エクセル(Excel)で効率よく勤怠管理をする方法とは？注意点も紹介！

たったこれだけ！エクセル（Excel）勤怠管理表に必要な関数

簡単な勤怠管理はエクセル（Excel）やグーグルのスプレッドシートで作った表で行えます。しかも、そこまで複雑な計算式や関数は必要ありません。フリーツールという選択肢もありますが、エクセルのほうが親しみやすく便利でしょう。

基本的には、以下の３つの関数で作れます。

• ・減算
• ・SUM関数
• ・IF関数

それぞれの計算式、関数について用途を解説していきましょう。

・減算

1日あたりの勤務時間を算出するために使います。終業時刻から、休憩時間と始業時刻を減算すれば、その日の労働時間を算出できます。

従業員の出退勤管理に必要な関数であると言えるでしょう。

・SUM関数

上記の減算で算出した一日あたりの勤務時間を合計し、1か月間の合計労働時間を算出するために使います。一日ごとの労働時間が算出されたセルの範囲を指定することで、その範囲内にある労働時間が合計されます。

・IF関数

残業時間などを算出するために使います。一日あたりの労働時間が、労働基準法で定められた時間よりも多い場合、超過した時間に対しては残業代として割り増しされた賃金を支払う必要があります。

また、深夜残業や休日出勤にも、それぞれ対応した割増率があるため、個別に時間を算出する必要があります。

関数を使うことで入力や計算の手間が減り、その分入力ミスや計算ミスも減らすこともできるでしょう。また、IFERROR関数を使うことで、ミスに気づく仕組みを構築することもできます。関数を使って、勤怠管理を効率化してみてください。

残業・深夜残業の計算はどうすればよい？

労働基準法で定められた時間を超えた労働時間（法定外残業）の場合や深夜残業、休日出勤や休日の深夜残業には、それぞれ定められた割増率をかけた額の残業代を支払う必要があります。

そして、正しい残業代を計算するためには、22時までの残業と深夜残業がそれぞれ何時間なのか、正確に把握する必要があります。

エクセルで深夜残業時間を算出する

この把握は、エクセル（Excel）勤怠管理表の段階で算出しておけば集計作業も楽になるため、月間の残業時間と深夜残業時間を算出する箇所を表の中に用意しておくことをおすすめします。

まず、終業時刻が深夜残業の時間にあたるかどうかを確認しましょう。深夜残業の時間にあたる場合は、該当する時間がどれくらいあるかを算出します。次に、残りの残業時間、つまり深夜残業ではない法定外残業の時間がどれくらいあるかを算出します。

同様に、休日出勤についても計算します。休日出勤における労働時間のうち、深夜残業にあたるか否か、あたる場合は何時間があたるかを算出し、残りの時間を休日出勤の時間として計算します。

これらの計算は、先程ご紹介したIF関数と減算の計算式を組み合わせることで行うことが可能です。

エクセルで簡単に勤怠管理をする方法

エクセルを利用すれば簡単に勤怠管理ができます。では、実際にどうすればエクセルで勤怠管理表を作れるのかを見ていきましょう。

１．マクロを組む

エクセルの勤怠管理表を、より使いやすく便利にする方法を紹介します。1つ目は、マクロを組む方法です。

通常のエクセルでは、各従業員の名前や出退勤の時刻などを手入力する必要があります。しかし、マクロを組むことで、例えば、毎月の勤務管理表を従業員ごとに作成したり、出退勤の打刻をボタン形式にしたりするなど、エクセル（Excel）上でも簡単な勤怠管理システムのように、一部作業を自動的に行えます。

２．テンプレートを活用する

2つ目は、すでに完成されているエクセルの勤怠管理テンプレートを活用する方法です。すでに数式が組み込まれている勤怠管理表のテンプレートがネット上で無料公開されています。

このテンプレートには、上記で紹介したマクロや関数が組み込まれているものもあります。深夜残業、時間外など項目ごとに細かく集計できるので、自社の就業形態とマッチするテンプレートがあれば活用しましょう。

また、入力されている計算式を理解できれば、自社の状況に合わせてカスタマイズできます。

テンプレートを導入すればミスを未然に防ぎ、いちからExcelで作る手間も省けて効率的です。

エクセルで勤怠管理をするときの３つの注意点

これまで紹介してきたように、簡単な勤怠管理であればエクセル（Excel）やスプレッドシートなどの表計算ソフトでできますが、注意点もあります。

ここでは、実際にエクセルで勤怠管理表を作成する上での注意点をまとめたいと思います。

１．残業時間や休日出勤の計算には細心の注意を払う

法定時間外労働については割増賃金を支払う必要があります。しかし、法定時間外労働の勤務時間を計算する式を間違えてしまうと、正しい残業時間を算出できません。

その結果、本来の残業代よりも支払額が少なかったり、場合によっては給与が全く支払われないなどのリスクがあります。そうなると、従業員の満足度低下や離反、社会的信用の失墜にまで発展する可能性があります。

２．法改正による計算方法の変更に対応する

深夜残業や休日出勤の計算などは、法律の改正や自社の状況により変更になる可能性があります。自作した勤怠管理表やテンプレートは常に最新の制度に対応できるよう、その都度見直しが必要です。

３．シフト制やフレックスタイム制への対応方法を検討する

店舗のスタッフなど、従業員全員が同じ時間で勤務しない場合は、それを踏まえて労働時間を計算できるような勤怠管理表を作成する必要があります。また、日をまたいだ勤務が発生する場合も、正しく出退勤を記録できるようにしましょう。

エクセルで勤怠管理をする場合、上記のような注意点を意識する必要があります。しかし勤怠管理システムならば、ミスが起きず法改正にもアップデートで対応できるので、これらを気にする必要がありません。

エクセルで勤怠管理をするデメリットと勤怠管理システムのメリットについては以下の記事で説明しています。ぜひ参照してください。

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ここまで、エクセル（Excel）で勤怠管理をする方法についてまとめました。計算式や関数など、知識があれば自作の勤怠管理表を作れます。

すでに完成された勤怠管理テンプレートも複数公開されています。特に、スタートアップやベンチャー企業であれば、手軽に始められる勤怠管理としてエクセル（Excel）からスタートするのもよいかもしれません。

ただし、従業員が増えてきたり、複雑な就業形態に対応する必要が出てきた場合には、エクセル（Excel）での対応が難しくなることもあります。その場合には、勤怠管理システムの導入を検討してみてもよいでしょう。