無料でシフト管理を行う４つの方法
シフト表の作成や管理を紙などのアナログな方法で行うとミスや漏れが発生するため、ツールを使った運用に切り替えることがおすすめです。ツールを使用してシフト管理を行う場合、導入に伴う費用の発生を懸念することもありますが、中には無料でシフト管理を行うことができる方法もあります。その方法は大きく分けて以下の４種類です。
- ■エクセル
- ■無料Webサービス
- ■無料ソフト
- ■無料アプリ
これらの方法を活用することで、シフト表の作成や管理が楽になり、管理者の業務が軽減されるだけでなく、人員配置のミスがなくなりシフトの過不足を解消できるでしょう。無料のシフト管理の方法は複数あり、それぞれメリット・デメリットが存在するため、特徴を理解し自社に合った運用を行うことが求められます。
方法(１)エクセルでシフト表を作成する
企業の仕事の場ではエクセルを使う機会が多いため、シフト管理の方法を切り替える際には、紙のシフト表からエクセルに移行することが一般的です。エクセルで関数を使うことでシフト表の使い方の幅が広がるため、自社に合った効果的なシフト管理を行うことができるでしょう。
ここからは、エクセルを使ったシフト表の作成方法を説明していきます。
手順１：シフト表のテンプレートをダウンロードする
エクセルの操作に慣れており、デザインも自分で行うことができる人であれば、自分の好きなフォーマットを作成することがおすすめです。しかし、エクセルの操作ができても関数の入力やデザインができない人もいます。
このような場合は、シフト表のテンプレートをダウンロードすることで、手短に便利なフォーマットを入手することができます。シフト表のテンプレートは従業員の人数や雇用形態、ワークスタイルに合わせて選びましょう。
従業員数が多い場合は、コンパクトなテンプレートがおすすめです。24時間営業の飲食店やコンビニであれば、１日のシフトを把握できるテンプレートが良いでしょう。
手順２：エクセル関数を使ってカスタマイズする
エクセルのテンプレートの良いところは、使いやすいテンプレートに関数を組み込むことによってカスタマイズが簡単にできることです。例えば、勤務時間を入力するだけで給与計算を行ったり、セルに色を付けたりすることも可能です。
また、シフトの計画で必要とされている人員に対しての過不足があるかも、関数を入力することで把握できるでしょう。関数の詳しい知識がなくても、勤務時間の合計や時給の計算などは基本的な知識だけで作成することができます。
方法(２)無料Webサービスで作成する
エクセルでシフト表を作成することも可能ですが、無料のWebサービスを活用すると大変便利です。Webサービスであれば、エクセルがインストールされていないパソコンでもシフト表を作成でき、操作が簡単であることが大半です。無料であるため機能は少ないですが、シフト表作成に必要な機能は揃っているでしょう。
ここからは、無料でシフト表を作成できるWebサービスを紹介していきます。
調整さん
調整さんは、本来出欠確認を行う無料サービスですが、シフト表の作成やシフト希望の集計まで行うことができます。イベント（タイトル）と任意のメッセージを入力し、日付と時間を設定し「出欠表をつくる」ボタンを押すことで、出欠表を作成できます。
表示されたURLをメールやLINEなどで従業員に配布し、希望する日付と時間の○△×を選択してもらうことで、簡単にシフト希望の集計ができます。
誰がどの時間を希望しているか分かりやすくなり、入力された集計データはURLから確認できるため、シフト表を従業員全員で共有することができます。
従業員の人数が多い場合は、シフトの不足が出た日付の調整として使うと便利です。
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調整さん－簡単スケジュール調整、出席管理ツール
サーブ！
サーブ！は、会員登録するだけで簡単にシフト表を作成することができる便利なサービスです。従業員からのシフト希望を紙で提出してもらう必要がなくなり、スマートフォンやパソコンから簡単に希望を提出できます。
一部有料のオプションもありますが、15分単位のシフト表を作成したり、人件費を同時に把握可能です。このサービスにはシフト管理以外にも「売上管理」「仕入管理」「在庫管理」などの機能があるため、管理者の業務を総合的に削減できます。
▽サービス詳細はこちら▽
サーブ！無料ツール シフト管理でシフト作成や勤務表を！（コスト削減ツール）
シフナビ
シフナビは、エクセルがなくてもWeb上で効率的にシフト表を作成できるサービスです。このサービスは、Web上で簡単な会員登録を行うだけでシフト表を作成できます。スマートフォンに対応しているため、管理者はどこでもシフト表を作成でき、完成したシフト表はそのままメールで従業員と共有することが可能です。
また、誰がシフト希望を提出していないかも一目で把握できるため、スムーズにシフトを組むことができます。紙やエクセルでの管理から脱却でき、従業員とシフト表を共有しやすくなるため、シフトを提出するためだけに出勤する必要はありません。
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無料でアルバイトスタッフのシフト表を作成－シフナビ
方法(３)無料アプリで作成する
現在ではスマートフォンのアプリが一般に普及しているため、アプリを使ってシフト管理を行うことができます。企業側でシフト管理システムを導入し、そのモバイル版としてスマートフォンでシフト管理のアプリを活用することができます。
