無料のワークフローシステムを比較！無料・有料版の違いも解説

ワークフローとは？

ワークフローとは、「業務の流れ」を意味します。特に複数人の承認や決裁が必要な業務の流れを定義し、各手続きを行う担当者を定めることで、業務の効率化と内部統制の強化が図れます。

しかし、こういった申請や承認作業は非常に手間がかかってしまいます。通常は担当者が紙の申請書を用意して各承認者のところに書類を届け、承認印を受領したうえで次の承認者、決裁者のところに書類を持っていくという流れになるでしょう。

これでは、手間も時間もかかってしまいますが、ワークフローシステムを使えばこうした課題を簡単に解決できます。

ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、稟議の申請から承認、決裁、報告書の提出や確認など、一連のワークフローを管理するシステムです。

データ化された申請書を用いて、システム上で申請や承認が行われます。そのため、紙の申請書を作成する必要はなく、ペーパーレスによるコストの削減を実現できるというメリットがあります。

また、システム上では申請の承認状況をリアルタイムで把握することが可能です。申請内容ごとに決裁までのフローをあらかじめ設定し、承認者はシステムにアクセスして承認ボタンを押すだけなので、手続きがスムーズに進むでしょう。決裁されたデータは自動的にシステム上で保管されます。

無料で使えるワークフローシステムを比較

ワークフローシステムを導入したほうが良さそうなのはわかったけど、コストがネックという方もいらっしゃるでしょう。そこで、無料で使えるワークフローシステムを紹介します。

ジョブカンワークフロー

株式会社Donuts

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ジョブカンワークフロー の比較ポイント

• 社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！
• クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
• 業界最安クラス！資料請求の方には3か月無料クーポン配布中

株式会社Donutsが提供している「ジョブカンワークフロー」は、ITトレンドの2020年年間資料請求ランキングでも１位を獲得している人気製品です。さらに導入実績も10,000社を超え、信頼性の高いシステムでしょう。

また、有料プランは１ユーザー300円から利用でき、他のジョブカンシリーズと併用すれば250円とさらに安くなります。

ジョブカンワークフローの価格・評判は？製品詳細ページはこちら

VeBuIn株式会社提供のワークフローシステム「SmartFlow」も無料プランのあるクラウドサービスです。申請書のテンプレートが80種類以上用意されており、ドラッグ＆ドロップで簡単に書類が作成できます。

ワークフローに特化したAPIが組み込まれており、既存システムや基幹システムなどとの連携もスムーズなのが強みでしょう。有料プランでも月額300円から利用でき、年間契約ならさらにお得になります。

無料トライアルのあるワークフローシステムを比較

ここからは、無料トライアルやデモ試用などで使用感を試せる製品を紹介します。本格導入を検討している方必見です。

X-point Cloud

株式会社エイトレッド

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X-point Cloud の比較ポイント

• 書類が大量に届く部署のマストツール。あらゆる業務に対応。
• 導入実績 3,500社以上。導入企業名公開、導入事例あり。
• 総務部・経理部で実現できる運用管理。プログラミング知識不要。

「X-point Cloud」は株式会社エイトレッドが提供している従業員1,000名未満の企業に適したクラウド型ワークフローシステムです。導入実績は3,000社以上で、導入事例も具体的に紹介されています。

日々の業務の日報や報告から、作業申請、人事まで、あらゆる利用シーンに適応でき、グループウェアとの連携も簡単です。なお、無料トライアル期間は１ヶ月です。

X-point Cloudの価格・評判は？製品詳細ページはこちら

SmartDB

株式会社ドリーム・アーツ

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SmartDB の比較ポイント

• ノーコード/ローコードで業務部門でも開発できます
• 豊富な標準機能で幅広い業務をデジタル化できます
• 大企業ならではの複雑なワークフロー/権限制御に対応できます

「SmartDB」は株式会社ドリーム・アーツが提供する、従業員500名以上の大企業向けの業務デジタル化システムです。ワークフローのほか、入力フォーム機能やデータ蓄積機能が搭載されています。

システムの乱立を防ぎ、多くの業務を低コストでデジタル化したい企業におすすめです。なお、30日間の無料トライアルが用意されています。

SmartDBの価格・評判は？製品詳細ページはこちら

株式会社ミトリによるクラウド型のワークフローシステム「Streamline」は、100種類以上のテンプレートが用意されており、簡単にフォーマットを作成できます。

世界最高水準のセキュリティといわれるGoogleデータセンター上で運用され、安心して利用できるでしょう。無料トライアルのほか、初期費用や月額料金３ヶ月無料などの導入キャンペーンも行っています。

西菱電機株式会社が提供している「Check-in」は低コストで導入可能なクラウド型ワークフローシステムです。ワークフロー機能のほか、フォーム作成機能、位置情報付きの出退勤報告機能、グループチャット機能があります。

30日間の無料トライアルが利用でき、有料プランと変わらない機能を使えます。なお、100名以上での利用でお得な割引制度もあります。

「Business WorkFlow」は新日本コンピュータマネジメント株式会社による多言語対応のワークフローシステムです。日本語のほか、中国語や英語、ドイツ語で利用できます。

柔軟な連携機能により、承認に使用した文書を他システムに出力したりDBへ書き込んだりできるのも魅力です。なお、30日間の無料トライアルでは有償版と同じ機能が制限なく使えます。

