勤怠管理をエクセル（Excel）で行う方法｜無料テンプレート・関数

【無料・有料】勤怠管理エクセルテンプレート

エクセルでの勤怠管理を導入する際、一番簡単な方法がテンプレートを活用することです。無料でダウンロードできるものから有料のものまでさまざまあり、自社の用途にあったものが見つかるでしょう。ここではテンプレートの配布サイトを紹介します。

bizocean（ビズオーシャン）

「bizocean（ビズオーシャン）」は、トライベック株式会社が運営するビジネス書式サイトです。３万点以上の書式・テンプレートが用意されています。勤怠管理表・出勤簿・勤務実績表などがダウンロード可能です。

Officeテンプレート

Microsoft社のサイトでは、2,000点以上の無料テンプレートを配布しています。タイムシート（勤務記録表）・欠勤管理表・従業員タイムカードなどがダウンロードできます。費用をかけずにすぐ導入したい場合におすすめです。

エクセル関数で勤怠管理表を自作する方法

エクセルで勤怠管理表を自作する場合は、先に「何を記録するか」を決めることが重要です。入力項目が定まると、必要な計算式や集計の設計がしやすくなります。

まず決める：勤怠管理表（出勤簿）に入れる項目

勤怠管理表（出勤簿）には、一般的に次のような項目を用意します。勤務形態により必要項目は変わるため、自社ルールに合わせて調整してください。

・氏名（従業員名）
・日付
・始業時刻／終業時刻
・休憩時間
・労働時間（実働）
・時間外（残業）
・深夜の労働時間
・休日の労働時間
・休暇（有給休暇など）
・備考（遅刻・早退・打刻漏れの理由など）

１．一日の勤務時間を自動計算する

まず日付・出勤時間・退勤時間・休憩時間・１日の合計勤務時間の欄を作成します。そして、勤務時間のセルに「退勤時間－出勤時間－休憩時間」の計算式を入力します。上の図では「=D2-C2-E2」と入力すれば一日の勤務時間が算出可能です。

勤務時間の表示がうまくいかない場合は、セルの書式設定画面で「時間」を選択してください。セルを下にドラッグしていけば、すべての日付で計算式が反映されます。

２．１か月の合計勤務時間を集計する

次に、１か月の合計勤務時間を計算します。ここで使用するのはSUM関数です。合計勤務時間のセルに合計したいセルの範囲を指定すれば、すべての勤務時間の合計が表示されます。

上の図では合計時間のセルに「=SUM(F2:F29)」と入力します。このとき、セルの書式設定を変えないと24時間以上の表記に対応せず、表示に不具合が生じるため注意してください。セルの書式設定から「ユーザー定義」を選び、「[h]:mm:ss」または「[h]:mm」を入力しましょう。

３．給与を自動起算する

時給制の雇用形態であれば、エクセル上で給与計算が可能です。１か月に支払うべき給与を計算してみましょう。

まず、時給と１日あたりの交通費をあらかじめ入力しておきます。また、交通費を計算するにあたって出勤日数を計算します。ここで用いるのは、指定した範囲内で数値が入っているセルの数を数えるCOUNTA関数です。今回は出勤時間のセルを選択してみます。出勤日数のセルに「=COUNTA(C2:C29)」と入力すると月内の出勤日数が計算されます。

つぎに、給与の合計額を計算しましょう。給与は「時給×合計勤務時間」と「交通費×出勤日数」の合計で算出できます。ただし、エクセルでは24時間を１として認識しているため、そのまま計算しても正しい数値が表示されません。そこで計算式に「×24」を追加する必要があります。つまり、以下の計算式になるよう支払総額のセルに入力します。

