シフト管理とは
シフト管理とは、シフト制で働く従業員の勤務時間帯や組み合わせなどを管理することです。接客業や介護、医療などの定休日のない職場、夜勤のある工場など、複数の従業員が交代で勤務する必要のある業種で取り入れられています。
シフト管理を行うことで、業務に必要な人的リソースと従業員の勤務希望や休日を合理的に調整できます。
シフト管理の目的
シフト管理の目的は、業務が効率よくまわる体制を維持し、売上や利益を向上させることです。 店舗の状況や従業員のスキルにあわせて、適切なシフトを作成できれば業務を円滑に進められます。その結果、サービスの品質や顧客満足度が改善され、店舗や企業全体の売上向上にもつながるでしょう。
しかし、従業員数が増えれば増えるほどシフト管理の業務負担が大きくなるため、多くの企業が課題を感じています。負担がかかる業務でありながら、企業の売上や利益に直結するため重要度が高く、シフト管理の効率化が求められています。
シフト管理を実施するうえで重要な必要MHとは
必要MHとは、目標達成する計画に必要な従業員の時間のことです。例えば、倉庫整理にかかる時間が２人で５時間であれば、１人で行うと10時間かかるため、この場合の必要MHは10MHになります。必要MHを計算すると、売上を達成するための計画を立てられます。
必要MHの求め方
必要MHを求めるための方法は、大きく分けて２つです。
１つめの方法は、売上予算を１人あたりの１時間の売上高で割って求めます。この方法は１つの業務を「１人で行ったとき」にどれくらいの時間がかかるかを想定して求めるものです。年間や月間の長期的な計画を立てるときに使います。
２つめの方法は、必要な作業時間を積み上げてMHを求めます。この方法は長期間の計画を立てることに向いていないため、日次の計画を立てるときに有効です。必要MHを求めた後に、従業員の人数を当てはめて計画をより具体的にしていきます。
シフトを立てるときに必要MHと人数が合わない日や曜日が出てくるため、目標を達成できるように柔軟な対応が求められます。
シフト管理でよくある課題・悩み
シフトを管理するうえでは、多くの課題があります。ここではよくあるシフト管理の課題や悩みについて解説します。
シフト表の作成が難しい
シフト管理を行う担当者の一番の悩みは、シフト表の作成に時間や手間がかかることでしょう。紙やエクセル、無料のフリーソフトなどで作成している場合、まとまった作業時間が必要となります。
また、シフト表を作成する際には、従業員のシフト希望を集約し、なるべく要望にも添えるように配置する必要があります。シフト表が完成した後に従業員から変更の申し出がある場合は特に調整が難しいといえます。紙の場合はもちろん、エクセルを活用したとしても修正作業には多くの時間を取られてしまうでしょう。
従業員の配置が難しい
シフト表作成業務において従業員の配置も担当者を悩ませる作業でしょう。同じ週に20時間働く人でも、忙しい曜日や休日のバランスによって、負担が偏ることもあります。また、忙しい曜日に偏って働いている人でも、同じ時間働いている人と給与は変わらないため不満に感じることもあるでしょう。
このような不満や不平等感が蓄積すると離職の原因になるため、バランスのよい従業員の配置を意識する必要があります。しかし、従業員数や複雑な希望が多いと配置の難易度は高くなり、シフト管理者の負担が増幅します。
給与計算に時間がかかる
企業では当然のことながら、人件費にかける予算が決まっており、さまざまな雇用形態で働く従業員ごとの雇用条件で給与計算を行う必要があります。
また、思わぬ残業で人件費が想定外の金額になる場合もあるでしょう。その場合はあらためて給料の計算をする必要が生じるため、多大な手間と時間がかかってしまいます。
シフト管理方法
シフトの管理方法は大きく分けて「エクセル管理」と「システム管理」の２種類があります。それぞれの特徴を知り、自社で取り入れやすいシフト管理の方法を実践することが大切です。
エクセルでシフト管理
紙のシフト表を使って管理する方法もありますが、シフト表の作成だけでなく従業員の勤務時間も同時に管理できるため、エクセルでシフト管理する方法が効果的です。エクセルを使えば、日付と曜日の入力も簡単になり、関数を使えばシフトに入っている従業員の過不足もわかりやすくなります。
また、関数を駆使すればシフト管理だけでなく給与計算も同時に行えるため、アナログ的な管理よりも業務負担が少なくなります。
システムでシフト管理
エクセルでシフト管理をする場合、自分たちが必要とする項目で自由にシフト表のフォーマットを作れる利点がありますが、入力や計算を補助するための関数入力など、社内でエクセルに精通した人がいない場合難しい場合もあるでしょう。シフト管理システムを活用すれば、手間がかかるフォーマットを作成する必要がないうえ、正確なシフト管理が可能です。
また、シフト管理以外にも勤怠管理や給与計算の機能をもつシステムが多くあり、管理者の業務負担を軽減できます。さらに、複数店舗展開をする企業の場合、店舗のデータを本社で一括管理・分析できるため店舗運営の戦略が立てやすく、意思決定の材料にもなるでしょう。
以下の記事では、おすすめのシフト管理システムをタイプ別に比較紹介しています。機能やエクセルとの違いなども解説しているため、ぜひ参考にしてください。
シフト管理システムの導入メリット
シフト管理システムを導入すると、どのようなメリットが得られるのか具体的に解説します。
シフト管理業務が効率化する