Styleflow

TDCソフト株式会社

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Styleflow の比較ポイント

• 初期費用0円、月額300円！わかりやすくて安価な料金設定
• モバイルワークに適したシンプルデザイン（PC／スマホ対応）
• 見た目そのまま既存のExcel/Wordを申請フォームにカンタン変換

TDCソフト株式会社が提供する「Styleflow」は、導入や運営時にサポートが受けられるクラウド型ワークフローシステムです。少人数から大規模企業に適応し、組織の一部でスモールスタートして段階的に導入することも可能です。

デモや個別相談会の開催もしているほか、無料トライアルがあるので使用感を確かめられるでしょう。

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クラウドワークフローシステム「MA-EYES」

株式会社ビーブレイクシステムズ

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クラウドワークフローシステム「MA-EYES」 の比較ポイント

• 社内稟議を電子化して在宅ワークでも滞りなく稟議を回せます
• 簡単な画面設定で申請項目などはお客様の仕様に合わせて設定可能
• 導入カンタン！最短3日で利用スタート！

「MA-EYES」は株式会社ビーブレイクシステムズ提供のワークフローシステムで、高い拡張性を持ちます。ワークフロー機能以外にも販売管理や経費管理、勤怠管理機能を搭載しているので、将来的に機能を増やして一つのシステムで業務効率化を図りたいと考えている企業におすすめです。

また、申込みから最短３営業日で導入できるのも魅力でしょう。デモサイトの無料試用により導入の検討が可能です。

クラウドワークフローシステム「MA-EYES」の価格・評判は？製品詳細ページはこちら

以下では無料トライアルができる製品も含め、有料のおすすめのワークフローシステムを紹介しています。無料製品と比較してみてください。

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ワークフロー機能が付いた無料システムを比較

ここからはワークフロー機能を搭載したグループウェアなどの無料システムを紹介します。

そもそもグループウェアとは？

グループウェアとは、社内の情報共有や円滑なコミュニケーションを促進するためのツールです。もともとは掲示板とスケジュール機能など最低限の機能のみを搭載したシンプルなツールでしたが、社内インフラとして浸透していくにつれ、勤怠管理やファイル共有など、日々の業務を効率化できる機能が多く搭載されるようになっていきました。

GRIDY

「GRIDY」はナレッジスイート株式会社が提供する、初期費用、月額費用など完全無料のグループウェアです。サーバーや設備は不要で、登録から５分で導入できます。

書類の申請、承認、決裁、確認ができるほか、各申請書類のテンプレート作成もできるワークフロー機能が搭載されています。申請情報は印刷し、保存することも可能です。なお、ユーザー登録数は無制限です。

iQube

株式会社ガイアックスが提供しているクラウド型グループウェア「iQube」は、10名までであれば無料で利用できす。申請項目や承認経路の設定などを細かく行えるうえ、紙で行っていたときとほぼ同様の使用感で申請フローを構築できます。

有料プランに切り替えるとサポートが受けられるほか、ストレージの追加が可能です。

GroupSession

「GroupSession」は日本トータルシステム株式会社による、ユーザー数無制限で使える無料プランのあるWeb型グループウェアです。スケジュール、施設予約、掲示板、ファイル管理、稟議などの多彩な機能が搭載され、情報共有を促進します。

有料プランも月額300円から利用でき、ユーザー数に応じた複数プランから選べます。また、オプションでモバイルからのアクセス機能やサポート機能を追加できます。

Bitrix24

Bitrix24提供の「Bitrix24」はCRMやコンタクトセンター向けサポート機能、タスク・プロジェクト管理機能、コミュニケーション機能が一つに集約された、無料で使えるコラボレーションプラットフォームです。

ワークフローの自動化に役立つプロセス管理やCRMのカンバン方式などの機能があります。無料プランのほか、有料プランはトライアル利用も可能です。

無料ワークフローシステムと有料製品の違い

ここからは、無料のワークフローシステムと比較しながら、有料製品の特徴を紹介していきます。場合によっては有料製品のほうがおすすめなのでよく検討しましょう。

ユーザー数の制限

無料で利用できるワークフローシステムは人数制限があります。

日々の業務で申請や承認作業を全く行わない従業員はおそらくいないでしょう。勤怠管理表や経費精算の申請など、ほぼすべての従業員が何かしらの申請・承認作業を行っています。

従業員が多い企業では、無料のワークフローシステムだと人数制限にあり、使えない場合もあります。有料のワークフローシステムならこうした制限なく使えることが大半です。

機能の充実度

人数制限なく利用できる無料のグループウェアもあるので問題ないと考えるかもしれませんが、機能が不足する場合もあります。企業規模が大きいほど業務フローが複雑になる傾向にありますので、専用のワークフローシステムを導入したほうが結果的に業務効率化につながりやすいでしょう。

まずは無料トライアルの活用を

無料のワークフローシステムでも必要な機能が備わっていれば十分な効果は得られるでしょう。しかし、長期的に本格導入を考えている場合や、従業員が多い企業では、有料のワークフローシステムのほうが適していることもありますので、まずは無料トライアルのある製品で有料のワークフローシステムの使い勝手を確認してから無料版を試すのがおすすめです。複数の製品を比較して、最適な製品を選択しましょう。