人員（要員）計画とは？｜実践方法・効率的に作成するコツを紹介！

人員（要員）計画とは

人員計画とは、企業の事業計画や目標を達成するための人員配置や、採用活動の計画のことです。企業経営では一般的に「ヒト」「モノ」「カネ」が重要であり、その中でも経営資源としての人材が重要視されています。

企業は「ヒト」で成り立っており、従業員が多ければ取り組める事業の幅も広がります。したがって、人材を有効活用できるよう計画することで、企業活動が円滑に進み目標を達成しやすくなります。

では、具体的に人員計画とはどのようなものなのでしょうか。ここからは人員計画の概要について説明していきます。

事業計画を実現するための人材配置・採用計画のこと

人員計画とは、主に企業の目標を達成するために「ヒト」に関する計画を立てることです。主に人事部門の業務ですが、人員計画は企業の方向性に大きな影響があるため、首脳陣も関わっています。

この人員計画は人事の仕事の中でも特に重要であり、「人員配置」「人材採用」「能力開発」の計画を立案します。従業員はロボットではないため、個々に適性や能力が存在します。したがって、人事部門は従業員のポテンシャルを十分に理解し、適材適所な人員配置を行わなければなりません。

また、新しいプロジェクトに必要な人員が不足していれば、採用活動を行い人員を補充します。さらに、従業員の研修を行い、能力開発を実施することも必要でしょう。このように企業の資産である「人材」を有効活用するため、最適な計画を立てることが求められます。

人事部の最重要課題となった人員計画

企業で仕事を行うのは「ヒト」です。従業員数が多くなれば、それだけできる事業の幅も広がります。しかし、人数に比例して「人件費」も大きくなるため、人事部は常に費用対効果を意識しなければなりません。このように、人材採用は単純に行えば良いものでもないのです。

人員計画を行うためには、自社の資産である人材の情報管理と、企業の状況を詳細まで把握することが大切です。この人員計画によって、企業の利益や方向性が決まります。そのため、人員計画は複雑な業務であり、人事部門の最重要課題となっています。

人員計画を立てるステップ

ここまでの説明のように、人員計画は企業の目標達成のために必要不可欠な存在です。しかし、前述した通り、ただ作成すれば良いのではなく、しっかりと段階を踏んで効果的な計画を立てなければなりません。では、どのようにすれば企業にとってメリットがある人員計画を作成できるのでしょうか。

ここからは適切な人員計画を立てるステップについて説明していきます。

ステップ（１）要員調査で必要な人材と人数を決定する

適切な人員計画を立てるためには、まず「要員調査」を行います。要員調査とは、会社の経営基盤の確立や、事業計画を遂行するために必要な人材を明確にする調査のことです。具体的な実現したい事柄（目標・事業計画）から、どんな人材を何人確保し、どのように育成すれば良いのかを決めなければなりません。

要員調査では「現場のニーズ」と「会社のニーズ」の２種類のニーズを把握するためにヒアリングを行い情報収集します。また、この調査ではニーズを把握するだけでなく、目標との差（要員ギャップ）も同時に見出していきます。

ステップ（２）要員ギャップを解消する

要員調査を行うことで、「要員ギャップ」が明確になります。この要員ギャップを解消するための計画が「人員計画」です。

例えば、海外事業を展開するときには、英語力のある人材が必要です。この人材を獲得するためには採用活動を行い新しい人材を補充するか、現在の社員が研修を行い英語力を身に付ける必要があります。

このように方法はいくつかありますが、メリットとデメリットが存在するため、どのような方法が最も効率良くギャップを解消できるか判断します。このように、要員ギャップを解消する最適な方法が「人員計画」です。

要員調査を行う方法

ここまでのように効果的な人員計画を作成するためには、適切な要員調査を行わなければなりません。要員調査の方法には大きく分けて「ボトムアップ方式」「トップダウン方式」の２種類あり、その方法の特徴を把握することが大切です。では、この要員調査の方法は具体的にどのようなものなのでしょうか。

ここからは要員調査を行う方法である「ボトムアップ方式」「トップダウン方式」の特徴について説明していきます。

ボトムアップ方式：業務量から要員数を決める

要員調査を行うボトムアップ方式とは、プロジェクトの業務量から必要になる人員を決めていく方法です。この方法では、主に各部門の業務量と従業員数や、能力のバランスに重点を置いて調査を行います。

この調査方法を基に人員計画を立てれば、各部門の人員不足を解消できるでしょう。しかし、デメリットとして人員が増えすぎることが考えられるため、人件費が膨張し予算を圧迫する可能性があります。そのため、ボトムアップ方式で要員調査を行うときは予算を意識しなければなりません。

トップダウン方式：適正人件費から要員数を決める

トップダウン方式はボトムアップ方式とは対照的に、業務量ではなく予算である適正人件費から要員数を決めていきます。

予算に重点をおいて要員調査を行うため、企業の予算を守りながら人員補充を行うことができるでしょう。しかし、人件費を始めとする予算を意識し過ぎるあまり、現場に十分な人員が行き届かない恐れがあります。結果として予算内に抑えることができても、現状の人手不足を改善することができない可能性があるため要注意です。

効率的な人員計画を行うコツ

要員調査まで行うことができれば、後は効果的な人員計画を立てるだけですが、そのためにはどのような方法で作成すれば良いのでしょうか。ここからは人員計画を行うコツについて説明していきます。

コツ（１）エクセルを利用して人員計画を行う

一般的な人員計画の方法はエクセルを使うことです。エクセルを使いまずは必要な項目を決めていきます。人員計画に必要な項目は以下の通りです。

• ●プロジェクト名
• ●プロジェクトの想定工数
• ●現状の人員による工数
• ●現状の工数の過不足
• ●必要となる能力や技術、役職や部署
• ●備考

この項目を設定し、プロジェクトごとに必要なデータを入力していき、必要になる工数に対して過不足を明確にします。エクセルで管理すれば、フィルターを使って条件を絞り込み、条件ごとの状況や必要になる課題を客観的に把握できます。

コツ（２）ツールを利用して人員計画を行う

人員計画の課題は１つの部署ではなく複数の部署で起きているため、エクセルで管理すると管理が煩雑化する恐れがあります。そこで、効率的に人員計画を行うためには人員計画システムを使うと良いでしょう。

人員計画システムでは、現状の人員配置の状況を客観的に把握でき、人員の過不足をリアルタイムで確認できます。また、社員の情報を登録しておくことで、適材適所な人員配置を行えます。

勤怠管理システムとの連携で、残業が多い部署や、慢性的に人手不足な部署の分析・把握が可能です。さらに、システムを使って社員との連絡をスムーズに行うことができるため、要員調査のヒアリングもスムーズに行えるでしょう。

まとめ　ツールを利用して効率的に人員計画を行おう！

いかがでしたか。今回は人員計画について紹介してきました。人員計画を適切に行うことで企業の目標や事業計画を達成しやすくなります。しかし、最適な人員計画を作成するためには複雑な要因を把握する必要があるため、人の手で管理すると膨大な時間がかかります。

したがって、効率的に人員計画を作成するには人員計画システムを導入することをおすすめします。自社の必要な人員計画システムを、効率的に作成しましょう。