年次有給休暇管理簿とは
2019年４月に施行された改正労働基準法により、年次有給休暇の取得義務化が定められ、企業には「年次有給休暇管理簿」の作成・管理が義務付けられました。年次有給休暇管理簿とは、年次有給休暇が10日以上発生した労働者の、有給休暇取得状況を管理するための書類です。
年次有給休暇管理簿には、労働者ごとに以下の３項目を記録する必要があります。
- ■基準日
- 労働者に年次有給休暇を付与した日。基準日から１年以内に５日分は取得させる必要がある。
- ■日数
- 年次有給休暇を取得した総日数。残数ではないので注意する。
- ■時季
- 年次有給休暇を取得した日付。
年次有給休暇管理簿には指定のフォーマットはなく、パソコン・システム・紙など形式は自由です。
また、年次有給休暇管理簿は有給休暇を与えた期間中および期間満了から３年間の保存期間が定められています。従来のエクセルなどを使用した手入力での管理方法で法改正に対応するのは現実的ではなく、管理体制の抜本的な改革が求められるでしょう。
従業員が多い場合は有給管理も手間がかかるため、専用システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムを活用すれば、面倒な有給管理も手間なく効率化できます。ITトレンドでは、有休管理を効率化できるさまざまな勤怠管理システムを紹介しています。以下のボタンから各社製品の資料請求が可能なので、製品を比較検討する際にぜひご利用ください。
年次有給休暇管理簿における基準日の設け方
年次有給休暇管理簿に必須記載の「基準日」は、労働者に年次有給休暇を付与した日を指します。入社日や企業の付与ルールによって基準日が異なる場合があるため、中途採用に積極的な企業では、管理簿を作成するタイミングが異なり、管理が複雑化する懸念があるでしょう。
厚生労働省が２つの対策を紹介しているので、以下参考にしてください。
- ■基準日を特定の日（年始や年度はじめ）に統一する
- 全従業員の基準日を特定の日に統一。人員規模の大きな事業場や新卒一括採用をしている事業場向け。
- ■基準日を日にちのみ統一する
- 同じ月に採用した従業員の基準日を統一。中途採用を行っている事業場や比較的小規模な事業場向け。
参考：年５日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署
以下の記事では、有給休暇の基準日や付与日数について詳しく解説しています。有給休暇の取り扱いについて理解を深めたい方は、あわせて参考にしてください。
有給管理に勤怠管理システムを活用するメリット
勤怠管理システムには、以下のような有給管理を効率化するさまざまな機能が搭載されています。
- ●年次有給休暇管理簿の作成
- ●柔軟性の高い休暇設定
- ●有給休暇に関する情報の一元管理
- ●有給休暇の未消化者への自動メール配信
年次有給休暇管理簿の作成や出力が簡単にできるだけでなく、法律を遵守した労務管理・勤怠管理の実現が可能です。それぞれの機能とメリットについて詳しく解説します。
年次有給休暇管理簿の作成
前述のとおり、労働基準法の改正によって年次有給休暇管理簿の作成が義務付けられています。勤怠管理システムを活用すれば、従業員の有給休暇申請や取得状況などシステム上に登録されているデータから年次有給休暇管理簿を簡単に作成できます。エクセルファイル形式などで出力も可能なため、帳簿作成の手間が軽減されるでしょう。
柔軟性の高い休暇設定
多くの勤怠管理システムでは柔軟な休暇設定が可能です。例えば、有給においては丸１日分の休みだけでなく、午前休・午後休のほか、労使協定を締結すれば年５日以内で時間単位の取得も可能です。
製品によっては、設定できる休暇の名称や条件を自由にカスタマイズできます。企業で独自に設けている休暇を勤怠管理システム上で管理でき、無給・有給の設定も可能です。
有給休暇に関する情報の一元管理
勤怠管理システムでは以下の機能により、有給休暇に関する情報を一元管理できます。
- ■取得状況の確認機能
- 管理者は、従業員全体の有給休暇取得状況をリアルタイムに確認可能。従業員は付与された有給休暇日数・取得状況を随時確認できるため、取得漏れを防止する。
- ■有給休暇申請機能
- 有給休暇の申請も、勤怠管理システム上で行える。
有給休暇の未消化者への自動メール配信
法律で義務付けられているため、有給休暇の未消化者には最低５日の消化を促さなければなりません。勤怠管理システムは有給休暇取得の通知機能も搭載しているので、管理者が全員の有給休暇取得状況を常に把握しておく必要はありません。また従業員の有給休暇取得漏れも防げます。
有給管理を効率化できる以外にも、勤怠管理システムには数多くの導入メリットがあります。メリット・デメリットについて知りたい方は、ぜひ以下の記事も参考にしてください。
勤怠管理システムの比較・選定ポイント
勤怠管理システムを有給管理に役立てたい場合に、チェックしておきたいポイントについて紹介します。
有給休暇の取得単位や各種休暇の対応範囲
有給休暇の取得単位は企業によってさまざまです。時間単位で許可する企業もあれば、半日単位・１日単位の企業もあります。自社の就業規則に対応できる勤怠管理システムかどうか確認が必要です。
