シフト管理システムとは
シフト管理システムとは、シフトの作成・共有から希望シフトの提出、休暇申請など、シフト管理業務全般を一元管理できるシステムです。従業員のスキルを考慮したシフト自動作成や、夜勤・当直などの複雑なシフトに対応可能な製品もあります。煩雑化しがちなシフト管理業務を効率化できるため、業務負担軽減やコスト削減の観点から、近年多くの企業で導入が進んでいます。
なお、上記のような製品は店長・シフト管理者向けの製品です。従業員向けにはシフト確認・管理に特化した個人向けアプリがあります。同僚とシフトの共有や、複数の勤務先のシフトをまとめて管理できるのが特徴です。
シフト管理の概要や課題について理解を深めたい方は、以下の記事も参考にしてください。
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【比較表】おすすめの無料シフト管理アプリ・システム
シフト管理システムを活用するメリット
シフト管理をシステム化すると、従業員と管理者の双方にとって大きなメリットがあります。具体的にどのようなメリットが得られるのか、以下で解説します。
管理者側のメリット
- ●人材配置を最適化できる
- ●自動のシフト作成機能により人為的ミスを防げる
- ●シフト希望を一括管理できるので把握しやすい
- ●完成したシフト表を共有しやすい
シフトは、人員数の過不足がないように調整しなければなりません。必要な人員が不足すれば店舗運営に支障をきたし、人員配置が過剰だと人件費が無駄になってしまいます。
シフト管理システムを活用すると、複雑なシフト調整も容易です。従業員の希望シフトを一括管理し、１日に必要な人員数や従業員の希望休、スキルなどの条件も事前に設定できます。そのため、条件に合うシフトが自動で組まれ、同時に入力もれや間違いなどのミスも防止します。さらに作成したシフトはメールやアプリで共有可能なため、印刷したり配布したりする手間も必要ありません。
従業員側のメリット
- ●スマホで簡単に希望シフトが出せる
- ●必要なときにスマホですぐにシフトを確認できる
スマホを使って手軽に希望シフトを提出でき、いつでもシフトを見られる点が従業員にとっての大きなメリットです。また、システムの導入によってシフトの作成や共有が迅速化することで、従業員もプライベートの予定を組みやすくなるでしょう。
個人向けのアプリでは、複数の企業で勤務していても正確にシフトを管理できる、月収を把握しやすくなるといったメリットがあります。
無料のシフト管理アプリ・システムで活用できる範囲や制限
無料のシフト管理アプリ・システムは、利用人数・機能に制限があるものや、サポートの対応範囲が狭い製品も多くあります。以下でそれぞれ解説します。
利用人数
無料版の多くの製品は、利用できるユーザー数に制限があります。一般的には、登録人数が10名から30名程度まで無料のケースが多い傾向です。また、無料で利用できる一定の人数を超えると、有料プランに自動で切り替わったり、追加料金が発生したりする製品もあります。従業員数の多い企業では、人数制限のない一律料金の有料プランの方が、結果的にコストを抑えられる場合があります。
機能
無料の製品は、希望シフト提出やシフトの日程調整など、最低限のシフト管理機能のみ搭載されたシンプルなシステムが大半です。また、多くの機能が搭載されているものの、無料プランでは一部の機能しか利用できないケースや、データの保存期間が限られている場合もあります。
サポート
無料のシフト管理システムやアプリの多くは、使用時の不明点や不具合が発生した際の個別サポートは受けられません。FAQを設けているサービスはありますが、メールや電話での問い合わせや、訪問サポートには対応していないケースが多いでしょう。仮に対応していても、無料プランの範囲ではないため、交通費やサポート費用が別途請求される可能性もあります。
無料シフト管理システムの選び方
無料のシフト管理アプリ・システムを選定する際は、「必要な機能があるか」と「関連システムとの連携ができるか」に注目しましょう。ここでは、２つの選定ポイントについて詳しく解説します。
必要な機能があるか
シフト管理システムを活用する人や利用目的によって必要な機能は異なります。例えば、店長などのシフト管理者が主に利用する場合は、シフト自動作成・調整機能が必要になるでしょう。シフト管理業務全般を効率化したいのであれば、希望シフトの収集や、確定したシフトの共有ができるシステムが便利です。活用するのが従業員であれば、シフト確認のしやすさ、希望シフトの提出・休暇申請機能の有無にくわえ、複数の勤務先のシフトをまとめて管理できるかも重要です。
しかし無料版の場合、機能制限が設けられているのが一般的です。特に高度な機能は活用できない場合が多いため、必要とする機能が活用可能かを確認して選定するのがおすすめです。利用目的に沿った機能を搭載している製品がない場合は、有料製品の導入も検討しましょう。
関連システムとの連携ができるか
多くのシフト管理システムは、勤怠管理システムや給与計算システム、会計システムなどと連携し、関連業務の効率化が可能です。
