「WFM」の最新機能と比較ポイント

提供形態の主流はクラウドへ

WFMはコールセンターや病院のシフト作成の支援から始まり、現在では外食産業などにも拡大を見せています。サービス品質を落とすことなく要員最適配置によるコストダウン、管理負荷の軽減や標準化などのメリットがあります。

国内でWFMが使用されるようになったのは2000年代初頭のころであり、当時はソフトウェアパッケージやASPの形態がほとんどでした。しかし、現在ではクラウドによる提供が主流となっています。

クラウドから提供することで、インターネットに接続できる環境であれば、全国どこからでも24時間いつでも利用できます。チェーン展開や多拠点のコールセンターでは導入のハードルが低くなっています。

さらに、初期投資がほとんど必要ありません。試験的に導入し、自社の要求にかなっていたら全社展開していく、あるいは全拠点へ拡大していくといったスモールスタートが可能です。 堅牢なデータセンターからサービスが提供されますので、災害等の影響を受けることなく安定した稼働を保証しています。

一方カスタマイズがしづらいと欠点もありますが、提供事業者の中にはカスタマイズを差別化としているところもあります。相談してみましょう。

比較対象となる最新機能

WFMの導入を検討する際、比較対象となる主な機能を紹介します。

■要員需要予測

過去の需要データをベースに曜日別、時間帯別、製品種類別に分析し、予測値を抽出。それに合わせて必要なスキルと必要な要員を確保することができるようになります。最適な要員でムダなコストを削減できます。

■要員手配管理

需要に合わせた要員の手配の進捗を一覧にします。時間帯ごとに要員の過不足を表示して、シフトを修正できます。飲食店での「ホール・キッチン・レジ」、訪問介護での「介護・送迎・内勤」など、役割の変更も柔軟にできるようになります。

■スキル登録

要員の情報を登録します。扶養控除対象有無、社会保険加入有無、時給、メールアドレス、曜日ごとに可能シフトなどに合わせて、需要と要員に適したシフト作成が可能となります。

■シフト作成

需要と要員の希望・スキルに合わせて最適なシフト表を自動作成します。WFMの基本となる重要な機能です。シフト画面の見やすさや精度の高さに提供事業者のノウハウがあります。

手作業では時間のかかるシフト表作成を自動化することで、店舗マネージャの負荷を大幅に軽減できます。作成されたシフト表はあとから条件を変えて修正することもできます。これらシフトをパターン化して保存・再利用することもできます。

また、作成したシフト表は要員のパソコンやスマートフォンに転送する機能が用意されています。

■作業管理

進行中の作業をリアルタイムに把握します。人員の過不足もわかり、補充や移動が可能となります。 要員の欠勤、遅刻、早退データも残り、勤怠管理に活用できます。

■シフト入札（Webエントリ）

要員が自分の働きたいシフトに応募し、オークション形式でスケジュールを確定する機能です。あるいは、勤務可能日、可能な時間帯を事前に登録することで、複雑なシフト調整が自動化できる製品もあります。

まとめ

ご紹介した機能は、業種、業態によって、さらに特化した機能が提供されています。コールセンター向け、店舗向け、病院向けなど、自社の業種、業態に特化した製品があれば、是非、検討してください。また、多くの製品ではトライアルが可能となっています。各機能の使い勝手などの詳細は、実際に試して確認されることをお勧めします。