稟議書の書き方｜若手社員でも承認を得るコツ&使える例文３パターン

稟議書とは？

稟議書とは、業務上必要な物品やサービスの購入や契約締結などを行う際、企業の責任者から承認を得るための書類です。書類を提出することで、対象の物品やサービスが本当に業務に必要なものであるかを責任者に判断してもらいます。

稟議書の書き方とは？

稟議書は物品の購入や契約締結のほか、昇給や正社員登用にも用います。内容によって書き方は異なりますが、ここではどのケースでも必要なことについて紹介します。

書き方１．例文やテンプレートを準備する

まずはテンプレートを用意しましょう。会社で指定されているテンプレートがあればそれを利用します。使い慣れた形式のほうが作成も楽になり、責任者も稟議書の内容を確認しやすくなります。 会社全体で共通のテンプレートがない場合は、部署内で統一するだけでも稟議書が通りやすくなるでしょう。

書き方２．例文やテンプレートに必要な情報を記入する

用意したテンプレートに具体的に情報を記入します。必要な項目は購入したいものによって異なりますが、どのようなケースでも以下の４つは記入するようにしましょう。

• ●タイトル
• ●説明
• ●購入する理由や背景
• ●必要金額

まず、タイトルを記入しましょう。どのような業務で何が必要なのかを簡潔に記載します。 続いて、具体的に業務や必要物についての説明を記入します。物品を購入する数やその日程、使用する日程など、いつ何がどのくらい必要なのかが責任者にはっきりと伝わるようにしましょう。

そして、購入する背景も詳しく書きましょう。本当にその物品が業務上必要なのか、購入することでどのようなメリットがあるのかなど、責任者が納得できる説明が必要です。 さらに、必要な金額を書きましょう。具体的な必要金額が分からなければ、責任者も安易に承認できません。見積書などがあれば添付して提出してもよいでしょう。

稟議書で承認が得やすくなる書き方のコツは？

どのように稟議書を書けば承認を得やすくなるのでしょうか。そのコツを見ていきましょう。

ポイント１．背景や経緯を書く

稟議書を読む責任者がすべての業務内容を把握しているとは限りません。特に企業の規模が大きくなれば、まったく関わりのない業務の稟議書に目を通すこともあるでしょう。 その場合、物品を購入する理由やその業務の状況などを誰が見ても分かるように記載する必要があります。 業務に携わっていない人が見ても納得できるように、できるだけ詳しく背景を記入しましょう。

ポイント２．誰でも理解できる文章・構成で書く

文章の読みやすさにも気を付けましょう。文章で説明しただけでは伝わりきらない可能性もあります。箇条書きで視覚的に分かりやすく提示したり、説明を補強するデータを添付するなどして、誰でも分かりやすい稟議書を作成することが大切です。

ポイント３．リスクと費用対効果を書く

物品の購入に伴うリスクとコスパについて記載することも大切です。 稟議書を読む責任者は、購入に伴うリスクはないのか、またコスパは良いのかといったことを気にします。もし稟議書を承認した結果会社に不利益をもたらしてしまえば、承認した責任者の責任になるからです。 そのため、リスクに対してどのような対策を行ったのか、またコスパはどうなのかについて記載しましょう。

稟議書の具体的な例文を３つご紹介！

稟議書の具体的な例文を３つ紹介します。

例文１．備品購入のための例文

タイトル：社内セキュリティにおける指紋認証システムの導入

• 目的：社内の情報セキュリティ強化のため
• 価格：50万円
• 数量：10個
• 導入予定日：2018年12月12日
• 導入理由：現在、社内のセキュリティシステムはA社製品を使用していますが、B社の製品であれば費用を毎年5％削減でき、より高性能な機器を導入することも可能です。

例文２．接待のための例文

タイトル：X社との懇談会について

• 目的：接待
• 価格：14万円
• 接待者：営業部長B様
• 接待場所：レストランK
• 接待予定日：2019年3月21日
• 導入理由：長らく取引を行ってきたX社のA様が退職され、B様が取引を引き継がれることになりました。今後も良好な関係を維持するために、一度改めて顔合わせを行う必要があると考えられます。

例文３．新規契約のための例文

タイトル：Z社との新規取引開始承認の件

• 社名：株式会社Z
• 資本金：30億円
• 社員数：1120人
• 内容：当社製品の販売代理
• 理由：現在当社は関東を中心に製品を販売していますが、Z社との契約により関西にも販路を拡大できます。

まとめ：稟議書の書き方を覚えて効率的に承認獲得を！

稟議書は多くの責任者の承認を得る必要があるため、どうしても時間を要します。しかし、分かりやすい稟議書の作成を心がけることでスムーズに承認を得られ、その結果より多くの仕事をこなせるようになるでしょう。ぜひこの記事を参考にして、伝わりやすい稟議書を作成してみてください。