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勤怠管理・就業管理システム　従業員側の基本機能

さまざまなデバイスによる多彩な打刻機能

勤怠管理・就業管理システムには、さまざまな打刻機能が実装されています。使用デバイスもパソコンを使った打刻だけではなく、「ICカードを利用する」「スマートフォンを使う」といった方法もサポート。使いやすいデバイスの組み合わせて、現場に最適な環境を実現することができます。

■ICカードを利用した打刻方法

ICカード打刻管理機能は、出退勤の打刻がICカードのタッチだけで完了するというものです。この機能は専用ICカードだけではなく、同じNFC（Near Field Communication：近距離通信技術）規格であれば、交通系カードや電子マネー系の非接触型ICカードにも対応しています。

カードリーダーも同じ規格のタイプであれば、ノートパソコンなどに接続する市販のICカードリーダーを利用できる場合もあります。古いパソコンを再利用して、打刻機を複数設置し「朝夕に打刻行列が発生しない」環境を実現することも可能です。

■スマートフォンを利用した打刻方法

クラウド型勤怠管理システムであれば、スマートフォンからシステムにアクセスし打刻を行うことができます。外出先で打刻を行うことが可能になり、直行直帰でも正確な労働時間を記録できます。GPS機能を使って訪問先の記録も残せるので、営業や訪問介護・人材派遣などのシーンでも活躍します。

スマートフォンアプリ対応のシステムやQRコードを読み取り打刻できるシステムなどもあるため、従業員の状況に合わせた管理が可能です。

その他の打刻方法

一人ひとりが異なる生体情報を使って認証する生体認証打刻機能も選択可能です。たとえば指静脈や指紋を使用すれば、本人以外が打刻できない「なりすまし防止」システムとしても働いてくれるでしょう。

手間を削減する申請・ワークフロー機能

勤怠管理・就業管理システムは、ワンクリックでの出勤簿承認、残業や休暇などの電子申請と承認、といった機能も備えています。残業に対しては、「申請を済ませていなければ打刻時にエラーが発生して打刻できなくなる」といった設定も可能です。休暇は有給休暇、振替休暇、代替休暇、特別休暇を指定することができ、残日数の管理にも対応しています。

スマートフォンやフィーチャーフォンを使って申請や確認ができるシステムもあり、外出先での申請業務も滞りありません。

申請機能により、メールや書面で申請をする手間を省くこともはもちろん、申請者は自身もシステム上で申請内容を確認できます。申請者自身が労働時間、残業時間を把握し、タイムマネジメントへの意識をもたせることにも繋がるかもしれません。

勤怠管理・就業管理システム管理者側の基本機能

勤怠情報の詳細な集計・管理

■リアルタイム集計機能

勤怠管理・就業管理システムには勤怠時間数をリアルタイム管理できる、自動集計機能があります。集計結果から総労働時間、残業時間や深夜労働時間、休日労働時間、参加プロジェクトごとの実働時間など、詳細なデータを表示する機能も搭載。設定した残業時間や36協定を使用して判定、いち早くメールなどでアラートを出す「ワークライフバランス支援機能」も利用可能です。

■データ出力機能

勤怠管理システムにより集計された従業員の勤怠データをCSV出力することが出来ます。

CSV出力されたデータは給与計算システムへインポートすることで従業員の出退勤記録を簡単に給与へ反映でき、データをそれぞれ入力するよりも工数の削減へとつなげることができるでしょう。

■給与計算システムとの連携機能

また、特定の給与計算システムと連携している勤怠管理システムもあります。自動的にデータがインポートされるためCSV出力する手間さえも省くことができます。

スケジュール管理・シフト管理機能

■スケジュール管理機能

勤怠管理・就業管理システムは多種多様な勤務体系にも対応できる、柔軟なスケジュール設定機能が備わっています。勤務体系や雇用形態が多様化している現在の勤怠管理には必要不可欠な機能です。

■シフト管理機能

シフト制の職場では、シフトの作成やそれに伴う希望シフトの反映など、負担が大きい業務が存在します。これを自動化するのがシフト管理機能です。

希望シフトや必要人員に合わせたシフト自動作成機能が備わっています。また、作成したシフトをスマートフォンなどで用意に確認することも容易にできます。

勤怠管理システムは、さまざまな企業規模で使える

勤怠管理・就業管理システムが対象としている人員数は、50名未満のものから1万人クラスまでさまざま。製品によっては上位製品への乗り換えをサポートしているものや、30日間の無償試用期間が設定されているものもあります。まずはどの製品が自社のニーズに合致するか、比較検討から始めてみるといいでしょう。

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