業務効率化にはワークフローシステムの導入を！改善のポイントを解説

ワークフローの効率が悪い原因

ワークフローとは、業務手続きの一連の流れのことで、一般的に申請・稟議→承認→決裁までを指す場合が多いです。特に契約や人事などのワークフローでは、複数人の上層部が承認者となる場合が多く、決裁までのフローが複雑化する傾向にあります。

ワークフローがスムーズに進めば意思決定を迅速化できますが、申請書や稟議書が紙であると効率が悪く、さまざまな問題が生じるでしょう。ワークフローの効率が悪い原因としては以下のような点が挙げられます。

印刷や検索、回覧に手間がかかる

申請内容に応じて決まったフォーマットがあるのでそれを探し出し、印刷して承認者へ回付しなければなりません。申請に不慣れな人はどのフォーマットを使えばいいのか、誰に書類を提出すればいいのかわからないケースもあります。

承認者の不在により決裁までに待ち時間が生じる

承認者が外回りや出張で社内にいない場合は、承認が停滞してしまいます。社内にいなければ業務フローが進まないので、テレワークに対応するのも難しいでしょう。

フローが定まっておらずミスや差戻しが多い

申請書のフォーマットや提出先を間違えたり、記入漏れや金額の計算ミスなどがあれば差戻しとなります。差戻しがあればさらに決裁までに時間がかかります。

ワークフローを効率化する方法

では、ワークフローの効率を上げるにはどうすべきでしょうか。

既存のフローに無駄がないか見直す

既存のワークフローに問題があると、業務効率化は望めません。特に承認経路は複雑化しがちなので見直しましょう。承認者の数が多すぎないか、無意味な工程がないかを確認してみてください。承認者が不在にすることが多いのであれば、代理承認も検討してみましょう。

また、申請書のフォーマットに不要な項目がないか、ミスが生じやすい箇所がないかを確認しましょう。記入例や注意書きを載せておくとミスを最小限にできるかもしれません。申請内容に応じてフォーマットが異なり、種類が多い場合は、統一できないかを検討してみるのもおすすめです。

ワークフローシステムを導入する

ワークフローシステムとは、業務手続きを効率化するシステムのことで、申請書や稟議書は電子化され、システム上で申請・承認・差戻しを行えます。申請フォーマットの作成、承認ルートの設定、進捗の可視化、決裁後の文書管理などの機能を搭載しています。

システムの導入により、ペーパレスになるため書類の印刷や検索の手間がありません。申請内容に応じた承認ルートを事前に設定しておけるので、自動で回付されます。申請内容にミスがあればアラートが表示され、承認者のもとへ回付される前に修正できます。これにより、差戻しも減るでしょう。

さらに、スマホに対応したワークフローシステムが大半で、社外でも申請・承認・差戻しを進められます。無駄な待ち時間がなくなるうえ、どこでフローが停滞しているのかがわかり、迅速な対処が可能です。

以下の記事では、おすすめのワークフローシステムを紹介していますのでぜひご覧ください。

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ワークフローシステムで業務を効率化した事例

では、実際にワークフローシステムを導入すると、どのような効果があるのでしょうか。日本特殊陶業株式会社の事例を見ていきましょう。

日本特殊陶業株式会社は、NGKスパークプラグ、NTKニューセラミックの製造、販売を行っている企業です。同社の人事部門では紙とExcelを使ってワークフローを運用していましたが、申請書が届くまでに時間がかかり、申請内容に不備があれば申請者へ電話で確認をして差戻していました。さらに、紙の文書だと紛失の心配や、申請状況の把握が難しいことも課題となっていたのです。社員ユニフォームの申請もExcelのマクロ機能を使って工夫していましたが、7,000人分を管理するのは難しく、管理に限界を感じていました。

そこで導入したのが「SmartDB」というワークフローシステムです。SmartDBは大企業向けの製品で、ノンプログラミングで使いやすいように開発できます。同社では若手社員２人だけで、３か月という短期間のうちに20の申請受付業務をデジタル化しました。申請時のミスは30％減、申請スピードは２倍、コア業務に注力する時間を50％増やせたといいます。自社内で開発しているので、ワークフローの変更があってもすぐに対処でき、社内でも「申請が格段に速くなった」と高い評価を得ています。

ワークフローシステム運用のポイント

ワークフローシステムを導入するにあたり、どんな点に気を付けて運用すればよいのでしょうか。運用のポイントを見ていきます。

現場に適用できる製品を選定する

ワークフローシステムといっても、製品によって機能や特徴が異なるので、現場に適したものを導入しなければうまく運用できません。グループウェアや経費精算システムにもワークフロー機能が搭載されている場合もありますが、条件分岐の承認ルート設定ができないことが多いので注意が必要です。

製品を選ぶ際は、まず現状の業務フローや使っている申請フォーマットを確認し、それに対応できるかを確認しましょう。申請フォーマットや承認ルートのカスタマイズに対応しているものがおすすめです。

以下の記事では、ワークフローシステムの選び方を詳しく解説しているのでぜひご覧ください。

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セキュリティ対策を万全に行う

ワークフローシステムでは、購入や契約、人事などの稟議書も管理され、重要なデータが含まれる可能性もあります。ペーパレス化により利便性が上がる反面、情報漏えいのリスクも高まります。漏えいしたデータの内容によっては、企業に大きな損害が生じるかもしれません。

大半のワークフローシステムにはセキュリティ対策が施されていますが、使い方次第ではその対策も万全ではなくなります。特にシステムへログインするパスワードの管理や、端末管理は各社員が注意しなければなりません。情報セキュリティについての勉強会を行い、組織ぐるみでセキュリティ対策に取り組んでください。

ワークフローシステムで業務を効率化しよう

申請・承認のワークフローが停滞しがちで意思決定までに時間がかかっているのであれば、改善が必要です。効率を上げるためには、既存のフローを見直して、ワークフローシステムを導入しましょう。申請書や稟議書を電子化し、作業の一部は自動化されるで、決裁までがスピーディーになります。なお、ワークフローシステムを選ぶ際は現場に適用できるかを確認し、セキュリティ対策を万全に行ってください。