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勤怠管理システムとは、従業員の勤怠状況を一元管理できるシステムです。政府による働き方改革の推進や、ワーク・ライフ・バランスの動きがある中で、勤怠管理システムは企業規模を問わず導入が進んでいます。では、システム導入によって企業はどのような課題を解決できるのでしょうか。
この記事では、勤怠管理システムのメリットを中心に、導入しなかった場合のデメリットや選定ポイントも併せて解説していきます。ぜひ、導入時の参考にしてみてください。
勤怠管理システムの導入には多くのメリットがありますが、主なメリットは以下のようなものではないでしょうか。
では、それぞれ詳しくみていきましょう。
勤怠管理システム導入による一番のメリットは従業員の出退勤時間を正確に管理することでしょう。
システムを導入によりICカードや自分のPC・スマートフォンで打刻ができるため、タイムカードの列に並ぶことなくスムーズかつ正確に出退勤時間を打刻できます。
また、紙のタイムカードとタイムレコーダーで出退勤時間を打刻し、就業時間を記録している場合、給与計算を行う際に手作業でデータを転記する必要があるため、入力ミスが起こりやすく、給与に影響してしまう可能性があります。
勤怠管理システムを導入すれば、転記せずともCSVファイルで給与計算システムに入れることができるので、人的ミスも発生しにくく、給与計算の正確性も向上することができます。
出退勤の時間記入には、さまざまな方法があります。タイムカードとタイムレコーダーで記録している企業は多くありますが、中にはExcelに手入力で管理している場合もあるかもしれません。これらに共通する課題が、本人以外も打刻できてしまうという点です。
この不正打刻の課題を解決するのが、静脈・指紋認証などの生体認証システムや顔認証システムです。さらに、クラウド型の勤怠管理システムでは、GPSによる打刻機能もあります。打刻と同時に位置情報を記録するため、直行直帰や出張、交代制の夜間勤務や休日出勤など、さまざまな就業形態や条件にも柔軟に対応でき、不正打刻を防止することができます。
従業員の労働時間をきちんと管理することは、企業の義務でもあります。管理ができていないと、多くのトラブルを生むだけでなく、長時間労働をする企業＝ブラック企業という世間からの評価に繋がりかねません。
勤怠管理システムは従業員の残業時間や遅刻・早退・欠勤状況を含め、労働時間を管理できるので、適切な労務管理ができ、結果として働きやすい職場環境を構築することができます。
人事・労務担当者にとって、全員分の勤怠情報を集計して給与に反映させる給与計算は工数も人的コストもかかる非常に負荷の高い業務です。しかも、雇用形態や労働契約も様々な場合は、特に慎重に作業しなければなりません。
勤怠管理システムなら、出退勤時刻の記録だけではなく、従業員一人ひとりに対応した労働時間が自動的に計算されるので、業務効率化や作業人員のコスト削減が実現できます。
製品によっては、自動集計されたデータを給与計算システムなどの他サービスと連携できるため、給与計算や給与明細の発行などをスムーズに行うことができます。
膨大な作業の手間が省けるので、人事・労務担当者がコア業務に集中でき、生産性向上にもつながるでしょう。
正確な労働時間を管理できたり、雇用形態などに応じた自動集計ができるおかげで、人事・労務担当者の業務効率は格段に向上します。
その他にも、スマートフォンなどに対応している製品なら、直行直帰の際、打刻のためだけに出社や帰社する必要がありません。その時間を他の業務に充てられますし、効率的に業務を行えます。
労働基準法など勤怠管理に関する法律の改正が行われた際に、それに対応した管理方法に変更する必要があります。これは、労力のかかる対応になります。
多くの勤怠管理システムは、このような法改正に対応しており、法令に順守した設定へのバージョンアップが行われます。ただし、法改正に伴うシステム変更などが、保守契約の範囲で提供されるのか、クラウドサービスであれば無償で自動反映してくれるのか、事前に確認しておくとよいでしょう。
勤怠管理システムを導入することによるメリットは多くありますが、その一方でデメリットもあります。併せて確認しておきましょう。
