年次有給休暇管理簿とは
2019年４月の労働基準法改正で年次有給休暇の取得義務化が定められ、企業には「年次有給休暇管理簿」の作成・管理が義務付けられました。年次有給休暇管理簿とは、年次有給休暇が10日以上発生した労働者の、有給休暇取得状況を管理するための書類です。
年次有給休暇管理簿には、労働者ごとに以下の３項目を記録する必要があります。
- ■基準日
- 労働者に年次有給休暇を付与した日。基準日から１年以内に５日分は取得させる必要がある。
- ■日数
- 年次有給休暇を取得した総日数。残数ではないので注意する。
- ■時季
- 年次有給休暇を取得した日付。
年次有給休暇管理簿には指定のフォーマットはなく、パソコン・システム・紙など形式は自由です。
また、年次有給休暇管理簿は有給休暇を与えた期間中および期間満了から３年間の保存期間が定められています。従来のエクセルなどを使用した手入力での管理方法で法改正に対応するのは現実的ではなく、管理体制の抜本的な改革が求められるでしょう。
参考：労働基準法 | e-Gov法令検索
従業員が多い場合は有給管理も手間がかかるため、専用システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムを活用すれば、面倒な有給管理も手間なく効率化できます。ITトレンドでは、有休管理を効率化できるさまざまな勤怠管理システムを紹介しています。以下のボタンから各社製品の資料請求が可能なので、製品を比較検討する際にぜひご利用ください。
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年次有給休暇管理簿における基準日の設け方
年次有給休暇管理簿に必須記載の「基準日」は、労働者によって異なります。労働者に年次有給休暇を付与した日が基準日となるため、入社日が異なれば基準日も変わるためです。中途採用に積極的な企業の場合、年次有給休暇管理簿を作成するタイミングが異なるため管理が複雑化する懸念があるでしょう。
厚生労働省が２つの対策を紹介しているので、以下参考にしてください。
- ■基準日を特定の日（年始や年度はじめ）に統一する
- 全従業員の基準日を特定の日に統一。人員規模の大きな事業場や新卒一括採用をしている事業場向け。
- ■基準日を日にちのみ統一する
- 同じ月に採用した従業員の基準日を統一。中途採用を行っている事業場や比較的小規模な事業場向け。
参考：年５日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署
以下の記事では、有給休暇の基準日や付与日数について詳しく解説しています。有給休暇の取り扱いについて理解を深めたい方は、あわせて参考にしてください。
有給管理に勤怠管理システムを活用するメリット
勤怠管理システムには、以下のような有給管理を効率化するさまざまな機能が搭載されています。
- ●年次有給休暇管理簿の作成
- ●柔軟性の高い休暇設定
- ●有給休暇に関する情報の一元管理
- ●有給休暇の未消化者への自動メール配信
年次有給休暇管理簿の作成や出力が簡単にできるだけでなく、法律を遵守した労務管理・勤怠管理の実現が可能です。それぞれの機能とメリットについて詳しく解説します。
年次有給休暇管理簿の作成
前述のとおり、労働基準法の改正によって年次有給休暇管理簿の作成が義務付けられています。勤怠管理システムを活用すれば、従業員の有給休暇申請や取得状況などシステム上に登録されているデータから年次有給休暇管理簿を簡単に作成できます。エクセルファイル形式などで出力も可能なため、帳簿作成の手間が軽減されるでしょう。
柔軟性の高い休暇設定
多くの勤怠管理システムでは柔軟な休暇設定が可能です。例えば、有給においては丸１日分の休みだけでなく、午前休・午後休や時間帯を指定した時間休なども有給休暇として扱えます。
製品によっては、設定できる休暇の名称や条件を自由にカスタマイズできます。企業で独自に設けている休暇を勤怠管理システム上で管理でき、無給・有給の設定も可能です。
有給休暇に関する情報の一元管理
勤怠管理システムでは以下の機能により、有給休暇に関する情報を一元管理できます。
- ■取得状況の確認機能
- 管理者は、従業員全体の有給休暇取得状況をリアルタイムに確認可能。従業員は付与された有給休暇日数・取得状況を随時確認できるため、取得漏れを防止する。
- ■有給休暇申請機能
- 有給休暇の申請も、勤怠管理システム上で行える。
有給休暇の未消化者への自動メール配信
法律で義務付けられているため、有給休暇の未消化者には最低５日の消化を促さなければなりません。勤怠管理システムは有給休暇取得の通知機能も搭載しているので、管理者が全員の有給休暇取得状況を常に把握しておく必要はありません。また従業員の有給休暇取得漏れも防げます。
有給管理を効率化できる以外にも、勤怠管理システムには数多くの導入メリットがあります。メリット・デメリットについて知りたい方は、ぜひ以下の記事も参考にしてください。
勤怠管理システムの比較・選定ポイント
勤怠管理システムを有給管理に役立てたい場合に、チェックしておきたいポイントについて紹介します。