支払総額＝「時給×合計勤務時間×24」+「交通費×出勤日数」

上の図では、「=SUM(F31*F33*24,F34*F32)」と入力すれば給与額が算出可能です。

勤怠管理システムの導入も選択肢に入れている方は、以下のボタンからおすすめ製品を無料でまとめて資料請求できます。ぜひ活用してください。

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エクセルで勤怠管理する注意点

エクセルでの勤怠管理はコストがかからず手軽な反面、以下の点に注意が必要です。それぞれ詳しく解説します。

• ●勤務実績を改ざんされるリスクがある
• ●自己申告制は条件を満たさないと認められない
• ●計算・入力ミスの可能性がある
• ●日またぎ勤務（深夜）の入力・計算ミスに注意する
• ●法改正に対応しなくてはならない
• ●勤怠の記録は５年（当分の間は３年）保存する

勤務実績を改ざんされるリスクがある

エクセルは誰でも簡単にデータの書き換えが可能です。そのため、タイムカードや勤怠管理システムによる打刻に比べると、勤怠情報の改ざんリスクが高いといえます。例えば、遅刻をごまかすために従業員が出勤時間を改ざんすることは容易です。

自己申告制は条件を満たさないと認められない

厚生労働省のガイドラインでは、労働時間は使用者が直接確認するか、タイムカードやICカード、パソコンの使用時間などの客観的な記録で把握することが原則です。従業員がエクセルに自分で時刻を入力する方法は、自己申告制にあたります。

自己申告制は、やむを得ない場合に限り、条件付きで認められています。従業員や管理する人への十分な説明、必要に応じた実態調査と労働時間の補正が必要です。申告できる時間に上限を設けるなど、正しい申告を妨げる仕組みも作ってはいけません。

実務では、入力ルールの明確化や、申告内容の確認フローを設けることが重要です。必要に応じて、打刻やログなどの客観的な情報と突合する運用も検討してください。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

計算・入力ミスの可能性がある

シフト制やフレックスタイム制で従業員全員が同じ時間で勤務しない場合は、計算が複雑になるので関数のミスがないかよく確認しなければなりません。

エクセルは一度関数を入力すれば自動で計算・集計が可能になる点が便利です。しかし、関数が一つでも間違っていれば大きな誤差へとつながります。自作する際は特に気をつけましょう。また、従業員が入力時に誤って計算式を消してしまうなどのトラブルも想定されるため、セルのロックを活用するのがおすすめです。

日またぎ勤務（深夜）の入力・計算ミスに注意する

深夜帯を含む勤務や日またぎ勤務は、入力や計算が崩れやすい典型です。例えば、終業が翌日になった場合に、当日の時刻として入力すると差分計算が負の値になることがあります。

運用では、24時間表記で統一し、表示形式を揃えることが重要です。必要に応じて、時刻を扱う関数（TIME関数など）や計算ロジックを見直し、例外勤務の入力ルールを明文化してください。

法改正に対応しなくてはならない

深夜残業や休日出勤の計算などは、法律の改正により変更になる可能性があります。エクセル関数を入力しておけば給与計算を自動化できますが、法改正によって割増率が変更になれば計算式の修正が必要です。

例えば、2023年４月からは中小企業においても、月60時間を超える時間外労働の法定割増賃金率が25％から50％以上に引き上げられました。正しい知識とスキルをもって、こうした変更に対応しなければなりません。自作した勤怠管理表やテンプレートは常に最新の制度に対応できるよう、その都度見直しが必要です。

参考：2023年４月１日から月60時間を超える時間外労働の割増賃金率が引き上げられます｜厚生労働省

勤怠の記録は５年（当分の間は３年）保存する

出勤簿やタイムカードなどの労働時間の記録は、労働基準法第109条により保存が義務付けられています。保存期間は５年ですが、当分の間は３年とされています。

エクセルの勤怠管理表も労働時間の記録として保存しましょう。ファイルの上書きや削除、パソコンの故障で記録が消えないよう、バックアップを取っておくことが重要です。

参考：未払賃金が請求できる期間などが延長されています｜厚生労働省

エクセル管理の限界とシステムへ移行する判断基準

従業員が少ないうちはエクセルでも管理できますが、人数や働き方が増えると限界が見えてきます。ここでは、勤怠管理システムへの移行を考える目安を紹介します。

残業の上限を超えていないか、エクセルでは追いにくい

時間外労働の上限は、原則として月45時間・年360時間です。臨時的な特別の事情がある場合も、年720時間以内、休日労働を含めて月100時間未満に収めなければなりません。

