勤怠管理システムで用いるICカードや周辺機器とは
ICカードを用いた勤怠管理システムの大きな特徴の一つに、自社で使っている社員証や従業員の手持ちの交通系ICカードなどを打刻に使用できる点があげられます。専用の打刻機は必要ですが、カードを新たに購入せずに勤怠管理のデジタル化が可能です。
まずは、ICカードに対応した勤怠管理システムに必要な機器やICカードの種類について解説します。
勤怠管理システムで用いるICカードの種類
勤怠管理システムで活用できるICカードの種類には、以下のものがあります。
- ■FeliCa（フェリカ）：ソニーの非接触ICカード
- 日本ではメジャーなカードで、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードやおサイフケータイ、WAONやnanaco、Edyなどの小売店系ICカードがある。
- ■Mifare（マイフェア）：NXPセミコンダクターズ社の非接触ICカード
- 国際的に広く使われている規格で安価なのが特徴。日本ではマイナーだが、Taspoや社員証などで使われる。
ICカードリーダーが必要
ICカードを利用して打刻を行う場合には、専用のカードリーダーが必要です。PaSoRi（パソリ）などパソコンにつなげて利用するものや、壁付けにして利用するタイプのカードリーダーなどがあります。
現状、多くの勤怠管理システムがICカードでの打刻に対応しており、導入のハードルはそう高いものではありません。2023年度のITトレンド上半期ランキング（勤怠管理システム・就業管理システム部門）においても、ランクインしたほとんどの製品がICカードに対応していました。
以下の記事で、人気の勤怠管理システムを確認できます。対応できる打刻方法やICカードの種類もわかるため、ぜひ参考にしてください。
ICカード対応の勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理システムは、タイムカードやエクセルでの勤怠管理に比べ、集計や記録が自動化でき、法改正にも自動で対応します。なお2019年に改正された労働基準法により、企業は従業員の正確な勤怠情報を把握することが義務付けられました。そのため、法令遵守の観点から勤怠管理システムを導入する企業も多いといえます。
特にICカード対応の勤怠管理システムでは、以下の導入メリットがあげられます。
- ■新たに打刻専用のカードを購入しなくてよい
- カードリーダーさえ用意すれば導入できるため手間が少ない。従業員も新たな持ち物が増えず、利便性が高い。
- ■管理コストが減らせる
- 手持ちのカードを用いるため、発行から配布までの手間がかからず、勤怠情報の保管場所や管理にかかるコストも減らせる。また、タイムカードや出勤表などの消耗品もないためコストを抑えられる。
- ■不正打刻を防ぎやすくなる
- タイムカードでは代理打刻が可能だが、ICカードや入館証は貸出が難しいため不正を防ぎやすい。
- ■交通費の精算作業が効率化する
- 交通系ICカードを用いる場合、交通機関の利用履歴が残っているため、正確な交通費精算が実現する。
- ■簡単操作で導入しやすい
- カードリーダーにかざすだけで打刻でき、誰でも利用しやすく定着しやすい。また、タイムカードやシステムへログインする打刻方式に比べて短時間で打刻できる。
参考：客観的な記録による 労働時間の把握が 法的義務になりました｜出雲労働基準監督署
ICカード対応の勤怠管理システムが適している企業の特徴
ICカードの社員証をすでに導入している、従業員の多くが交通系ICカードや決済系ICカードを所持しているといった場合、ICカードを用いた勤怠管理が適しているといえます。そのほか、ICカードを活用した勤怠管理システムの導入に適した企業の特徴を以下にまとめました。
- ・オフィス出社で勤務する従業員の多い企業
- ・PCやスマホの操作が苦手な従業員の多い企業
- ・あまりコストをかけずに不正打刻を防止したい企業
- ・紙やエクセルによる勤怠管理を続けている企業
- ・パソコンを複数の従業員で共用している
反対に、直行直帰やリモートワークの多い企業、また、本人確認によるセキュリティ性を強化したい場合などはICカードは不向きです。自社の環境に応じたシステムを選ぶと導入効果が高まるでしょう。
ICカード対応の人気の勤怠管理システムを紹介
2023年上半期におけるITトレンドの資料請求数ランキングをもとに、ICカード対応の勤怠管理システムTOP３の製品を紹介します。
| 製品名 | 対象従業員規模 | 提供形態 | 参考価格 | レビュー評価 | |
|---|---|---|---|---|---|
| ジョブカン勤怠管理 | すべての規模に対応 | クラウド / SaaS / ASP | 初期費用無料 月額200円～/人 ※無料プランあり | ★★★★★ ★★★★★ |
| タッチオンタイム | すべての規模に対応 | クラウド / SaaS / ASP / サービス | 初期費用無料 月額300円/人 | ★★★★★ ★★★★★ |
| ハーモス勤怠 by IEYASU | すべての規模に対応 | クラウド / SaaS / ASP | 初期費用無料 月額100円～/人 ※無料プランあり | ★★★★★ ★★★★★ |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
ジョブカン勤怠管理
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パソコンにWindows用の打刻アプリをインストールし、ICカードリーダーを接続して打刻する方法か、iPhone・Androidのカード読み取り機能を用いたICカード打刻方式に対応します。
| 対象従業員規模 | すべての規模に対応 | スマホアプリ | ◯ |
| 参考価格 | 初期費用無料 月額200円～/人 ※無料プランあり | 無料トライアル | 〇（30日間） |
| 打刻方法 | ICカード/LINE/Slack/マイページ（GPS機能含む）/指静脈認証/クリック打刻 | ||
ジョブカン勤怠管理を利用したユーザーの口コミ
パソコンを立ち上げないと、打刻ができないので、時間ギリギリの時は困ることもあるが、打刻修正画面があるので、それで修正できなくもない。