無料製品では直接、他システムと連携できない場合も多くあります。しかし、CSVファイルとしてデータ出力が可能であれば、多くのシステムでデータをインポートできます。システムを直接連携する以外にもさまざまな連携方法があるため、導入したい製品に何らかの連携機能が搭載されているかを確認して比較するとよいでしょう。
なお、有料のシフト管理システムであれば、外部システムとの連携が可能な製品が多くあります。システム間のデータ連携が導入の必須条件である場合は、有料製品とも比較して検討するのがおすすめです。
【比較表】おすすめの無料シフト管理アプリ・システム
ここからは、無料プランや無料トライアルがあるシフト管理アプリ・システムだけをピックアップして紹介します。まずは、対象規模や提供形態、機能などを一覧にまとめた比較表を見てみましょう。
| ジンジャー勤怠 | ジョブカン勤怠管理 | Optamo | 勤務シフト作成お助けマン | 幹部の右腕 | KING OF TIME | Qolus（コーラス） | |
| 全体評価点 |  ☆☆☆☆☆ ★★★★★ 3.8 |  ☆☆☆☆☆ ★★★★★ 4.0 |  ☆☆☆☆☆ ★★★★★ 3.5 |  ☆☆☆☆☆ ★★★★★ 4.0 |  ー |  ☆☆☆☆☆ ★★★★★ 4.1 |  ー |
| 提供形態 | クラウド/SaaS/アプライアンス/サービス | クラウド/SaaS/ASP | クラウド | クラウド/SaaS/ASP/サービス | オンプレミス/クラウド/パッケージソフト/ASP/サービス | クラウド/SaaS/ASP | クラウド/SaaS |
| 従業員規模 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 50名以上 | 全ての規模に対応 | 250名以上 | 全ての規模に対応 | 10名以上 |
| 3つのポイント |
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| 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ |
無料のシフト管理システム【店長・シフト管理者におすすめ】
続いて各製品の詳細を見てみましょう。まずは、無料プランがあるシフト管理アプリ・システムを紹介します。
ジョブカン勤怠管理
- 1ヶ月ごとのシフト状況を1つの画面で確認可能！楽々シフト作成！
- スタッフへのシフト募集からシフト作成までをシステム上で実現！
- 人員の過不足が背景色で一目瞭然！人員配置が楽々！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン勤怠管理」は、無料プランのあるシフト管理・勤怠管理システムです。従業員の休暇日を判別して、シフト作成を自動で行えるのが特徴です。有料プランも30日間無料で全機能制限なく利用できるので、本格導入へ移行しやすいでしょう。
| 主な機能 | 要員手配管理、シフト作成 | スマホ対応 | ◯ |
| 対象従業員規模 | すべての規模に対応 | 提供形態 | クラウド / SaaS / ASP |
| 有料プランの参考価格 | 初期費用無料 月額200円～/ユーザー | 無料トライアル | ◯（30日間） |
ジョブカン勤怠管理を利用したユーザーの口コミ
自動ログアウトまでの時間が短い気がします。ちょっと放置するとすぐログアウトされ操作が最初からになるのだけ気になります。（設定次第かもしれません）
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ハーモス勤怠
- 無料から使える勤怠管理システム！コストで選んでもハーモス勤怠
- 5万社以上が利用／評価ランキング第1位！
- 完全スマホ対応！誰でもカンタンに使いこなせます。
IEYASU株式会社が提供する「ハーモス勤怠 by IEYASU」は、登録人数が30人以内であれば無料で利用できる勤怠管理システムです。31人以上で使う場合は有料になりますが、１人あたり月額100円とリーズナブルな価格も魅力の一つです。また、レポートやグラフ機能が充実している点も特徴です。残業管理や休暇管理、36協定時間超過レポートなどで従業員の勤怠実績をわかりやすく可視化・管理できます。
| 主な機能 | 要員手配管理、シフト作成、作業管理 | スマホ対応 | ◯ |
| 対象従業員規模 | すべての規模に対応 | 提供形態 | クラウド / SaaS / ASP |
| 有料プランの参考価格 | 初期費用無料 月額100円～/ユーザー | 無料トライアル | ◯（１か月間） |
ハーモス勤怠を利用したユーザーの口コミ
スタッフの出退勤管理が現場に居なくても確認できるようになりました。給与計算も以前は手作業でしたが、これの導入のおかげで管理画面から自動計算ができるので非常に助かりました。