さらに、２か月から６か月の平均を80時間以内にする必要があり、月45時間を超えられるのは年６か月までです。エクセルでは、複数の月をまたぐ平均や年間の合計を手作業で確かめることになり、見落としが起こりやすくなります。

参考：労働基準法 | e-Gov法令検索

客観的な記録を残しにくい

前述のとおり、労働時間は客観的な記録で把握することが原則です。エクセルへの手入力では、打刻の記録やパソコンのログと照らし合わせる作業が別に必要になります。

人数・拠点・働き方が増えると集計と修正が追いつかない

在宅勤務や複数の拠点、シフト勤務が増えると、従業員ごとにファイルや計算式が分かれがちです。集計や修正の手間が増え、計算式の誤りにも気づきにくくなります。

移行を考えたいサインのチェックリスト

次の項目に多く当てはまる場合は、勤怠管理システムへの移行を検討するとよいでしょう。

• ●勤怠の集計や確認に毎月多くの時間がかかっている
• ●月45時間を超える残業や休日労働がある従業員がいる
• ●従業員の自己申告だけで労働時間を記録している
• ●在宅勤務や複数拠点、シフト勤務の従業員がいる
• ●計算式の誤りや入力ミスで給与を修正したことがある
• ●法改正のたびに計算式を直すのが負担になっている

【早見表】エクセルと勤怠管理システムどちらが適しているか

ここでは、エクセルと勤怠管理システムのどちらを導入すべきか迷っている方に向けて、メリット・デメリットや適した企業を表にまとめました。

勤怠管理システムの選び方や製品ごとの違いは、以下の記事で詳しく解説しています。

最新の勤怠管理システム資料請求ランキングは以下から確認できます。無料プランのあるものや低コストで始められる製品も多くあるため、エクセルによる勤怠管理とぜひ比較してみてください。

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勤怠管理のエクセルに関するよくある質問

Q：勤怠管理の無料のエクセルテンプレートはどこで手に入りますか？

ビジネス書式サイトの「bizocean（ビズオーシャン）」や、Microsoft社の「Officeテンプレート」で入手できます。勤怠管理表や出勤簿、タイムシートなどがあるので、自社のルールに合わせて項目を調整して使いましょう。

Q：従業員が自分で入力するエクセルの勤怠管理は違法ですか？

自己申告で記録すること自体は認められていますが、条件があります。厚生労働省のガイドラインでは、タイムカードなどの客観的な記録が原則で、自己申告制はやむを得ない場合に限られます。その場合も、十分な説明や必要に応じた実態調査が求められます。

Q：勤怠の記録は何年保存すればよいですか？

労働基準法では５年間ですが、当分の間は３年間とされています。エクセルの勤怠管理表も、消えないようバックアップを取って保存しましょう。

Q：管理職の勤怠もエクセルで記録する必要がありますか？

記録は必要です。管理監督者も、労働安全衛生法により労働時間の状況を把握する対象です。タイムカードやパソコンの使用時間の記録など、客観的な方法で把握することが原則です。詳しくは、管理監督者の勤怠管理の解説記事で紹介しています。

自社に適した勤怠管理をしよう

関数やマクロなどの知識があれば、エクセルで勤怠管理表を作成できます。また、すでに完成された勤怠管理表テンプレートも複数公開されているので、それを活用すれば初心者でも問題ないでしょう。

しかし、エクセルへの自己申告だけでは客観的な記録や残業時間の確認が不十分になり、かえって勤怠管理業務の手間が増えてしまうかもしれません。予算や自社にあった勤怠管理システムの導入も、ぜひ検討してみましょう。