【3分でわかる】勤怠管理システムの導入メリット・デメリット

結局、勤怠管理システムは導入すべき？

働き方改革関連法が施行され、時短勤務や時差出勤、テレワークなど働き方は多様性をみせています。さらに36協定遵守のためには、勤怠状況や労働時間をリアルタイムで把握する必要があり、従来のエクセルやタイムカードによる勤怠管理では対応が難しくなっています。

一方、勤怠管理システムはさまざまな就業形態やモバイルデバイスに対応でき、労働時間の可視化もリアルタイムで行えます。ほかにも、不正打刻の防止や給与計算の自動化など、企業規模を問わず享受できるメリットが多いため、多くの企業で導入が進んでいます。

システムの導入にはコストが発生しますが、自社に適した製品を導入できれば、費用以上の効果が期待できるため、導入すべきシステムといえます。特に従業員数が多い企業ほど人事担当者の負担は大きくなるので、導入による効果をより実感できるでしょう。得られる効果、メリットについては次で詳しく解説します。

勤怠管理システム導入のメリット

以下が勤怠管理システム導入によるメリットです。

• １. 打刻時間を正確に把握できる
• ２. 不正な打刻を防止
• ３. 労働時間を管理できる
• ４. コストを抑えられる
• ５. モバイルデバイス対応で働きやすさ向上
• ６. 他システムと連携できる
• ７. 法改正への対応も安心

メリット１. 打刻時間を正確に把握できる

勤怠管理システム導入による一番のメリットは、従業員の出退勤時間を正確に管理できることです。システムの導入により、ICカードや自分のPC・スマートフォンで打刻できるようになるため、入力ミスが防げます。従業員もタイムカードの列に並ぶ必要がなくなるため、スムーズに出退勤時間を打刻できるでしょう。

また、紙のタイムカードとタイムレコーダーで出退勤時間を打刻している場合、給与計算の際にデータを手作業で入力する必要があり、転記ミスを起こす可能性があります。しかし、勤怠管理システムであれば、勤務記録をcsvデータなどで出力して給与計算できるため、人的ミスが発生しにくく給与計算の正確性を上げられるでしょう。

メリット２. 不正な打刻を防止

出退勤の時間記入には、さまざまな方法があります。タイムカードとタイムレコーダーで記録している会社や、中にはExcelに手入力して管理している場合もあるでしょう。しかし、こうした方法には本人以外も打刻できてしまうという問題もあります。

勤怠管理システムには静脈・指紋認証・顔認証システムといった生体認証システムが搭載されている製品もあり、不正な打刻を防止します。

さらに、クラウド型の勤怠管理システムでは、GPSによる打刻機能もあり、打刻と同時に位置情報を記録するため、直行直帰や出張、交代制の夜間勤務や休日出勤など、さまざまな就業形態や条件にも柔軟に対応でき、不正打刻を防止できます。

メリット３. 労働時間の管理

従業員の労働時間の管理は、企業の義務です。もし、正確に管理ができていないと、トラブルが発生するだけでなく、企業のイメージ悪化につながります。勤怠管理システムは従業員の残業時間や遅刻・早退・欠勤、休暇の取得状況を含め、労働時間を正確に管理できるので、適切な労務管理ができます。労務時間を正確に管理することでサービス残業やみなし残業、過少申告などを防ぎ、働きやすい職場環境の構築の一助にもなります。

メリット４. 業務効率化によるコスト削減

勤務時間や残業時間の集計に始まり、代休・有休の申請や取得状況、残数の管理など人事・労務担当者の業務は煩雑です。特に給与計算は工数も人的コストもかかる負荷の高い業務です。しかも、雇用形態や労働契約も個人ごとに異なる場合もあり、慎重に作業する必要があります。

勤怠管理システムを別の給与計算システムと連携、あるいは両システムが入った製品を導入すれば、出退勤時刻の記録だけではなく、従業員一人ひとりに対応した労働時間での給与が自動で計算されるので、正確かつ効率的に事務作業ができコスト削減にもつながります。

