データ化された申請書を用いて、システム上で申請や承認が行われます。そのため、紙の申請書を作成する必要はなく、ペーパーレスによるコストの削減を実現できるというメリットがあります。
また、システム上では申請の承認状況をリアルタイムで把握できます。申請内容ごとに決裁までのフローをあらかじめ設定し、承認者はシステムにアクセスして承認ボタンを押すだけなので、手続きがスムーズに進むでしょう。決裁されたデータは自動的にシステム上で保管されます。
株式会社Donutsが提供している「ジョブカンワークフロー」は、ITトレンドの2020年、2021年上半期資料請求ランキングでも連続１位を獲得している人気製品です。さらに導入実績も20,000社を超え、信頼性の高いシステムでしょう。
無料プランは登録フォーム数が３件まで、またファイル添付や連携、サポート機能などがないシンプルなものです。なお、有料プランは初期導入費・サポート費用は0円、１ユーザー300円から利用でき、ほかのジョブカンシリーズと併用すれば250円になります。現在、資料請求いただいた方には3か月無料クーポン配布のキャンペーンも行っています。
最新の人気商品が気になる方はこちらの資料請求人気ランキングも参考にしてください。
無料トライアルのあるワークフローシステムを比較
ここからは、無料トライアルで使用感を試せる製品を紹介します。操作性や承認フロー、サポート体制、連携可能な既存システムの有無などを比較して、導入するシステムの検討に役立てましょう。
《Create!Webフロー》のPOINT
- 紙イメージの申請フォーム、迷わず操作できる画面デザイン
- 構築・メンテナンスも簡単で、複雑な承認フローにも対応
- 各種システムと連携して業務全体を効率化
「Create!Webフロー」はインフォテック株式会社のワークフローシステムです。紙の申請書と同じ見た目なので、システム導入時に従業員が安心して使えるでしょう。
クラウド版は１か月間の無料トライアルが可能で、機能制限なく利用できます。なお、利用料はクラウド版の場合、１ユーザーあたり月額500円で、10ユーザーから使えます。
《コラボフロー》のPOINT
- お使いのExcelを申請フォームとしてそのまま電子化、導入が簡単
- 誰にとっても「使いやすい」「わかりやすい」操作性。運用も簡単
- ワークフロー専用製品だから柔軟で高機能 業務変化にも迅速対応
株式会社コラボスタイルのワークフローシステム「コラボフロー」は、お使いのExcelファイルをWebフォームに変換して申請フォームを作れます。部門やグループごとのスモールスタートも可能で、導入しやすいでしょう。
なお、30日間の無料体験ができます。ユーザーデータや申請フォームが設定されているので事前準備不要ですぐに使用感を確かめられます。
《X-point Cloud》のPOINT
- 直感的操作で誰にでも使いやすいのに稟議に対応する機能性の高さ
- ノーコードで簡単にフォーム作成！1000以上のサンプルフォームも
- 多彩な連携機能と便利な検索・集計機能でどんどん業務を効率化
「X-point Cloud」は株式会社エイトレッドが提供している従業員1,000名未満の企業に適したクラウド型ワークフローシステムです。導入実績は3,500社以上で、導入事例も具体的に紹介されています。
日々の業務の日報や報告から、作業申請、人事まで、あらゆる利用シーンに適応でき、グループウェアとの連携も簡単です。なお、無料トライアル期間は１か月です。
《承認TIME》のPOINT
- シンプルでわかりやすいUIとノンプログラミングで【簡単導入】
- AND・OR承認、飛越承認も！複雑な承認フローにも【柔軟に対応】
- スマホ対応だから申請も承認も【いつでもどこでもスムーズに】
SBIビジネス・ソリューションズ株式会社の「承認Time」は、申請から承認までがWeb上で完結できるクラウド稟議・回覧システムです。議事録や営業報告などの回覧フローも設定できます。
10IDから利用可能で、利用料は１IDあたり月額300円です。無料トライアルも可能ですので別途お問い合わせください。
《Styleflow》のPOINT
- 初期費用0円、月額300円！わかりやすくて安価な料金設定
- モバイルワークに適したシンプルデザイン（PC／スマホ対応）
