ICカードを使ってもっと効率的に勤怠管理する方法とは？

システムを使った勤怠管理

タイムレコーダーはこれまで勤怠管理を行う上で必須のアイテムでした。しかし、アナログな機械であるため故障の危険性があり、メンテナンスが欠かせない、初期投資が必要など、様々な課題があります。

最近では、勤怠管理システムに代表されるような、タイムレコーダー必要としない勤怠管理システムが登場しています。勤怠管理システムを利用すれば、Webブラウザから出退勤時間を入力できたり、スマホやICカードで打刻できるため、簡単に勤怠情報を入力できるシステム上で情報を管理できるため勤怠管理にかかる負担を大幅に軽減できます。

このシステムは、オンライン環境があればどこでも利用できることもあり現在急速に普及が進んでいます。ログインはパスワードによる認証、指紋などによる生体認証、ICカードによる認証など様々な方法に対応しています。

勤怠管理について詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

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ICカードを利用した勤怠管理

企業の提供するIC社員証のみならず、SuicaやPASMOなど、交通系のICカードで出退勤時刻を登録できる製品もあります。

ICカードを使った勤怠管理は、ICカードリーダーがあればすぐに始められます。ICカードリーダーは、パソコンやタブレットに接続し、ICカード情報を読み取り、勤怠情報として取得することが可能です。

交通系ICカードを使う利点は、交通費精算も可能となることです。出勤時あるいは退勤時に、ICカードに蓄積されている交通費のデータを読み取り、交通費精算システムに転送します。外出の多い営業担当者やサービス担当者に持たせることで、交通費精算業務を大幅に効率化することができます。

また、ICカードを使った打刻は非常に簡単にでき、打刻忘れや打刻にかかる時間を減らすことができます。また、他人にICカードを貸しにくいため代理打刻を防ぐことも可能です。

ICカードを使う勤怠管理システムのメリット

ここからはICカードを使った勤怠管理システムの導入メリットに関して詳しく説明していきます。

導入が簡単

ICカード形式のシステムはシステム内に登録してある従業員情報とICカード内の識別番号を連携させることで、カードリーダーにカードをかざすだけで出退勤情報が自動でシステム上に記録されます。ICカードは交通系ICカードなど普段から利用しているようなものにも対応させられるシステムを導入すれば、わざわざ用意する必要もありません。

また、勤怠情報登録はカードをかざすだけで難しい作業は一切必要ないので、導入後すぐに稼働させられます。

データ連携で事務作業効率化

ICカードで登録された勤怠データはシステムに送られて自動的に集計されます。システムを給与計算システムや人事システムと連携しておけば従業員管理部門が時間をかけて行う事務作業もシステムが処理するので、事務作業を効率化できます。

ICカードを使った勤怠管理システムを導入すべき例

次に、ICカードを使った勤怠管理システムをどんな時に導入するとよいかについて紹介していきます。

人の出入りが多い場合

工場や飲食店・小売店などにはICカードを使った勤怠管理システムがおすすめです。

こうした業種で手書きやタイムカード方式の勤怠管理を行うと、集計・給与計算などを手作業で行う際も管理者の負担が大きくなり、月末になると集計にかかりつけになってしまい、コア業務に手が回らなくなってしまうこともあります。

また、人がまとまってきた際にタイムレコーダーや勤怠管理表に行列ができてしまうのもデメリットと言えるでしょう。

ICカード方式なら、ワンタッチですぐに勤怠情報を登録でき、集計もシステムが自動で行うため、事務作業に割く時間を短縮できます。管理担当者がコア業務に携われるようになるためビジネス全体の生産性向上に繋がるでしょう。

交通機関を使った移動が多い場合

会社へ来る時や営業先に訪問する際など、企業に勤めていると交通機関を利用することが多いと思います。こうした業務時に発生した交通費の申請は、意外と工数がかかります。

勤怠管理システムには交通費精算機能を使えるものもあり、これなら交通費の清算も勤怠情報と一緒に処理できます。

また、これに合わせてスマホ対応の勤怠管理システムと組み合わせて使えば打刻や交通費精算だけでなく直行直帰申請もできるようになり、営業職の働きやすさ向上により貢献できます。

スマホ対応の勤怠管理システムについては以下の記事をご覧下さい。

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