無料のワークフローシステム比較19選！アプリ対応ツールも紹介

　

無料で使えるワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、稟議書や経費・出張精算申請書、休暇届などの各種申請・承認手続きを電子化して業務効率化を図るシステムのことです。データ化された申請書を用いて、システム上で稟議申請や承認をするため、手間や時間の削減ができ業務効率化につながります。また、紙の申請書を作成する必要はなく、ペーパーレスによるコスト削減も実現するでしょう。

ワークフローシステムを無料で利用したい場合、オープンソースソフトウェアや無料プランを提供している製品を検討するのが一般的です。ほかにも、ExcelやGoogleフォームを活用してワークフローシステムを自作する方法などがあげられます。

無料ワークフローの種類

無料で利用できるワークフローツールは、大きく３つにタイプ分けできます。各タイプの特徴について解説します。

ワークフロー特化型ツールの無料版／無料プラン

ワークフローの自動化やデジタル化に強みをもつタイプです。ここでは一般的なワークフローシステムのなかで、無料プランを提供している製品を指します。ワークフローシステムは、申請フォーム作成機能やフロー定義機能、承認・決裁機能などを搭載し、申請・承認作業の効率化、スピード化を支援します。ただし無料プランの場合、有料プランほど利用できる機能は多くないため、自社が求める機能が含まれているかの確認が必要です。

グループウェア型ツールの無料版／無料プラン

グループウェアとは、組織内のコミュニケーション促進や情報共有の効率化に用いられるツールですが、なかにはワークフロー機能を搭載した無料製品もあります。グループウェアとしての機能がメインであり、ワークフロー機能は限定的になるため、必要最低限の稟議申請・承認ができればよいという企業向きです。

オープンソース型

無料で公開されているソースコードを利用して、自社でワークフローシステムを構築するタイプです。オープンソース型のワークフローシステムは、カスタマイズ性が高く自社に適した仕様にできる一方、構築・運用にあたっては専門知識と運用管理者が必要です。稟議機能や条件分岐機能などがデフォルトで搭載されていると、開発工数を削減し導入までの期間を短縮できるでしょう。

無料プラン・トライアルのあるワークフローシステム【比較表】

無料プランや無料トライアルが利用できるワークフローシステムを一覧にまとめました。製品の特徴や提供形態、口コミレビュー評価などを比較しているので、製品選びの参考にしてください。

複数製品を簡単に比較したい方には、一括資料請求もおすすめです。

無料で利用できるワークフローシステム

無料プランがあるワークフローシステムを紹介します。無料プランの内容だけでなく、有料プランへ移行した場合の参考価格なども参考にしてください。

ワークフロー機能搭載の無料グループウェア

ここからは、無料で利用できるワークフロー機能のあるグループウェアを紹介します。

GRIDY

「GRIDY」はブルーテック株式会社が提供する、初期費用・月額費用などが完全無料のグループウェアです。サーバや特別な設備は不要で、登録から５分で導入が完了します。ワークフロー機能として、書類の申請・承認・決裁・確認、各申請書類のテンプレート作成が可能です。なおユーザー登録数は無制限のため、大人数で利用できます。

GroupSession

「GroupSession」は、日本トータルシステム株式会社が提供するWeb型グループウェアです。ユーザー数無制限で使用できる無料プランが用意されています。スケジュール・施設予約・掲示板・ファイル管理・稟議などの多彩な機能を搭載しており、情報共有が円滑化するでしょう。有料プランも月額300円から利用でき、ユーザー数に応じた複数プランから選べます。また、オプションでモバイルからのアクセス機能やサポート機能を追加可能です。

オープンソース型のワークフローツール

無料で利用可能なオープンソース型のワークフローツールを紹介します。

Activiti

「Activiti」はAlfresco Software開発のオープンソースBPMN エンジンです。サーバやクラスタ上、またはクラウド上の任意のJavaアプリケーションで実行され、プロセス自動化のニーズを支援します。

Exment

株式会社カジトリ​が提供する「Exment」は、無料のオープンソース型データ管理Webシステムです。顧客管理やタスク管理に加え、ワークフローにも対応しており経費申請などに活用可能です。デモ環境が提供されているため、機能性や操作感を確認できます。

オープンソースの利用には注意点もあります。オープンソースによるシステム導入を検討している方は、ぜひ以下の記事を一読ください。

無料トライアルのあるワークフローシステム

コストを抑えてワークフローシステムを運用したいけれど、無料プランでは利用したい機能やユーザー数が不足する場合は、有料版の製品も検討しましょう。ツールによって機能や料金プランは異なります。無料トライアルを利用することで、自社が必要とする機能や業務範囲に対応可能かを確認できるため、コストメリットの高い製品を導入できるでしょう。

ここからは、無料トライアルがあるワークフローシステムを紹介します。

上記製品以外にも無料トライアルを利用できるワークフローシステムは多数あります。以下の記事では、Excelの対応に特化したワークフローシステムや、ほかシステムと連携し承認業務の効率化ができるシステムなど、最新の製品を掲載しているのでシステム選びの参考にしてください。

無料ワークフローシステムと有料製品の違い

ワークフローシステムの導入を失敗しないためにも、無料版と有料版の違いを理解したうえで、自社にあう製品を選ぶことが重要です。自社の課題やシステム導入の目的、企業規模や利用人数にあう最適なワークフローシステムは、有料版が適している可能性もあるでしょう。

ここでは、無料ワークフローシステムと有料版の違いについて解説します。

ユーザー数の制限

オープンソース型を除き無料のワークフローシステムは、利用できるユーザー数が10名ほどに限られているケースが目立ちます。勤怠管理表や経費精算などの申請は、ほぼすべての従業員が操作するでしょう。従業員が多い企業では、人数制限が理由で利用できなくなる恐れがあるため、適していません。企業規模やユーザー数に適応した有料製品を検討しましょう。

また小規模企業であっても、将来的な人数の増加が考えられます。はじめは無料プランで導入し、ユーザーが増加した際に備え有料プランについても、確認しておくのがポイントです。

機能の充実度

無料のシステムでは機能が不十分で、思ったように活用できず望む効果を得られない可能性が否めません。例えば無料のグループウェアに搭載されているワークフロー機能では、申請内容に応じた承認者への自動リレーや、複雑な承認ルートへの対応は困難です。企業規模が大きいほど業務フローは複雑になる傾向があるため、独自の慣習やルールに対応できる有料のワークフローシステムでないと、要件を満たさない場合もあるでしょう。

また、有料版のワークフローシステムには、承認作業などのワークフロー管理だけではなく、契約書などの文書データを管理できる機能やスマホやタブレットにも対応した製品もあります。文書管理や外出先でシステムを利用する場合には大きなメリットといえるでしょう。

有料のワークフローシステムであっても、リーズナブルな料金プランを用意している製品も多いため、無料トライアルなどで機能性や操作感を試してみるのもよいでしょう。以下のページでは、最新の資料請求ランキングを紹介しています。人気製品やトレンドを把握したいという方はぜひご覧ください。

無料版の特徴を理解し最適なワークフローシステムを選ぼう

無料でワークフローシステムを使用するには、オープンソースや無料プランのある製品を導入する方法があります。無料版でも自社が必要とする機能が備わっていれば、効果は得られるでしょう。しかし従業員が多い、または承認フローが複雑な企業には、有料のワークフローシステムが適しています。

まずは無料トライアルで有料のワークフローシステムを試してから、検討するのもおすすめです。複数の製品を比較して、自社の業務に最適なワークフローシステムを導入しましょう。