「勤怠管理システム　5つの導入メリット」IT製品の比較・資料請求サイトは「ITトレンド」

勤怠管理システム導入による5つのメリット

メリット①　出退勤時刻を正確に把握できる

勤怠管理システムであれば、従業員の労働時間を正確に管理することができます。これにより、入力ミスを防ぎ、不正打刻を減らすことができます。

もし、紙のタイムカードとタイムレコーダーで出退勤時間を打刻して、就業時間を記録しているなら、人事・労務担当者は給与計算を行う際に、手作業でデータを転記する必要があります。手作業である以上、入力ミスの発生はつきものです。このミスにより、支払われる給料に差が出てくることが想定されますので、あってはならないミスです。
また、タイムカードや手書きによる打刻は、本人以外による打刻、不正打刻の可能性もあります。

勤怠管理システムを導入すると、ICカードやPC・スマートフォンで打刻ができ、正確な時間を把握できます。打刻をする従業員にとっては、毎朝打刻の列に並ばずに自席で打刻ができるようにもなります。また、人事・労務担当者にとっては、転記せずともCSVファイルで給与計算システムに入れることができます。給与計算システムと連携できる給与計算システムもありますから、より負担軽減につながります。

また、静脈・指紋認証などの生体認証システムや、顔認証システムを活用した勤怠管理システムもあります。これであれば、本人以外の打刻は非常に難しくなりますので、不正打刻を防止できます。さらに、クラウド型の勤怠管理システムでは、GPS打刻機能もあります。これは、打刻と同時に本人の位置情報を記録するため、直行直帰や出張、交代制の夜間勤務や休日出勤など、さまざまな就業形態や条件にも柔軟に対応できます。

勤怠管理システムなら、従業員にも管理者にも負担の少ない就業時間の管理を実現できます。

メリット②　複雑な割増賃金を効率よく計算できる

勤怠管理システムにより、割増賃金の計算が簡単にできるようになります。これにより、管理する人事・労務担当者の負担を軽減できます。

しかし、割増賃金の計算に関しては、労働基準法の規定に則り、社員の勤怠情報と照らし合わせながら行わなければならないため、神経質になる重要な作業となります。

勤怠管理システムなら、出退勤時刻の記録だけではなく、割増賃金についての規定に対応した労働時間の集計、管理もできるようになっています。従業員一人ひとりについて、正社員、契約社員、アルバイト、派遣社員等の雇用形態、フレックス、裁量労働などの労働契約の内容に合わせて、割増賃金が適用される労働時間が自動的に計算されるのです。

また、自動集計されたデータは、給与計算システムなどの他サービスと連携できる勤怠管理システムの場合、給与計算、給与明細の発行などをスムーズに実行することができます。

これらの業務効率化は、人事・労務担当者がコア業務に集中する上で大きなメリットとなり、生産性向上にもつながるでしょう。

メリット③　法改正への対応も簡単にできる。

労働基準法の改正など、勤怠管理に関する法律の改正が行われた際に、それに対応した管理方法に変更する必要があります。これは、労力のかかる対応になります。

多くの勤怠管理システムは、このような法改正に対応しており、法令に順守した設定へのバージョンアップが行われます。ただし、法改正に伴うシステム変更などが、保守契約の範囲で提供されるのか、クラウドサービスであれば無償で自動反映してくれるのか、事前に確認しておくとよいでしょう。

メリット④　申請承認フローを効率化できる

「サービス残業」といわれる、残業代や割増賃金の不払いが社会問題として取り上げられるようになりました。会社側は勤務実態を正確に把握すると同時に、無許可の残業を厳格に禁止をするなどの動きが見られています。ところが、残業申請を事前にできず、事後申請が常態化してしまっては、勤務実態の把握も統制も効かなくなってしまい、結果的にサービス残業の横行なども起きてしまうリスクがあります。

勤怠管理システムには、事前に許可を必要とする残業申請や休暇の取得、直行直帰などの申請手続きをサポートする、「申請承認のワークフロー機能」などのサービスが用意されている場合があります。クラウドサービスの場合には、テンプレートなどで用意されている申請フォームを利用して、PCやスマートフォンのブラウザ上で申請、承認のワークフローをまわすことができます。

メリット⑤　就業時間データを蓄積して活用できる

時間外労働や過剰な残業等を含む労働時間のデータは、人材の配置や採用の意思決定に重要な情報を提供し、労働環境を改善したり、効率的な人員手配などの人事戦略に役立てることができます。季節変動や人件費高騰等の要因を把握して、効率的な経営を行う、その貴重なデータ資産となるのです。

蓄積・集約された労働時間データを、さまざまな切り口、視点で可視化することで、有益な発見につながることもあります。たとえば、部署ごとに見比べて、急激に労働時間が増加していたり、社員によって労働時間が大きくばらつきがあったりすると、それは今後の人材配置において重要なデータになります。人員の需要予測ができるようになり、余剰人員を効率的に再配置するなどの人事戦略における意思決定を適切に行えるようになるのです。

勤怠管理システム導入によるデメリットは？

勤怠管理システムは、企業にとって導入メリットが大きいシステムです。ただし、しっかりと自社に合う勤怠管理システムを選ばないと、かえってデメリットになってしまうこともあります。

例えば、自社の規模に合わない大がかりなシステムを導入してしまうことで、コストがかさんでしまったり、逆にコストメリットを優先し、必要な機能が入っていないシステムを導入してしまうことで、本来得られるメリットであるはずの業務負担軽減につながらなかったりと、選定に失敗するとデメリットにもなりうるのです。

また、自社の就業規則や勤務形態に対応可能な勤怠管理システムを導入しなければ、手動による調整が必要になり、かえって煩雑さが増してしまうかもしれません。その他にも、法改正に手作業で対応しないといけないとなると、対応漏れや担当者の負担にもなり、デメリットになりかねません。

勤怠管理システムの導入失敗例については、以下の記事で詳しく解説しています。
★勤怠管理・就業管理システムの導入における失敗例

まとめ

以上、勤怠管理システムの導入メリット5つと、導入に失敗した際に生じるデメリットを紹介しました。勤怠システムのメリットは、出退勤の打刻データの集約からはじまり、企業経営にとって重要なコンプライアンス・内部統制、業務効率化、経営戦略策定まで範囲が広がっていることがお分かりいただけたと思います。

しかし、自社の規模に見合った適切な勤怠管理システムを選ばないと、必要以上のコストが発生したり、満足に使えなかったために無駄なコストになってしまったりと、デメリットになりかねません。

導入検討の際には、このメリットとデメリットをしっかりと理解しておき、勤怠管理システムの新規導入、あるいは、既存システムからクラウド型などの新しく使いやすくなったサービスへの入れ替えを検討してみてはいかがでしょうか。

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