自社の就業規則や勤務形態に合っていなければ、手動による調整が必要になり、かえって煩雑さが増してしまうかもしれません。その他、法改正に手作業で対応しないといけないとなると、対応漏れや担当者の負担にもなり、システム導入のデメリットになりかねません。
製品や提供形態にもよりますが、勤怠管理システムには、初期費用が無料の製品もあればサーバー構築や保守費用などで数百万円かかるものもあります。
場合によっては多額のコストを要してしまう可能性もありますので、自社に合った提供形態や予算感で検討することが大切です。
勤怠管理システムを導入する際に気を付けるべき3つのポイントをご紹介します。
給与計算などの他システムや、スマートフォンなどのモバイルデバイスとの連携が可能かどうかを確認しましょう。連携機能の有り無しで、導入効果に差が出てくることもあります。
サポート体制もチェックしておきましょう。特に、初めて導入する場合は、導入後の運用方法や、緊急時の対応などのフォローがあるだけで安心して利用できます。製品によってはサポートが有料の場合もありますので、併せて確認しておきましょう。
自社の規模に合わない大がかりなシステムを導入してしまうとコストがかさんでしまったり、逆にコストメリットを優先し、必要な機能が入っていないシステムを導入してしまうことで、本来得られるメリットであるはずの業務負担軽減につながらなかったりと、選定に失敗するとデメリットにもなりうるのです。
自社の状況にあった製品を選定しましょう。
ではここで、ITトレンド 勤怠管理システム部門における年間ランキング2017より、ユーザーから最もお問い合わせの多かった製品をご紹介します。
製品選定の参考にしてみてはいかがでしょうか。
20,000社以上の導入実績をもち、5名~10000名までのあらゆる業界・企業規模に対応した製品です。最短1日で利用でき、すぐに導入したい企業には最適です。サポート体制も充実しています。
63万人以上のユーザーに利用されているクラウド型の勤怠管理システムです。初期費用無料、３００円/人の料金体系で、導入のしやすさが特長です。サポートは無料。
導入サポート付きで、３０日間の無料体験も実施しています。打刻方法も豊富で、バージョンアップも無償で定期的に行ってくれます。セキュリティも万全で安心して利用することが可能です。
初期費用0円、200円/人という低コストで利用できます。導入や操作が簡単で、管理画面のスマホ対応など機能も充実しています。
1,000人以上の大規模向けの勤怠管理システムです。企業独自のルールや要望にも柔軟に対応し、カスタマイズが可能です。専任コンサルタントによる手厚いサポートも魅力です。
シンプルな画面や操作性で、初めて利用する企業でも簡単に使えます。500名までの企業規模に対応。全ての機能を30日間利用できる無料体験も実施しているので、試しに導入してみるのもいかがでしょうか。
創業30年の実績をもつ奉行シリーズによる勤怠管理システムです。4000社の導入実績やサポートセンターによるフォロー体制で、導入をサポートします。導入準備期間（3か月）は無償で利用できます。
100～数千名の幅広い規模に対応しています。一般的な機能をそのまま使うこともできますが、ニーズに合わせてカスタマイズすることが可能。また、万全なセキュリティと安心のサポートで、顧客満足度90%の実績があります。
サーバーやネットワークの追加構築なしで、既存のネット回線で利用できる勤怠システムです。経験豊富なスタッフによるサポートで、初めてでも安心して利用ができます。
ICカード、スマートデバイス、生体認証など多彩な打刻方法で、様々な職種に対応しています。250名以上の中堅企業に最適な製品です。
勤怠管理システムのメリットを中心に、デメリットや導入ポイントなどをご紹介してきました。導入検討の際にはこれらの点をしっかり理解し、自社に最適な製品の導入、あるいは入れ替えなどを検討してみてはいかがでしょうか。
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| 11月12日(月) 更新 | |
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