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大きい不満は全くないですが、強いて言えば月初に前月の勤怠を申請するように、担当部署の方が管理するのが大変そうなので、リマインドさえも自動化できると良いかもと思いました。
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R-GROUP
Rグループ株式会社が提供する「R-GROUP」は、利用者数無制限かつ無料で利用できるグループウェアです。希望シフトの入力からシフト作成・管理まで一貫してシステム上で行えます。追加費用不要で、スマホから利用できるのも強みです。20か国語に対応しており、日本国内でも多くの企業で導入されています。
調整さん
「調整さん」は、ミクステンド株式会社が提供するサービスです。本来は出欠確認を行う無料サービスですが、シフト表の作成やシフト希望の集計も可能です。作成した専用ページのURLをメールやLINEなどで従業員に配布し、希望する日付と時間の○△×を選択してもらうことで、簡単にシフト希望を集計できます。
TIME CARD
株式会社スマレジが提供する「TIME CARD」は、従業員のシフトや勤怠を一元管理するクラウド型勤怠管理システムです。無料プランでは、勤怠管理機能を利用できます。所定労働時間を配分する変形労働時間制にも対応しているため、柔軟な働き方の導入を検討している企業にも適したシステムです。
無料のシフト管理アプリ【従業員向け】
ここでは、従業員のスケジュール管理に活用できる無料のシフト管理アプリを紹介します。個人向けの製品はスマホ専用のアプリが大半です。
シフト勤務カレンダー
Ebisu Soft Inc.が提供する「シフト勤務カレンダー」は、グループでシフト共有できるスマホアプリです。仕事のシフトだけでなくプライベートの予定も同時に管理でき、自分の予定を把握しながらシフト希望を出せます。また、有料のプレミアムプランに入ると、個人のスケジュール管理はもちろん、同僚のシフトも登録・共有可能です。
シフト手帳 Pro
「シフト手帳 Pro」は、株式会社 Funeasy Softが提供しています。シフトやスケジュール、給料計算をまとめて管理できる個人向けの無料アプリです。シフトを入力すると、自動で給料計算されるほか、シフトごとにアラーム設定が可能です。Wワークの登録もできるため、複雑なシフト勤務をしている人におすすめです。
シフト給料計算カレンダー
株式会社Jollysticsと株式会社プロスペクトテクノロジーが共同開発した「シフト給料計算カレンダー」は、個人のシフト管理を行う便利なアプリです。シフトの時間を入力するだけで、設定した時給から自動で給与計算を行えます。シフト以外に個人のスケジュールも同時に管理でき、シフトが入っている時間の前にアラームを鳴らすことも可能です。
ナスカレPlus+
株式会社クイックが提供する「ナスカレPlus+」は、看護師を中心としたシフト勤務者に向けて開発された無料アプリです。シフトをスタンプ感覚で入力できるので、約30秒で１か月分のシフト入力が完了します。iOSカレンダーやGoogleカレンダーなど、外部カレンダーとの連携にも対応しています。また、週の開始曜日を日曜日か月曜日に設定できるなど、各自で使いやすくカスタマイズ可能です。
無料トライアルを実施しているシフト管理アプリ・システム
続いて、無料トライアルが活用できるシフト管理アプリ・システムを紹介します。価格や機能はさまざまなため、各製品の特徴を比較してみてください。
ジンジャー勤怠
- 希望シフト収集や募集、休暇申請/承認を効率化できます！
- マルチデバイス対応で、どこからでも打刻・勤怠管理を実現！
- 従業員の勤怠管理をよりスムーズにできます！
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー勤怠」は、操作のしやすさに定評があり、ワンクリックで希望シフト収集が可能です。また、休暇や残業申請・承認がスマホで行えるのも便利です。同社のクラウドサービスと連携すれば、採用や労務などの人事データとあわせて管理できます。
| 主な機能 | 要員需要予測、要員手配管理、シフト作成、作業管理 | スマホ対応 | ◯ |
| 対象従業員規模 | すべての規模に対応 | 提供形態 | クラウド / SaaS / アプライアンス / サービス |
| 有料プランの参考価格 | 月額400円～/ユーザー | 無料トライアル | ◯（１か月間） |
ジンジャー勤怠を利用したユーザーの口コミ
私共の法人は、福祉施設での変形労働時間制で、土日祝日といった決まった休日がなく、様々な就業時間等があるため、 画一的なシステムには馴染まないが、ジンジャーは他社にない多様なユーザーニーズに応えられるシステムになっているところが良い。
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カレンダーが大きいので視覚的に邪魔になる時がある。申請のボタンなども若干小さくて使いづらい時がある。申請する理由などをプルダウンでいくつかテンプレートを作れると使いやすいと思う。
