【3分でわかる】勤怠管理システムの導入メリット・デメリット

勤怠管理システムを導入すべき理由とは

従来、タイムカードや手書きの出勤管理表による勤怠管理が一般的でした。しかし近年では、働き方の多様化に伴い勤怠管理システムの導入が進んでいます。そもそも、なぜ多くの企業がコストをかけて勤怠管理システムを導入しはじめたのでしょうか。

最大の理由は、テレワークの増加と働き方改革関連法の施行です。もともとテレワークでは多くの企業が勤怠管理表データへの入力による自己申告や、上長へのメール連絡で勤怠管理を行っていました。しかし、2019年に労働安全衛生法が改正され、従業員の勤怠管理では「客観的方法による労働時間把握」が義務化されました。これにより、自己申告による勤怠記録だけでは法的要件を満たせなくなり、場所を選ばずに正確かつ客観的に勤怠を記録できる勤怠管理システムの普及が高まったのです。

また、労働基準法が改正され、時間外労働の上限規制や有給の取得が義務づけられました。法改正により、企業は従業員一人ひとりの勤怠状況を把握し、残業時間や有給の管理をよりいっそう正確に行わなくてはなりません。従業員の残業管理には集計が簡単で、リアルタイムに状況を把握できる勤怠管理が適しています。

参考：テレワークの労務管理等に関する 実態調査 （速報版）｜厚生労働省
参考：働き方改革関連法のあらまし （改正労働基準法編）｜厚生労働省

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勤怠管理システム導入のメリット

勤怠管理システム導入によるメリットを解説します。

打刻時間を正確に把握できる

勤怠管理システム導入による一番のメリットは、従業員の出退勤時間を客観的かつ正確に管理できることです。スマホ・PC画面・ICカードなどを用いて、ワンタッチで打刻できるため、勤務表への入力ミスが防げます。タイムカードの列に並ぶよりも、スムーズに打刻できるでしょう。

また、紙のタイムカードとタイムレコーダーで出退勤時間を打刻している場合、給与計算の際にデータを手作業で入力する必要があり、転記ミスを起こす可能性があります。しかし、勤怠管理システムであれば、勤務記録をcsvデータなどで出力して給与計算できるため、人的ミスが発生しにくく給与計算の正確性を上げられるでしょう。

不正打刻を防止する

タイムカードやExcelへの手入力により、出退勤を管理している企業が多くあります。しかし、これらの方法には本人以外も打刻できてしまうという問題があります。

勤怠管理システムのうち、静脈・指紋認証・顔認証システムなどの生体認証システムが搭載されている製品であれば、不正打刻の防止が可能です。ほかにも、クラウド型の勤怠管理システムにはスマホ端末のGPS機能を活用した打刻機能があります。打刻と同時に位置情報を記録するため、直行直帰・出張・交代制の夜間勤務・休日出勤など、さまざまな就業形態や条件にも柔軟に対応できるでしょう。

法令を遵守した労働時間の管理が可能

勤怠管理システムは従業員の残業時間や遅刻・早退・欠勤、休暇の取得状況を含め、勤務状況を正確に管理できます。また、リアルタイムに残業時間や有給取得日数を把握できるため、法令遵守にも役立つでしょう。

業務効率化によりコストを削減できる

勤務時間や残業時間の集計に始まり、代休・有休の申請や取得状況、残数の管理など人事・労務担当者の業務は煩雑です。特に給与計算は工数も人的コストもかかる負荷の高い業務です。雇用形態や労働契約が個人ごとに異なる場合もあり、慎重に作業しなくてはなりません。

勤怠管理システムを給与計算システムと連携するか、両システムが入った製品を導入すれば、データの入出力・転記・計算作業が効率化できます。出退勤時刻の記録だけではなく、従業員一人ひとりに対応した労働時間での給与が自動で計算され、工数やコストの削減につながります。

モバイル端末対応で働きやすさ向上

スマホをはじめ、モバイル端末に対応した勤怠管理システムを使えば、テレワーク・出張・営業活動による外回りなど、オフィス以外からの打刻が簡単です。わざわざタイムカードを切るために営業所を行き来する必要がなくなります。

また、直行直帰申請や休暇申請もオンライン上で行えるため、申請書類を提出する手間が省けます。従業員の労働生産性の向上にもつながるでしょう。

他システムとの連携もできる

勤怠管理システムは出退勤データをCSV出力できるものがほとんどです。また製品によっては、給与計算システム・Web給与明細ソフト・シフト管理システムなどと連携できるものもあります。

法改正にもシステムアップデートで対応

労働基準法など勤怠管理に関する法律の改正が行われた際には、社内の勤務規則や勤怠管理の方法をできるだけ迅速に変更しなくてはなりません。

勤怠管理システムを導入していれば、法改正に対応したシステムアップデートをベンダー側で実施します。気付いたら法律が変わっていて違反していた、といった事態を防げるでしょう。

システム導入によるデメリット

勤怠管理システム導入には多くのメリットがある一方、少なからずデメリットもあります。導入の前にあわせて確認しておきましょう。

コストがかかる

製品や提供形態にもよりますが、勤怠管理システムには、月額数百円から利用できる製品もあればサーバー構築や保守費用などで数百万円かかるものもあります。加えて就業形態や雇用形態など就業規則が独自の場合、カスタマイズが必要になるケースもあるでしょう。これまでエクセルやタイムカードで管理していた場合に比べて、コストは増えます。

また、勤怠管理システムの場合、システム導入が売上に直結するわけではないので、費用対効果が図りにくい側面をもちます。従来の業務をどれだけ効率化できるか、業務高度化につながる新たな取り組みができるかなど、コストに対し得られる効果を整理して判断するとよいでしょう。

社内浸透の工数がかかる

システムの検討から導入、安定した稼働を実現するまでは、ある程度の工数がかかります。まず、自社の雇用形態や就業形態・勤務地・社内制度など就業規則を把握したうえで、対応できるシステムかどうか、カスタマイズの要不要などを確認します。

導入後はシステムの操作方法やルールを従業員へ周知しなければなりません。マニュアルの作成や説明会の開催のほか、個別の問い合わせ対応も必要になるでしょう。拠点数や従業員数が多いほど、システムが定着するまで時間を要します。導入後のフローやスケジュール、作業工数の見通しをたてておきましょう。

勤怠管理システムの比較検討で気を付けるべきポイント

勤怠管理システムを導入する際の注意点を紹介します。

外部との連携は可能か

給与計算などの他システムや、スマホなどのモバイルデバイスとの連携が可能かどうかを確認しましょう。メリットの項目でもお伝えしましたが、他システムとの連携により勤怠管理システムの導入効果は非常に高くなります。

導入後のサポートは充実しているか

サポート体制もチェックしておきましょう。特に、初めて勤怠管理システムを導入する場合は、導入後の運用方法や、緊急時の対応などのフォローがあるだけで安心して利用できます。製品によってはサポートが有料の場合もあるので、必ず確認しておきましょう。

最適なコストパフォーマンスか

自社の規模に合わない大がかりなシステムを導入してしまうと、余計なコストがかかってしまいます。反対に、コストメリットを優先し、必要な機能が入っていないシステムを導入してしまうと、本来得られるメリットである業務負担軽減につながらないでしょう。

自社が求める性能とコストとバランスがいい製品を導入しましょう。

メリット・デメリットを踏まえて勤怠管理システムを導入しよう

勤怠管理システムのメリットを中心に、デメリットや導入ポイントなどを紹介してきました。導入検討の際にはこれらの点を踏まえて、自社に最適な製品の導入、あるいは入れ替えなどを検討してみてはいかがでしょうか。