その際には、アプリ自体は無料でも企業が導入するシステムは有料であることが大半であるため、注意が必要です。また、スマートフォンのアプリでは企業側のシフト管理だけでなく、従業員個人のシフト管理も行うことができるため活用すると良いでしょう。
ここからは、シフト管理できる無料アプリを紹介していきます。
シフトボード
シフトボードは、従業員個人でシフト管理ができる無料アプリです。企業で活用する「Airシフト」というシフト管理システムと連携しているため、アプリからシフト希望を提出することができ、Airシフト上で簡単にシフト表を作成できます。
このアプリ上でシフト管理者や他の従業員とチャットをすることができるため、埋まらないシフトは相談しながら決めることが可能です。シフトが決定すればリアルタイムで反映され、アプリから確認できるため非常に便利です。
また、個人のシフト管理としてどれくらいのシフトに入ったか勤務時間の合計を管理し、時給を設定すれば自動で給与計算ができます。
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シフトボード｜シフト管理をサクサク
シフト勤務カレンダー
シフト勤務カレンダーは、グループでシフトを共有することができるスマートフォンのアプリです。個人用として管理する場合、仕事のシフトだけでなくプライベートの予定も同時に管理できるため、自分の予定を把握しながらシフト希望を提出できます。
個人のスケジュール帳として予定を管理できますが、同僚のシフトのみを閲覧することも可能です。そのため、従業員のシフトの調整を容易に行えます。
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シフト勤務カレンダー (シフカレ)
シフト給料計算カレンダー
シフト給料計算カレンダーは、個人のシフト管理を行う便利なアプリです。自分が入っているシフトの時間を入力するだけで、設定した時給から自動で給与計算を行うことが可能です。シフト以外にも個人のスケジュールも同時に管理でき、シフトが入っている時間の前にアラームを鳴らすことも可能です。
▽サービス詳細はこちら▽
シフト給料計算カレンダー：アルバイトスケジュール管理アプリ
方法(４)無料から使えるシフト管理システムで作成する
ここまでのようにシフト管理システムを活用することで、業務効率を高めることができますが、同時に利用料が発生します。導入や運用にコストが発生するため、導入するときには慎重に選ばなければなりません。そこで、おすすめなのは無料で使えるシフト管理システムの活用です。
では、無料で使えるシフト管理システムにはどのようなものがあるのでしょうか。ここからは無料で使えるシフト管理システムを紹介していきます。
CLOUZA
CLOUZAは、アマノビジネスソリューションズ株式会社が提供している勤怠管理システムです。このシステムは、総合的に従業員を管理することができます。勤怠管理や給与計算、休暇申請を行うことができ、その中の１つの機能にシフト管理があります。
複数の雇用形態やワークスタイルに合わせて柔軟に対応することができ、過不足ない人員配置を行うことが可能です。クラウド型のサービスであり、初期費用は0円でユーザー１人あたりの月額費用は200円です。５名までは30日間無料で利用することができるため、導入前に操作性などを検証することができます。
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勤怠管理クラウドサービス－CLOUZA（クラウザ）
Airシフト
Airシフトは、株式会社リクルートライフスタイルが提供しているシフト管理システムです。このシステムでは、シフト希望の収集や共有をスマートフォンで行うことができます。集計したシフトを使って自動でシフト表を作成し、過不足を見ながら調整することが可能です。
このクラウド型のシステムは初期費用は0円であり、月額費用は1,000円ですが、利用人数によって変わります。また、無料のトライアル期間は３ヶ月もあるため、しっかりと検証をしてから導入することが可能です。
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Airシフト（エアシフト）｜やりとりも作成もラクになるシフト管理サービス
TIME CARD
TIME CARDは、株式会社スマレジが提供している勤怠管理システムです。30名まで無料で利用できるクラウド型のシステムであり、勤怠管理を基本としてシフト作成・シフト管理ができる総合的な人事システムです。しかし、無料版で使える機能は勤怠管理のみであり、シフト管理は有料プランで利用することができます。
有料プランでは、勤怠管理・休憩計算・シフト作成・シフト管理・休暇管理を行えます。この有料版も60日間は無料で使うことができるため、操作性などを確かめてからの本導入が可能です。有料版は10名まで月額2,000円で利用でき、11名以上は追加１人あたり月額300円です。
▽サービス詳細はこちら▽
スマレジ・タイムカード－無料で始める高機能クラウド勤怠管理
無料システムを使用するときの注意点
無料で利用できるシステムの多くは機能制限があり、充実した機能を使うためには有料版に切り替える必要があります。操作性を確かめるためには、無料版を試すことが必要でしょう。将来的に有料版を使うことを想定して、無料のシフト管理システムを選ぶことが重要です。
ここからは、無料システムを使用するときの注意点を説明していきます。
注意点１：給与システムとの連携ができるか確認する
