人員計画とは
人員計画とは、企業の事業計画や経営目標を達成するための人員配置や人材育成の計画のことです。企業経営では一般的に「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」の経営資源が重要とされますが、「ヒト（人材）」は企業の発展にとって特に不可欠なものといえるでしょう。適正な従業員数で人材を有効活用できていれば企業活動が円滑に進み、目標を達成しやすくなります。
人員計画は主に人事部門の業務であり、具体的には人員配置・能力開発の計画を立案します。人事部門は各従業員の適性や能力、ポテンシャルを十分に理解し、適材適所な人員配置を行わなければなりません。くわえて、在籍している従業員の能力開発を行い、必要なスキルをもった人材に育成することも重要です。事業計画の実現に必要なスキルをもった人材を採用するのか、自社内の人材を育成するのかによって、必要なコストも変わります。
このように企業の資産である「人材」を有効活用し、事業計画・目標の達成に必要な人員数・人材要件を部署ごとに計画するのが人員計画です。人員計画は企業の方向性にも大きく関わるため、計画の立案・実施には経営陣も参加します。
人員計画と要員計画の違い
人員計画と要員計画は似たような言葉ですが、計画の目的や人材の活用範囲が異なります。人員計画は、近い将来の組織構成を想定し、部署などの小単位で社内人材の具体的な配置や育成を検討する短期的な計画です。一方、要員計画は経営計画や事業計画の実現確立を高めることを目的に、企業全体で必要な人員やスキルを明確にし、長期的な目線で採用や配置を計画します。
人材を調整するには、要員計画で「企業全体でどのような人材が何人必要か」を決め、人員計画で「部署ごとにどのような人材が何人必要か」を決めることになります。よって人員計画と要員計画は、相互を補完する関係ともいえるでしょう。
しかし、人員計画・要員計画には明確な定義がないため、企業によっては採用活動を人員計画としていたり、２つの計画をまとめて人員計画としたりと定義が違う場合もあります。人員計画や要員計画の策定を実施する際は、自社での定義を明確にしてから取り組むとよいでしょう。
人員計画の作成ステップ
前述のとおり要員計画と人員計画は補完関係にあり、企業の目標達成のために必要不可欠な存在です。精度の高い人員計画を立てるには、要員計画を適切に実施する必要があります。
ここでは人員計画の作成ステップについて詳しく解説します。
１．事業計画・経営目標から必要な要員を予測する
まず、自社の事業計画・経営目標から、将来的にどのような人材が何人ほど必要になるかを予測しましょう。ロードマップや具体的な企画を検討し、各過程・プロジェクトに必要な人材を明確にします。そのなかから人員計画で予測する要員は、部署ごとの業務・プロジェクトにあわせて必要になる人材です。
要員予測は人員計画の核となる指標のため、適切な予測ができていないと事業計画・経営目標の実現に大きな影響を与えます。要員予測は不確定要素も多く、外的要因の影響を受ける場合もあるため、複数の予測を立てておくとよいでしょう。
２．要員調査で必要な人材と人数を決定する
要員予測ができたら、要員調査を行い自社内の人材状況を把握しましょう。要員調査とは、要員計画における人員調査のことです。要員調査の結果と具体的な事業計画を照らしあわせ、部署ごとに要員の過不足（要員ギャップ）を把握します。
適切な人員計画を立てるには、「現場のニーズ」となる要員要望数や「企業のニーズ」となる経営層の意見も考慮し、各部署にどのような人材を何人確保すればよいかを的確に割り出すことも重要です。また人員の配置状況以外にも、労働生産性や直間比率、求人倍率や新卒内定状況などの指標を用いることも、適正な人員の算出に効果的です。
３．人員計画を策定し要員ギャップを解消する
要員調査で把握した要員ギャップの解消のため、人員配置計画・育成計画や予算などを検討するのが「人員計画」です。要員ギャップの解消には複数の方法が挙げられるため、要員計画の内容も考慮しつつ最も効果的な方法を検討し人員計画を策定することが重要です。
例えば専門性の高い事業を展開するにあたり、有資格者が必要になったと想定してください。その場合、人員計画では「他部署に配置されている有資格者を異動させる」「現在の従業員に研修を受けさせて有資格者にする」という２つのパターンが考えられるでしょう。
有資格者の異動計画であれば部署ごとの人員配置を見直すだけでよいですが、人材を育成する場合は育成にかかるコストを考慮する必要があります。資格の取得にかかる費用が高額になる場合は、有資格者を採用した方がコストを抑えられるケースもあるでしょう。また、資格によっては育成期間が長くなる可能性もあるため、計画によっては即戦力となる人材を採用する方がメリットが大きいこともあります。人材の採用は要員計画に含まれるため、採用を検討する場合は要員計画とも照らしあわせて考えましょう。
要員調査の方法
要員調査とは、要員計画の作成過程で行う必要人材を把握するための調査のことです。要員調査は効果的な人員計画の作成に関わる重要な項目です。要員は「数的な調査」と「質的な調査」の２種類を用いて必要な人員を割り出します。
