無料で使えるワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、稟議書や経費・出張精算申請書、休暇届などの各種申請・承認手続きを電子化して業務効率化を図るシステムのことです。データ化された申請書を用いて、システム上で稟議申請や承認をするため、手間や時間の削減ができ業務効率化につながります。また、紙の申請書を作成する必要はなく、ペーパーレスによるコスト削減も実現するでしょう。
ワークフローシステムを無料で利用したい場合、オープンソースソフトウェアや無料プランを提供している製品を検討するのが一般的です。ほかにも、ExcelやGoogleフォームを活用してワークフローシステムを自作する方法などがあげられます。
無料ワークフローの種類
無料で利用できるワークフローツールは、大きく３つにタイプ分けできます。各タイプの特徴について解説します。
ワークフロー特化型ツールの無料版／無料プラン
ワークフローの自動化やデジタル化に強みをもつタイプです。ここでは一般的なワークフローシステムのなかで、無料プランを提供している製品を指します。ワークフローシステムは、申請フォーム作成機能やフロー定義機能、承認・決裁機能などを搭載し、申請・承認作業の効率化、スピード化を支援します。ただし無料プランの場合、有料プランほど利用できる機能は多くないため、自社が求める機能が含まれているかの確認が必要です。
グループウェア型ツールの無料版／無料プラン
グループウェアとは、組織内のコミュニケーション促進や情報共有の効率化に用いられるツールですが、なかにはワークフロー機能を搭載した無料製品もあります。グループウェアとしての機能がメインであり、ワークフロー機能は限定的になるため、必要最低限の稟議申請・承認ができればよいという企業向きです。
オープンソース型
無料で公開されているソースコードを利用して、自社でワークフローシステムを構築するタイプです。オープンソース型のワークフローシステムは、カスタマイズ性が高く自社に適した仕様にできる一方、構築・運用にあたっては専門知識と運用管理者が必要です。稟議機能や条件分岐機能などがデフォルトで搭載されていると、開発工数を削減し導入までの期間を短縮できるでしょう。
無料プラン・トライアルのあるワークフローシステム【比較表】
無料プランや無料トライアルが利用できるワークフローシステムを一覧にまとめました。製品の特徴や提供形態、口コミレビュー評価などを比較しているので、製品選びの参考にしてください。
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無料で利用できるワークフローシステム
無料プランがあるワークフローシステムを紹介します。無料プランの内容だけでなく、有料プランへ移行した場合の参考価格なども参考にしてください。
《ジョブカンワークフロー》のPOINT
- 社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！
- クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！
株式会社DONUTS提供の「ジョブカンワークフロー」は、顧客満足度が特に高い製品に与えられる「ITトレンドGood Product」を受賞した人気製品です。機能に制限はあるものの、無料プランを有しています。また、設立３年未満の企業は１年間無料で、専門家による動画配信サービスの利用もできる支援プログラムが提供されています。有料プランもリーズナブルなため、コストを抑えたい方におすすめです。
| 無料プランの利用人数 |
ー |
無料プランの機能 |
制限あり |
| 有料プランの参考価格 |
月額300円/ユーザー
ジョブカンシリーズと併用で250円 |
アプリ対応 |
◯ |
| 有料プランの機能 |
スマホ対応/外部システム連携/フォーム作成機能/コメント追加機能 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
いい点 卸売・小売業・商業（商社含む） 1,000名以上 5,000名未満
改善してほしい点 通信サービス 100名以上 250名未満
製品・サービスのPOINT
- シリーズ全体で3,736,000アカウント以上もの導入実績！
- リニューアルされる新しいGoogleサイトにも対応！
- 導入時のセットアップサービスあり！
株式会社サテライトオフィスが提供する「サテライトオフィス・ワークフロー」は、Google Workspace向けのアドオンツールです。ブラウザの機能を追加することで、大きな負担をかけずにワークフロー機能を利用開始できます。有料プランに加え、ユーザー数や機能に制限を設けた無料プランがあります。クイックビュー機能では、Gmail本文上に申請書を表示できるので、迅速な確認と承認が実現するでしょう。時系列でコメント履歴の閲覧も可能です。
