ワークフローとは？
ビジネスにおけるワークフローとは、「業務の流れ」を意味します。特に複数人の承認や決裁が必要な業務の流れを定義します。通常は担当者が紙の申請書を用意して各承認者に書類を届け、承認印を受領したうえで次の承認者、決裁者に書類を持っていくという流れになるでしょう。
手間も時間もかかるのが課題ですが、ワークフローシステムを導入すれば簡単に解決できます。
ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムとは、稟議書、経費・出張精算申請書、休暇届などのさまざまな申請・承認手続きを電子化して、業務効率化を図るシステムのことです。
データ化された申請書を用いて、システム上で申請や承認をします。紙の申請書を作成する必要はなく、ペーパーレスによるコストの削減を実現できる点がメリットです。
また、システム上では申請の承認状況をリアルタイムで把握できます。申請内容ごとに決裁までのフローをあらかじめ設定し、承認者はシステムにアクセスして承認ボタンを押すだけです。手続きがスムーズに進むでしょう。決裁されたデータは自動的にシステム上で保管されます。
おすすめしたいワークフローシステム比較表
記事内で紹介している、おすすめのワークフローシステムを一覧にまとめました。各製品の特長や違いの把握に役立ててください。製品名をクリックすると、さらに詳細情報を確認できます。
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製品名 |
特長 |
参考価格 |
対象従業員規模 |
提供形態 |
レビュー評価 |
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ジョブカンワークフロー |
導入実績20,000社以上 |
月額300円/ユーザー |
すべての規模に対応 |
クラウド / SaaS |
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AppRemo |
エクセルで申請書を作成可能 |
AppRemoクラウド：月額60,000円 〜 裁定利用価格：684,000円 〜 |
すべての規模に対応 |
クラウド / オンプレミス / パッケージソフト |
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サテライトオフィス・ワークフロー |
Google Workspace向けアドオンツール |
月額100円 / ユーザー |
すべての規模に対応 |
クラウド / SaaS / ASP |
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コラボフロー |
既存のExcelファイルをWebフォームに変換 |
クラウド：月額500円（１フォーム５ユーザーから） |
すべての規模に対応 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS |
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X-point Cloud |
グループウェアとも連携でき多機能 |
月額500円 ～ |
1,000名未満 |
クラウド / SaaS |
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Create!Webフロー |
構築・申請・メンテナンスも簡単 |
クラウド：月額500円 / ユーザー |
すべての規模に対応 |
クラウド / パッケージソフト |
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Styleflow |
スモールスタート～大規模まで対応可能 |
月額300円～ /１ユーザー |
すべての規模に対応 |
クラウド |
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Gluegent Flow |
スマホでの申請・承認にも対応 |
月額300円 ～ |
すべての規模に対応 |
クラウド / SaaS / サービス |
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HUEワークフロー |
マニュアルいらずの簡単操作 |
月額300円/１人あたり |
すべての規模に対応 |
クラウド / SaaS |
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無料で使えるワークフローシステム
完全無料で利用できるおすすめのワークフローシステムを紹介します。
《ジョブカンワークフロー》のPOINT
- 社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！
- クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！
株式会社DONUTS提供の「ジョブカンワークフロー」は、顧客満足度が特に高い製品に与えられる『ITトレンドGood Product』を受賞した人気製品です。導入実績も20,000社を超え、信頼性の高いシステムでしょう。
無料プランのほかにも、設立３年未満の企業は１年間無料で利用できる支援プログラムなどが提供されています。有料プランは初期導入費・サポート費用は0円、１ユーザー300円～（ジョブカンシリーズと併用すると250円）です。
| 無料プランの利用人数 |
ー |
無料プランの機能 |
制限あり |
有料プランの参考価格 |
月額300円/ユーザー |
有料プランの機能 |
代理申請・承認/承認リマインド/スマホ対応/システム連携（Googleアカウント・チャット） |
| 業種 |
卸売・小売業・商業（商社含む） |
| 従業員規模 |
1,000名以上 5,000名未満 |
| ジョブカンワークフローのいい点 |
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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余りIT知識のない人でもワークフローの構築ができる。承認申請、仮払い申請、作業依頼など、ワークフローで多岐にわたって対応できる点。MFクラウドからの乗り換えだがMFクラウドと比べると動作が軽くて使いやすい。検索項目なども汎用的に利用することができる。
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| 業種 |
通信サービス |
| 従業員規模 |
100名以上 250名未満 |
| ジョブカンワークフローの改善してほしい点 |
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★ ★ ★ ★ ☆ 4
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他の人の承認済の申請書が検索しにくいため、申請書の種別やチームメンバー、申請時期等に応じてソートできるようにしてほしい。承認者からのコメントに返信できるのは申請者だけなので、他のチームメンバーやマネージャーでもコメント返信できるようにしてほしい。
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《AppRemo》のPOINT
- Excelで申請書を簡単作成、そのまま使ってスピード導入を実現
- 独自のチャット機能で、申請に関するコミュニケーションが向上！
- 小規模利用向け！無料で使えるAppRemoクラウドFreeプラン提供中!