- 見た目そのまま既存のExcel/Wordを申請フォームにカンタン変換
TDCソフト株式会社が提供する「Styleflow」は、導入や運営時にサポートが受けられるクラウド型ワークフローシステムです。少人数から大規模企業に適応し、組織の一部でスモールスタートして段階的に導入することも可能です。
デモや個別相談会の開催もしているほか、無料トライアルがあるので使用感を確かめられるでしょう。なお、無料トライアルは30日間機能制限なく使えます。
《SmartDB》のPOINT
- ノーコード/ローコードで業務部門でも開発できます
- 豊富な標準機能で幅広い業務をデジタル化できます
- 大企業ならではの複雑なワークフロー/権限制御に対応できます
「SmartDB」は株式会社ドリーム・アーツが提供する、従業員500名以上の大企業向けの業務デジタル化システムです。ワークフローのほか、入力フォーム機能やデータ蓄積機能が搭載されています。
システムの乱立を防ぎ、多くの業務を低コストでデジタル化したい企業におすすめです。なお、30日間の無料トライアルが用意されています。
《POWER EGG 3.0》のPOINT
- サーバーに合わせて選ぶことが可能な2つの提供形態
- ユーザー数に合わせた使用料で経費負担も最小限を実現
- 各種申請ワークフローをシンプルにスムーズにする
ディサークル株式会社が提供する統合型コラボレーションツール「POWER EGG 3.0」は、社内での情報共有や決裁のための機能が集約されています。ワークフローのほか、グループウェア、Webデータベース、経費精算、CRMが利用可能です。
価格は機能ライセンスごとに発生し、オンプレミス環境でワークフローを利用したい場合は１ユーザーあたり5,000円～。クラウド版の場合は１ライセンスあたり月額500円～です。なお、オンラインデモの試用や30日間の無料体験ができます。
《eValue V》のPOINT
- さまざまなサンプルフォームを標準で提供
- オリジナルの申請フォームも手軽に作成可能
- 複雑な承認ルートにも対応
「eValue V」は株式会社大塚商会提供のグループウェアで、100名以上の企業規模に対応しています。複雑な承認ルートには自動分岐を設定でき、40種類以上のサンプルフォームやオリジナルの申請フォームが使えます。
Webブラウザ上でクラウド版とオンプレミス版の試用が、それぞれ30日間可能です。PCとタブレットから使えますのでぜひお試しください。
《WaWaFlow》のPOINT
- 条件分岐設定で複雑な承認ルートに対応
- 安心の大容量クラウドにより2000名以上の利用が可能
- スマートフォンからの承認実行ができる
「WaWaFlow」は、株式会社アイアットOEC提供のASP型ワークフローアプリケーションです。同社のグループウェア「ＷａＷａＯｆｆｉｃｅ」を共通認証基盤として、営業日報システムやデータベースなどの他システムと連携できます。
本番同様の機能を14日間無料で試せます。なお、価格は１IDにつき、月額400円です。
製品・サービスのPOINT
- 社内稟議を電子化して在宅ワークでも滞りなく稟議を回せます
- 簡単な画面設定で申請項目などはお客様の仕様に合わせて設定可能
- 導入カンタン！最短3日で利用スタート！
株式会社ビーブレイクシステムズのクラウドワークフローシステム「MA-EYES」は高い拡張性をもちます。ワークフロー機能以外にも販売管理や経費管理、勤怠管理機能を搭載しているので、将来的に機能を増やして一つのシステムで業務効率化を図りたいと考えている企業におすすめです。
また、申込みから最短３営業日で導入できるのも魅力でしょう。30日間の無料トライアルが可能ですのでぜひご検討ください。
《Garoon》のPOINT
- 申請の差し戻し・回覧・路線検索など必要な機能を完備
- ITリテラシーを問わず使える申請、承認画面
- APIを利用した他機能、他製品との連携が可能
サイボウズ株式会社が提供するグループウェア「Garoon」はワークフローのほか、予定管理やコミュニケーション機能、タイムカード機能などを備えています。どの規模の企業にも対応していますが、300ユーザーを超えると価格が割安になるため、中堅・大企業に定評があるようです。