数的な調査の方法で挙げられるのは、「ボトムアップ方式」と「トップダウン方式」の２つです。
- ■ボトムアップ方式：業務量から要員数を求める
- プロジェクトの業務量から必要人員を決めていく方法で、ミクロ的アプローチともいわれます。主に各部門の業務量と従業員数、能力のバランスに重点を置いて調査します。計算式は以下のとおりです。
- ●必要となる人員＝総業務量÷（１人あたり標準業務量×所定労働時間）
- ■トップダウン方式：適正人件費から要員数を求める
- ボトムアップ方式とは対照的に、業務量ではなく予算である適正人件費から要員数を決めます。こちらはマクロ的アプローチともいわれ、以下のいずれかの計算式で求められます。
- ●必要となる人員＝（年間売上高×付加価値率×労働分配率）÷１人あたり人件費
- ●必要となる人員＝（目標売上高×適正人件費率）÷１人あたり人件費
ボトムアップ方式は現場の人材不足を解消しやすいですが、人員過剰になりやすく人件費を圧迫する場合があるため、予算にあわせた人員計画を策定するようにしましょう。一方、トップダウン方式は予算にあわせた人員計画を策定できますが、現場の要員ギャップを解消しきれない可能性もあります。数的な要員調査を行う際は、自社の状況も考慮しつつ、ボトムアップ方式とトップダウン方式の両面から必要となる人員を算定するのがよいでしょう。
また、必要な人員数を求める数的な調査と同時に、「どのような人材が必要か」を調査する質的な調査もあわせて実施するとよいでしょう。現場の従業員や管理職へのヒアリング、業務分析や経営計画などが判断材料になります。
人員計画策定の注意点
人員計画は人件費などの予算・売上計画・現場のニーズなど、さまざまな角度から考察する必要があります。そして今後の予測も加味したものでなければなりません。
例えば必要人員数を算定する場合は、従業員の離職・休職や今後発生する業務についても想定すべきでしょう。また採用により人材を確保する場合、必ずしも適切な人材がタイミングよく獲得できるわけではありません。そのため、従業員の育成や中長期的な組織の展望、指標による検証なども踏まえて検討する必要があります。
また、人員計画はあくまで将来的に必要な人員を予測して計画するものであり、状況によって計画方針や求められる対応を変更することもあります。そのため、計画策定後は進捗状況の確認や目標との照らしあわせなどを行い、計画を見直しながら運用していくとよいでしょう。
効率的に人員計画を進める方法
人員計画の策定は要員予測や要員調査の結果、人件費や教育費の予算など、さまざまな指標が関わるため業務が煩雑になりがちです。精度の高い人員計画を策定するには、関連業務の効率的な実施が重要になるでしょう。ここでは効率的に人員計画を進める方法について説明します。
エクセルを利用する
一般的には、エクセルを利用して人員計画を進める方法があります。まずは以下の項目設定し、プロジェクトごとに必要なデータを入力して必要な工数に対する過不足を明確にします。
- ●プロジェクト名
- ●プロジェクトの想定工数
- ●現状の人員による工数
- ●現状の工数の過不足
- ●必要となる能力や技術、役職や部署
- ●備考
エクセルで管理すれば、フィルターで条件を絞り込み、条件ごとの状況や必要となる課題を客観的に把握できます。ウェブ上でサンプルのテンプレートが公開されている場合もあるので、参考にしてもよいでしょう。
しかし、エクセルを活用する場合はすべて手作業での入力になるため手間がかかります。比較的企業規模が大きく同時に多くの事業計画を動かす場合や、人員計画の課題が複数の部署にかかるケースでは、エクセルの管理では煩雑になる可能性があるでしょう。
ツールを利用する
人員計画の策定を支援するツールとして、人員計画システムがあります。人員計画システムは従業員の情報を登録しておくことで、人員配置の状況や過不足といった課題までリアルタイムで確認・把握ができます。さらに配置のシミュレーションや需要予測まで行えるため、スムーズな人員計画が実現するでしょう。
また人員計画システム以外にも、自社内のさまざまなツールを活用すれば人員計画の策定に役立てられます。特に現在の人員状況を把握しやすいシフト管理システムや、従業員の基本情報やスキル・経験などの情報を一元管理するタレントマネジメントシステムが活用しやすいでしょう。勤怠管理システムでは残業が多い部署や慢性的に人手不足な部署の分析・把握も可能です。システムの活用で現場の状況を的確に把握しやすくなるため、要員調査のヒアリングにも効果的でしょう。
以下の記事では、人員計画の策定に役立つシフト管理システムを比較紹介しています。シフト管理システムについて詳しく知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
ツールを利用して効率的に人員計画を進めよう
最適な人員計画を作成するには、複雑な指標を把握する必要があるため、ツールを有効活用し計画の精度を高めるとよいでしょう。まずは現在の人員状況を把握できるシフト管理システムの導入がおすすめです。
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