【アンケートあり】勤怠管理システムの失敗しない選び方とコツとは

勤怠管理システム導入のありがちな失敗例

勤怠管理システムは、導入すれば必ず勤怠管理業務を効率化できるわけではありません。システムが自社に合っていなければ、導入に失敗する可能性もあります。ここでは、以下の４つのケースを見ていきます。

• １．自社の規模に見合っていない
• ２．自社のワークスタイルに合っていない
• ３．自社の勤務形態に対応していない
• ４．他システムと連携できない

それぞれのケースにどのような悪影響があるのか確認しましょう。

１．自社の規模に見合っていない

勤怠管理システムは、企業にとってメリットの多い魅力的なシステムですが、自社の従業員数や必要な機能に見合ったシステムを選べず、コストだけが必要以上にかかってしまうケースがあります。

システムの対象規模が大きすぎる

規模が小さい企業でタイムカード・エクセルなどで勤怠管理を行っていたとしても、それほど業務負担が大きくないのであれば、大がかりなシステムを導入する必要はありません。

ただし、勤怠管理システムとはいっても簡単な機能だけで比較的安価に使えるものもあります。業務負担を少しでも減らすために、簡便な勤怠管理システム導入を検討してみるのはよいと思います。

システムの対象規模が小さすぎる

一方で、大規模な企業が十分な検討をせずに安価だからという理由で求めている機能がない勤怠管理システムを導入するパターンもあります。

従来の業務負担を軽減することが難しくなったり、かえってコスト増になってしまったりと、デメリットになりかねません。自社で必要な機能や従業員規模に対応した勤怠管理システムを選ぶ必要があります。

２．自社のワークスタイルに合っていない

勤怠管理システムを導入するのであれば、従業員の出退勤を記録する打刻の方法にはこだわりたいものです。しかし、多くの企業は打刻方法に注目していません。自社の働き方にあっていないシステムを導入するとどうなるのでしょうか。

従業員にストレスを与える

勤怠管理システムを実際に使うのは従業員ですから、特に内勤や外回り・出張などのワークスタイルに適した打刻方法を選ばなければ、従業員は打刻のたびにストレスを感じてしまうでしょう。正確な出退勤時刻が記録されず、データの正確性に疑問が生じたり、不正打刻が行われやすくなります。

業務パフォーマンスの低下

また、打刻することばかりを重視させると、とにかく打刻さえすれば良いと考える従業員も現れます。例えば、ひとまず打刻を済ませてから喫煙所（あるいはオフィスの外）に行って仕事を始めないなど、就業開始時間を守っているものの業務パフォーマンスが低下する可能性もあるのです。その結果、社員間の公平性が失われてしまうかもしれません。

３．自社の勤務形態に対応していない

自社の就業規則や勤務形態に対応した勤怠管理システムを導入しなければ、システムの調整が必要になり、かえって業務効率が落ちます。

夜勤シフト管理やフレックス、裁量労働制、直行・直帰などに対応できるシステムでなければ、勤怠管理は煩雑になるでしょう。また、労働関係の法令改正に対応していなければ、法改正に自社で対応しなければなりません。

４．他システムと連携できない

勤怠管理システムが給与計算システムや人事管理システム、原価計算システム、会計システムなどと連携していないことで、従業員の勤怠に関するデータを他システムに流用できず、業務効率化ができないケースがあります。

特に、給与計算システムと連携できない勤怠管理システムであれば、一回データを出力してから再度給与計算システムにインポートする必要があります。これでは勤怠管理システムのメリットを生かせません。

勤怠管理システムの基本的な選び方

勤怠管理システムの導入に失敗しないために、自社に最適な製品を選ぶにはどうすればよいのかについて解説していきます。

オンプレミス型か、クラウド型か

勤怠管理システムには主に２つの提供形態があります。オンプレミス型とクラウド型です。最近の主流はクラウド型ですが、オンプレミス型にもメリットはあります。自社の規模や求める機能に基づいて、自社にあった提供形態がどちらかを考えたほうがよいでしょう。

こちらの記事では、２つの提供形態の特徴とメリット・デメリットについて詳しく解説しています。迷っている方は、ぜひ参照してください。

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自社に必要な打刻方法はあるか

勤怠管理システムごとに対応している打刻デバイスは異なりますから、自社のワークスタイルにあった打刻方法にシステムが対応しているかどうかを確認しましょう。スマホ、タブレット、ICカードはもちろん、システムによっては生態認証にも対応しているので不正打刻を防止できます。

他システムとの連携ができるか

勤怠管理システムで集計した情報は、給与計算システムなどの他システムで効果的に活用できます。そのため、勤怠管理システムのメリットを最大限引き出したいのであれば、多くの他システムと連携できるかどうかを確認しておきましょう。

