交通系ICカードまで対応！進化する勤怠管理システム

Webシステムにブラウザからログイン

タイムレコーダーは長く勤怠管理を行う上で必須のアイテムでした。しかし、アナログな機械であるため故障の危険性が高く、メンテナンスが欠かせない、初期投資が必要など、いくつかの課題を抱えています。

このため、タイムレコーダーを必ずしも必要としない勤怠管理システムが登場しています。その1つがWeb上に勤怠管理システムを構築し、ブラウザから出退勤時間を入力するシステムです。タイムレコーダーを必要としない分、初期投資も比較的安価で済みます。

オンライン環境であれば、どこでも利用が可能というメリットもあります。ログインはパスワードによる認証、指紋などによる生体認証、ICカードによる認証などにより行います

スマートフォンへの対応

パソコンによる出勤時間の打刻を行う場合、全員にパソコンが必要です。出社して着席・パソコンの起動までのタイムラグに、不満を感じる社員もいることでしょう。玄関にパソコンを設置することも考えられますが、これでは認証に時間がかかり、行列が発生します。

そこで、最近見られるようになってきたのが、携帯電話やスマートフォンによる勤怠の登録システムです。携帯電話やスマートフォンに専用のプログラムをインストールして、会社の勤怠管理システムにログイン。その時点の時刻が自動的に登録されます。最近ではキャリアやメーカーを選ばないサービスも多く登場しています。これで、直行直帰の際もモバイルから登録でき、面倒な申請手続きが不要となります。

その他にもスマートフォンでQRコードを読み込んで打刻ができるシステムもあります。

GPSとの連動

携帯電話やスマートフォンなどモバイル機器からの登録だけでは、信頼性に課題があると危惧するかもしれません。そのために用意されたのがGPS（Global Positioning System）との連動です。出社時に出勤時刻を登録した場所を登録することで、不正を防止できます。工場のエリアに入った時点で、自動的に出社時間として登録する機能もあります。

GPSによる登録は、営業やサービス担当者が目的のお客様に到達したことの証明ともなりますし、SFAと組み合わせて、報告書に自動反映させることもできます。 また、ドライバーの位置をリアルタイムに確認することで、お客様からの緊急の依頼を迅速に指示することもできます。

交通系ICカードを利用した勤怠管理

企業の提供するIC社員証のみならず、SuicaやPASMOなど、交通系のICカードで出退勤時刻を登録できる製品もあります。

ICカードを使った勤怠管理は、ICカードリーダーがあればすぐに始められます。ICカードリーダーは、パソコンやタブレットに接続し、ICカード情報を読み取り、勤怠情報として取得することが可能です。

交通系ICカードを使う利点は、交通費精算も可能となることです。出勤時あるいは退勤時に、ICカードに蓄積されている交通費のデータを読み取り、交通費精算システムに転送します。外出の多い営業担当者やサービス担当者に持たせることで、交通費精算業務を大幅に効率化することができます。

また、ICカードを使った打刻は非常に簡単にでき、打刻忘れや打刻にかかる時間を減らすことができます。また、他人にICカードを貸しにくいため代理打刻を防ぐことも可能です。

進化する勤怠管理システム

タイムレコーダーに代わる機能以外の、勤怠管理システムに用意されている他の注目機能を紹介します。

■過剰労働抑止機能

労働基準法や労働安全衛生法の順守は必須であり、これを越えた過残業で健康被害が発生した場合、企業は莫大な慰謝料が請求されます。このため勤怠管理システムには過残業となりそうな社員を自動的に発見し、人事担当者と直属の上司にアラートを飛ばします。

■ワークフロー機能

有給休暇、特別休暇、出張、時間外勤務などの社内申請・届出や承認業務などの申請業務を支援する機能が勤怠管理システムに用意されています。承認者が外出中でも、外部から確認・承認し、ボトルネックをなくします。

■シフト作成機能

パートやアルバイトのシフト表の作成を支援します。複数のシフトパターンを事前に設定することで、人員を最適に配置できるようになります。

■セキュリティ支援機能

不必要に繰り返される早出や残業、休日出勤を監視し、不自然な勤怠を発見できます。

最新の勤怠管理システムで勤怠管理しましょう

勤怠管理・就業管理システムは多彩な打刻方法や機能が登場してきています。自社課題の解決に必要な機能を見極め、ますます便利になっている勤怠管理システムを利用してみてはいかがでしょうか？