シフト管理システムの最大のメリットは、シフト表作成の煩雑な作業を自動化し、業務負荷を大幅に削減できることです。アナログなやり方では従業員に希望シフトを提出してもらい、管理者が手作業でシミュレーションしてシフト表を作成していました。
シフト管理システムを活用すると、シフト表のシミュレーションを自動で行えるため、管理者はシフトについて悩むことや繰り返し調整することから開放されるでしょう。また、シフト希望の提出もWebやアプリ上で完結。収集した希望内容はそのままシフト表に反映されるため、希望シフトの回収から作成、管理までの一連の業務を効率化できます。
効率的な従業員配置により業務が改善される
業務に対して人員が余剰していると人件費に無駄が発生し、逆に人員が不足していると業務効率が悪くなります。シフト管理システムでは、事前に設定したあらゆる条件をもとに、その日に必要な人員数や配置を自動で計算をしてシフトを作成するため、過不足を解消できます。
最適な人数や配置のシフトを作成できれば、業務を円滑に進められ、生産性が向上するでしょう。また、無駄な配置がなくなることで、人件費の削減にもつながります。
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シフト管理システム導入でよくある失敗例
シフト管理システムの導入に失敗するケースには、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは、代表的な失敗例をご紹介します。
自社の給与システムと連携ができない
シフト管理システムはシフト表作成だけではなく従業員の勤務時間も管理しているため、給与システムと連携することで毎月の給与計算を自動化できます。
給与システムと連携できないと、従業員の勤務時間を手作業でシステムに入力しなければなりません。特に従業員が多い企業は入力に膨大な時間がかかり、ミスをする可能性も高くなります。そのため、シフト管理システムに給与計算システムや勤怠管理システムとの連携機能があると、より利便性が高まります。自社で導入している給与システムと連携してシフト管理システムを活用したい場合は、既存システムとの連携が可能か確認してから導入を検討しましょう。
費用に対して効果が実感できない
業務を効率的に行えるシフト管理システムには、従業員がスマートフォンからシフト提出できるものや、シフト希望を反映してシフト表を自動作成するものもあります。さらに人事システムや労務管理システムとの連携機能など、搭載する機能は製品によってさまざまです。
しかし、豊富な機能があっても管理画面の操作が難しいシステムだと使いこなせず、費用に対しての効果が実感できないこともあります。導入前には、機能や使いやすさを確認することはもちろん、初期費用や月額費用など料金が適正かを検討して製品を選び、費用対効果をしっかりと見積もりましょう。
シフト管理システムの選び方
効果的にシフト管理業務を行うには、自社に最適なシフト管理システムを選定する必要があります。ここからはシフト管理システムの選び方について説明します。
自社の業種や業務内容によって選ぶ
業種や業務内容によって、どのような特徴をもつシステムを選ぶべきかが異なってきます。それぞれの業種や業務内容に最適なシステムの特徴は以下のとおりです。
一般的な企業のケース
週休２日の土日休みで、勤務時間は平日９時から18時までという一般的な企業であれば、シフト管理というよりも休日管理に特化したシステムを使い、従業員がいつ休みなのかを把握できる機能が必要になるでしょう。また、休暇申請から承認を簡単に行えるような仕組みも重要です。
飲食店のケース
複数の店舗をもつ飲食店であれば、他の店舗と連携できるシステムが望ましいでしょう。飲食店はアルバイト・パートで働く従業員が多いため、急な欠員や増員が起こりやすい傾向にあります。そのため、１店舗だけではなく近隣の店舗やグループの店舗と連携して、欠員を埋められる仕組みが必要です。
具体的には、各店舗のシフト表を確認できたり、チャットなどで店舗間のコミュニケーションを取れたりするシステムがおすすめです。
工場のケース
工場では、生産計画によって必要なシフトの人数が異なるため、シフト管理システムには生産計画と連携できる機能が必要です。また工場によっては、早番・遅番・夜勤など何パターンものシフトに分かれていたり、生産の遅れによる休日出勤や延長稼働などが発生したりする可能性もあります。そのため、複雑なシフト管理にも対応できるシステムを選ぶと安心です。
自社の雇用形態にあっているか
正社員雇用だけでなく、アルバイト・パート・契約社員・派遣社員など異なった雇用形態が同じ職場に在籍する企業は多いでしょう。
雇用形態によって契約内容が異なるため、シフトの管理だけではなく従業員の契約情報も管理できるシステムが必要です。特に派遣社員がいる場合は、派遣会社との契約内容に従って正確にシフト管理を行わないと、契約違反となってしまい信用を失う可能性があるため注意が必要です。
シフト管理を効率的に行いビジネスを加速させよう
希望を考慮したシフト表の作成や従業員の適切な配置、複雑な給与計算など、シフト管理に含まれる業務をすべて人の手で行うのには限界があります。そこで、これらの業務を自動化できるシフト管理システムの導入がおすすめです。
シフト管理システムには業種・業態に特化したものや、勤怠管理システムに内蔵されているものなど、さまざまな製品があります。自社に合うシステムを見つけるためには、シフト管理システムの資料請求をして製品について詳しく知り、自社のシフト管理業務がどのくらい改善できるかを予測しながら、比較検討することをおすすめします。
