無料でワークフローシステムを活用する方法とは？無料・有料版比較も

ワークフローとは？

ワークフローとは、「業務の流れ」を意味します。特に複数人の承認や決裁が必要な業務の流れを定義し、各手続きを行う担当者を定めることで、業務の効率化と内部統制の強化が図れます。

しかし、こういった申請や承認作業は非常に手間がかかってしまいます。通常は担当者が紙の申請書を用意して各承認者のところに書類を届け、承認印を受領したうえで次の承認者、決裁者のところに書類を持っていくという流れになるでしょう。

これでは、手間も時間もかかってしまいますが、ワークフローシステムを使えばこうした課題を簡単に解決できます。

ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、稟議の申請から承認、決裁、報告書の提出や確認など、一連のワークフローを管理するシステムです。

データ化された申請書を用いて、システム上で申請や承認が行われます。そのため、紙の申請書を作成する必要はなく、ペーパーレスによるコストの削減を実現できるというメリットがあります。

また、システム上では申請の承認状況をリアルタイムで把握することが可能です。申請内容ごとに決裁までのフローをあらかじめ設定し、承認者はシステムにアクセスして承認ボタンので、手続きがスムーズに進むでしょう。決裁されたデータは自動的にシステム上で保管されます。

ワークフローシステムの基本機能について知りたい方は以下の記事をご覧ください。

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無料で使えるワークフローシステムを比較

ワークフローシステムを導入したほうが良さそうなのはわかったけど、コストがネックという方もいらっしゃるでしょう。そこで、無料で使えるワークフローシステムを紹介します。

Tayori

メールフォームやFAQ、チャット、アンケート機能を搭載したカスタマーサポートツールです。質問事項を自由に設定できるお問い合わせフォームを活用すれば、申請のワークフローを作成できます。また、FAQ機能を使えば、申請ルールなどをマニュアルとしてまとめることができる点も魅力です。ユーザー数１人まで無料で使えます。

SmartFlow

20ユーザーまでなら無料で使えるワークフローシステムです。ドラッグ＆ドロップで独自の申請テンプレートを簡単に作れるなど、シンプルな操作性が特徴です。クラウド型のため、最短１分で利用開始できます。

ワークフロー機能が付いた無料グループウェアを比較

簡易的なワークフロー機能であれば、グループウェアに搭載されている場合もあります。ここからはワークフロー機能を搭載した無料のグループを紹介します。

そもそもグループウェアとは？

グループウェアとは、社内の情報共有や円滑なコミュニケーションを促進するためのツールです。もともとは掲示板とスケジュール機能など最低限の機能のみを搭載したシンプルなツールでしたが、社内インフラとして浸透していくにつれ、勤怠管理やファイル共有など、日々の業務を効率化できる機能が多く搭載されるようになっていきました。

GRIDY

書類の申請、承認、決裁、確認ができるほか、各申請書類のテンプレート作成もできるワークフロー機能が搭載されています。申請情報は印刷し、保存することも可能です。ユーザー登録数は無制限です。

iQube

10名までであれば無料で利用できるグループウェアです。申請項目や承認経路の設定などを細かく行えるうえ、紙で行っていたときとほぼ同様の使用感で申請フローを構築できます。

大規模な企業では有料ワークフローシステムが最適？

従業員数が多い企業の場合は、有料のワークフローシステムをおすすめします。主な理由は以下の３点です。

ユーザー数が限定されない

無料で利用できるワークフローシステムは人数制限があります。

日々の業務で申請や承認作業を全く行わない従業員はおそらくいないでしょう。勤怠管理表や経費精算の申請など、ほぼすべての従業員が何かしらかの申請・承認作業を行っています。

従業員が多い企業では、無料のワークフローシステムだと人数制限があり、使えない事が多いです。有料のワークフローシステムなら制限なく使えることが大半です。

使える機能も豊富

人数制限なく利用できる無料のグループウェアもあるので問題ないと考えるかもしれませんが、機能が不足する場合もあります。企業規模が大きいほど業務フローが複雑になる傾向にありますので、専用のワークシステムを導入したほうが結果的に業務効率化につながりやすいでしょう。

無料トライアルもある

コストをかけて導入したのに自社のルールに合わず活用できないのではないか、という不安がある方もいらっしゃるかもしれませんが、多くのシステムには無料トライアル期間があり、事前に使い勝手などを確認できます。

以下に記事では、無料トライアルを実施するシステムのほか、オンプレミス型・クラウド型などさまざまな有料のワークフローシステムを紹介しています。製品を比較して導入検討したいという方はぜひご覧ください。

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まずは無料版やトライアルの活用を

まずは無料のワークフローシステムから導入し、業務効率化を図ってみるとよいでしょう。しかし、長期的に本格導入を考えている場合や、従業員が多い企業では、有料のワークフローシステムのほうが適しているかもしれません。自社の状況に応じて、最適な製品を選択しましょう。