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ワークフローシステムを導入することで、各業務の手続きや流れが可視化され、業務の効率化につながります。ただ、導入しようと思っても、いきなりコストをかけるのはハードルが高いと思われるかもしれません。ここでは、無料で導入できるワークフローシステムをご紹介します。また併せていくつか有料のシステムもご紹介しますので、今後費用を払って本格的に導入する際には、ぜひ参考にしてみてください。
まず、そもそもワークフローとは何か、改めて整理しておきましょう。
ワークフローとは「業務の流れ」を意味します。とくに複数人の承認や決済が必要な業務の流れを定義し、各手続きを行う担当者を定めることで、業務の効率化と内部統制の強化が図れます。
しかし、こういった申請・承認は非常に手間がかかってしまいます。通常、このような手続きは紙の申請書で行い、担当者が生類を用意して各承認者のところに書類を届け、承認印を受領したうえで次の承認者、決裁者のところに書類を持っていくという流れになるかと思います。しかし、申請書を作成するのにも次の承認者のところに書類を持っていくのにも時間がかかり、結果として決済を得るまで非常に長い時間がかかってしまいます。
この課題を解決するために、ワークフローシステムが登場しました。申請／承認がすべてシステム上で行われるため、申請書の作成時間を短縮できますし、承認者から次の承認者までリアルタイムに届きます。また、申請の承認状況や次の承認者をリアルタイムに把握できるため、承認を得るために連絡すべき人がわかるなどのメリットがあります。さらに、申請書をわざわざ紙で印刷する必要が無いため、コストの削減にもつながります。
ワークフローシステムの提供形態は、大きく「クラウド型」「オンプレミス型」の2つに分けられます。
提供会社がインターネット上に用意したサービスにアクセスして、システムを利用する形態です。自前のサーバーを用意する必要がなく、初期費用も安価なサービスが多いため、導入のハードルは低いと言えるでしょう。インターネット環境があればどこでも利用できるため、外出・在宅時の申請・承認が可能ですただし、毎月利用料が継続的にかかる、カスタマイズ性に乏しいなどのデメリットもあります。
自社で構築したサーバー上にシステムをインストールする形態です。社内のセキュアな環境でしかアクセスできないため、外部への情報漏えいリスクはクラウド型と比較して非常に低いといえます。また、他システムとの連携や機能のカスタマイズなども比較的容易におこなえ、自社に最適な形で導入しやすい点もメリットです。しかし、導入時に多額の費用がかかる点はデメリットと言えるでしょう。
かんたんなワークフロー機能であれば、グループウェアに搭載されているものもありますので、システムの導入を検討している方はグループウェアのワークフロー機能を利用することも一つの手段です。
グループウェアとは、社内の情報共有や円滑なコミュニケーションを促進するためのツールです。もともとは掲示板とスケジュール機能など最低限の機能のみを搭載したシンプルなツールでしたが、社内インフラとして浸透していくにつれ、勤怠管理やファイル共有など、日々の業務を効率化できる機能が多く搭載されるようになっていきました。
グループウェアの中には、ワークフロー機能が搭載されているものもあります。標準機能としてついているものもあれば、オプション料金を支払うことで利用できるものもあります。申請・承認機能のみなど、専用のシステムと比較して機能がシンプルな場合が多いですが、まず使ってみたいという方にはおすすめです。
ここで、標準機能でワークフロー機能を搭載している、無料のグループウェアをいくつかご紹介します。
各申請書類のテンプレート作成もできるワークフロー機能が搭載されています。申請情報は印刷し、保存することも可能です。
10名までであれば無料で利用できるグループウェアです。申請項目や経路設定などを細かく行えるうえ、紙で行っていた時とほぼ同様の使用感で申請フローを構築できます。
グループウェアに付属している機能ではなく、専用のシステムとして提供されている製品の中で、無料のものはあるのでしょうか。実際に製品を見ていきましょう。
人数や機能制限はありますが、無料で利用できるワークフローはあります。ここでは2つの製品をご紹介します。
2人までであれば、勤怠管理・経費精算・ワークフロー機能を無料で利用できます。個人利用や、本格利用の前のトライアルとして利用できます。ワークフロー機能では、申請・承認・却下の際にコメントを登録できるため、却下の理由をワークフロー上で伝えられます。承認フローを個別にカスタマイズすることもできます。
20ユーザーまでなら永久に無料で使えるワークフローです。ドラッグ＆ドロップで独自の申請テンプレートを簡単に作れるなど、シンプルな操作性が特徴です。クラウド型のため、最短1分で利用開始できます。
従業員数がある程度の人数になったら、有料のワークフローをおすすめします。主な理由は以下の3点です。
無料で利用できるワークフローは人数制限がありますが、日々の業務中に申請・承認を全く行わない従業員はおそらくいないでしょう。勤怠管理表の承認・経費精算の承認など、ほぼすべての従業員が何かしらかの申請を行っています。一方、ツールや手段を分けることは、従業員の混乱につながります。有料のワークフローであれば、人数に制限なく利用できます。
グループウェアであれば人数制限なく利用できると考えるかもしれませんが、機能が不足する場合もあります。大規模になればなるほど業務フローが複雑になる傾向にありますので、専用のシステムを導入したほうが結果的に業務効率化につながりやすいでしょう。
コストをかけて導入したのに、自社のルールに合わず活用できないのではないか、という不安がある方もいらっしゃるかもしれませんが、多くのシステムには無料トライアル期間があり、事前んい使い勝手などを確認することができます。
ITトレンドでは、2017年にユーザーから人気だった有料のワークフローシステムをランキング形式で発表しています。ここでは、上位3製品をご紹介しますので、本格導入の際にはぜひ参考にしてみてください。
3ヶ月間無料でトライアルで利用でき、使い勝手を十分に試せます。シンプル、簡単な画面設計が特徴で、スマートフォン対応などの機能も豊富です。
承認ルートや進捗状況をビジュアルで確認できるワークフローです。人事異動の際もドラッグ＆ドロップで対応できたり、他システムとの連携もできるなど、業務効率化が図れます。
すでに稼働している基幹システムともスムーズに連携できます。多国語に対応していたり、日本の商習慣に合った柔軟なワークフローが定義できるなど、使いやすいシステムです。
現在システムを利用していない場合は、まずは無料のシステムから導入し、業務効率化を図ってみるとよいでしょう。しかし、もし長期的に本格導入を考えている場合や、ある程度の従業員数がある企業にとっては、有料製品の方がかえって適切な場合もあります。自社の状況に応じて、最適な製品を選択しましょう。
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