煩雑な有給管理を効率化！「勤怠管理システム」を使ってできること

有給管理が重要視される背景と課題

以前にも増して、有給管理の徹底が求められるようになりました。その背景と今後企業が抱える課題について解説します。

有給管理が重要視される背景

以前までは、有給の消化は従業員に任せている企業がほとんどでした。しかし、2019年４月の法改正により「年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に、最低５日を時季指定してもらい有給休暇を取得させること」がすべての企業に義務付けられています。

この義務を果たさなければ、以下のリスクが生じます。

• ■監督署からの是正勧告
• ■訴訟
• ■罰則
• ■送検
• ■企業名の公表

有給管理における企業の課題

さらに、企業には従業員の有給休暇の取得状況などを管理する「年次有給休暇管理簿」の作成・管理が義務付けられています。

年次有給休暇管理簿では、「基準日」（労働者に年次有給休暇を付与した日）、「日数」（有給を取得した日数）、「時季」（有給を取得した日付）の３項目を記載。保存期間は有給休暇を与えた期間中および期間満了から３年間と定められています。

従来の管理方法で法改正に対応するのは現実的ではなく、管理体制の抜本的な改革が求められています。

参考：年５日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署

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勤怠管理システムの「有給管理機能」でできること

勤怠管理システムの有給管理機能について詳しく見ていきましょう。

柔軟性の高い休暇設定

多くの勤怠管理システムでは、柔軟な休暇設定が可能です。例えば、有給においては丸１日分の休みだけでなく、時間帯を指定して１日の一部分だけ有給休暇として扱えます。

さらに製品によっては、設定できる休暇の名称や条件を自由にカスタマイズできます。企業で独自に設けている休暇を勤怠管理システム上で管理でき、無給・有給の設定も可能です。

有給休暇に関する情報の一元管理

以下の機能により、有給休暇に関する情報を一元管理できます。

取得状況の確認

管理者は従業員全体の有給休暇取得状況をすぐ確認できます。また、従業員は自分の有給休暇取得状況を忘れずにすみます。

有給休暇申請

有給休暇の申請も勤怠管理システム上で行えます。

有給休暇の未消化者への自動メール配信

法律で義務付けられている以上、有給休暇の未消化者には最低５日の消化を促さなければなりません。勤怠管理システムには、有給休暇取得の通知機能も備わっています。管理者が全員の有給休暇取得状況を常に把握しておく必要はなく、従業員が消化をうっかり忘れる心配もなくなります。

年次有給休暇管理簿の作成

先述したように、法改正によって企業には年次有給休暇管理簿の作成が義務付けられています。勤怠管理システムがあれば、作成の手間が格段に軽減できるでしょう。システム上に登録されているデータから簡単に作成でき、エクセルファイル形式などで出力も可能です。

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勤怠管理システム導入のメリット

従業員一人ひとりの有給管理が求められるようになり、「勤怠管理システム」導入を検討する企業も増えてきています。

勤怠管理システムには具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

従業員の入力・申請作業の簡略化

勤怠管理システムは、インターネット環境があればPCやスマホから出退勤の打刻や有給取得などの申請ができます。

これまで紙ベースで申請書類を管理していた企業は、書類の記入・捺印の手間がなくなり、作業負担を減らせるでしょう。

人事・管理職の負担軽減

勤怠管理システムは、従業員の労働時間を自動集計してくれるため、労働時間が長い従業員を速やかに把握できるメリットがあります。紙やエクセルで勤怠管理を行っている場合は、人事や管理者は労働時間を都度集計する手間が生じます。

しかしシステム導入によって従業員の労働時間が見える化され、勤怠管理にかかる手間が格段に軽減。人事・管理職もリアルタイムで労働時間を確認できるようになり、長時間労働に対する事前対策がとりやすくなります。

法令遵守の徹底

法改正により、残業規制が厳しくなり、有給取得が義務化されました。紙やエクセルで管理をしている場合、残業時間の総数や有給取得状況がわかりにくく、知らないうちに違反してしまう恐れがあります。

しかし勤怠管理システムを導入することで、有休付与や取得日数を一目で把握し、漏れを防いでくれます。なお勤怠管理システムの中には法改正にあわせて適宜アップデートしてくれる製品もあるため、法改正への対応もスムーズに行えるでしょう。

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有給管理機能搭載！人気TOP3の勤怠管理システム

煩雑な有給管理の手間を軽減したい方に向けて、有給管理機能を搭載した人気TOP3の勤怠管理システムを紹介します。ぜひ導入の参考にしてください。

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勤怠管理システムを使って、有給管理の業務を効率化！

有給管理は2019年４月の法改正によって複雑化しました。以前よりも慎重に従業員の有給取得状況を把握しなければなりません。

この作業を効率化するのが「勤怠管理システム」です。有給管理に関する情報を一元管理できるほか、作成・保管が義務付けられている年次有給休暇管理簿にも対応しています。この機会に勤怠管理システムの導入を検討してはいかがでしょうか。