有給管理を効率化！年次有給休暇管理簿の基本概要や作成方法を紹介

年次有給休暇管理簿の基本概要

年次有給休暇の定義について、有給管理が重要視される背景にも触れて解説します。

年次有給休暇とは

年次有給休暇とは、以下の条件を満たした労働者であれば雇用形態を問わず与えられる休暇のことです。「有給」として扱われ、取得しても給与の減額はありません。

• ・雇い入れの日から６か月経過している
• ・その期間の全労働日の８割以上出勤したこと

以前までは、有給の消化は従業員に任せている企業がほとんどでした。しかし、2019年４月の法改正により「年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に、最低５日を時季指定してもらい有給休暇を取得させること」がすべての企業に義務付けられています。違反した場合、労働者一人につき30万円以下の罰金が課せられるため、注意が必要です。

出典：年次有給休暇とはどのような制度ですか。パートタイム労働者でも有給があると聞きましたが、本当ですか。｜厚生労働省

年次有給休暇管理簿とは

企業には、年次有給休暇が10日以上発生し、実際の有給休暇取得状況などを管理する「年次有給休暇管理簿」の作成・管理が義務付けられています。保存期間は、有給休暇を与えた期間中および期間満了から３年間と定められています。従来の管理方法で法改正に対応するのは現実的ではなく、管理体制の抜本的な改革が求められるでしょう。

参考：年５日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署

有給管理が重要視される背景

年次有給休暇の促進は、法律的な背景だけでなく企業そのものにもメリットをもたらします。例えば、年次有給休暇によって従業員の健康維持やリフレッシュを図ることで、ワークライフバランスが充実するため、生産性もアップします。

同時に企業イメージも向上するため、よい人材が集まりやすくなるでしょう。そのためには、従業員の働きすぎを抑制し、適切な有給管理が必要です。

年次有給休暇管理簿の作成方法やフォーマット

有給管理を行うにあたり、具体的な作成方法や注意点を解説します。

年次有給休暇管理簿の記載項目

年次有給休暇管理簿で記載する３項目は、以下のとおりです。

■基準日

労働者に年次有給休暇を付与した日。基準日から１年以内に、５日分は取得させる必要がある。

■日数

年次有給休暇を取得した総日数。残数ではないので注意する。

■時季

年次有給休暇を取得した日付。

作成フォーマット

年次有給休暇管理簿には、指定のフォーマットはないため、パソコン・システム・紙など形式は自由です。パソコンで作成する場合はエクセルが使用されるケースが多いですが、エクセルは他者との共有や他ツールとの連携においてのデメリットもあるでしょう。

特に従業員が多い場合は、それに比例して有給管理も手間がかかるため、専用システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムを活用すれば、面倒な有給管理も手間なく効率化できます。法人向けIT製品の中で、認知度・利用経験率No.１のITトレンドでは、さまざまな勤怠管理システムを取り扱っています。以下の赤いボタンから無料で資料請求できるので、比較検討する際にぜひご利用ください。

勤怠管理システムの「有給管理機能」でできること

勤怠管理システムには、有給管理を効率化するさまざまな機能が搭載されています。

柔軟性の高い休暇設定

多くの勤怠管理システムでは、柔軟な休暇設定が可能です。例えば、有給においては丸１日分の休みだけでなく、時間帯を指定して１日の一部分だけ有給休暇として扱えます。

さらに製品によっては、設定できる休暇の名称や条件を自由にカスタマイズできます。企業で独自に設けている休暇を勤怠管理システム上で管理でき、無給・有給の設定も可能です。

有給休暇に関する情報の一元管理

以下の機能により、有給休暇に関する情報を一元管理できます。

取得状況の確認機能

管理者は、従業員全体の有給休暇取得状況をリアルタイムに確認できる。また、従業員は自分の有給休暇取得状況を随時確認できるので、取得漏れを防止する。

有給休暇申請機能

有給休暇の申請も、勤怠管理システム上で行える。

有給休暇の未消化者への自動メール配信

法律で義務付けられている以上、有給休暇の未消化者には最低５日の消化を促さなければなりません。勤怠管理システムには、有給休暇取得の通知機能も備わっているため、管理者が全員の有給休暇取得状況を常に把握しておく必要はありません。また従業員の有給休暇取得漏れも防げます。

年次有給休暇管理簿の作成

年次有給休暇管理簿の作成は、法改正によって義務付けられています。勤怠管理システムを活用すれば、作成の手間も軽減されるでしょう。システム上に登録されているデータから簡単に作成でき、エクセルファイル形式などで出力も可能です。

以下の記事では、最新の勤怠管理システムについて、価格・機能・特徴などを比較紹介しています。年次有給休暇管理を効率化できるおすすめの製品を、ぜひチェックしてみてください。

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勤怠管理システム導入のメリット

従業員一人ひとりの有給管理が求められるようになり、「勤怠管理システム」導入を検討する企業も増えてきています。勤怠管理システムには具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

従業員の入力・申請作業の簡略化

勤怠管理システムは、インターネット環境があればPCやスマホから出退勤の打刻や有給取得などの申請ができます。これまで紙ベースで申請書類を管理していた企業は、書類の記入・捺印の手間がなくなり、作業負担を軽減できるでしょう。

人事・管理職の負担軽減

勤怠管理システムは、従業員の労働時間を自動集計してくれるため、労働時間が長い従業員を速やかに把握できるメリットがあります。また紙やエクセルで勤怠管理を行っている場合は、人事や管理者は労働時間を都度集計する手間が生じます。

しかしシステム導入によって従業員の労働時間が見える化され、勤怠管理にかかる手間が格段に軽減するでしょう。また人事・管理職もリアルタイムで労働時間を確認できるようになり、長時間労働に対する事前対策が取りやすくなります。

法令遵守の徹底

法改正により残業規制が厳しくなり、有給取得が義務化されました。紙やエクセルで管理をしている場合、残業時間の総数や有給取得状況がわかりにくいため、違反につながる恐れがあります。

しかし勤怠管理システムは、有休付与や取得日数を一目で把握できるので、漏れを防ぎます。なお勤怠管理システムの中には法改正にあわせて適宜アップデートする製品もあるため、法改正への対応もスムーズに行えるでしょう。

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有給管理機能搭載！人気TOP３の勤怠管理システム

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勤怠管理システムを使って、有給管理の業務を効率化！

有給管理は2019年４月の法改正によって複雑化しました。以前よりも慎重に従業員の有給取得状況を把握しなければなりません。

この作業を効率化するのが「勤怠管理システム」です。有給管理に関する情報を一元管理できるほか、作成・保管が義務付けられている年次有給休暇管理簿にも対応しています。この機会に勤怠管理システムの導入を検討してはいかがでしょうか。

Reiwa社会保険労務士事務所代表

久米 和子さんのコメント