ワークフローアプリとは
ワークフローアプリとは、業務における申請・承認・決裁などの一連のワークフローを電子化するアプリです。稟議や経費精算、各種届出の申請・承認手続きを効率化します。なお、アプリはワークフローシステムの機能の一つとして提供されているケースが多くあります。
そこでこの記事では、主にPCやスマホ、タブレットなどで利用できるアプリ対応のワークフローシステムを厳選して紹介します。製品をさっそく検討したい方は、以下からご覧ください。
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ワークフローアプリの3つのタイプ
ワークフローアプリは大別すると、「無料製品」「低コスト製品」「無料トライアルつき製品」の3つに分けられます。それぞれの特徴を解説します。
無料で利用できるワークフローアプリ
初期費用や月額費用が無料のワークフローアプリです。「コストをかけずに導入したい」「まずは気軽に利用してみたい」という場合に適しています。ただし、無料アプリは機能やユーザー数が限定される場合も多くあります。自社の利用目的や利用人数をカバーできるか、事前に確認が必要です。
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低コストで利用できるワークフローアプリ
無料ではないものの、月額500円以内の低コストで利用できるワークフローアプリもあります。「コストを抑えつつ機能性も重視したい」「無料版では自社の規模に対応できない」という場合に適しています。なお、製品によっては最低利用ユーザー数が設けられている場合もあります。従業員数の少ない企業は余分な出費が発生しないよう、注意が必要です。
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無料トライアルが利用できるワークフローアプリ
実際にアプリを使用したうえで、導入するかどうかを検討できる無料トライアルつきのワークフローアプリです。「導入前にアプリの操作性や機能性を確かめたい」「気になるアプリが複数あり一つに絞れない」という場合に適しています。なお、無料トライアル期間は1週間や1か月間など製品ごとに異なります。多くの従業員に試してもらうなら、1か月ほどのトライアル期間があると便利です。
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ワークフローアプリの比較ポイント・選び方
ワークフローアプリを選ぶ際は、 「操作性」「システムの連携性」「機能の範囲」を確認しましょう。なお、それらを正確に把握するには、無料トライアルや資料請求の活用がおすすめです。ぜひ利用してみてください。
- ■操作しやすいか
- ワークフローアプリは簡単に操作でき、動作スピードの軽いものが便利です。アプリの立ち上げに時間がかかり、スムーズな画面操作でなければ、機能が優れていても有益なアプリとはいえません。従業員が操作しやすいアプリであれば、短期間で浸透し、業務の効率化を図りやすいでしょう。
- ■システム連携できるか
- 会計ソフトや経費精算システムなど利用中の業務システムと、ワークフローアプリが連携できるかも重要です。連携不可であれば、複数のシステムで情報を二重入力しなければなりません。手間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性も高まります。既存システムと連携できるワークフローアプリならば、手入力の負担とミスを減らせます。
- ■どこまでの機能を利用できるか
- ワークフローアプリでは、電子申請や承認などの基本機能以外に、管理機能やセキュリティ機能、導入支援や問い合わせサポートなどが提供されています。ただし、料金プランや製品によって利用可能な機能やサポート範囲は異なります。あとから機能追加が必要になり、結果的に予算がオーバーすることのないよう、事前にプラン内容を正しく把握しましょう。
また、アプリ非対応でも、スマホやタブレットから利用できるワークフローシステムは数多くあります。機能性やシステム連携性を重視したい場合は、スマートデバイス対応のワークフローシステムを利用するのもおすすめです。以下の記事では、最新のワークフローシステムを価格や機能などで徹底比較しているのでぜひご覧ください。無料プランのある製品も紹介しています。
【比較表】おすすめのワークフローアプリ
ITトレンド編集部が厳選したアプリ対応のワークフローシステムを紹介します。製品のポイントや機能、利用ユーザーによる評価点などを一覧にまとめたので、ぜひ比較検討に役立ててください。
おすすめ製品はまとめて資料請求が可能です。以下のボタンからご利用ください。
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無料で利用できるワークフローアプリ
ここからは、3つのタイプごとにおすすめ製品を紹介します。まずは、無料プランのあるワークフローアプリをまとめました。
《ジョブカンワークフロー》のPOINT
- 社内のあらゆる申請に対応!スマホからも申請・承認可能!
