勤怠管理システムの基本機能を、従業員と管理者の観点から解説！

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤を管理するシステムです。勤務時間や残業時間、欠勤の管理などを行えるほか、欠勤や休暇、給与などの計算も自動化されます。勤怠管理システム導入によって以下のようなメリットがあります。

■従業員側のメリット

・出退勤の報告が簡単にできる
・シフト申請もスマートフォンから可能

■管理者のメリット

・勤怠データの入力や集計の自動化により、業務効率がアップ
・生体認証やGPS打刻で代理打刻を防止
・リアルタイムの勤怠管理やアラート機能により、過重労働者の検知や有給休暇の取得状況などを把握
・法改正にも対応
・マルチデバイス対応であるため、テレワークなどの多様化する働き方にも対応

勤怠管理システムの基本機能

ここからは勤怠管理システムの主な機能について図解します。

従業員用と管理者用、異なる立場の人が使う勤怠管理システムは、それぞれの立場で使いやすいものを利用することが大切です。そのためにも、従業員用の機能はどのようなものがあるのか、管理用の機能はどのようなものがあるのか把握しましょう。

従業員向け：勤怠管理システムの機能

従業員用の機能には、打刻機能や有給取得などのワークフロー、残業時間の通知機能があります。ほかにも有給取得状況を自分で確認できる機能や、自分のスケジュールを管理できる機能が搭載されている勤怠管理システムもあります。最適な機能を選ばなければ、勤怠管理の大前提である「正確な打刻」につながりません。つい管理者側の機能ばかりに目に行きがちですが、従業員の視点から見て必要な機能があるかを確認しましょう。

• ●多彩な打刻機能
• ●ワークフロー機能
• ●残業超過などの通知機能

ICカードを利用した打刻方法

使用できる機器もパソコンを使った打刻だけではなく、「ICカードを利用する」「スマートフォンを使う」といった方法もあります。使いやすい機器を組み合わせることで、現場に最適な勤怠管理の環境を実現できるでしょう。

ICカードでの打刻管理機能なら、カードをタッチするだけで打刻が完了します。この機能は専用ICカードだけではなく、同じNFC（Near Field Communication：近距離通信技術）規格であれば、交通系カードや電子マネー系の非接触型ICカードにも対応しています。

しかしPCがなくても手軽に打刻できる反面、ICカードを忘れると打刻できなくなったりなどの懸念があるかもしれません。また、打刻用PCの用意など初期費用が高いという点をデメリットとして挙げられますが、カードリーダーが同じ規格であれば、ノートパソコンなどに接続する市販のICカードリーダーを利用できる場合もあります。さらに古いパソコンを再利用して、打刻機を複数設置し、出勤時や退勤時に打刻行列が発生しない環境を作ることも可能です。

スマートフォンを活用した打刻方法

クラウド型の勤怠管理システムであれば、スマートフォンからシステムにアクセスし打刻できます。外出先でも打刻できるので、直行直帰でも正確な出退勤や労働時間の記録が可能でしょう。またGPS機能を使って訪問先の記録も残せるので、営業や訪問介護・人材派遣などでも役立ちます。

また、スマートフォンのアプリに対応するシステムや、QRコードを読み取り打刻できるシステムなどもあるため、従業員の状況に合わせた管理が可能です。

生体認証による打刻方法

生体認証システムについては以下の記事で詳しく紹介しています。

ワークフロー機能

勤怠管理・就業管理システムは、ワンクリックでの出勤簿の承認、残業や休暇などの電子申請と承認といったワークフロー機能も備えています。残業では「申請を済ませていなければ打刻時にエラーが発生して打刻できなくなる」といった設定も可能です。休暇申請は「有給休暇」「振替休暇」「代替休暇」「特別休暇」を指定できます。また、残日数の管理にも対応していて、特に法改正により取得が義務化された有給休暇の管理に非常に役立つでしょう。

有給管理システムについては以下の記事で詳しく紹介しています。

また、勤怠管理システムにはスマートフォンや携帯電話を使って申請や確認ができるシステムもあります。このタイプを使えば、外出先からでも申請が行えます。

さらにこの申請機能があれば、タイムカードを提出したり、メールや書面で申請する手間を省くのはもちろん、申請者自身もシステム上で申請内容を確認できるでしょう。また、労働時間、残業時間の把握も可能です。

