう。また、複数店舗の管理には、機能が制限された無料製品よりも有料ツールが適しています。ここからは、無料トライアルで実際にお試し利用ができるシフト管理システムを紹介します。

幹部の右腕

タグジャパン株式会社

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《幹部の右腕》のPOINT

1. 人員配置オペレーション管理のムダ・ムラ・ムリを排除します！
2. 現場スキルの見える化を運用のなかで促進します！現場力の向上
3. 能力を要せず、誰でも不公平感のない平準化の人材配置を実現する

「幹部の右腕」はタグジャパン株式会社が提供する、従業員数250名以上の企業に適したシステムです。シフト表・タスク分担表・スマートレジ機能からなり、店長や現場責任者の業務をサポートします。お試し版があるので、導入を検討している方は利用してみましょう。

ジンジャー勤怠

jinjer株式会社

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《ジンジャー勤怠》のPOINT

1. 希望シフト収集や募集、休暇申請/承認を効率化できます！
2. マルチデバイス対応で、どこからでも打刻・勤怠管理を実現！
3. 従業員の勤怠管理をよりスムーズにできます！

株式会社ネオキャリア提供のシフト管理システム「jinjer勤怠」は、操作のしやすさに定評があり、ワンクリックで希望シフトを集められます。また、休暇や残業申請・承認がスマホで行えるのも便利です。同社のクラウドサービスと連携すれば、採用や労務などの人事データとあわせて管理できます。

Airシフト

「Airシフト」は、株式会社リクルートライフスタイルが提供しているシフト管理システムです。シフト希望の収集や共有をスマホで行えます。集計したシフトを使って自動でシフト表を作成し、過不足を見ながら調整できます。なお、２ヶ月間無料で体験可能です。

CLOUZA

「CLOUZA」は、アマノビジネスソリューションズ株式会社が提供している勤怠管理システムです。シフト管理機能のほか、勤怠管理や給与計算、休暇申請などの機能があります。複数の雇用形態やワークスタイルに合わせて柔軟に対応でき、過不足ない人員配置の設定が可能です。なお、５名までは30日間無料で利用できます。

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エクセルでシフトを作成する方法

一から手書きでシフト表を作成している方や、手書きしたものをエクセルの表に転記して作成しているという方も多いでしょう。エクセルは業務でも使う場面が多いため、エクセルを使ったシフト管理はハードルが低いといえます。また、関数を活用すれば、自社に合った効果的なシフト管理を実施できるでしょう。

ここからは、エクセルを使ったシフト表の作成方法を説明します。

１．シフト表のテンプレートをダウンロードする

エクセルの操作に慣れており、デザインも自身で行えるのであれば、自分の好きなフォーマットを作成するのがおすすめです。しかし、エクセルの操作ができても関数の入力やデザインができない人もいます。

このような場合は、シフト表のテンプレートをダウンロードすることで、手短に便利なフォーマットを入手できます。シフト表のテンプレートは従業員の人数や雇用形態、ワークスタイルに合わせて選びましょう。

従業員数が多い場合は、コンパクトなテンプレートがおすすめです。24時間営業の飲食店やコンビニであれば、１日のシフトを把握できるテンプレートがよいでしょう。

２．エクセル関数を使ってカスタマイズする

エクセルのテンプレートのよいところは、使いやすいテンプレートに関数を組み込むことによってカスタマイズが簡単になる点です。例えば、勤務時間を入力するだけで給与計算を行ったり、セルに色を付けたりもできます。

また、シフトの計画で必要とされている人員に対しての過不足があるかも、関数を入力すれば把握しやすいでしょう。関数の詳しい知識がなくても、勤務時間の合計や時給の計算などは基本的な知識だけで作成できます。

シフト表の作り方を知り、最適なシフト管理をしよう

シフト表の作成方法は手書きやエクセルのほか、専用のシフト管理システムや勤怠システムを使ったものなどさまざまです。無料で利用できるものはコストがかからない分、機能面に不安があるため、従業員の人数が多いケースや管理者が多忙なときには効果的に活用できません。

無料版を利用するときは、将来的に利用する可能性の高い機能が備わったシステムを選んでください自社の課題を明確にし、自社に合ったシステムを導入して最適なシフト管理を実現しましょう。