勤怠管理をエクセル（Excel）で実現するには？

なぜ勤怠管理が必要なのか？

勤怠管理とは、従業員の出退勤時間や欠勤情報、有給など休暇の取得状況を正確に把握して、法令や会社の就業規則を守った働き方ができているように管理することをいいます。

勤怠情報などを基に給与計算が行われ、従業員への賃金が支払われるため、正確に管理される必要があります。

「ブラック企業」や「ワーク・ライフ・バランス（仕事と生活の調和）」「働き方改革」などのキーワードに代表されるように、企業のコンプライアンス（法令順守）の観点から従業員の労働時間に対して、より厳密な管理が重要視されてきています。そのため、企業は従業員に対して、適切な労働時間で働いてもらう一方、休暇の取得を促す勤怠管理を行うことが求められています。

たったこれだけ！エクセル（Excel）勤怠管理表に必要な関数

冒頭でも触れたように、簡単な勤怠管理ならば、エクセル（Excel）やグーグルのスプレッドシートで作った表で行うことができます。しかも、そこまで複雑な計算式や関数を組む必要もありません。

基本的には、下記の3要素で作ることができます。

• 減算
• SUM関数
• IF関数

それぞれの計算式、関数について、用途を解説していきましょう。

・減算

1日あたりの勤務時間を算出するために使います。
終業時刻から、休憩時間と始業時刻を減算すれば、その日の労働時間を算出することができます。

・SUM関数

上記の減算で算出した一日あたりの勤務時間を合計し、1か月間の合計労働時間を算出するために使います。
一日ごとの労働時間が算出されたセルの範囲を指定することで、その範囲内にある労働時間が合計されます。

・IF関数

残業時間などを算出するために使います。一日あたりの労働時間が、労働基準法で定められた時間よりも多い場合、超過した時間に対しては残業代として割り増しされた賃金を支払う必要があります。
また、深夜残業や休日出勤にも、それぞれ対応した割増率があるため、個別に時間を算出する必要があります。

関数を使うことで入力や計算の手間が減り、その分入力ミスや計算ミスも減らすこともできるでしょう。また、IFERROR関数を使うことで、ミスに気づく仕組みを構築することもできます。関数を使って、勤怠管理を効率化してみてください。

残業・深夜残業の計算はどうすればよい？

上記でも簡単に触れましたが、労働基準法で定められた時間を超えた労働時間（法定外残業）の場合や深夜残業、休日出勤や休日の深夜残業には、それぞれ定められた割増率をかけた額の残業代を支払う必要があります。

そして、正しい残業代を計算するためには、22時までの残業と深夜残業がそれぞれ何時間なのか、正確に把握する必要があります。

この把握は、エクセル（Excel）勤怠管理表の段階で算出しておけば集計作業も楽になるため、月間の残業時間と深夜残業時間を算出する箇所を表の中に用意しておくことをおすすめします。

まず、終業時刻が深夜残業の時間にあたるかどうかを確認しましょう。深夜残業の時間にあたる場合は、該当する時間がどれくらいあるかを算出します。次に、残りの残業時間、つまり深夜残業ではない法定外残業の時間がどれくらいあるかを算出します。

同様に、休日出勤についても計算します。休日出勤における労働時間のうち、深夜残業にあたるか否か、あたる場合は何時間があたるかを算出し、残りの時間を休日出勤の時間として計算します。

これらの計算は、先程ご紹介したIF関数と減算の計算式を組み合わせることで行うことが可能です。

エクセル勤怠管理の便利な方法（1）：マクロ

エクセルの勤怠管理表を、より使いやすく便利にする方法を紹介します。
1つ目は、マクロを組む方法です。通常のエクセルでは、一人一人の従業員の名前や出退勤の時刻などを手入力する必要があります。しかし、マクロを組むことで、例えば、毎月の勤務管理表を従業員ごとに作成したり、出退勤の打刻をボタン形式にしたりするなど、エクセル（Excel）上でも簡単な勤怠管理システムのように、一部作業を自動的に行うことができます。

エクセル勤怠管理の便利な方法（2）：テンプレート

2つ目は、すでに完成されているエクセルの勤怠管理テンプレートを活用する方法です。すでに数式が組み込まれている勤怠管理表のテンプレートがネット上などで数多く公開されています。

このテンプレートには、上記で紹介したマクロや関数が組み込まれているものもあります。深夜残業、時間外など項目ごとに細かく集計可能なテンプレートもあるので、自社の就業形態とマッチするテンプレートがあれば、そのまま活用することができます。また、入力されている計算式を理解することができれば、自社の状況に合わせてカスタマイズすることもできるでしょう。

テンプレートを使うことでミスを未然に防ぐことができ、いちからExcelで作る手間も省けて効率化が期待できます。無料でテンプレートを掲載しているサイトも多くありますので、比較してみてもよいかもしれません。

エクセル（Excel）勤怠管理で、気をつけるべきポイントは？

これまで紹介してきたように、簡単な勤怠管理であればエクセル（Excel）やスプレッドシートなどの表計算ソフトで行うことが可能ですが、注意点もあります。ここでは、実際にエクセル（Excel）で勤怠管理表を作成する上での注意点をまとめたいと思います。

■残業時間や休日出勤の計算には細心の注意を払う

法定時間外の労働については割増賃金を支払う必要があります。しかし、法定外労働の勤務時間を計算する式が間違ってしまうと、正しい残業時間を算出することができません。その結果、本来の残業代よりも支払額が少なかったり、場合によっては給与で全く支払われないなどのリスクがあります。そうなると、従業員の満足度低下や離反、社会的信用の失墜にまで発展してしまう恐れもあります。

■法律の改正などによる計算方法の変更に対応する

深夜残業や休日出勤の計算など、法律の改正や自社の状況により変更になる可能性があります。自作した勤怠管理表やテンプレートは常に最新の制度に対応できるよう、その都度見直しが必要です。

■シフト制や変動労働時間制への対応方法を検討する

店舗のスタッフなど、従業員全員が同じ時間で勤務しない場合は、それを踏まえて計算できるような勤怠管理表を作成する必要があります。また、日をまたいだ勤務が発生する場合も、正しく出退勤を記録できるようにしておく必要があります。

エクセルで勤怠管理はできるが規模に応じてツールも検討

ここまで、エクセル（Excel）で勤怠管理を行う方法についてまとめました。
計算式や関数など、知識があれば自作の勤怠管理表を作ることは可能です。すでに完成された勤怠管理テンプレートも複数公開されています。自社の就業形態にマッチしたものであれば、エクセル（Excel）での勤怠管理は可能といえるでしょう。特に、スタートアップやベンチャー企業などあれば、手軽に始められる勤怠管理としてエクセル（Excel）からスタートするのもよいかもしれません。

ただし、従業員が増えてきたり、複雑な就業形態に対応する必要が出てきた場合には、エクセル（Excel）での対応が難しくなることもあります。その場合には、勤怠管理システムの導入を検討してみてもよいでしょう。