シフト表を作成できるシステムには、勤務時間を管理できる機能が搭載されていることが大半です。この勤務時間のデータを給与システムと連携できるかどうかが、重要なポイントになるでしょう。
無料のシステムでは直接給与システムと連携できない場合も多いですが、CSVファイルとしてデータを出力することができれば、多くの給与システムでデータをインポートすることが可能です。
無料のシステムに多くを求めることはできないので、有料オプションで勤怠管理を行い、CSVデータを出力できるかどうか確認することが重要です。
注意点２：必要な機能があるか確認する
シフト管理システムには、給与システムと連携する機能以外にも、シフトの希望を紙ではなくシステムを使って提出する機能や、勤怠管理、休暇申請などのさまざまな機能が搭載されています。
先程のように、無料版では機能制限があり活用できない機能も多くあるので、有料オプションに将来的に必要になる機能があるかどうかを確認することが重要です。必要な機能を持っていないシステムを選んでしまった場合は、またシフト管理システムを検討し直す必要があります。
有償版のシフト管理システムならできる！おすすめ４製品紹介！
複数店舗を持つ企業の場合、無料版では機能制限があるため、シフト管理システムを効果的に活用できなません。このような場合は、機能が充実している有料版のサービスを利用することがおすすめです。
ここからは、有償版のシフト管理システムのおすすめを紹介していきます。（11月14日時点）
シフオプ
シフオプは、株式会社リクルートジョブズが提供しているシフト管理システムです。こちらは複数店舗を持つ企業など各事業所で情報を共有・連携する必要がある場合に、最適なシフト管理を行えるシステムです。
１店舗だけでなく複数店舗間でシフトを共有できるのでヘルプとしてスタッフを派遣しやすく、企業全体の店舗運営を効率化できます。シフト管理を最適化することで効率的な人員配置が可能になり、売上を増加させ人件費を削減することができます。
さまざまな雇用形態に対応しているため、失敗が少ないシステムです。クラウド型で提供しており、初期費用は0円と導入しやすく月額料金は１ユーザーあたり300円です。
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シフト管理システム シフオプ
jinjer勤怠
jinjer勤怠は、株式会社ネオキャリアが提供しているシフト管理システムです。こちらは、シフト管理が行える総合的な人事システムです。
従業員のシフト表の作成・管理以外に、勤部分が、他サイトに掲載の文とほぼ怠管理や休暇申請など総合的なスケジュールを管理できます。シフトの管理者は同時に従業員の給与や休暇を管理できるため、人事情報を一元化することで効率化を図ることが可能です。
スマートデバイスに対応しており、忙しく外出が多い管理者でも移動中にシフトの確認や申請内容の承認を行えます。機械の扱いに不安がある人でも、簡単に操作ができるためおすすめです。クラウド型で提供しており、初期費用は0円と導入しやすく月額料金は１ユーザーあたり300円です。
▽サービス詳細はこちら▽
今ならトライアル無料！ シフト管理システム［jinjer勤怠］
ジョブカン
ジョブカンは、株式会社Donutsが提供しているシフト管理システムです。このシステムでは１ヶ月ごとのシフト状況を１画面で確認でき、過不足があると背景の色が変わるため視覚的に分かりやすくミスを防止できます。
また、システム上でスタッフからシフト希望を集計し、そのまま反映できるためシフト管理者の手間を省くことが可能です。さらに、シフト管理以外にも打刻や勤怠管理などの機能が充実しているため、総合的な従業員の管理ができます。
クラウド型で提供しており、初期費用は0円と導入しやすく月額料金は１ユーザーあたり200円と低価格です。機能制限がある無料版もリリースしているため、導入前に使い勝手などを試すことが可能です。
▽サービス詳細はこちら▽
勤怠管理・シフト管理を効率化 ジョブカン
幹部の右腕
幹部の右腕は、タグジャパン株式会社が提供しているシフト管理システムです。このシステムは従業員が250名以上の企業を対象にしており、人数が多くても最適なシフトを作成できるツールです。人員配置の作業を効率化することで、余分な業務を削減することが可能です。
勤怠管理などの人事情報システムと連携することで、本社との連絡をスムーズにし担当者の手間を削減できます。導入形態もクラウド型・オンプレミス型と自社に適した方法を選ぶことができます。企業規模や状況に応じて費用は変わるため、別途お問い合わせが必要です。
▽サービス詳細はこちら▽
ボタン1つで現場力を作る 幹部の右腕 シフト表・タスク分担表・スマートレジ
色々なシフト表の作り方を知り、最適なシフト管理をしよう！
いかがでしたでしょうか。シフト表の作成方法はさまざまありますが、無料で利用できるものは機能が乏しいため、従業員の人数が多いケースや管理者が多忙なときには効果的に活用できません。
無料版を利用するときは、将来的に利用する可能性がある機能を持ったシステムを選ぶと良いでしょう。自社に最適なシステムを導入することで、ミスを防止し管理者の業務負担を軽減できます。また、本社や別店舗とシフト内容を共有し、企業全体の人員配置を適正に行うことができます。
シフト管理システムにはさまざまな種類があり費用や機能も異なります。そのため、自社の課題を明確にし、自社に合ったシステムを導入して最適なシフト管理を実現しましょう。
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