株式会社システムエグゼが提供する「AppRemo」は、エクセルで申請書を作成できるワークフローシステムです。一から申請フォームの操作を覚える必要がないため負担が少なく、スムーズに導入できるでしょう。
無料で利用できる『Free プラン（クラウド）』は、限られた人数で限られた申請業務を行う場合に最適です。期間の制限はありません。有料プランはクラウド版で月額60,000円～（50ユーザー）です。
| 無料プランの利用人数 |
20名 |
無料プランの機能 |
有効化可能フォーム数10・添付ファイルの上限容量１MB・申請データ出力件数50件ディスク容量２GB |
有料プランの参考価格 |
AppRemoクラウド：月額60,000円 〜 裁定利用価格：684,000円 〜 |
有料プランの機能 |
代理申請・承認/承認リマインド/スマホ対応/システム連携（ポータル） |
| 業種 |
卸売・小売業・商業（商社含む） |
| 従業員規模 |
1,000名以上 5,000名未満 |
| AppRemoのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ☆ 4
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申請や承認のワークフローを効率化でき、無駄をそぐことが可能。それにまつわるコミュニケーションもチャット等で可能。
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| AppRemoの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ☆ 4
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製品のウリであるExcelとの互換性は良いが、WordやPowerPoint等、他のツールとの互換性が上がると更に便利なツールになる。
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製品・サービスのPOINT
- シリーズ全体で1,352,000アカウント以上もの導入実績！
- リニューアルされる新しいGoogleサイトにも対応！
- 導入時のセットアップサービスあり！
株式会社サテライトオフィスが提供する「サテライトオフィス・ワークフロー」は、Google Workspace向けのアドオンツールです。大きな負担をかけずにワークフロー機能を追加できます。
有料プランであっても、ユーザーあたり月額100円のローコストで利用できる点が最大の特徴です。データ保存期間（１年）を延長する場合、ユーザーあたり月額10円の費用がプラスされます。
| 無料プランの利用人数 |
10名 |
無料プランの機能 |
一部制限あり・サポートなし・広告表示あり |
有料プランの参考価格 |
月額100円 / ユーザー |
有料プランの機能 |
代理申請・承認/承認リマインド/スマホ対応/システム連携（交通系ICカード・チャットボットほかAPI連携可） |
| 業種 |
食品、医薬、化粧品 |
| 従業員規模 |
250名以上 500名未満 |
| サテライトオフィス・ワークフローのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ☆ ☆ 3
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G Suiteを利用しているが、iPhone利用時にこれ一つでメール、カレンダー、ドライブなど、様々なツールに簡単に接続できるのが◯
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| 業種 |
食品、医薬、化粧品 |
| 従業員規模 |
50名以上 100名未満 |
| サテライトオフィス・ワークフローの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ☆ ☆ ☆ 2
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基本的にサポートはほぼない状況で、且つ操作マニュアルの視認性は極めて悪い。できることを羅列しているだけなので、かなり読み込まなければ設定はできない。
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最新の人気商品が気になる方は以下の資料請求人気ランキングも参考にしてください。他社が検討している製品の傾向を把握するのにも活用できます。
無料トライアルのあるワークフローシステムを比較
ここからは、無料トライアルで使用感を試せる製品を紹介します。ワークフローシステムの導入を検討するユーザーから、特に問い合わせが多い製品だけを厳選しました。操作性や承認フロー・サポート体制・連携可能な既存システムの有無などを比較したうえで、検討しましょう。
なお、有料製品の導入を前提とした無料トライアルではなく、無料での利用にこだわりたい場合は、以下も確認ください。
▼ワークフロー機能が付いた無料システムを比較
《コラボフロー》のPOINT
- お使いのExcelを申請フォームとしてそのまま電子化、導入が簡単
- 誰にとっても「使いやすい」「わかりやすい」操作性。運用も簡単
