年次有給休暇管理簿を簡単に作成！有給管理システムとは

有給管理システムとは

以前までは、有給の付与はしても実際に使うかは従業員に任せている、という企業がほとんどでしたが、2019年4月の法改正により「年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に、最低5日を時季指定してもらい有給休暇を取得させること」が全企業に義務付けられました。

さらに、企業には従業員の有給休暇の取得状況などを管理する「年次有給休暇管理簿」の作成・管理が義務付けられ、特に規模が大きい会社では管理作業に時間がかかってしまったり、そもそも管理しきれないといった課題が出てきてしまいます。

有給管理システムを使えばそうした課題を解決することができます。有給管理システムは、従業員ごとの出勤率を算出し、そこから有給休暇を付与します。それだけでなく、個人ごとの有給休暇を日数単位、あるいは時間単位で管理することもできる他、取得状況も確認できるため従業員すべての有給休暇取得状況を簡単に把握することができます。

こうした有給の正確な管理によって、雇用主としての責任を果たすことができます。その上、有給消化率の向上は労働環境も改善させ、業務効率アップにもつながります。

有給管理システムでできること

有給管理システムを使うことで勤怠管理の負担を軽減でき、効率化を図ることも可能となるため、有給管理システムの導入で何ができるかを知っておくことが大切です。

ここからは有給管理システムでできることや特徴を紹介していきます。

有給休暇の取得状況が確認可能

まず基本的な機能は、各従業員の有給取得状況が確認できることです。有給の消化率は、その職場の働きやすさにも繋がっているため、管理者はデータを把握する必要があります。なかには従業員が自分の有給残数を調べられるシステムもあります。

有給休暇増減の管理

有給管理システムは有給だけでなく、休日出勤や代休などの「休暇」の増減を管理することが可能です。勤怠管理のシステムで当日の出勤項目を指定すれば、休暇数を自動で管理できます。

「時間単位」での有給取得

企業のなかには時間単位で管理している場合もあります。時間単位であると計算方法がより複雑になるため、人力で行うと負担やミスが多くなります。しかし、このような場合でもシステムで時間を自動計算できるため、ミスの減少や管理効率の向上に繋ります。

従業員の有給申請

従業員の有給申請もシステム上ででき、決裁・承認されると自動的に有給の日数が減ります。この自動化により、手動で有給残数を入力することもなくなり、ミスも減少します。

企業独自の有給休暇が作成可能

企業の中には、他の企業にはないような独自の休暇も存在します。このようなオリジナルの休暇があったとしても、システムで休暇の名目を作成できるため、幅広い企業に対応できます。

有給管理システムはこんな企業にオススメ！

有給管理システムは便利なツールですが、導入コストや管理コストが発生するため「本当に必要かどうか」を判断する必要があります。

ここからは有給管理システムの導入を推奨する企業の特徴を紹介していきます。

従業員が多い企業

一人ひとりの管理を正確に行う必要があるため、人力で行うと作業の負担は人数に比例して大きくなり、従業員数が多い企業ほどミスが発生する可能性も高くなります。システムの導入によって、自動化による処理時間削減やミス軽減に繋がり、正確な有給管理が可能となります。

「時間単位の有給」を導入している企業

日数単位ではなく時間単位で有給管理している企業の場合は、計算の作業がより複雑になるため、処理の負荷がさらに大きくなります。しかし、これもシステムの導入により、負荷を軽減できます。

有給管理システムで有給管理を効率化

企業ルールや従業員の増員に比例して複雑になる有給休暇の勤怠管理。法律改正により、有給の取得・管理が義務化されたことで有給管理への注目度は増加していると思います。自社の勤怠状況に合わせた有給管理システムの導入で管理を効率化しましょう。有給管理システムを導入しスームズに従業員の有給を管理しましょう！