有給休暇の取得単位や各種休暇の対応範囲
有給休暇の取得単位は企業によってさまざまです。時間単位で許可する企業もあれば、半日単位・１日単位の企業もあります。自社の就業規則に対応できる勤怠管理システムかどうか確認が必要です。
また永年勤続休暇など独自の休暇制度を採用している場合、管理対応できるかも確認しておくとよいでしょう。担当者の負担削減や人的ミスの防止につながります。
操作性
直感的に操作できない難解なシステムだと、いくら機能性に優れていても従業員に定着せず、効率が悪くなる可能性があります。あらかじめ無料トライアルなどを利用して、すべての従業員が使いやすい操作性か確認しておくとよいでしょう。使いやすいシステムであれば業務効率化もスムーズに実現できます。
機能
勤怠管理システムを導入する際には有給管理機能にくわえ、自社の勤怠管理に必要な機能を搭載しているか確認しましょう。打刻方法や変形労働制・フレックスタイム制への対応可否など、必要な機能を確認して検討することが重要です。また、労務管理や給与計算などの関連システムとの連携が可能な製品もあります。活用目的にあわせて必要機能を明確にしておくとよいでしょう。
以下の記事では、勤怠管理システムの選び方について詳しく解説しています。失敗しがちなポイントを紹介しているので、ぜひ一読ください。
有給管理機能搭載のおすすめ勤怠管理システム
煩雑な有給管理の手間を軽減したい方に向けて、有給管理機能を搭載した勤怠管理システムを厳選して紹介します。
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製品名 |
対応する勤務体系 |
参考価格 |
対応機能 |
レビュー評価 |
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ジョブカン勤怠管理 |
正社員～アルバイト（時給雇用）/日勤・夜勤、複数回の休憩/フレックス制/裁量労働制/変形労働時間制 |
初期費用無料
月額200円～/人
無料プランあり |
36協定支援/同日複数勤務/申請承認/シフト作成/給与計算連携/スマホ対応 |
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タッチオンタイム |
正社員～アルバイト（時給雇用）/日勤・夜勤、複数回の休憩/フレックス制/裁量労働制/変形労働時間制 |
初期費用無料
月額300円/人 |
36協定支援/同日複数勤務/申請承認/シフト作成/給与計算連携/スマホ対応 |
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KING OF TIME |
正社員～アルバイト（時給雇用）/フレックス制/変形労働時間制 |
初期費用無料
月額300円/人 |
36協定支援/申請承認/シフト作成/給与計算連携/スマホ対応 |
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ハーモス勤怠 by IEYASU |
フレックスタイム制/裁量労働制/変形労働時間制/時短勤務/シフト勤務など |
初期費用無料
月額100円～/人
無料プランあり |
36協定支援/同日複数勤務/申請承認/シフト作成/給与計算連携/スマホ対応 |
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ジンジャー勤怠 |
正社員～アルバイト（時給雇用）/フレックス制/裁量労働制/変形労働時間制 |
月額400円～/人 |
36協定支援/同日複数勤務/申請承認/シフト作成/給与計算連携/スマホ対応 |
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《ジョブカン勤怠管理》のPOINT
- 基本プラン無料！2010年のサービス開始以来、値上げなし！
- ジョブカン給与計算や他シリーズ連携でさらに効率化！
- 導入実績100,000社以上！ あらゆる業界、企業規模に対応可能！
ITトレンド年間ランキング2023（勤怠管理システム・就業管理システム）１位
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン勤怠管理」は、有給管理に特化した機能を搭載し、柔軟で正確な有給の自動計算や自動付与を実現します。年次有給休暇管理簿作成機能に加え、有休取得アラート通知や年次時間休計算、有給休暇５日義務対象者のリスト作成など、業界トップクラスの機能が充実しています。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
参考価格 |
初期費用無料
月額200円～
無料プランあり |
| 無料トライアル |
◯（30日間） |
対応機能 |
36協定支援/同日複数勤務/申請承認/シフト作成/給与計算連携/スマホ対応 |
いい点
農林水産・鉱業
1,000名以上 5,000名未満
改善してほしい点
医療
100名以上 250名未満
《タッチオンタイム》のPOINT
- 勤怠管理システム シェアNo.1 / 利用者数370万人突破!