- ワークフロー専用製品だから柔軟で高機能 業務変化にも迅速対応
株式会社コラボスタイルのワークフローシステム「コラボフロー」は、お使いのExcelファイルをWebフォームに変換して申請フォームを作れます。部門やグループごとのスモールスタートも可能で、導入しやすいでしょう。
| 料金プラン |
クラウド版：月額500円 パッケージ版：初期50万円 月額は別途お問い合わせ |
無料トライアル期間 |
30日 |
| 対応機能 |
代理申請・承認/承認リマインド/スマホ対応/システム連携（kintone） |
| 業種 |
金融・証券・保険 |
| 従業員規模 |
100名以上 250名未満 |
| コラボフローのいい点 |
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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簡単に直感的にワークフローを作ることができます。条件分岐も簡単なので複雑なルートも作りやすいと思います。エクセルからの取り込みは少し慣れが必要ですが、乗り越えれば社内帳票のほとんどがすぐにワークフロー化できます。
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| 業種 |
その他 |
| 従業員規模 |
100名以上 250名未満 |
| コラボフローの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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稟議書などの書類において決裁の希望日の設定、予定を忘れないようにリマインド機能などがあると、審議の予定が遅れることがなくなると思うので助かります。
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《X-point Cloud》のPOINT
- 直感的操作で誰にでも使いやすいのに稟議に対応する機能性の高さ
- ノーコードで簡単にフォーム作成！1000以上のサンプルフォームも
- 多彩な連携機能と便利な検索・集計機能でどんどん業務を効率化
「X-point Cloud」は株式会社エイトレッドが提供している、従業員1,000名未満の企業に適したクラウド型ワークフローシステムです。日々の業務の日報や報告から、作業申請・人事まで、あらゆる利用シーンに適応でき、グループウェアとの連携も簡単です。
| 料金プラン |
月額500円 ～ |
無料トライアル期間 |
１か月 |
| 対応機能 |
代理申請・承認/スマホ対応/システム連携（グループウェア・チャット・経路検索ほか） |
| 業種 |
情報処理、ＳＩ、ソフトウェア |
| 従業員規模 |
100名以上 250名未満 |
| X-point Cloudのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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社内のワークフローがすべて電子化できます。稟議以外にも経費精算、交通費の申請などあらゆる申請に対応できます。承認は勿論、回覧するだけなどフローも役割に応じて自由に設定、フォームのカスタマイズもできるので各企業の事情に合わせた構築ができると思います。
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| 業種 |
卸売・小売業・商業（商社含む） |
| 従業員規模 |
100名以上 250名未満 |
| X-point Cloudの改善してほしい点 |
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★ ★ ★ ★ ☆ 4
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他のサービスとの連携機能が有料オプションになっているが、そこがやや割高に感じる。承認ワークフローは他の業務と連携させたくなることが多いが、そこで追加コストが発生することが活用範囲拡大の障壁になっている。
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《Create!Webフロー》のPOINT
- 紙イメージの申請フォーム、迷わず操作できる画面デザイン
- 構築・メンテナンスも簡単で、複雑な承認フローにも対応
- 各種システムと連携して業務全体を効率化
「Create!Webフロー」はインフォテック株式会社のワークフローシステムです。紙の申請書と同じ見た目のため、システム導入時に従業員が安心して使えるでしょう。無料トライアルは機能制限なく利用できます。
| 料金プラン |
クラウド版：月額500円/ユーザー（10ユーザーから） パッケージ版：50ユーザーの場合 60万円 |
無料トライアル期間 |
１か月 |
| 対応機能 |
代理申請・承認/承認リマインド/スマホ対応/システム連携（サイボウズグループウェア・経路検索ほかAPI連携可） |
| 業種 |
建設 |
| 従業員規模 |
100名以上 250名未満 |
| Create!Webフローのいい点 |
