「勤怠管理・就業管理システム　5つの導入メリット」IT製品の比較・資料請求サイトは「ITトレンド」

勤怠管理・就業管理システムの導入メリット

メリット１．　就業時間の正確性を確保できる

紙のタイムカードとタイムレコーダーで出退勤の時間を打刻して、就業時間を記録している場合、給与計算のために、人事担当者の手作業による 別途データ入力の手間が発生します。手作業である以上、入力ミスの発生はつきものです。また、タイムカードや手書きの日報などは、不正申告を懸念する場合、管理の手間が増えたり、防止策も限られます。これらは社員数が多ければ多いほど、人事部にとって無視できない負担になります。

勤怠管理システムでは、ICカードやスマートフォン、必要に応じて生体認証などの仕組みによって、不正を防止しながら正確な就業時間を記録・管理をおこなうことができます。また、クラウドサービスなどでは、直行直帰や出張、出向、さらに、交代制の夜間勤務や休日出勤など、様々な就業形態や条件にも柔軟に対応できるので、従業員にも管理者にも負担の少ない就業時間の管理を実現できます。

メリット２．　複雑な割増賃金の計算を効率化できる

労働基準法では時間外労働、休日労働、深夜労働などの割増賃金の対象について、詳細な規定がされています。そのため、人事担当者は給与計算をする際に、社員の勤怠情報をこれらの規定と照らし合わせて計算する必要があります。勤怠管理システムには出退勤時刻の記録だけではなく、これらの規定に対応した労働時間の集計、管理もできるようになっています。

勤怠管理システムを導入すると、従業員一人ひとりについて、正社員、契約社員、アルバイト、派遣社員等の雇用形態、フレックス、裁量労働などの労働契約の内容に合わせ、割増賃金が適用される労働時間が自動的に計算されます。

また、自動集計されたデータは、給与計算システムなどの他サービスと連携できる製品の場合、給与計算、給与明細の発行などをシームレスに実行することができます。

これらの業務効率化は、人事担当がコア業務に集中する上で大きなメリットとなり、人事の生産性向上にもつながるでしょう。

メリット３．　法改正にスムーズに対応できる

労働基準法などの法律や政令、省令などのルール改正に対応した勤怠管理を行うことは、人事担当にとって悩ましい問題の一つでしょう。

多くの勤怠・就業管理システムは、このような法改正に対応し、システム全体で法令を遵守した設定に組み替えることができるサービスがある場合もあります。法改正に伴うシステム変更などが保守契約の中で提供されるのか、クラウドサービスであれば無償で自動反映してくれる場合もあるので、事前に確認しておくとよいでしょう。

メリット４．　申請承認フローを効率化できる

「サービス残業」といわれる残業代や割増賃金の不払いなどが社会問題として取り上げられるようになりました。会社側は勤務実態を正確に把握すると同時に、無許可の残業を厳格に禁止をするなどの動きがあります。ところが、残業申請を事前にできず、事後申請が常態化してしまっては、勤務実態の把握も統制も効かなくなってしまい、結果的にサービス残業の横行なども起きてしまうリスクがあるかもしれません。

勤怠管理システムには、事前に許可を必要とする残業申請や休暇の取得、直行直帰などの申請手続きをサポートする、申請承認のワークフロー機能などのサービスが用意されている場合があります。クラウドサービスの場合には、テンプレートなどで用意されている申請フォームを利用して、PCやスマートフォンのブラウザ上で申請、承認のワークフローをまわすことができます。

メリット５．　データを蓄積して活用できる

時間外等を含む労働時間のデータは、人材の配置や採用の意思決定に重要な情報を提供し、労働環境を改善したり、効率的な人員手配などの人事戦略に役立てることができます。季節変動や人件費高騰等の要因を把握して、効率的な経営を支援してくれる貴重なデータ資産となるのです。

蓄積・集約された労働時間データを様々な切り口、視点で可視化することで、有益な発見につながります。たとえば、部署ごとにみて急激に労働時間が増加していたり、緩やかな下降傾向などがないか、あるいは、月末や期末の特殊なパターンなど、データの活用によって、人員の需要予測ができるようになります。余剰人員を効率的に再配置するなどの人事戦略における意思決定を適切に行えるようになります。

勤怠管理・就業管理システムのデメリットは？

勤怠管理システムは、確かに企業にとって導入メリットが大きいシステムですが、しっかりと自社に合うサービスを選ばなかったりすると逆にデメリットが発生することもあります。
ここでは、勤怠管理システムの導入が逆にデメリットとなってしまうような失敗例からをご紹介します。

失敗例１．　自社の規模に見合っていないサービスを導入してしまう

従業員数や必要とする機能に見合った勤怠管理システムを選ばなかったことにより、、単なるコスト増加というデメリットになってしまっているケースが見受けられます。

例えば企業規模が小さく、ある程度は従来の手法であるタイムカードやエクセルに頼った勤怠管理を行っていても、それほど人事担当の業務負担が大きくなければ、必要以上に大がかりなサービスを導入してしまうことで、逆にコスト負担が大きくなり過ぎるというデメリットになってしまうことがあります。

一方、社員数が多いなど大規模企業であるにもかかわらず、コスト抑制のために安価で低機能なサービスを導入してしまうと、本来得られるメリットであるはずの業務負担軽減が少なく、結果うまく活用できないために無駄コストが発生してしまうというデメリットもあります。

このように、自社の規模に合った適切なシステムを導入しないと、コストが大きくなったり満足に使えなかったりと、逆にデメリットになってしまいます。

失敗例２．　自社の就業規則や形態に適していないサービスを導入してしまう

自社の就業規則や勤務形態に対応可能な勤怠管理・就業管理システムを導入しなければ、勤怠管理・就業管理における業務は手動による調整が必要になり、かえって煩雑さを増してしまうというデメリットになりえます。

例えば夜勤シフト管理やフレックス、裁量労働制、直行・直帰などを管理する機能への対応が可能かどうかを見極める必要がありでしょう。

また、労働関係の法令の改定への対応が柔軟であるかどうかも、人事担当者の業務負担を軽減するためには重要です。 管理対象に支社など複数の拠点がある場合は、クラウドサービスを選ぶなど、自社に最適化できるシステムを選ぶ必要があります。

自社の就業形態に対応できる勤怠管理システムを選ばないと、結果人事担当の手作業による集計を挟むため、結果業務負担が増え、勤怠管理システムの導入がデメリットになってしまうこともあるのです。

※勤怠管理システムの導入失敗例については、以下の記事で詳しく解説しています。
勤怠管理・就業管理システムの導入における失敗例

まとめ

以上、勤怠管理システムの導入メリット５つと、デメリットになり得る失敗例２つを紹介しました。勤怠システムのメリットは、主要な機能である出退勤の打刻データの集約からはじまり、企業経営にとって重要なコンプライアンス・内部統制、業務効率化、経営戦略策定まで範囲が広がっていることがおわかりいただけたと思います。

しかし、自社の規模に見合った適切な勤怠管理システムを選ばないと、必要以上のコストが発生したり、満足に使えなかったために無駄コストになってしまったりと、デメリットになりかねません。

導入検討の際には、このメリットとデメリットをしっかりと理解しておき、勤怠管理システムの新規導入、あるいは、既存システムからクラウド型などの新しく使いやすくなったサービスへの入れ替えを検討してみてはいかがでしょうか。

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