- 働き方改革で義務化となる 有給休暇、残業時間の管理ができる！
- 初期費用0円、300円 /人の従量課金制で導入しやすい
ITトレンド年間ランキング2023（勤怠管理システム・就業管理システム）２位
株式会社デジジャパンが提供する「タッチオンタイム」は、半休や時間給、休暇取得の可否、有効期限など独自休暇の作成に対応したクラウド型勤怠管理システムです。有給休暇はもちろん、代休や振休などあらゆる休暇を一元管理できます。そのほか、休暇の有効期限にあわせた失効前の通知機能も搭載しているため、休暇取得漏れの防止につながるでしょう。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
参考価格 |
初期費用無料
月額300円/人 |
| 無料トライアル |
◯（30日間） |
対応機能 |
36協定支援/同日複数勤務/申請承認/シフト作成/給与計算連携/スマホ対応 |
改善してほしい点
その他
750名以上 1,000名未満
《KING OF TIME》のPOINT
- 20年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性！細かな要望に応えます！
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート！
- 2019年4月からの「働き方改革関連法」にもバッチリ対応！
ITトレンド年間ランキング2023（勤怠管理システム・就業管理システム）３位
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME」は、有給休暇・代休・振休・夏季休暇・慶弔休暇・企業独自の休暇など、休暇の種類を問わず管理が可能なASPサービスです。また時間単位・半日単位での取得、有効期限などさまざまなルールに従って細かな管理ができる点もポイントでしょう。インターネットに接続できれば、場所を問わずにサービスの利用が可能です。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
参考価格 |
初期費用無料
月額300円/人 |
| 無料トライアル |
◯（30日間） |
対応機能 |
36協定支援/申請承認/シフト作成/給与計算連携/スマホ対応 |
いい点
コンサル・会計・法律関連
100名以上 250名未満
改善してほしい点
卸売・小売業・商業（商社含む）
100名以上 250名未満
《ハーモス勤怠 by IEYASU》のPOINT
- 無料から使える勤怠管理システム！価格で比べてみてください。
- 5万社以上が利用／評価ランキング第1位！
- 完全スマホ対応で、誰でもカンタンに使いこなせます。
ITトレンド年間ランキング2023（勤怠管理システム・就業管理システム）４位
IEYASU株式会社提供の「ハーモス勤怠 by IEYASU」は、30名までは無料で利用できるクラウド勤怠管理システムです。年次有給休暇の年５日取得や、企業独自の休暇管理に対応します。有料プランは、有給休暇の自動付与や時間単位有給も可能です。すべての機能をスマホで直感的に操作できるため、システム導入がはじめての場合でも理解しやすいでしょう。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
参考価格 |
初期費用無料
月額100円～
無料プランあり |
| 無料トライアル |
◯（30日間） |
対応機能 |
36協定支援/同日複数勤務/申請承認/シフト作成/給与計算連携/スマホ対応 |
いい点
卸売・小売業・商業（商社含む）
750名以上 1,000名未満
改善してほしい点
食品、医薬、化粧品
100名以上 250名未満
《ジンジャー勤怠》のPOINT
- ジンジャー勤怠は法改正に自動で対応！
- 人事部の業務負荷改善や現場の打刻漏れも解決！
- 月末月初に発生しやすい抜け漏れへの対応工数＆ストレスを解消！
ITトレンド年間ランキング2023（勤怠管理システム・就業管理システム）５位
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー勤怠」は、休暇残日数の管理や有休消化に対してアラート通知が行えます。従業員一人ひとりにあわせた有休付与はもちろん、企業独自の特別休暇へのカスタマイズにも対応します。従業員の年次有給休暇取得の状況を一覧で確認でき、年次有給休暇管理簿の出力も可能です。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
参考価格 |
月額400円～/人 |
| 無料トライアル |
◯（30日間） |
対応機能 |
36協定支援/同日複数勤務/申請承認/シフト作成/給与計算連携/スマホ対応 |
いい点
情報処理、ＳＩ、ソフトウェア
50名以上 100名未満
改善してほしい点
放送・広告・出版・マスコミ
250名以上 500名未満
勤怠管理システムの多くが有給管理機能を搭載しています。より多くの製品を比較検討したい方はぜひ以下の記事も参考にしてください。有給休暇・休暇管理機能の有無だけでなく、打刻の種類や対応機能、価格など、知りたい情報を集約しています。
勤怠管理システムを使って有給管理業務を効率化しよう
有給管理は2019年４月の法改正によって複雑化しました。以前よりも徹底して従業員の有給取得状況を把握しなければなりません。
有給管理業務を効率化するのが「勤怠管理システム」です。有給管理に関する情報を一元管理できるほか、作成・保管が義務付けられている年次有給休暇管理簿にも対応しています。まずは気になる製品の資料請求をしてみて、勤怠管理システムにどのような機能や特徴があるかを知ることからはじめてみてはいかがでしょうか。
Reiwa社会保険労務士事務所代表
久米 和子さんのコメント