残業超過などの通知機能

例えば従業員が打刻し忘れた時や遅刻回数が増えた時、残業時間が基準を超過した時、未消化の有給が溜まっている時などにシステムが従業員に通知します。通知方法はシステムによってさまざまですが、メールや社内SNS・プッシュ通知などが一般的です。この機能があれば、従業員の働きすぎや有給未消化による社内コンプライアンスの低下を、従業員自らで未然に防止できます。

管理者向け：勤怠管理システムの機能

管理者用の機能には勤怠情報の集計機能、各種システムとの連携や、CSV出力機能、シフト管理機能などがあります。多くの勤怠管理システムは、この管理者用の機能で差別化を図っています。便利な機能も多い反面、自社に不要な機能も搭載された高額な勤怠管理システムを導入した結果、費用対効果が合わない…というケースも少なくありません。管理者用の機能については、「絶対必要な機能」「あると嬉しい機能」「なくても問題ない機能」を絞ってからシステム検討に進むことをおすすめします。

• ●勤怠情報の集計機能
• ●帳票出力（CSV・PDF形式）機能
• ●他システムとの連携機能
• ●スケジュール管理機能
• ●シフト管理機能

勤怠情報の集計機能

勤怠管理・就業管理システムには、勤務時間をリアルタイムで集計し、データとして管理できる自動集計機能があります。集計結果から総労働時間、残業時間や深夜労働時間、休日労働時間、参加プロジェクトごとの実働時間など、詳細なデータを表示する機能を搭載しています。

帳票出力（CSV・PDF形式）機能

勤怠管理システムで集計された従業員の勤怠データは、CSVやPDF形式で出力できます。例えば職場でシフト表を掲示したい時や、業務を見直す際の参考資料として使う場合に便利な機能です。CSVで出力されたデータを給与計算システムにインポートすれば、従業員の出退勤記録を簡単に給与へ反映できます。これにより入力ミスの防止や工数削減にもつながるでしょう。

他システムとの連携機能

勤怠管理システムの中には他システムと連携できるシステムもあります。例えば人事管理システムとの連携によって、社員番号や名前、勤務地や所属部署といった従業員に関するデータを取り込み、入社時の従業員データをより効率的に作成できます。

また、給与計算システムと連携すれば勤怠データが自動的に給与計算システムにインポートされるので、CSVの出力をする手間も省けるでしょう。また、給与未払いなどのコンプライアンス違反の危険性を回避できます。またこれ以外にも、シフト管理システムや有給管理システムと連携しておけば、勤怠管理業務の一元化も可能です。

スケジュール管理機能

勤怠管理・就業管理システムは、多種多様な勤務体系にも対応できるスケジュール設定機能が備わっています。勤務体系や雇用形態が多様化している現在の働き方で、勤務状況を管理するには必要不可欠な機能です。働き方改革やワークスタイル変革が叫ばれる昨今、従業員のスケジュール管理は徐々に複雑・煩雑化していく見込みのため、スケジュール管理機能は非常に需要が高いといえるでしょう。

シフト管理機能

シフト制の職場における勤怠管理では、従業員の希望を反映したシフト作成など、負担の大きい業務があります。これを自動化するのが「シフト管理機能」です。希望シフトや必要人員にあわせたシフトを自動的に作成してくれます。作成したシフトは、スマートフォンなどで確認が可能です。

これまで紹介したようなさまざまな機能をもつ製品を、以下の記事で比較紹介しています。製品検討の際は、こちらもご覧ください。

システム導入で、効率的な勤怠管理とコンプライアンス対策！

勤怠管理システムには、管理業務の効率アップにつながる多くの機能が備わっています。システムを導入すれば管理事務の作業効率を飛躍的に上げられるでしょう。特に社員数が多い企業には勤怠管理システム導入をおすすめします。

また、管理部門にとって最も注意しなくてはいけないのが法律です。管理システムは、常にコンプライアンスを遵守するようアップデートされているため、思わぬ抜け漏れをなくせます。よりよい労働環境づくりのためにも、ぜひ勤怠管理システムの導入を検討ください。

導入製品にお悩みで、ひとまず最新の人気製品から検討してみたい、という方はこちらのランキングも参考にしてください。