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タッチオンタイム
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「タッチオンタイム」は、株式会社デジジャパンが提供しており、低コストで運用できるクラウド型勤怠管理システムです。指紋認証・ICカード認証・従業員ID＋パスワード認証の三種類の認証方法から選択でき、タイムレコーダーのレンタルプランも用意されています。
PaSoRiを用いたICカード打刻に対応しており、交通系ICカードや電子マネー系ICカードといったFelica規格のICカードから、taspoや社員証に利用されるMifare規格のICカードまで幅広く利用できます。
| 対象従業員規模 | すべての規模に対応 | スマホアプリ | ー |
| 参考価格 | 初期費用無料 月額300円/人 | 無料トライアル | 〇（30日間） |
| 打刻方法 | Touch On Timeレコーダー（指紋認証・ICカード認証・パスワード認証が可能）/静脈認証/指紋＋静脈認証/ICカード認証/携帯電話・スマホ認証/Webページ認証（タブレットも可能）など | ||
ハーモス勤怠
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IEYASU株式会社が提供する「ハーモス勤怠 by IEYASU」は、30名まで無料で利用できるクラウド勤怠管理システムです。フレックスタイム制をはじめ、変形労働時間制や裁量労働制など多様な労務形態に対応しています。
打刻専用のアプリが用意されており、iPhone・Android・Windowsのパソコンにアプリをインストール後、カードリーダーを接続して打刻します。なお、Felica系・Mifare系どちらのICカードにも対応可能です。
| 対象従業員規模 | すべての規模に対応 | スマホアプリ | ◯ |
| 参考価格 | 初期費用無料 月額100円～/人 ※無料プランあり | 無料トライアル | 〇（１か月） |
| 打刻方法 | ICカード/パソコンのブラウザ/スマホ/タブレット/LINE/slack/LINE WORKS/QRコード | ||
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ICカードを使った勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムを導入するにあたって製品を比較する際は、機能面やセキュリティ面に注目することをおすすめします。また、自社の勤務環境にICカード打刻が適しているか、システム導入により現在の課題解決につながるかも吟味しましょう。ここでは、システムを選ぶ際のポイントを解説します。
自社の労働環境にあった種類のシステムか
勤怠管理システムは、提供形態ごとにオンプレミス・クラウド・パッケージソフトなどの種類に分けられます。それぞれの特徴は以下のとおりです。
- ■オンプレミス
- カスタマイズ性が高く自社の複雑な勤務体系にも対応。導入費用が比較的高い。
- ■クラウド
- 導入の手間が少なく、初期費用も安い。テレワークにも対応。カスタマイズ性は低め。
- ■パッケージソフト
- パソコンやサーバにインストールして使用する。ランニングコスト不要で導入でき、オンプレミス型よりも低コスト・低カスタマイズ性が特徴。
なお、以下の記事では勤怠管理システムの機能ごとに分類し、それぞれの特徴を紹介しています。おすすめ製品も多く紹介しているため、製品選びの参考にしてください。
必要な機能が搭載されているか
勤怠管理システムには、打刻以外の機能も備わっています。自社の場合はどのような機能が必要なのか検討して製品を選びましょう。
具体的には、以下の機能を備えている製品があります。
- ■勤務集計
- ■労務アラート
- ■申請（残業、有給など）
- ■交通費精算
- ■シフト管理
- ■工数管理
- ■日報作成
- ■年末調整
- ■データのダウンロード（Excelファイルなど）
- ■他システムとの連携（給与計算システムなど）
- ■打刻忘れなどへのアラートメールやプッシュ通知
- ■食事管理（弁当の注文など）
- ■多言語対応
例えば、営業職の従業員が多い場合は、打刻と同時に日報作成できると便利です。また、海外展開している企業や従業員に外国人の多い職場であれば、多言語への対応機能も重要です。製品によっては、実際に使ってみなければよくわからない機能を備えているケースもあります。できれば導入前に無料トライアルなどを利用し、使用感を確認しましょう。
セキュリティ対策は万全か
勤怠管理システムにおいて、セキュリティ対策は非常に重要です。まず、勤怠情報には従業員の個人情報が含まれます。特にICカードを利用する場合は、カードに保存されている交通機関の利用履歴やクレジット情報も管理しなければなりません。これらが流出すれば、社会的信頼を大きく損なうでしょう。
さらに、企業は勤怠管理情報を一定期間適切に保存することが義務付けられています。管理を怠れば法律違反になる可能性もある以上、十分な注意が必要です。
したがって勤怠管理システムを選ぶ際には、セキュリティ対策にも注目しましょう。例えばプライバシーマークやISO27001を取得している企業は信頼性が高いといえます。また自社内でセキュリティ対策を施したいのなら、クラウド型より自社でサーバを管理するオンプレミス型のシステムがよいでしょう。
ICカードに対応した勤怠管理システムを導入しよう
人の出入りが多い職場や交通機関を使った移動が多い場合には、ICカードを活用した勤怠管理システムを導入することで、打刻や集計作業を効率化できます。
また従業員が保有するICカードを活用するので、新規でカードを作成する手間やコストが省けます。さらにシステム本体とタイムレコーダーさえあれば、利用開始でき導入も容易でしょう。
自社に必要な機能を洗い出し、セキュリティ対策が十分施されているかを確認したうえで、最適な勤怠管理システムを導入してください。
有休や36協定管理が確実にかつ漏れなくできるようになる。管理者側も従業員も双方で自身の労務管理や確認ができる。画面もシンプルで直感的に操作が可能。 打刻方法も豊富で勤務体系に合わせて選択ができます。
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