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Optamo
- 労働計画管理、加重労働対策によって職場環境が改善します。
- 勤務シフトの作成時間短縮で業務効率化、コスト削減が可能です。
- 公平な勤務シフトで不平不満の解消などにつながります。
兼松コミュニケーションズ株式会社が提供する「Optamo」は、勤務シフトを最適化し、公平・均一な勤務シフト表を自動作成するサービスです。例えば、複数の店舗を運営し他店舗からヘルプが必要な場合に、ヘルプ可能なスタッフを一覧で確認できます。スタッフのスキルや勤務条件もあわせて表示されるので、最適なスタッフを見つけ出しやすいでしょう。
| 主な機能 | 要員手配管理、スキル登録、シフト作成 | スマホ対応 | ◯ |
| 対象従業員規模 | すべての規模に対応 | 提供形態 | クラウド |
| 有料プランの参考価格 | ー | 無料トライアル | ◯（最大２か月間） |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
Optamoを利用したユーザーの口コミ
見やすく月別のシフトを管理できる。シフトを従業員からデジタルで回収でき、自動で決定することが出来る。
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シフト希望提出だけで、それが決定したものは、相変わらずメールで送られて来るので、シフト表もここから見られたらいいなと思う。
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勤務シフト作成お助けマン
- 複雑な勤務条件を考慮したシフト表を最適化AIが自動作成。
- クラウドサービスなので大掛かりなシステム構築は不要。
- 2ヶ月間の無料トライアルがあるので、お気軽にお試しできます。
「勤務シフト作成お助けマン」は、鉄道情報システム株式会社が提供するシフト管理システムです。設定した各種勤務条件に従い、最適化AIが自動でシフトを作成します。１日単位のシフトを割り当てられる「Day」と、０〜14時など時間を区切ったシフト作成ができる「Time」の２種類のサービスがあります。また、無料トライアルの期間が２か月間あるため、機能や操作性をじっくり検討できるのも魅力です。
| 主な機能 | スキル登録、シフト作成、作業管理 | スマホ対応 | ◯ |
| 対象従業員規模 | すべての規模に対応 | 提供形態 | クラウド / SaaS / ASP / サービス |
| 有料プランの参考価格 | 初期費用無料 月額6,000円～ | 無料トライアル | ◯（２か月間） |
幹部の右腕
- 人員配置オペレーション管理のムダ・ムラ・ムリを排除します！
- 現場スキルの見える化を運用のなかで促進します！現場力の向上
- 能力を要せず、誰でも不公平感のない平準化の人材配置を実現する
タグジャパン株式会社が提供する「幹部の右腕」は、従業員250名以上の企業向けのシステムです。シフト表やタスク分担表、スマートレジ機能を搭載し、店長や現場責任者の業務をサポートします。勤怠管理システムやPOSレジ、受注・予約管理システム、生産管理システムなどとのデータ連携に対応しています。
| 主な機能 | 要員需要予測、要員手配管理、スキル登録、シフト作成、作業管理、案件管理 | スマホ対応 | ◯ |
| 対象従業員規模 | 250名以上 | 提供形態 | オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / ASP / サービス |
| 有料プランの参考価格 | ー | 無料トライアル | ◯（30日間） |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
KING OF TIME
- 20年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性！細かな要望に応えます！
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート！
- パターン登録数無制限！様々な働き方に対応します！
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供している「KING OF TIME」は、機能が豊富な勤怠管理・シフト管理システムです。制限のないシフトパターンや夜勤対応にくわえ、予定人数に満たない場合の欠員シフト募集にも対応しています。20年以上の実績をもち、複雑な勤怠集計ルールやシフト作成などユーザーの意見を取り入れた機能が特徴です。また、マニュアルやオンラインヘルプ、サポートセンターなど導入後の丁寧なサポートサービスにも定評があります。
| 主な機能 | 要員手配管理、スキル登録、シフト作成、作業管理 | スマホ対応 | ◯ |
| 対象従業員規模 | すべての規模に対応 | 提供形態 | クラウド / SaaS / ASP |
