稟議書の基本的な書き方・必須項目
稟議書は物品の購入や契約締結のほか、昇給や正社員登用にも用います。内容によって書き方は異なりますが、ここではどのケースにも該当する基本的な書き方を紹介します。
１．例文やテンプレートを準備する
まずはテンプレートを用意しましょう。会社で指定されているテンプレートがあればそれを利用します。使い慣れた様式のほうが作成も楽になり、承認者も稟議書の内容を確認しやすくなります。
会社全体で共通のテンプレートがない場合は、部署内で統一するだけでも作成や承認がスムーズです。インターネット上には無料でダウンロードできる稟議書のテンプレートがあるので、それを活用するとよいでしょう。
２．例文やテンプレートに必要な情報を記入する
用意したテンプレートに情報を記入します。必要な項目は稟議の内容によって異なりますが、どのようなケースでも以下の項目は記入しましょう。
- ■決裁区分
- 最終的な稟議結果を表示する欄。「可決」「保留」「差戻し」「否決」などを決裁者が記入。
- ■決裁日、申請日
- 決裁者が決裁日を、起案者が申請日を記入する欄。
- ■承認欄
- 決裁者の氏名の記入やサインができる欄。決裁者のコメント記入欄を設ける場合もあり。
- ■件名
- 稟議内容を簡潔にまとめて記入する欄。
- ■稟議内容
- 何が、どのくらい、いつまでに必要なのかなど詳細を記入する欄。
- ■発注先、取引先
- 取引先の会社概要や所在地、資本金、社員数などを記入する欄。
- ■金額
- 必要となる金額を記入する欄。見積書などがあれば添付しておくとよい。システム導入の場合は、初期費用やランニングコストを記入。
承認が得やすくなる書き方のコツ
稟議書に必要な項目をもれなく記入しただけで、承認がスムーズになるわけではありません。いくつかコツがありますので紹介します。
申請の理由やメリットなどを詳しく書く
稟議内容や金額の項目は、１番重要となります。承認されないケースの多くは稟議内容の説明不足が原因なので、以下の内容が網羅された稟議書なら承認者が納得できるでしょう。
- ●申請の目的、理由、背景
- ●実行のメリット、リターン
- ●実行により想定されるリスク
承認者がすべての業務内容を把握しているとは限りません。特に企業の規模が大きくなれば、承認者がまったく関わりのない業務の稟議書に目を通す場合もあるでしょう。その場合、物品を購入する理由やその業務の状況などを、誰が見ても分かるように詳しく記載する必要があります。
さらに、稟議内容を実行することでどんな効果があるのかを具体的に書くと、承認がスムーズでしょう。システム導入を稟議にかけるなら、導入後はコストを70%削減できるなど、数値化するのがおすすめです。
加えて、実行のリスクやその回避方法も示しましょう。会社に不利益なことは承認できないので、稟議書でそうした不安を解消しておけば承認が通りやすくなります。
誰でも理解できる文章・構成で書く
読みやすい文章にするというのは当然ですが、意外とできていない起案者が多いものです。説明が長くなってしまえば、要点が伝わらず差戻しになるおそれがあります。
箇条書きで視覚的に分かりやすく提示したり、説明を補強するデータを添付するなどして、誰でも分かりやすい稟議書を作成することが大切です。また、専門用語が頻出する稟議書の場合、承認者の中には管轄外で理解できない人もいるかもしれません。注釈をつけるか別の言葉に置き換えると親切でしょう。
根回しをしておく
根回しといっても難しいことではありません。事前に、承認者へ口頭で申請内容を伝えておくだけでよいのです。前触れもなく急に提出された稟議書に目を通す場合は、警戒心が強くなり、リスクを考慮して差戻しとなるケースがあります。しかし、事前に稟議内容がわかっていれば警戒心が解かれるでしょう。
ほかにも、年初計画内の稟議書であるなら、その旨を伝えておくと承認がスムーズです。承認者があらかじめ年初に予算計画を承認しているので、計画通りに実行されているのか確認するだけとなります。リスクを入念にチェックする必要がなくなるので、年初計画外の稟議書よりも承認されやすい傾向にあります。
稟議書の具体的な例文３パターン
書き方やコツを踏まえて、稟議書を書こうとしても実際は難しいかもしれません。例文を３つ紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
１．備品購入のための例文
件名：社内セキュリティにおける指紋認証システムの導入
- 目的：社内の情報セキュリティ強化のため
- 発注先：株式会社B
- 金額：50万円
- 数量：10個
- 導入予定日：2021年３月12日
- 導入理由：現在、社内のセキュリティシステムはA社製品を使用していますが、B社の製品であれば費用を毎年５％削減できるうえ、A製品よりも認証スピードが速いので導入したいと考えています。
２．接待のための例文
件名：X社との懇談会について
- 目的：X社営業部長B様との接待
- 金額：14万円
- 接待場所：レストランK
- 接待予定日：2021年３月21日
- 導入理由：長らく取引を行ってきたX社のA様が退職され、B様が取引を引き継がれることになりました。今後も良好な関係を維持するために、一度改めて顔合わせを行う必要があると考えられます。
３．新規契約のための例文
件名：Z社との新規取引開始承認の件
- 取引先：株式会社Z
- 資本金：30億円
- 社員数：1120人
- 内容：当社製品の販売代理
- 理由：現在当社は関東を中心に製品を販売しており、今後Z社との契約を通じて関西にも販路を拡大したいと考えているため。
稟議書の作成はシステムを活用すると便利
稟議書の作成プロセスを定めてシステムに登録しておくと組織全体の承認の流れがスムーズになります。稟議書の作成や承認を一貫して行えるシステムは「ワークフローシステム」と呼ばれ多くの企業で導入されています。稟議書の作成が苦手、項目の不備が多く困っているという担当者の方は、システムの導入も検討してみてはいかがでしょうか。
以下の記事では、おすすめのワークフローシステムの費用や、簡単に使えるどうかなどの使用感の口コミを紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
稟議書の書き方を覚えて効率的に承認を得よう
稟議書は多くの責任者の承認を得る必要があるため、どうしても時間を要します。しかし、分かりやすい稟議書の作成を心がけることでスムーズに承認を得られ、その結果より多くの仕事をこなせるようになるでしょう。ぜひこの記事を参考にして、伝わりやすい稟議書を作成してみてください。