- クラウドサインと連携!社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり!
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカンワークフロー」は、誰でも操作しやすいシンプルなUIが特徴です。独自の申請フォーマットを簡単に作成でき、業務効率化を実現します。また、ジョブカンシリーズに対応したスマホアプリ「ジョブカンApps」により、各システム間の連携を強化できます。
無料プランでは、登録フォーム数やデータ保持期間などに制限があるものの、ユーザー人数は無制限で利用可能です。
参考価格 |
初期費用無料 月額300円/ユーザー ※無料プランあり |
無料トライアル |
◯(30日間) |
対応機能 |
代理申請・承認/承認リマインド/スマホ対応/システム連携(Googleアカウント・チャット) |
《現場クラウド Conne》のPOINT
- 社内の情報共有がスムーズに行え、業務効率化が実現
- とにかく簡単!誰でも使える機能と見た目のシンプル設計
- 導入から運用まで充実のサポート体制で安心!
株式会社現場サポートが提供する「現場クラウド Conne」は、建設業向けのコミュニケーションツールです。ユーザー数5名かつデータ容量5GBまで無料のフリープランが用意されています。
モバイル版アプリをインストールすれば、スマホやタブレットからも閲覧・操作が可能です。会社や現場、協力会社との情報共有をクラウドで一元管理し、現場監督の負担を軽減します。また、社内稟議の手間を大幅に軽減し、リアルタイムで承認状況を把握できます。
参考価格 |
月額10,000円~ ※無料プランあり |
無料トライアル |
ー |
対応機能 |
スマホ対応/コメント追加機能/文書管理機能 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
製品・サービスのPOINT
- シリーズ全体で3,736,000アカウント以上もの導入実績!
- リニューアルされる新しいGoogleサイトにも対応!
- 導入時のセットアップサービスあり!
株式会社サテライトオフィスが提供する「サテライトオフィス・ワークフロー」は、Google Workspace向けのアドオンツールです。PC・スマホ・タブレットに対応しています。無料プランは10名まで利用可能で、有料プランも1ユーザーあたり月額100円と低コストで導入できます。
また、複雑な承認ルート設定や全文検索、掲示板・回覧など、多彩な機能も特徴です。最大200MBのファイル添付やクイックビュー機能も搭載しています。Google スプレッドシート とのリアルタイム同期も可能です。
参考価格 |
月額100円/ユーザー ※無料プランあり |
無料トライアル |
◯(30日間) |
対応機能 |
スマホ対応/他システム連携/ディスカッション機能など |
低コストで利用できるワークフローアプリ
つづいて、月額500円以内で利用可能なワークフローアプリを紹介します。
《X-point Cloud》のPOINT
- 国内シェアNo.1!直感的操作で使いやすく稟議も運用できる機能性
- ノーコードで簡単にフォーム作成!1000以上のサンプルフォームも
- 多彩な連携機能と便利な検索・集計機能でどんどん業務を効率化
株式会社エイトレッドが開発・提供する「X-point Cloud」は、既存書類のデザインを利用する入力フォーマットが特徴の汎用的ワークフローシステムです。業務フローの大幅な変更は不要なため、導入の負担を減らせるメリットがあります。
Slackやkintone、Google Workspaceなど、システム連携にも強みがあり業務効率化に有効です。専用アプリの活用で、書類の申請・承認・検索作業がより手軽に行えるでしょう。
参考価格 |
スタンダードプラン:月額500円~/ユーザー プリペイドプラン:月額475円~ |
無料トライアル |
◯(1か月) |
対応機能 |
代理申請・承認/スマホ対応/システム連携(グループウェア・チャット・経路検索ほか)/フォーム作成機能/コメント追加機能/文書管理機能 |
いい点 電気、電子機器 500名以上 750名未満
改善してほしい点 人材サービス 750名以上 1,000名未満
《X-point Cloud》のPOINT
- 紙の書類イメージそのまま電子化!
- サクサク書類を検索、申請・承認の社内決裁が超スピーディー!
- 豊富な実績・ノウハウで、ワークフロー業務の改善もサポート!