また永年勤続休暇など独自の休暇制度を採用している場合、管理対応できるかも確認しておくとよいでしょう。担当者の負担削減や人的ミスの防止につながります。
操作性
直感的に操作できない難解なシステムだと、いくら機能性に優れていても従業員に定着せず、効率が悪くなる可能性があります。あらかじめ無料トライアルなどを利用して、すべての従業員が使いやすい操作性か確認しておくとよいでしょう。使いやすいシステムであれば業務効率化もスムーズに実現できます。
機能
勤怠管理システムを導入する際には有給管理機能にくわえ、自社の勤怠管理に必要な機能を搭載しているか確認しましょう。打刻方法や変形労働制・フレックスタイム制への対応可否など、必要な機能を確認して検討することが重要です。また、労務管理や給与計算などの関連システムとの連携が可能な製品もあります。活用目的にあわせて必要機能を明確にしておくとよいでしょう。
以下の記事では、勤怠管理システムの選び方について詳しく解説しています。失敗しがちなポイントを紹介しているので、ぜひ一読ください。
有給管理機能搭載のおすすめ勤怠管理システム
煩雑な有給管理の手間を軽減したい方に向けて、有給管理機能を搭載した勤怠管理システムを厳選して紹介します。
| ジョブカン勤怠管理 | KING OF TIME 勤怠管理 | タッチオンタイム | 楽楽勤怠 | CLOUZA | TimePro-eX | レコル | クロノスPerformance | SmartHR | |
| 全体評価点 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.0 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.1 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.1 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.2 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.0 |
ー |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.5 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.1 |
ー |
| 提供形態 | クラウド/SaaS/ASP | クラウド/SaaS/ASP | クラウド/SaaS/ASP/サービス | クラウド | クラウド/SaaS/ASP | オンプレミス/クラウド/パッケージソフト/ハードウェア | クラウド/SaaS | オンプレミス/クラウド/パッケージソフト/ハードウェア/SaaS/サービス | クラウド/SaaS |
| 従業員規模 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 500名未満 | 10名以上 | 全ての規模に対応 | 10名以上 5,000名未満 | 全ての規模に対応 |
| ポイント |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 機能 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| お試し |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ |
ジョブカン勤怠管理
- 基本プラン無料！2010年のサービス開始以来、値上げなし！
- ジョブカン給与計算や他シリーズ連携でさらに効率化！
- 導入実績100,000社以上！ あらゆる業界、企業規模に対応可能！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン勤怠管理」は、有給休暇の自動計算・自動付与から取得日数・残日数の管理まで一元化できる勤怠管理システムです。有休の申請・承認にも対応し、年5日の取得義務を満たしていない従業員への自動通知も可能。有休管理の手作業を減らし、取得漏れの防止に役立ちます。
KING OF TIME 勤怠管理
- 20年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性。細かな要望に応えます。
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート。
- 2019年4月からの「働き方改革関連法」にもバッチリ対応。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME 勤怠管理」は、有休の自動付与や残日数、有効期限、年5日の取得義務まで管理できる勤怠管理システムです。全日休暇だけでなく半日休暇や時間単位休暇にも対応。従業員ごとの休暇状況を把握しやすく、複雑な有休管理の効率化に役立ちます。
タッチオンタイム
- 勤怠管理システム シェアNo.1 / 利用者数455万人突破!