メリット５.モバイルデバイス対応で働きやすさ向上

スマートフォンなどモバイルデバイスに対応した勤怠管理システムを使えば、出退勤の打刻や直行直帰申請、休暇申請をオンラインでできます。わざわざタイムカードを切ったり、申請書類を提出する手間を省けるので従業員の労働生産性の向上につながります。

メリット６. 他システムとの連携もできる

製品によっては、4で紹介したように自動集計されたデータを給与計算システムなどの他システムと連携できるため、給与計算や給与明細の発行などをスムーズに行えます。給与計算だけでなく、有給管理システムやシフト管理システムなど様々なシステムと連携できるので、勤怠管理にかかる事務作業を一元で処理できます。

メリット７. 法改正にもシステムアップデートで対応

労働基準法など勤怠管理に関する法律の改正が行われた際に、それに対応した管理方法に変更する必要があります。

多くの勤怠管理システムは、このような法改正に対応するため、法令を遵守する管理方法へバージョンアップを行います。ただし、法改正に伴うシステム変更などが、保守契約の範囲で提供されるのか、無償で自動反映してくれるのかは提供するベンダーによるので事前に確認しておくとよいでしょう。

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システム導入によるデメリット

勤怠管理システム導入には多くのメリットがありますが、一方でデメリットもあります。導入の前にあわせて確認しておきましょう。

コストがかかる

製品や提供形態にもよりますが、勤怠管理システムには、月額数百円から利用できる製品もあればサーバー構築や保守費用などで数百万円かかるものもあります。加えて就業形態や雇用形態など就業規則が独自の場合、カスタマイズが必要になるケースもあるでしょう。これまでエクセルやタイムカードで管理していた場合に比べて、コストは増えます。

また、勤怠管理システムの場合、システム導入が売上に直結するわけではないので、費用対効果が図りにくい側面を持ちます。従来の業務をどれだけ効率化できるか、業務高度化につながる新たな取り組みができるかなど、コストに対し得られる効果を整理して判断する必要があります。

社内浸透の工数がかかる

システムの検討から導入、安定した稼働を実現するまでは、ある程度の工数がかかります。まず、自社の雇用形態や就業形態、勤務地、社内制度など就業規則を把握した上で、対応できるシステムかどうか、カスタマイズの要不要などを確認します。

導入後はシステムの操作方法やルールを従業員へ周知しなければなりません。マニュアルの作成や説明会の開催のほか、個別の問い合わせ対応も必要になるでしょう。拠点数や従業員数が多いほど、システムが定着するまで時間を要しますので、導入後のフローやスケジュール、作業工数の見通しをたてておきましょう。

勤怠管理システムの比較検討で気を付けるべきポイント

勤怠管理システムを導入する際に気を付けるべきポイントを３つ紹介します。

１．外部との連携は可能か

給与計算などの他システムや、スマートフォンなどのモバイルデバイスとの連携が可能かどうかを確認しましょう。メリットの項目でもお伝えしましたが、他システムとの連携により勤怠管理システムの導入効果は非常に高くなります。

２．導入後のサポートは充実しているか

サポート体制もチェックしておきましょう。特に、初めて勤怠管理システムを導入する場合は、導入後の運用方法や、緊急時の対応などのフォローがあるだけで安心して利用できます。製品によってはサポートが有料の場合もありますので、必ず確認しておきましょう。

３．最適なコストパフォーマンスか

自社の規模に合わない大がかりなシステムを導入してしまうとコストがかさんでしまったり、逆にコストメリットを優先し、必要な機能が入っていないシステムを導入してしまうと、本来得られるメリットの業務負担軽減につながらなかったりします。

自社が求める性能とコストとバランスがいい製品を導入しましょう。

メリット・デメリットを踏まえて製品導入しよう

勤怠管理システムのメリットを中心に、デメリットや導入ポイントなどを紹介してきました。導入検討の際にはこれらの点を踏まえて、自社に最適な製品の導入、あるいは入れ替えなどを検討してみてはいかがでしょうか。