| 無料プランの利用人数 |
10名 |
無料プランの機能 |
一部制限あり・サポートなし・広告表示あり |
| 有料プランの参考価格 |
月額100円 / ユーザー |
アプリ対応 |
◯ |
| 有料プランの機能 |
スマホ対応/システム連携 |
いい点 食品、医薬、化粧品 250名以上 500名未満
改善してほしい点 食品、医薬、化粧品 50名以上 100名未満
ワークフロー機能搭載の無料グループウェア
ここからは、無料で利用できるワークフロー機能のあるグループウェアを紹介します。
GRIDY
「GRIDY」はブルーテック株式会社が提供する、初期費用・月額費用などが完全無料のグループウェアです。サーバや特別な設備は不要で、登録から５分で導入が完了します。ワークフロー機能として、書類の申請・承認・決裁・確認、各申請書類のテンプレート作成が可能です。なおユーザー登録数は無制限のため、大人数で利用できます。
GroupSession
「GroupSession」は、日本トータルシステム株式会社が提供するWeb型グループウェアです。ユーザー数無制限で使用できる無料プランが用意されています。スケジュール・施設予約・掲示板・ファイル管理・稟議などの多彩な機能を搭載しており、情報共有が円滑化するでしょう。有料プランも月額300円から利用でき、ユーザー数に応じた複数プランから選べます。また、オプションでモバイルからのアクセス機能やサポート機能を追加可能です。
オープンソース型のワークフローツール
無料で利用可能なオープンソース型のワークフローツールを紹介します。
Activiti
「Activiti」はAlfresco Software開発のオープンソースBPMN エンジンです。サーバやクラスタ上、またはクラウド上の任意のJavaアプリケーションで実行され、プロセス自動化のニーズを支援します。
Exment
株式会社カジトリが提供する「Exment」は、無料のオープンソース型データ管理Webシステムです。顧客管理やタスク管理に加え、ワークフローにも対応しており経費申請などに活用可能です。デモ環境が提供されているため、機能性や操作感を確認できます。
オープンソースの利用には注意点もあります。オープンソースによるシステム導入を検討している方は、ぜひ以下の記事を一読ください。
無料トライアルのあるワークフローシステム
コストを抑えてワークフローシステムを運用したいけれど、無料プランでは利用したい機能やユーザー数が不足する場合は、有料版の製品も検討しましょう。ツールによって機能や料金プランは異なります。無料トライアルを利用することで、自社が必要とする機能や業務範囲に対応可能かを確認できるため、コストメリットの高い製品を導入できるでしょう。
ここからは、無料トライアルがあるワークフローシステムを紹介します。
《コラボフロー》のPOINT
- お使いのExcelを申請フォームとしてそのまま電子化、導入が簡単
- 誰にとっても「使いやすく、わかりやすい」操作性。
- 10期連続 顧客満足度No.1獲得!安心の高機能ワークフローシステム
「コラボフロー」は、株式会社コラボスタイルが提供する直感的に操作できるワークフローシステムです。使用しているExcelの申請書をそのままシステムに取り込むため、運用フローの変更がほぼありません。５ユーザーから利用できるため、部門やグループ単位でのスモールスタートも可能。オプションで、サイボウズOfficeやkintone、LINE WORKSと連携もできます。
| 提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS |
対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携/フォーム作成機能/コメント追加機能 |
| アプリ対応 |
ー |
無料トライアル期間 |
30日 |
| 参考価格 |
初期費用無料
スタンダードプラン：月額500円
プレミアムプラン：月額800円 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
いい点 金融・証券・保険 100名以上 250名未満
改善してほしい点 その他 100名以上 250名未満
《X-point Cloud》のPOINT
- 直感的操作で誰にでも使いやすいのに稟議に対応する機能性の高さ
- ノーコードで簡単にフォーム作成！1000以上のサンプルフォームも
- 多彩な連携機能と便利な検索・集計機能でどんどん業務を効率化