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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システムの構造や仕組みを理解するまでに少し時間がかかりますが、覚えてしまえばすごく楽です。
デザインも分かりやすく、誰かにシステムの操作を教えるときも、分かりやすいアイコンが多いので、視覚に訴えることができるのでとても助かっています。
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| Create!Webフローの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ☆ 4
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決裁をとばせない事。代理代行設定は可能となっているが、上席へ、引き上げて決裁が可能になると便利。
導入時点で、代理店よりフォローをしていただいてはいたのですが、それでも導入初期の設定には苦労しました。また、手動印影が必須入力になっていない点はぜひ改善してほしい。サポートデスクに電話がないのは、やはり不便に感じています。問い合わせについてweb上で入力するのですが、上手く伝わらないことが多く、二度手間になることがあります。
Create!WebFlowフォームマネージャーについて、申請フォームと承認フォームのコピーがすべてコピーになっているのが、不便に感じる時があります。
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《Styleflow》のPOINT
- オプション費用一切なし！充実の高機能のすべてを月額300円で
- 進化するワークフロー！お客様に寄り添って成長するサービスです
- 見た目そのまま！既存のExcel/Wordを申請フォームにカンタン変換
TDCソフト株式会社が提供する「Styleflow」は、導入や運営時にサポートが受けられるクラウド型ワークフローシステムです。企業規模を問わず導入可能で、組織内でのスモールスタートにも利用できます。無料トライアル（機能制限なし）以外に、デモや個別相談会も実施しています。
| 料金プラン |
月額300円～/１ユーザー |
無料トライアル期間 |
30日 |
| 対応機能 |
承認リマインド/スマホ対応/システム連携（Microsoft 365・WebAPIなど） |
| 業種 |
金融・証券・保険 |
| 従業員規模 |
1,000名以上 5,000名未満 |
| Styleflowのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ☆ ☆ 3
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使う側からすればわかりやすいアイコンが表示されているので直感的に操作でき、またExcelやPDFなども取り込めるので便利です。
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| Styleflowの改善してほしい点 |
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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申請フォームの最大項目数がもっと増えると便利になります。また承認・却下の際のメール配信のテンプレートの種類がもっと欲しいですね。
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《Gluegent Flow》のPOINT
- 紙そっくりのフォームや自由な経路をシンプルな操作性で簡単作成
- Microsoft 365等とアカウントや組織情報を共有、データも連携
- データ保管や通知を自動化し、スマホ承認も1stepで業務効率化
サイオステクノロジー株式会社が提供する「Gluegent Flow」は、スマホでの申請・承認にも対応するクラウド型ワークフローシステムです。条件分岐や経路設定も自社仕様にカスタマイズ可能です。Google WorkspaceやMicrosoft 365と連携できるため、業務効率化がより円滑に進むでしょう。
| 料金プラン |
月額300円 ～/アカウント |
無料トライアル期間 |
ー |
| 対応機能 |
スマホ対応/システム連携（Microsoft 365などのグループウェア・電子契約サービス） |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| Gluegent Flowのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ☆ 4
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社内で複数の稟議システム、ワークフローシステムを利用しているが、一番サクサク動くため、申請作業が苦にならない
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| 業種 |
電気、電子機器 |
| 従業員規模 |