勤怠管理システムの導入に関するアンケート調査を実施！

ITトレンド編集部は勤怠管理システムを導入した企業の担当者50人にアンケートを行い、多くの企業が勤怠管理システムをどんな基準で導入しているのか、そして実際に導入してみてどうだったかを調べました。

質問項目としては、「製品導入の際に重視したポイント」や「システムを選ぶ際に用いた手段」「無料トライアルを実施したかどうか」など、どのようにしてシステムを選んだのかについてのものと、「導入して満足した点・不満だった点はなにか」「もっと検討すべきだったと思う点はどこか」など、導入した結果の満足度に関してのものがあります。

ここでは、主な質問事項とその結果について詳しく解説していきます。

システム導入の際に重視したポイント

システム導入の際に注意したポイントとして多かったのは、１位が使いやすさ(76%)、２位が価格(48%)、３位が打刻方法(36%)でした。（一人３つまで回答可）やはり操作感は多くの企業が重視しているようです。一方で、法改正への対応(8%)やサポート体制(28%)を重視している企業は少ないということがわかりました。

無料トライアルを利用したかどうか

勤怠管理システムの無料トライアルを実施した企業は48%しかいませんでした。また、「誰がトライアルに参加したか」という質問では、多くの企業が人事部や営業部のみであり、複数の部署の社員に参加させた企業は少ないことがわかりました。

導入したシステムについて不満な点

上のような選び方で、導入後の満足度はどうなのでしょうか。実は一番多いのが「設定が煩雑」「使い慣れるまでに時間がかかる」など、操作感についての不満です。次に多いのが、「機能が多いので、もっとサポートが欲しかった」「情報提供がなさすぎる」「サポート体制に疑問」など、サポート体制の不満です。

多くの企業がシステムを選ぶ際に操作感を重視しているのにも関わらず、実際には使いやすいシステムを導入できていないということ、低価格に固執した結果十分なサポート体制を得られていないといったように思えますね。

「この部分をもっと検討して選ぶべきだった」と後悔している点

実際に導入した皆さんが後悔しているのは、「数社の無料トライアルをもっと使ってみればよかった」「2年契約なので不満に思ってもすぐに変えることができないので、契約の縛りがない会社も検討すればよかった」「もう少しシンプルで安いものと比較しておけばよかった」など、他の製品を比較検討すべきだったということです。

特に、シンプルさとセキュリティの面をもっと重視すべきだったという声もあります。

アンケートでわかった！導入で失敗しないコツ

ここではアンケート結果をもとに、何をすれば導入で失敗しないのかを解説していきます。

無料トライアルを利用する

アンケート結果からわかるのは、48％の企業しか無料トライアルを実施していないという事実です。ですが、導入後の不満な点を聞くと「使えていない項目がある」「スマートフォン操作に手間がかかる」といった声があります。機能や操作感については無料トライアルを利用して確認できますから、これらのような不満を出さないためにも無料トライアルを活用してみましょう。

こちらの記事では、勤怠管理システムの無料お試し版について詳しく説明しています。無料お試し版を知らなかった方、もっと詳しく知りたい方はぜひ見てみてください。

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多くの部署の意見を聞く

無料トライアルを実際に活用した企業の多くが、1つの部署の社員しかトライアルに参加させていません。勤怠管理システムは基本的には全社的に導入していくものですし、部署によって就業形態・勤怠の打刻方法などがこのなる場合が多いですよね。

このアンケートでよくあったのが、「総務部10人くらいで無料トライアルに参加した」という回答ですが、できることなら全社的にトライアルをすべきですし、参加者を選抜するとしても各部署から少人数を集めて参加してもらったほうがいいでしょう。無料トライアルを利用しないとしても、勤怠管理システムを検討している段階で様々な部署の意見を拾うべきです。

システムの比較検討に時間をかける

今回のアンケートにおける「勤怠管理システムを比較する際に用いた手段、Webサイトはなにか」という質問では、「提供会社のサービスサイト」が48%、「比較サイト」が36%と、計84%の企業は自社でシステムを検討しているものの、残り16%の企業は知り合いの口コミなど、自社で導入検討をしていません。

勤怠管理システムは全社的に導入するシステムである上、全社員が日常的に利用するとても影響力のあるシステムです。確かに口コミも信頼性があればよいですが、自社でもh時間をかけて比較検討するのに越したことはないでしょう。

自社にあった勤怠管理システムを選んで、導入失敗を防ごう！

勤怠管理システムの導入で失敗しないためにはまず、以下の３点を確認しましょう。

• ●自社の規模に適したシステムかどうか
• ●自社の勤務形態にあった打刻方法があるか
• ●他システムと連携できるか

勤怠管理システムにはさまざまな製品が用意されていますので、無料トライアルを活用し、自社にあった勤怠管理システムを選んでください。

こちらの記事では、様々な勤怠管理システムを紹介しています。システム導入に失敗したくないという方はぜひ読んでみてください。

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