株式会社エイトレッドが提供する「X-point Cloud」は、従業員1,000名未満の企業に適したクラウド型ワークフローシステムです。従来の書面に入力するようなフォームデザインのため、移行もスムーズに行えるでしょう。業務日報や、作業申請・人事まであらゆるシーンに適応できます。Google WorkspaceやサイボウズOffice、Garoonなどのグループウェアに加え、SlackやChatwork、kintoneなどとも連携できるため、二重入力の負担を削減します。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携/フォーム作成機能/コメント追加機能/文書管理機能 |
| アプリ対応 |
◯ |
無料トライアル期間 |
１か月 |
| 参考価格 |
初期費用無料
スタンダードプラン：月額500円/ユーザー
プリペイドプラン：月額475円/ユーザー |
いい点 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア 100名以上 250名未満
改善してほしい点 卸売・小売業・商業（商社含む） 100名以上 250名未満
《Styleflow》のPOINT
- オプション費用一切なし！充実の高機能のすべてを月額300円で
- 進化するワークフロー！お客様に寄り添って成長するサービスです
- 見た目そのまま！既存のExcel/Wordを申請フォームにカンタン変換
TDCソフト株式会社が提供する「Styleflow」は、導入や運営時にサポートが受けられるクラウド型ワークフローシステムです。企業規模を問わず導入可能で、組織内でのスモールスタートにも利用できます。機能制限なしの無料トライアルのほかに、デモやセミナー（個別相談会）も実施しているため、自社の課題解決に有効か確認できます。Chatwork・Slack・Microsoft365・Google Workspace・GMOサイン・boxなど、連携サービスも豊富です。
| 提供形態 |
クラウド |
対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携/フォーム作成機能 |
| アプリ対応 |
ー |
無料トライアル期間 |
30日 |
| 参考価格 |
初期費用無料
月額300円/ユーザー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
いい点 金融・証券・保険 1,000名以上 5,000名未満
《Create!Webフロー》のPOINT
- 紙イメージの申請フォーム、迷わず操作できる画面デザイン
- 構築・メンテナンスも簡単で、複雑な承認フローにも対応
- 各種システムと連携して業務全体を効率化
インフォテック株式会社が提供する「Create!Webフロー」は、紙の申請をそのまま電子化したワークフローシステムです。従来使用していた紙の申請書と同じデザインに加え、操作しやすいアニメーションアイコンで負担の少ない運用が可能です。組織変更や人事異動もドラッグ＆ドロップで設定できます。複雑な申請ルートの設定も、申請者と承認者、決裁者をラインでつなぐだけの操作です。サイボウズなどグループウェアや社内ポータルサイトと連携できます。
| 提供形態 |
クラウド/パッケージソフト |
対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携/フォーム作成機能/コメント追加機能/文書管理機能 |
| アプリ対応 |
ー |
無料トライアル期間 |
１か月 |
| 参考価格 |
クラウド版：初期費用無料、月額500円/ユーザー
パッケージ版：600,000円～ |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《バクラク申請》のPOINT
- AI-OCRが支払い書類や領収書を数秒でデータ化！
- 自社の規程に合わせた稟議・ワークフローをペーパーレスに！
- 承認はチャットアプリで完結！従業員の負担も軽減できる！
株式会社LayerXが提供する「バクラク申請」は、AI-OCRによる自動読み取り機能で、支払い書類をデータ化する稟議システムです。電子帳簿保存法やインボイス制度など法制度にも対応しています。Slackに申請通知が届き、承認も可能です。物品購入や契約締結などの決裁稟議のほかに、さまざまな申請ワークフローに対応しているため、すべてのデータを一元管理できます。
| 提供形態 |
クラウド |
対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携/フォーム作成機能/コメント追加機能/タイムスタンプ機能 |
| アプリ対応 |
