煩雑な有給管理を効率化！「勤怠管理システム」を使ってできること

有給管理で発生しがちな課題

以前までは、有給の消化は従業員に任せている企業がほとんどでした。しかし、2019年４月の法改正により「年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に、最低５日を時季指定してもらい有給休暇を取得させること」がすべての企業に義務付けられています。

この義務を果たさなければ、以下のリスクが生じます。

• ■監督署からの是正勧告
• ■訴訟
• ■罰則
• ■送検
• ■企業名の公表

さらに、企業には従業員の有給休暇の取得状況などを管理する「年次有給休暇管理簿」の作成・管理が義務付けられています。従来の管理方法で法改正に対応するのは現実的ではなく、管理体制の抜本的な改革が求められます。

参考：年５日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署

有給管理を効率的に行える「勤怠管理システム」とは

では、法改正に対応するにはどのような有給管理体制を構築すれば良いのでしょうか。従来の人力による管理には限界があります。

そこで活用したいのが勤怠管理システムです。これはその名のとおり勤怠管理業務を支援するためのシステムで、出退勤時刻の記録や休暇申請、シフト管理などの機能を備えています。また、記録されたデータを基に、給与計算や有給管理も可能です。

法改正によって有給管理は複雑化しましたが、勤怠管理システムで自動化してしまえば負担の増加はありません。むしろ、従来のエクセルなどを用いた人力による有給管理よりも手間がかからず、ミスも減るでしょう。

関連記事

watch_later 2021.07.06

【2021年版】定番の勤怠管理システム25選を徹底比較！

続きを読む ≫

勤怠管理システムの有給管理機能でできること

続いて、勤怠管理システムの有給管理機能について詳しく見ていきましょう。

柔軟性の高い休暇設定

多くの勤怠管理システムでは、柔軟な休暇設定が可能です。たとえば、有給においては丸一日分の休みだけでなく、時間帯を指定して１日の一部分だけ有給休暇として扱えます。

さらに、設定できる休暇の名称や条件を自由にカスタマイズ可能なこともあります。企業で独自に設けている休暇を勤怠管理システム上で管理できるのです。その独自の休暇についても、無給・有給を設定できることがあります。

有給休暇に関する情報の一元管理

以下の機能により、有給休暇に関する情報を一元管理できます。

取得状況の確認

管理者は従業員全体の有給休暇取得状況をすぐに俯瞰できます。また、従業員は自分の有給休暇取得状況を忘れずに済みます。

有給休暇申請

有給休暇の申請も勤怠管理システム上で行えます。

有給休暇の未消化者への自動メール配信

法律で義務付けられている以上、有給休暇の未消化者には最低５日の消化を促さなければなりません。勤怠管理システムには、そのための通知機能も備わっています。これがあれば、管理者が全員の有給休暇取得状況を常に把握しておく必要はなく、従業員が消化をうっかり忘れる心配もなくなります。

年次有給休暇管理簿の作成

先述したように、法改正によって企業には年次有給休暇管理簿の作成が義務付けられています。勤怠管理システムがあれば、この作成も容易です。システム上に登録されているデータから簡単に作成することが可能で、エクセルファイル形式などで出力できます。

勤怠管理システムを使って、有給管理の業務を効率化！

有給管理は2019年４月の法改正によって複雑化しました。以前よりも慎重に従業員の有給取得状況を把握しなければなりません。

この作業を効率化するのが勤怠管理システムです。有給管理に関する情報を一元管理できるほか、作成・保管が義務付けられている年次有給休暇管理簿にも対応しています。この機会に勤怠管理システムの導入を検討してはいかがでしょうか。