- 働き方改革で義務化となる 有給休暇、残業時間の管理ができる！
- 初期費用0円、300円 /人の従量課金制で導入しやすい
株式会社デジジャパンが提供する「タッチオンタイム」は、有給休暇の付与・取得・残日数をまとめて管理できるクラウド型勤怠管理システムです。従業員ごとの休暇取得状況を把握でき、年5日の有休取得義務への対応にも活用可能。勤怠データと休暇情報を一元管理したい企業に適しています。
楽楽勤怠
- 豊富な機能で自社の運用ルールに合わせてカスタマイズ
- 専任サポートで最適な運用方法や業務フローをご提案
- 誰もが使いやすいシンプルなデザインで直観的に操作可能
株式会社ラクスが提供する「楽楽勤怠」は、勤続年数や勤務状況に応じた有給休暇の自動付与や残日数・消滅期限の管理に対応しています。年５日の取得義務を満たしていない従業員への通知も可能です。給与計算機能も搭載し、有休管理から給与計算までの業務効率化を支援します。
CLOUZA
- パソコン・スマートフォン・タブレットがタイムレコーダーに！
- 時間と場所も自由自在。リアルタイムに勤怠管理！
- 分かりやすい！使いやすい！少人数でも始めやすい！
アマノビジネスソリューションズ株式会社が提供する「CLOUZA」は、勤怠管理とあわせて有給休暇の付与や残日数、休暇申請・承認を管理できるクラウドサービスです。従業員ごとの休暇状況を確認できるため、紙や表計算ソフトによる管理から移行したい企業にも適しています。
TimePro-eX
- AIと話すだけで勤怠管理。AIエージェント実装。
- 業界最高峰の性能 中堅～大手企業向けシステム
- 伴走支援力 累計50,000件以上の勤怠管理システム立上げ実績
アマノ株式会社が提供する「TimePro-eX」は、複雑な勤務制度にも対応できる中堅・大手企業向け勤怠管理システムです。年次有給休暇に加えて、時間休・半休・積立休暇など多様な休暇制度を管理できます。有休取得義務のチェックにも対応しており、企業独自の休暇ルールを含めて一元管理したい場合に適しています。
レコル
- 業界最安の価格帯！月額1人100円のみで初期費用等は一切不要
- 有休管理・申請承認・法令遵守チェックなど充実した機能
- メールサポート・電話サポート・チャットサポートも無料
中央システム株式会社が提供する「レコル」は、有給休暇の自動・手動付与や取得日数・残日数の管理に対応した勤怠管理システムです。1日単位だけでなく半日・時間単位での有休にも対応。勤怠管理と休暇管理をシンプルにまとめたい企業に適しています。
クロノスPerformance
- 最新の法改正や複雑な勤怠管理に対応できる豊富な機能を搭載
- 各種手当の細かな条件や帳票出力項目など、柔軟に対応可能
- 導入から本稼働後まで、充実した万全のサポート体制で安心
クロノス株式会社が提供する「クロノスPerformance」は、有休の付与・取得・残数に加えて、時間有休や計画有休、有給管理簿まで管理できる勤怠管理システムです。年5日の取得義務を満たしていない従業員の抽出にも対応。複雑な休暇制度や細かな有休管理を効率化したい企業に適しています。
SmartHR
- 複雑な労働時間制度・雇用形態に幅広く対応
- 迷わない画面設計と便利な機能で、 毎月の締め作業がスムーズに
- 人事労務・給与計算とのシームレスなデータ連携
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、人事・労務情報とあわせて有給休暇を管理できるクラウドサービスです。勤怠管理では、年次有給休暇の付与日や付与日数を自動判定し、半休・時間休にも対応。従業員自身も保有日数や取得状況を確認でき、有休取得の促進に役立ちます。
勤怠管理システムの多くが有給管理機能を搭載しています。より多くの製品を比較検討したい方はぜひ以下の記事も参考にしてください。有給休暇・休暇管理機能の有無だけでなく、打刻の種類や対応機能、価格など、知りたい情報を集約しています。
勤怠管理システムを使って有給管理業務を効率化しよう
有給管理は2019年４月の法改正によって複雑化しました。以前よりも徹底して従業員の有給取得状況を把握しなければなりません。
有給管理業務を効率化するのが「勤怠管理システム」です。有給管理に関する情報を一元管理できるほか、作成・保管が義務付けられている年次有給休暇管理簿にも対応しています。まずは気になる製品の資料請求をしてみて、勤怠管理システムにどのような機能や特徴があるかを知ることからはじめてみてはいかがでしょうか。
勤怠管理システムと聞くと勤怠時間の管理・集計をイメージする方が多いかもしれません。しかし勤怠管理システムは勤務時間の管理に加え、有給休暇の取得日数の把握や年次有給休暇管理簿の作成にも役立つツールです。
もし「有給休暇の取得日数や残日数のカウントが手間だ」「有給休暇管理簿を毎回作成するのに骨が折れる」とお悩みであれば、業務効率化や正確な有給休暇管理のために、勤怠管理システムの活用をおすすめします。