◯ |
無料トライアル期間 |
ー |
| 参考価格 |
支払い申請：月額10,000円～
汎用申請：月額10,000円～
購買管理：月額10,000円～
経費精算：月額20,000円～ |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《kickflow》のPOINT
- 直感的なUIUX・優れた操作感
- 複雑な組織図 / 組織改編に強い
- SlackやTeamsとの強固な連携
「kickflow」は、株式会社kickflowが提供する次世代のSaaS型ワークフローです。大企業の複雑なワークフローに対応する多彩な機能と中小企業で利用しやすいシンプルさを両立しています。細かい条件分岐や経路シミュレーション、申請フォームのバリデーションなど高度な機能を数クリックで実装します。専門知識をもつメンバーによる伴走型支援があり、サポート力も強みの一つです。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携/フォーム作成機能 |
| アプリ対応 |
ー |
無料トライアル期間 |
１か月（延長可能） |
| 参考価格 |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
いい点 通信サービス 1,000名以上 5,000名未満
改善してほしい点 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア 1,000名以上 5,000名未満
《SmartDB》のPOINT
- ノーコードで業務部門でも開発できます
- 豊富な標準機能で幅広い業務をデジタル化できます
- 大企業ならではの複雑なワークフロー/権限制御に対応できます
株式会社ドリーム・アーツが提供する「SmartDB」は、文書管理とワークフローを搭載している業務デジタル化クラウドです。合議や条件分岐、多数決承認など複雑なワークフローにも対応しているため、大企業でも活用しやすいでしょう。滞留時間の見える化で、対応漏れも防止します。文書の申請や承認のほか、大量の文書データを高セキュリティな環境で管理可能です。
| 提供形態 |
クラウド / パッケージソフト / SaaS |
対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携/フォーム作成機能/コメント追加機能/文書管理機能/タイムスタンプ機能 |
| アプリ対応 |
◯ |
無料トライアル期間 |
30日 |
| 参考価格 |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
いい点 金融・証券・保険 750名以上 1,000名未満
《Garoon》のPOINT
- 申請の差し戻し・回覧・路線検索など必要な機能を完備
- ITリテラシーを問わず使える申請、承認画面
- APIを利用した他機能、他製品との連携が可能
「Garoon」は、サイボウズ株式会社が提供するワークフローシステムです。ワークフロー機能だけではなく、スケジュール管理やグループウェアとしての機能が搭載されています。60種類以上の申請フォームテンプレートのサンプルが用意されており、ノンプログラミングで利用できるため、自社の業務にフィットした運用が可能です。他社製品とも連携しやすく、カスタマイズサンプルの公開もしています。
| 提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS |
対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携/フォーム作成機能/コメント追加機能/文書管理機能/タイムスタンプ機能 |
| アプリ対応 |
◯ |
無料トライアル期間 |
30日 |
| 参考価格 |
初期費用無料
～300ユーザ：月額845円/ユーザー、年額9,935円/ユーザー
301～1,000ユーザ：月額800円/ユーザー、年額9,405円/ユーザー
1,001ユーザー以上は問い合わせ |
いい点 食品、医薬、化粧品 250名以上 500名未満
改善してほしい点 建設 1,000名以上 5,000名未満
《サイボウズ Office》のPOINT
- 「ワークフロー」をはじめ、誰でもかんたんに使える機能が満載
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入80,000社突破
サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズ Office」は、従業員250名未満の中小企業に適したグループウェアです。ワークフローをはじめ、スケジュールや掲示板など社内情報共有を支援します。申請の進行状況が一覧で表示され、未承認の申請もひと目で把握できます。申請処理業務は、スマホでも対応できるため、外出の多い業種でも利用しやすいでしょう。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
対応機能 |
スマホ対応/フォーム作成機能/コメント追加機能 |
| アプリ対応 |
◯ |
無料トライアル期間 |
30日 |
| 参考価格 |
初期費用無料
スタンダードコース：月額500円/ユーザー
プレミアムコース：月額800円/ユーザー |
いい点 卸売・小売業・商業（商社含む） 100名以上 250名未満
改善してほしい点 その他製造 50名以上 100名未満
《Jugaad-ジュガール》のPOINT
- 中小企業から大企業まで3,000社以上の導入実績！
- 圧倒的多機能で紙ベースのように柔軟な承認フローを構築可能！
- 1ユーザー300円の低コスト！無料トライアルでの事前チェックもOK
「SmartFlow」は、VeBuIn株式会社が提供するワークフローシステムです。LINE WORKSと連携できるため、普段利用しているLINE画面から承認ができます。さらにTeamsとの連携では、申請の際に通知を配信できるため、対応漏れの防止にも有効でしょう。英語対応が可能で、組織変更や人事異動の予定も事前に予約できる点も魅力の一つです。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携/フォーム作成機能/文書管理機能 |
| アプリ対応 |
◯ |
無料トライアル期間 |
30日 |
| 参考価格 |
月額300円/ユーザー |
上記製品以外にも無料トライアルを利用できるワークフローシステムは多数あります。以下の記事では、Excelの対応に特化したワークフローシステムや、ほかシステムと連携し承認業務の効率化ができるシステムなど、最新の製品を掲載しているのでシステム選びの参考にしてください。
無料ワークフローシステムと有料製品の違い
ワークフローシステムの導入を失敗しないためにも、無料版と有料版の違いを理解したうえで、自社にあう製品を選ぶことが重要です。自社の課題やシステム導入の目的、企業規模や利用人数にあう最適なワークフローシステムは、有料版が適している可能性もあるでしょう。
ここでは、無料ワークフローシステムと有料版の違いについて解説します。
ユーザー数の制限
オープンソース型を除き無料のワークフローシステムは、利用できるユーザー数が10名ほどに限られているケースが目立ちます。勤怠管理表や経費精算などの申請は、ほぼすべての従業員が操作するでしょう。従業員が多い企業では、人数制限が理由で利用できなくなる恐れがあるため、適していません。企業規模やユーザー数に適応した有料製品を検討しましょう。
また小規模企業であっても、将来的な人数の増加が考えられます。はじめは無料プランで導入し、ユーザーが増加した際に備え有料プランについても、確認しておくのがポイントです。
機能の充実度
無料のシステムでは機能が不十分で、思ったように活用できず望む効果を得られない可能性が否めません。例えば無料のグループウェアに搭載されているワークフロー機能では、申請内容に応じた承認者への自動リレーや、複雑な承認ルートへの対応は困難です。企業規模が大きいほど業務フローは複雑になる傾向があるため、独自の慣習やルールに対応できる有料のワークフローシステムでないと、要件を満たさない場合もあるでしょう。
また、有料版のワークフローシステムには、承認作業などのワークフロー管理だけではなく、契約書などの文書データを管理できる機能やスマホやタブレットにも対応した製品もあります。文書管理や外出先でシステムを利用する場合には大きなメリットといえるでしょう。
有料のワークフローシステムであっても、リーズナブルな料金プランを用意している製品も多いため、無料トライアルなどで機能性や操作感を試してみるのもよいでしょう。以下のページでは、最新の資料請求ランキングを紹介しています。人気製品やトレンドを把握したいという方はぜひご覧ください。
無料版の特徴を理解し最適なワークフローシステムを選ぼう
無料でワークフローシステムを使用するには、オープンソースや無料プランのある製品を導入する方法があります。無料版でも自社が必要とする機能が備わっていれば、効果は得られるでしょう。しかし従業員が多い、または承認フローが複雑な企業には、有料のワークフローシステムが適しています。
まずは無料トライアルで有料のワークフローシステムを試してから、検討するのもおすすめです。複数の製品を比較して、自社の業務に最適なワークフローシステムを導入しましょう。
