エクセル（Excel）で勤怠管理表を作るには？関数やマクロについて解説

勤怠管理表の作成に必要なエクセル関数

簡単な勤怠管理なら、エクセルやグーグルのスプレッドシートで作った表で行えます。また複雑な計算式や関数は必要ありません。フリーの勤怠管理ツールを使うという選択肢もありますが、エクセルのほうが馴染みがあるでしょう。

基本的には、以下の３つの関数で勤怠管理表が作れます。

• ・減算
• ・SUM関数
• ・IF関数

ここからは、それぞれの計算式や関数について用途を解説します。

減算

１日あたりの勤務時間を算出するために使います。終業時刻から、休憩時間と始業時刻を減算すれば、その日の労働時間を算出できます。従業員の出退勤管理に必要な関数であるといえるでしょう。

SUM関数

減算で算出した１日あたりの勤務時間を合計し、１か月間の合計労働時間を算出するために使います。１日ごとの労働時間が算出されたセルの範囲を指定することで、その範囲内にある労働時間が合計されます。

IF関数

残業時間などを算出するために使います。法定労働時間を超過した場合は残業代を支払う必要があります。また、深夜残業や休日出勤にはそれぞれ対応した割増率があるため、個別に時間を算出しなければなりません。

IF関数を使うことで実働時間が８時間を超える日を抽出し、減算を組み合わせると計算を自動化できます。また、IFERROR関数を使うことで入力値がエラーだった場合は別の文字列に置き換えられるので、ミスに気づく仕組みの構築も可能です。

エクセルで簡単に勤怠管理をする方法

エクセルのマクロやテンプレートを使えば、作業の一部を自動化できます。それぞれの方法を詳しく見ていきましょう。

マクロを組む

マクロとはエクセル上の処理を自動化する機能のことで、VBAというプログラミング言語を用いて作成します。通常は、エクセルで作った勤怠管理表に各従業員の名前や出退勤の時刻などを手入力しなければなりません。しかし、マクロを組むことでマスタデータベースから従業員の名前や時給などを引っ張ってきて転記の手間を省くなど、一部の作業を自動的に行えます。

また、ピボットテーブルという疑似的なデータベース機能を使えば、SUM関数などを使わずに、従業員ごとあるいは期間ごとに自動集計が可能です。

テンプレートを活用する

すでに数式やマクロが組み込まれている勤怠管理表のテンプレートが、ネット上で無料公開されています。深夜残業、時間外など項目ごとに細かく集計できるので、自社の就業形態とマッチするテンプレートがあれば活用しましょう。知識のない初心者でも利用しやすく、一から勤怠管理表を作る手間が省けます。また、入力されている計算式が理解できれば、自社の状況にあわせてカスタマイズできます。

例えば、Microsoftからは、給与計算を効率化するタイムカードや時間外労働にも対応しているテンプレートなどが提供されています。

エクセルで勤怠管理するメリット・デメリット

エクセル行う勤怠管理には、以下のようなメリットがあります。

■コストをかけず簡単に導入できる

必要なのはPCとエクセルのみ。エクセルはすでに導入済みの企業も多く、追加コストも不要。ネット上の勤怠管理表のテンプレートを活用してすぐに導入できる。

■有名なツールなので使える人が多い

広く活用されているツールで扱える人が多い。エクセルで使う数式についても検索で調べられ、比較的簡単に勤怠管理を行える。

■ペーパーレスになるので共有や保管がしやすい

紙の勤怠管理に比べるとペーパレスで運用が楽。シートを社内で簡単に共有でき、保管場所も不要。

またデメリットは以下のとおりです。

■正確な情報を把握するために時間がかかる

上司や人事部への承認ワークフローや差戻しの際、正確なデータ確認までに時間がかかる。

■法律に準ずる勤怠管理といえない可能性がある

法律ではタイムカードやICカードなどで、労働時間を客観的に記録することを義務付けているが、エクセルでは客観的な記録とみなされない可能性がある。

参照：労働基準法 | e-Gov法令検索
参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署

エクセルで勤怠管理を行う注意点

エクセルならコストをかけずに勤怠管理を行えますが、特に従業員数が多い場合や勤務形態が複雑な場合は管理が難しいでしょう。ここではエクセルで勤怠管理を行う場合の注意点を紹介します。

１．残業時間や休日出勤の計算には細心の注意を払う

法定時間外労働については割増賃金を支払う必要があります。しかし、法定時間外労働の計算式を間違えてしまうと、正しい残業時間を算出できません。

その結果、本来の残業代よりも支払額が少ない、場合によっては給与が全く支払われないなどのリスクがあります。従業員の満足度低下や離職、社会的信用の失墜にまで発展する可能性もあるでしょう。

２．法改正による計算方法の変更に対応する

深夜残業や休日出勤の計算などは、法律の改正により変更になる可能性があります。エクセル関数を入力しておけば給与計算を自動化できますが、法改正によって割増率が変更になったりすると計算式の修正が必要です。

例えば、2023年４月からは中小企業においても、月60時間を超える時間外労働の法定割増賃金率が25%から50%以上に引き上げとなります。正しい知識とスキルをもって、こうした変更に対応しなければなりません。自作した勤怠管理表やテンプレートは常に最新の制度に対応できるよう、その都度見直しが必要です。

参考：しっかりマスター 労働基準法 割増賃金編｜東京労働局

３．シフト制やフレックスタイム制への対応方法を検討する

シフト制やフレックスタイム制で従業員全員が同じ時間で勤務しない場合は、計算が複雑になるので関数のミスがないかよく確認しなければなりません。また、日をまたいだ勤務が発生する場合も、正しく労働時間を記録できるようにしましょう。

勤怠管理システムは必要？

エクセルでの勤怠管理は、関数の入力ミスのおそれがあり、法改正や多様な働き方への対応が難しいといった課題が残ります。そこで導入を検討したいのが「勤怠管理システム」です。

勤怠管理システムなら法改正があっても、自動でシステムがアップデートされます。また、従業員自身がPCやスマホなどで簡単に打刻でき、勤怠データは自動集計されるのでミスがありません。スマホアプリ対応の勤怠管理システムなら、どこからでも打刻ができ、位置情報も記録されます。在宅勤務などにも対応しやすくなるでしょう。

加えて、残業時間や有給休暇の取得状況をリアルタイムで管理者が把握できるので、労務管理も容易です。業務効率化はもちろん、コンプライアンス強化のためにも勤怠管理システムの導入をおすすめします。

以下の記事では、定番の勤怠管理システムを紹介しています。無料トライアルを実施している製品もあるのでぜひ、お試しください。

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勤怠管理システムの導入も検討してみましょう

エクセル関数やマクロなどの知識があれば勤怠管理表を作れます。また、すでに完成された勤怠管理テンプレートも複数公開されているので、それを活用すれば初心者でも問題ないでしょう。

ただし、エクセルでの勤怠管理は関数の入力ミスがあったり、法改正や多様な働き方への対応が難しかったりするのでおすすめとはいえません。業務効率化やコンプライアンスの強化のために、ぜひ勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。