「X-point Cloud」は、株式会社日立システムズが代理店として提供するワークフローシステムです。導入支援だけでなく運用後の活用までを強力サポートします。
iPhoneやiPad、Android端末などに対応しているモバイルアプリでは、承認依頼の通知をタップすると直接書類を開けます。また、スマホのホーム画面にウィジェットを設定すれば、アプリを立ち上げなくても承認待ち件数を確認できるため、対応漏れの防止につながります。
参考価格 |
月額500円~/ユーザー |
無料トライアル |
ー |
対応機能 |
スマホ対応/システム連携(チャット・オプションにより各種グループウェアと連携可) |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
改善してほしい点 卸売・小売業・商業(商社含む) 100名以上 250名未満
《サイボウズ Office》のPOINT
- 「ワークフロー」をはじめ、誰でもかんたんに使える機能が満載
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入80,000社突破
「サイボウズOffice」は、サイボウズ株式会社が提供する中小企業向けのグループウェアです。ワークフロー機能を搭載しており、経費や稟議書の申請・承認業務が行えます。スマホやタブレットなど、デバイスごとに最適化されたアプリ画面によって、申請の進行状況をひと目で把握できます。
またワークフローとともに、スケジュールやメッセージなど多彩な機能を活用することで、予定共有や社内コミュニケーション、顧客の管理などの業務効率化が可能です。約70,000社への累計導入実績をもち、ノウハウや事例も豊富です。
参考価格 |
初期費用無料 月額500円~/ユーザー※5ユーザーから |
無料トライアル |
◯(30日間) |
対応機能 |
スマホ対応/システム連携(勤怠管理システムなどの一部製品)/フォーム作成機能/コメント追加機能 |
いい点 情報処理、SI、ソフトウェア 50名以上 100名未満
改善してほしい点 その他製造 100名以上 250名未満
《Shachihata Cloud》のPOINT
- シリーズ累計導入数95万件!継続率97%!月間利用数430万回突破!
- セキュアな電子印鑑で社内決裁にも、社外間のやり取りにも対応
- 誰でも使いやすいマニュアルレスなシステムで導入も安心
シヤチハタ株式会社が提供する「Shachihata Cloud」は、現行の帳票と同じフォーマットで回覧や承認が行える電子印鑑サービスです。ExcelやWord、PDF、紙媒体などの運用プロセスを変更せずにワークフロー電子化が実現します。さらに、角印や代表印、手書きサインなど使用している印鑑もそのまま電子化できます。
また、通信やファイルの暗号化、複合認証など高度なセキュリティ対策も特徴です。スマホアプリでも他要素認証機能を実装しており、安全な運用が可能です。
参考価格 |
初期費用無料 エントリープラン:月額110円~(税込み)/ユーザー ベーシックプラン:月額330円~(税込み)/ユーザー プレミアムプラン:月額440円~(税込み)/ユーザー エンタープライズプラン:月額550円~(税込み)/ユーザー |
無料トライアル |
◯ |
対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携(メール連携、Box)/フォーム作成機能/コメント追加機能/文書管理機能/タイムスタンプ機能 |
いい点 情報処理、SI、ソフトウェア 1,000名以上 5,000名未満
改善してほしい点 情報処理、SI、ソフトウェア 100名以上 250名未満
無料トライアルを利用できるワークフローアプリ
ここでは、基本機能を試してから導入を検討できる無料トライアルつきのワークフローアプリを紹介します。
《バクラク申請》のPOINT
- AI-OCRが支払い書類や領収書を数秒でデータ化!
- 自社の規程に合わせた稟議・ワークフローをペーパーレスに!
- 承認はチャットアプリで完結!従業員の負担も軽減できる!
