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勤怠管理・就業管理システムの導入における失敗例

失敗例1　自社の規模に見合ったシステムでなければコストが大きい

勤怠管理・就業管理システムは、企業にとってメリットが大きいシステムですが、従業員数や必要とする機能に見合ったシステムを選ぶことができず、単なるコスト負担になってしまっているケースが見受けられます。

企業規模が小さく、勤怠管理・就業管理をある程度は従来の手法に頼っていても、それほど業務負担が大きくなければ、必要以上に大がかりなシステムを導入してしまうことでコスト負担が大きくなり過ぎてしまうことがあります。

一方、規模が大きな企業に導入するシステムであるにもかかわらず、安価で低機能なシステムを導入してしまうと、従来の業務負担の軽減効果が少なく、コストに見合った効果が引き出せない場合があります。

失敗例2　自社のワークスタイルに適していないと正確さが低くなる

勤怠管理・就業管理システムにおいて重要なことは、従業員の出退勤を記録する打刻の方法です。 現在普及している主な打刻方法には、システムに連動したタイムレコーダーを使う方法の他、ICカード方式、ブラウザ上でのクリック方式、スマートフォンなどのモバイル端末からの入力方法などがあります。

従業員の殆どが内勤であるとか、外回りや出張が多い場合など、自社のワークスタイルに適した打刻方法を選ばなければ、正確な出退勤が記録されず、かえってデータの正確性に疑問が生じたり、不正が行われやすくなります。

また、打刻することばかりを重視させると、とにかく打刻さえすれば良いと考える従業員も現れます。 例えば、とりあえず打刻してから喫煙所（あるいはオフィスの外）に行ったまま暫く仕事を始めないなど、就業時間は遵守するが業務のパフォーマンスは低下させてしまうといったモラルハザードが生じてしまうケースです。 その結果、社員間の不公平感を大きくすることになってしまっていることがあります。

失敗例3　自社の就業規則や形態に適していない

企業ごとに就業規則は異なりますし、勤務形態も業種によってさまざまです。自社の就業規則や勤務形態に対応可能な勤怠管理・就業管理システムを導入しなければ、勤怠管理・就業管理における業務は手動による調整が必要になり、かえって煩雑さを増してしまいます。

例えば夜勤シフト管理やフレックス、裁量労働制、直行・直帰などを管理する機能への対応が可能かどうかを見極める必要があります。

また、労働関係の法令の改定への対応が柔軟であるかどうかも、業務負担を軽減するためには重要です。 管理対象に支社など複数の拠点がある場合は、クラウド型を選ぶなど、自社に最適化できるシステムを選ぶ必要があります。

失敗例4　他のシステムと連携できていない

導入した勤怠管理・就業管理システムが、給与システムや人事管理システム、原価計算システム、会計システムなどと連携していないことで、従業員の勤怠に関するデータを他システムに流用できず、業務を連携し効率化させることにボトルネックが生じてしまうケースがあります。

勤怠管理・就業管理システムの導入で失敗しないために

以上のように、勤怠管理・就業管理システムの導入で失敗をしないためには、導入しようとしているシステムが自社の就業規則や勤務形態に対応できるかどうか、また、他のシステムとの連携が可能かどうかを見極める必要があります。

勤怠管理・就業管理システムにはさまざまな製品が用意されていますので、これらの注意点を確認して、自社に最適なシステムを導入して勤怠管理・就業管理業務の効率化を目指してはいかがでしょうか。

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