勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、従業員の勤怠情報を正確に管理できるシステムです。従来、タイムカードや手書きなどの入力方式で対応していたものを、勤怠管理システムに置き換えることで、業務効率の向上につながります。
勤怠管理システムの主な機能は、出退勤打刻や遅刻・早退、残業時間の管理、シフト作成や有給休暇の管理などです。
勤怠管理システムについて、より詳しい内容はこちらの記事で解説しています。
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ここからは、ホテル業界において勤怠管理システムがどのように役立つのか、課題とあわせて解説します。
ホテル・宿泊業が抱える課題
基本的に24時間体制で稼働するホテルには、日勤・夜勤、中抜け、早番・中番・遅番などの多様な勤務形態が存在します。そのため、朝から7〜8時間勤務を基本とする業界や深夜営業のない業界に比べ、シフトの調整や作成には多くの時間と手間がかかります。
また、規模の大きいホテル内には複数の部門があり、宿泊部門以外にも料飲や婚礼宴会などさまざまです。そのうえ、宿泊部門ではフロント・コンシェルジュ・ハウスキーピングなど、料飲部門では調理・レセプション・バーテンダーなど、部門内でもさらに複数の職種に分かれています。宿泊業以外の事業を展開しているホテルでは、他部門や系列店へ出勤する場合もあるため勤怠管理はより複雑化し、業務状況の把握も困難です。
このほか、さまざまな雇用形態への対応もホテル業界が抱える課題の一つです。パートやアルバイトといった、短期間・短時間勤務が可能な雇用形態を含む場合、シフト作成や勤怠管理はより煩雑化します。
部門・職種の細分化やさまざまな雇用形態に加え、変形労働時間制であるホテル業界では、固定労働時間制に比べ正確な労働時間の把握が難しく、給与計算もより複雑です。雇用形態や勤務時期によって、時給や労働条件の変更が頻繁に発生する場合もあるため、管理部門の業務負荷やヒューマンエラーも懸念されます。
ホテル業界で勤怠管理システムを活用するメリット
前述のとおり、ホテル・宿泊業ならではの課題は多数ありますが、多くは勤怠管理システムによって改善や解決につながる可能性があります。
ホテル業界が抱える課題に対し、勤怠管理システムを活用することでどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。主に以下の4点が挙げられます。
- ●変則的なシフト管理に対応できる
- ●各部門の勤怠を一元管理できる
- ●さまざまな雇用形態に対応できる
- ●給与計算システムと連携できる
変則的なシフト管理に対応できる
多様な勤務形態に対する勤怠管理システムのメリットは、複雑なシフトも自動で作成できる点です。
自動化機能により、各従業員の勤務条件や休暇希望などを作成時に反映できるほか、製品によっては日付をまたぐ勤務にも対応可能です。勤怠管理システムによって複雑なシフト作成を簡略化することで、シフト作成者の業務負担を低減し、コア業務へ注力する時間の確保につながるでしょう。
各部門の勤怠を一元管理できる
複数部門や職種の細分化、多角事業に対する勤怠管理システムのメリットは、ホテル内の各部門や系列店、他事業の勤怠情報を一元管理できる点です。
スマートフォンでの打刻により、従業員はいずれの勤務先からも簡単に打刻でき、管理部門・部門責任者は常に勤怠情報や業務状況を包括的に把握可能です。出勤場所が変わっても、GPS機能で打刻場所を記録することで不正を防げる製品もあります。
さまざまな雇用形態に対応できる
さまざまな雇用形態に対する勤怠管理システムのメリットは、一元管理により人員の再配置に必要な情報を迅速に把握できる点です。
短期間・短時間勤務の雇用形態を含む場合、シフト作成はもとより、急な変更でシフトを組み直す作業や再周知にも時間が必要です。
勤怠管理システムで一元管理することにより、全体的な人員配置を迅速に確認できます。このほか、自動調整機能や、変更後のシフトを速やかに共有可能な自動配信機能などもあり、急な欠勤による部門内外への影響を最小限に抑えられるでしょう。
また、ホテル業界は年齢層や主要言語などが異なるさまざまな従業員が働く環境です。そのため、扱いやすいUIや多言語に対応している勤怠管理システムを導入することで、幅広い層の従業員にとって打刻や申請作業が明瞭になるメリットもあります。
給与計算システムと連携できる
ほかのシステムと連携できる点も勤怠管理システムを導入するメリットです。
例えば、給与計算システムと連携することで、変形労働時間制や雇用形態の違いによる複雑な給与計算を自動化できます。課題として挙げた、時給や労働条件変更にともなう作業の削減、手入力によるヒューマンエラーの解消にもつながるでしょう。
また、労務管理システムと連携させることで長時間労働の早期発見や、勤怠データをもとにした各種書類作成の簡略化も可能です。
ホテル業界におすすめの勤怠管理システム
ここでは、ホテル業界におすすめの勤怠管理システムを紹介します。機能や連携できるシステムは製品によってさまざまです。規模や従業員の人数、勤務形態など、導入を検討しているホテルの特徴とあわせて参考にしてください。
KING OF TIME(iビジネスパートナーズ株式会社)
製品・サービスのPOINT
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- リリースから20年以上!あらゆる規則や勤務に対応可能!
ジョブカン勤怠管理
《ジョブカン勤怠管理》のPOINT
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ジンジャー勤怠
《ジンジャー勤怠》のPOINT
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《ShiftMAX》のPOINT
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ちゃっかり勤太くん
勤労の獅子
《勤労の獅子》のPOINT
- あらゆる業態・業種に対応可能な機能群
- 自動スクリーンショットでテレワーカーの勤務状況を確認
- ユニークな弁当管理・食事管理を搭載
Touch On Time
株式会社デジジャパンが提供する「Touch On Time」は、5万社超の導入企業実績を誇る勤怠管理システムです。初期費用無料、月額300円/IDという導入しやすい料金設定でありながら、追加費用なしですべての機能を利用できます。
ホテル業界に適した機能は、変形労働時間制への対応や、雇用形態・時間帯によって変わる時給の複数設定、英語表記などです。打刻方法も豊富で、年齢や国籍を問わず幅広い層の従業員にとって操作しやすいでしょう。
このほか、連携できる給与システムや労務システムの多さや、99.7%という非常に高い利用継続率も特徴です。
MOT勤怠管理
株式会社バルテックが提供する「MOT勤怠管理」は、月額3,980円/1〜20IDから利用できる勤怠管理システムです。利用ID数に応じて、スモール・ベーシック・プレミアムの3プランがあります。いずれも初期費用は一律30,000円です。
多様な打刻方法があり、系列店へ出勤する場合はスマートフォンアプリで打刻できるため、打刻のために主要勤務先へ出勤する必要もありません。GPS機能で不正打刻の防止も可能です。
また、勤怠状況をリアルタイムで把握し、勤務超過した場合はアラートする機能も有しています。繁忙期や急な顧客対応などにより、残業が発生しやすいホテル業界に適しているといえます。
そのほか、アプリとの連携で客室電話機として使用できる機能や、海外タイムゾーン設定の機能もあり、海外支店出張時の勤怠管理にも対応可能です。
ホテル業界ならではの課題は勤怠管理システムで解決へ
勤怠管理システムを導入することで、ホテル業界特有の複雑なシフト作成や業務管理、給与計算から労務手続きまで、従業員に関する情報の一元管理が可能です。管理部門の事務作業を効率化するだけではなく、タスクの可視化や適正化によってホテル全体の運営改善につながる可能性もあります。
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