「バクラク申請」は株式会社LayerXが提供しており、AI‐OCRによる読み取りで申請業務を効率化する稟議システムです。発注書類や請求書類など支払い書類を自動でデータ化し、申請者の入力作業を削減します。さらに、承認作業もSlackなどチャットアプリで完結するため、承認者の業務も効率化するでしょう。
また、重複した申請や金額超過申請などに対するアラートにより、内部統制の強化にも効果的です。
参考価格 |
支払い申請:月額10,000円~ 汎用申請:月額10,000円~ 購買申請:月額10,000円~ 経費精算:月額20,000円~ |
無料トライアル |
◯ |
対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携(会計ソフトAPI連携・クラウドサイン)/フォーム作成機能/コメント追加機能/タイムスタンプ機能 |
改善してほしい点 情報処理、SI、ソフトウェア 500名以上 750名未満
《SmartDB》のPOINT
- ノーコードで業務部門でも開発できます
- 豊富な標準機能で幅広い業務をデジタル化できます
- 大企業ならではの複雑なワークフロー/権限制御に対応できます
株式会社ドリーム・アーツが提供する大企業向け業務デジタル化クラウド「SmartDB」は、ワークフロー機能のほか、入力フォームやデータ蓄積機能が搭載されています。システムの乱立による個別最適化をやめ、低コストで全社のプラットフォームへと切り替えが可能です。
スマホ専用のネイティブアプリが提供されており、申請内容や添付書類、過去の履歴などを閲覧できる点も便利です。
参考価格 |
ー |
無料トライアル |
◯(30日間) |
対応機能 |
スマホ対応/システム連携(Microsoft 365・経路検索・API連携可・オプション多数)/フォーム作成機能/コメント追加機能/文書管理機能/タイムスタンプ機能 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
いい点 卸売・小売業・商業(商社含む) 250名以上 500名未満
改善してほしい点 情報処理、SI、ソフトウェア 5,000名以上
《Garoon》のPOINT
- 申請の差し戻し・回覧・路線検索など必要な機能を完備
- ITリテラシーを問わず使える申請、承認画面
- APIを利用した他機能、他製品との連携が可能
サイボウズ株式会社が提供する「Garoon」は、7,500社・330万人超の導入実績をもつ中堅・大企業向けのワークフローシステムです。直感操作で使いやすい画面デザインや、60種類以上の無料テンプレートで、申請フォームを自由に作成できます。
なお、導入形態はクラウド・オンプレミス・パッケージから選択可能です。クラウドシステムは専用アプリに対応しています。
参考価格 |
初期費用無料 月額845円 / ユーザー(〜300ユーザー) 月額800円/ユーザー(301~1,000ユーザー)
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無料トライアル |
◯ |
対応機能 |
代理申請・承認/スマホ対応/システム連携(kintoneほか)/フォーム作成機能/コメント追加機能/文書管理機能/タイムスタンプ機能 |
改善してほしい点 機械、重電 100名以上 250名未満
《ArielAirOne》のPOINT
- 大手企業特有の複雑なビジネスフローに柔軟に対応
- ルート作成の他、条件分岐や承認アクション等も設定が可能
- 一度作成したルートは複数の帳票に利用可能
株式会社ワークスアプリケーションズが提供する「ArielAirOne」は、従業員1,000名を超える企業規模の導入比率が90%を誇る業務開発プラットフォームです。複雑なワークフローに対応しており、現場のこだわりと内部統制が求められる大手企業に適しています。
作成したワークフローは、開発ツールで構築したアプリと関連できるため、承認が必要な掲示板やファイル管理などでも活用が可能です。また、事業部や部署ごとはもちろん、人やページ単位での詳細なアクセス設定により、情報流出防止に役立つでしょう。
参考価格 |
ー |
無料トライアル |
◯(1か月) |
対応機能 |
スマホ対応/システム連携(Slack・Microsoft Teams・Google Workspace・Zoom) |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
いい点 その他製造 1,000名以上 5,000名未満
改善してほしい点 食品、医薬、化粧品 1,000名以上 5,000名未満
以下のボタンより、ワークフローアプリやワークフローシステムの人気ランキングが確認できます。人気傾向を参考にして製品選定を進めたい方におすすめです。
まとめ
場所やデバイスを問わず利用できるワークフローアプリは、業務手続きの申請や承認にかかる手間を削減したい企業に有用です。無料や低コストで利用できるアプリも多いため、「コストを抑えて手軽にワークフローを自動化したい」という場合に適しています。
なお、アプリには「無料製品」「低コスト製品」「無料トライアルつき製品」の3つのタイプがあります。自社の予算や導入目的にあわせて製品タイプを選んだら、操作性・連携性・機能性に着目し、アプリを比較しましょう。その際、資料請求をしてより具体的に製品情報を知ることで、自社にあうアプリが見つけやすくなります。下のボタンより、資料請求をぜひ活用ください。
また、コストをかけずにワークフローシステムを導入したい方には、以下の記事もおすすめです。