| 有料プランの参考価格 | 初期費用無料 月額300円/ユーザー | 無料トライアル | ◯（30日間） |
Qolus（コーラス）
- 多様な働き方に対応するシフト自動作成
- 店舗間調整と複数店舗管理の効率化
- スムーズな勤務希望の提出と勤務表の確認
株式会社ＮＴＴデータセキスイシステムズが提供する「Qolus（コーラス）」は、シフト管理を通じて多様な働き方をサポートするサービスです。従業員の希望やスキルにもとづいたシフトを自動で作成し、複数拠点間での人員調整やコスト最適化にも対応します。従業員はスマートデバイスから簡単にシフトの確認や希望申請ができます。
| 主な機能 | 要員手配管理、シフト作成 | スマホ対応 | ◯ |
| 対象従業員規模 | 10名以上 | 提供形態 | クラウド / SaaS |
| 有料プランの参考価格 | 月額300円～/ユーザー ※ご契約は従業員20名単位かつ年単位 | 無料トライアル | ◯（30日間） |
SHIFTEE（シフティ）
株式会社システムサポートが提供する「SHIFTEE（シフティ）」は、小売業・飲食業・コールセンター・宿泊施設など、さまざまな業種で導入されているクラウド型シフト管理システムです。１人あたり月額250円から利用できます。30日間の無料トライアルが利用可能です。
Sync Up
「Sync Up」は、シェアフル株式会社が提供しています。誰でもすぐに使えるシンプルな操作と、データ集約・分析を両立したオールインワンのシフト管理システムです。本部や店舗、スタッフそれぞれの立場にたった使いやすさを実現。本部は組織管理と全店指標の一元管理、店舗は希望・労務・予算に沿って簡単シフト作成、スタッフはいつでもアプリでシフト確認と申請ができます。なお、すべての機能を試せる60日間の無料トライアルを実施しています。
ほすぴタッチ
シーライヴ株式会社が提供する「ほすぴタッチ」は、組織独自の勤務ルールや複雑な条件に対応したシフト作成の自動化サービスです。AIと高度な数理モデルがシフトを自動作成し、最適なものを提案します。初期設定のすべてを「ほすぴタッチ」が代行。導入後もオンラインサポートを利用できます。無料トライアルは最大60日間利用可能です。
CAERU勤怠
CAERU株式会社が提供する「CAERU勤怠」は、初期費用無料で定額制の勤怠管理システムです。人数による課金がないので、従業員が増えても料金は変わらずに利用できます。交代制や変形労働制などの複雑なシフトも簡単に作成・管理が可能で、CSVでシフトのインポートも行えます。なお、無料トライアル期間は30日間です。
おまかせシフト
ピクオス株式会社が提供する「おまかせシフト」は、マウスをドラッグするだけの手書き感覚で簡単にシフト表を作成できるツールです。パソコンとスマホに対応しているため、従業員はシフトの申請と確認がいつでも可能です。また、自分だけでなくほかのスタッフの出勤状況も同時に確認できます。料金設定は人数制限がない一律料金で、30日間の無料トライアルを実施中です。
CAST
クックビズ株式会社が提供する「CAST」は、LINE連携に対応したシフト管理アプリです。シフトの提出期限のリマインドやシフト確定の連絡などを、スマホ店長（AI）がLINEに自動で送信します。店長から従業員への個別連絡の多くは、スマホ店長（AI）が代行するため､公私混同の防止につながるでしょう。最大2か月間、無料で利用できます。
無料シフト管理システムの注意点
無料のシフト管理システムはコストがおさえられる反面、有料製品と比較して機能やセキュリティ性能などが劣ります。また、新しい機能が必要になったときのカスタマイズや、トラブル発生時のサポートなどもあまり期待できません。
そのため、無料のシフト管理システムは、製品の操作性や機能性を確認したいときにお試しで利用するのがおすすめです。本格的に業務効率化を図りたい場合やハイセキュリティな製品を求めるなら、有料版の導入を検討してみましょう。比較的安価な製品やコストパフォーマンスが高い製品もあるため、導入コストや工数を考慮すると有料版のシステムが適している場合もあります。
おすすめの有料シフト管理システムについては、以下の記事で機能や特徴を比較しています。選び方についても紹介しているのでぜひ参考にしてください。
まとめ
無料のシフト管理システムは、導入の敷居が低く、運用コスト削減などのメリットがあります。ただし、利用できる機能やサポートが不十分な可能性もあるため、無料版の製品だけではなく有料版の製品とも比較したうえで自社に最適なシステムを選ぶことが重要です。
まずは気になる製品の資料請求を行い、製品について詳しく知ったうえで、無料製品・有料製品を比較検討しましょう。
リモートワーク導入に伴い、どこからでも勤怠打刻ができるツールを導入しようということになり、ジョブカンを選択した。複数のサービスを比較した中で、一番安価で内容が充実していた。特にフレックスタイム制に対応している中では一番安価に導入できるのではないか。
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