勤怠管理システム導入の失敗例・デメリット

勤怠管理システムの導入における失敗例

失敗例①　自社の規模に見合っていない

勤怠管理システムは、企業にとってメリットあるシステムですが、従業員数や必要機能に見合ったシステムを選ぶことができず、単なるコスト負担になってしまっているケースが見受けられます。

企業規模が小さく、タイムカードでの打刻などの従来の手法で勤怠管理を行っていたとしても、それほど業務負担が大きくなければ、必要以上に大がかりなシステムを導入する必要はないでしょう。ただし、勤怠管理システムとはいっても簡単な機能だけで、比較的安価に使えるものもあります。業務負担を少しでも減らすために、簡便な勤怠管理システム導入を検討してみるのはよいと思います。

一方で、大規模な企業が、十分な検討をせずに、安価だからという理由だけで低機能な勤怠管理システムを導入すると、従来の業務負担を軽減することが難しくなったり、かえってコスト増になってしまったりと、デメリットになりかねません。自社で必要な機能や従業員規模に対応した勤怠管理システムを選ぶ必要があります。

失敗例②　自社のワークスタイルに適していない

勤怠管理システムを導入するのであれば、従業員の出退勤を記録する打刻の方法にはこだわりたいものです。現在普及している主な打刻方法には、勤怠管理システムと連動したタイムレコーダーを使う方法の他、ICカード、ブラウザ上でのクリック、スマートフォンなどのモバイル端末からの打刻などがあります。

従業員の働き方として、内勤や外回り・出張などのワークスタイルに適した打刻方法を選ばなければ、従業員にとって打刻をすることが億劫になってしまうこともあります。これにより、正確な出退勤時刻が記録されず、データの正確性に疑問が生じたり、不正打刻が行われやすくなります。

また、打刻することばかりを重視させると、とにかく打刻さえすれば良いと考える従業員も現れます。例えば、ひとまず打刻を済ませてから喫煙所（あるいはオフィスの外）に行き、しばらく仕事を始めないなど、就業開始時間を順守しているものの業務パフォーマンスが低下する可能性もあるのです。その結果、社員間の不公平感を大きくすることになり、勤怠管理から社員同士の軋轢を生むなどのデメリットにもつながります。

失敗例③　自社の就業・勤務形態に対応していない

企業ごとに就業規則は異なりますし、勤務形態も業種によってさまざまです。自社の就業規則や勤務形態に対応可能な勤怠管理システムを導入しなければ、勤怠管理の業務は手動による調整が必要になり、かえって煩雑さを増してしまいます。

夜勤シフト管理やフレックス、裁量労働制、直行・直帰などを管理することが可能かどうかを見極める必要があります。また、労働関係の法令の改定への対応が柔軟であるかどうかも、業務負担を軽減するためには重要です。さらには、支社など複数の拠点がある場合は、クラウド型を選ぶなど、自社に最適化できるシステムを選ぶ必要があります。

失敗例④　他システムと連携できない

導入した勤怠管理システムが、給与計算システムや人事管理システム、原価計算システム、会計システムなどと連携していないことで、従業員の勤怠に関するデータを他システムに流用できず、業務効率化につながらないケースがあります。

特に、給与計算システムと連携できない勤怠管理システムであれば、CSVで出力をしたのち、体裁を整えて再度給与計算システムにインポートする手間がかかります。せっかく勤怠管理システムを導入するのであれば、他システムと連携できるものを選び、カットできる作業はなくして、生産性の高い仕事に注力できるようにしていきましょう。

勤怠管理システムの導入で失敗しないために

以上のように、勤怠管理システムの導入で失敗しないためには、導入しようとしているシステムが「必要機能を備えているか」「就業・勤務形態に対応しているか」「他システムとの連携可能か」などを見極める必要があります。

勤怠管理システムにはさまざまな製品が用意されていますので、これらの注意点を確認して、自社に最適なシステムを導入して、勤怠管理業務の効率化を目指してはいかがでしょうか。