クラウド、オンプレミス、パッケージソフトなど、業務形態にあわせた導入方法が豊富なのも魅力でしょう。なお、30日間の無料お試しができます。価格はクラウド版の場合、１ユーザーあたり月額800円からです。
以下では無料トライアルができる製品も含め、有料のおすすめのワークフローシステムを紹介しています。無料製品と比較してみてください。
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ワークフロー機能が付いた無料システムを比較
ここからはワークフロー機能を搭載したグループウェアなどの無料システムを紹介します。
- そもそもグループウェアとは？
- グループウェアとは、社内の情報共有や円滑なコミュニケーションを促進するためのツールです。もともとは掲示板とスケジュール機能など最低限の機能のみを搭載したシンプルなツールでしたが、社内インフラとして浸透していくにつれ、勤怠管理やファイル共有など、日々の業務を効率化できる機能が多く搭載されるようになっていきました。
GRIDY
「GRIDY」はナレッジスイート株式会社が提供する、初期費用、月額費用など完全無料のグループウェアです。サーバや設備は不要で、登録から５分で導入が完了します。
書類の申請、承認、決裁、確認ができるほか、各申請書類のテンプレート作成もできるワークフロー機能が搭載されています。申請情報は印刷し、保存することも可能です。なお、ユーザー登録数は無制限です。
iQube
株式会社ガイアックスが提供しているクラウド型グループウェア「iQube」は、10名までであれば無料で利用できます。申請項目や承認経路の設定などを細かく行えるうえ、紙で行っていたときとほぼ同様の使用感で申請フローを構築できます。
有料プランに切り替えるとサポートが受けられるほか、ストレージの追加が可能です。
GroupSession
「GroupSession」は日本トータルシステム株式会社による、ユーザー数無制限で使える無料プランのあるWeb型グループウェアです。スケジュール、施設予約、掲示板、ファイル管理、稟議などの多彩な機能が搭載され、情報共有を促進します。
有料プランも月額300円から利用でき、ユーザー数に応じた複数プランから選べます。また、オプションでモバイルからのアクセス機能やサポート機能を追加可能です。
Bitrix24
Bitrix24提供の「Bitrix24」はCRMやコンタクトセンター向けサポート機能、タスク・プロジェクト管理機能、コミュニケーション機能が一つに集約された、無料で使えるコラボレーションプラットフォームです。
ワークフローの自動化に役立つプロセス管理やCRMのカンバン方式などの機能があります。無料プランのほか、有料プランはトライアル利用も可能です。
無料ワークフローシステムと有料製品の違い
ここからは、無料のワークフローシステムと比較しながら、有料製品の特徴を紹介します。場合によっては有料製品のほうがおすすめなのでよく検討しましょう。
ユーザー数の制限
無料で利用できるワークフローシステムは人数制限があります。勤怠管理表や経費精算の申請など、ほぼすべての従業員が何かしらの申請・承認作業を行っています。
従業員が多い企業では、無料のワークフローシステムだと人数制限で使えなくなる場合もありますが、有料のシステムならその心配がありません。
機能の充実度
人数制限なく利用できる無料のグループウェアもあるので問題ないと考えるかもしれませんが、機能が不足する場合もあります。例えばグループウェアのワークフロー機能では、申請内容に応じた承認者へ自動でリレーすることや、複雑な承認ルートに対応することは難しいです。
企業規模が大きいほど業務フローが複雑になる傾向にあるので、専用のワークフローシステムを導入したほうが業務効率化につながるでしょう。
まずは無料トライアルの活用を
無料のワークフローシステムでも必要な機能が備わっていれば十分な効果は得られるでしょう。しかし、本格導入を考えている場合や、従業員が多い場合や承認フローが複雑な企業では、有料のワークフローシステムのほうが適しています。まずは無料トライアルで有料のワークフローシステムの使い勝手を確認するのがおすすめです。複数の製品を比較して、最適な製品を選択しましょう。
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