ICカードを使った勤怠管理システムのメリットとは？選び方も解説！

ICカードを使った勤怠管理システムのメリット

まずはICカードを用いた勤怠管理システムのメリットを２つ紹介します。

簡単に導入できる

ICカードによる勤怠管理システムは、導入の手間が少ないのが魅力です。

まず、パソコン上で操作する勤怠管理システム本体と、ICカード、カードリーダー以外に準備するものはありません。また、交通系ICカードなどに対応したシステムを選べば、ICカード自体は新たに用意する必要もありません。従業員にとっても持ち物が増えずに済み、気軽に利用できるでしょう。

ちなみに、ICカードの規格には「FeliCa」と「MIFARE」の２種類があります。前者は日本ではメジャーで、おサイフケータイや交通系ICカードに使われています。一方、後者は国際的に広く使われている規格です。日本ではマイナーですが、安価なため社員証によく用いられます。

打刻・集計業務を効率化できる

一般的な勤怠管理システムでは、始業・終業時刻を手入力します。しかし、これでは入力のたびにシステムにログインしなければならないうえ、入力ミスのリスクも高いです。

一方、ICカードを使う場合、従業員情報とICカード情報を紐づけられれば、カードリーダーにかざすだけで打刻が完了します。複雑な設定も必要ありません。さらに、交通系ICカードを利用する場合は交通費精算をまとめて行えるのも魅力です。交通系ICカードには交通機関の利用履歴が残っているため、正確な交通費精算が実現します。

また、ICカードを使った勤怠管理システムは不正打刻を防ぎやすいのも魅力です。一般的なタイムカードでは、同僚に代理で打刻してもらうなどの不正が成立します。しかし、交通系ICカードなら、それを誰かに貸せば通勤時に困るため、不正が行われにくくなるでしょう。

ICカードを使った勤怠管理システムを導入すべき例

次に、ICカードを使った勤怠管理システムをどんなときに導入すると良いかについて紹介していきます。

人の出入りが多い場合

工場や飲食店・小売店などにはICカードを使った勤怠管理システムがおすすめです。

こうした業種で手書きやタイムカード方式の勤怠管理を行うと、集計・給与計算などを手作業で行う際も管理者の負担が大きくなり、月末になると集計にかかりつけになってしまい、コア業務に手が回らなくなってしまうこともあります。

ICカード方式ならワンタッチですぐに勤怠情報を登録でき、集計もシステムが自動で行うため、事務作業に割く時間を短縮できます。管理担当者がコア業務に携われるようになるためビジネス全体の生産性向上に繋がるでしょう。

交通機関を使った移動が多い場合

営業先への訪問など交通機関を利用することが多い場合、交通費の申請も増えますが、これには意外と工数がかかります。

勤怠管理システムには交通費精算機能を使えるものもあり、これなら交通費の清算も勤怠情報と一緒に処理できます。また、これに合わせてスマホ対応の勤怠管理システムと組み合わせて使えば打刻や交通費精算だけでなく直行直帰申請もできるようになり、営業職の働きやすさ向上により貢献できます。

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ICカードを使った勤怠管理システムの選び方

最後に、ICカードを使った勤怠管理システムの選び方を解説します。

必要な機能が搭載されているか

勤怠管理システムには、打刻以外の機能も備わっています。自社の場合はどのような機能が必要なのか検討して製品を選びましょう。

具体的には、以下の機能を備えている製品があります。

• ■勤務集計
• ■労務アラート
• ■申請（残業、有給など）
• ■交通費精算
• ■シフト管理
• ■工数管理
• ■日報作成
• ■年末調整
• ■データのダウンロード（Excelファイルなど）
• ■他システムとの連携（給与計算システムなど）
• ■打刻忘れなどへのアラートメールやプッシュ通知
• ■食事管理（弁当の注文など）
• ■多言語対応

たとえば、営業職の社員が多いのなら日報作成が役立つでしょう。また、ビジネスを海外展開しているのなら、多言語への対応機能も重要です。製品によっては、実際に使ってみなければよく分からない機能を備えているケースもあります。できれば導入前に無料トライアルなどを利用し、使用感を確認しましょう。

セキュリティ対策は万全か

勤怠管理システムにおいて、セキュリティ対策は非常に重要です。まず、勤怠情報には社員の個人情報が含まれます。特に、ICカードを利用する場合は、カードに保存されている交通機関の利用履歴やクレジット情報も管理しなければなりません。これらが流出すれば、社会的信頼を大きく損なうでしょう。

さらに、企業は勤怠管理情報を一定期間適切に保存することが義務付けられています。管理を怠れば法律違反になる可能性もある以上、十分な注意が必要です。

したがって、勤怠管理システムを選ぶ際にはセキュリティ対策にも注目しましょう。たとえば、プライバシーマークやISO27001を取得している企業は信頼性が高いと言えます。また、自社内でセキュリティ対策を施したいのならクラウド型よりオンプレミス型のシステムが良いでしょう。

ICカードを使った勤怠管理システムを導入しよう

ICカードを使った勤怠管理システムは簡単に導入できるのが特徴です。打刻や集計作業を効率化できます。 特に、以下のような企業にはICカードを使った勤怠管理システムが適しています。

• ■人の出入りが多い
• ■交通機関を使った移動が多い

また、システム選定時には以下のことに留意しましょう。

• ■必要な機能が備わっているか
• ■セキュリティ対策は万全か

以上を踏まえ、自社に適した勤怠管理システムを導入しましょう。