100名以上 250名未満 |
| Gluegent Flowの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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スマホアプリも存在しますが、HTML形式の申請の場合、申請画面が大きいままなので若干利用しにくいです。申請内容が画面サイズに収まるようになれば、より決裁処理が早くなると思います。
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《HUEワークフロー》のPOINT
- 導入がかんたん！最短10分で設定が完了
- 使いやすい！問い合わせゼロを実現
- 圧倒的な機能！申請にとどまらない業務全体を効率化
株式会社ワークスアプリケーションズ提供の「HUEワークフロー」は、スプレッドシート形式の申請フォームを採用するワークフローシステムです。現場部門での簡単導入・運用を目指し、使いやすさを重視しています。ドラッグ＆ドロップでフローを作成でき、マニュアルがなくても操作可能です。
| 料金プラン |
月額300円/１人あたり |
無料トライアル期間 |
30日 |
| 対応機能 |
代理申請・承認/スマホ対応/システム連携（電子契約サービス・チャット） |
上記製品以外にも無料トライアルを利用できる製品は多数あります。無料で利用できる製品以外に有料製品も選択肢のひとつとして考えるのであれば、以下の記事も比較検討に活用してください。
関連記事
ワークフロー機能が付いた無料システムを比較
ここからはワークフロー機能を搭載したグループウェアなどの無料システムを紹介します。
- グループウェアとは？
- グループウェアは、社内の情報共有や円滑なコミュニケーションを促進するためのツールです。掲示板とスケジュール機能など最低限の機能のみを搭載したシンプルなツールでしたが、社内インフラとして浸透するにつれ、勤怠管理やファイル共有など、日々の業務を効率化できる機能が多く搭載されるようになりました。
GRIDY
「GRIDY」はナレッジスイート株式会社が提供する、初期費用・月額費用など完全無料のグループウェアです。サーバや設備は不要で、登録から５分で導入が完了します。
ワークフロー機能として、書類の申請・承認・決裁・確認、各申請書類のテンプレート作成が可能です。なお、ユーザー登録数は無制限です。
iQube
株式会社ガイアックスが提供しているクラウド型グループウェア「iQube」は、10名までであれば無料で利用できます。申請項目や承認経路を細かく設定できるうえ、導入前とほぼ同様の使用感で申請フローを構築できます。
有料プランに切り替えるとサポートが受けられるほか、ストレージの追加が可能です。
GroupSession
「GroupSession」は日本トータルシステム株式会社による、Web型グループウェアです。ユーザー数無制限で使える無料プランが用意されています。スケジュール・施設予約・掲示板・ファイル管理・稟議などの多彩な機能が搭載され、情報共有を促進するでしょう。
有料プランも月額300円から利用でき、ユーザー数に応じた複数プランから選べます。また、オプションでモバイルからのアクセス機能やサポート機能を追加可能です。
Bitrix24
Bitrix24提供の「Bitrix24」はCRMやコンタクトセンター向けサポート機能、タスク・プロジェクト管理機能、コミュニケーション機能を集約したコラボレーションプラットフォームです。
ワークフローの自動化に役立つプロセス管理やCRMのカンバン方式などの機能があります。無料プランがあるほか、有料プランはトライアル利用も可能です。
無料ワークフローシステムと有料製品の違い
ワークフローシステムの導入を失敗しないために、無料と有料製品の違いについて理解しておきましょう。場合によっては有料製品のほうが適しているためよく検討しましょう。
ユーザー数の制限
無料で利用できるワークフローシステムは人数制限があります。勤怠管理表や経費精算などの申請は、ほぼすべての従業員が行うはずです。従業員が多い企業では、人数制限で利用できなくなる恐れがあり、無料製品の利用には適していません。
一方、有料のワークフローシステムは、企業規模やユーザー数に応じたプランを用意しているため上限がなく安心して利用できます。
機能の充実度
人数制限のない無料のグループウェアもあるため問題ないと考えるかもしれませんが、機能が不足する場合もあります。例えばグループウェアのワークフロー機能では、申請内容に応じた承認者への自動リレーや、複雑な承認ルートへの対応は難しいです。
企業規模が大きいほど業務フローは複雑になるため、専用のワークフローシステムを導入したほうが業務効率化につながるでしょう。
無料トライアルを活用しての選定が最適解
無料のワークフローシステムでも必要な機能が備わっていれば十分な効果は得られるでしょう。しかし、本格導入を考えている場合や、従業員が多い、または承認フローが複雑な企業では、有料のワークフローシステムの導入が適しています。まずは無料トライアルで有料のワークフローシステムの使い勝手を確認するのがおすすめです。複数の製品を比較して、最適な製品を選択しましょう。
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