自社のワークフローを効率化・コスト削減する方法は？事例も紹介！

ワークフローを効率化し、コスト削減するには

まずはコストを削減するために重要な２つのポイントを解説します。

既存プロセスの見直しをする

従来のワークフローのプロセスに問題があると、業務効率化は望めません。

承認フローが複雑だと、申請者は案件ごとに承認フローの確認が必要です。書類のひな型がないと０から作成しなくてはならず、時間がかかってしまいます。また、決裁者や承認者が不在がちでは承認が滞ってしまい、業務がスムーズに進みません。

そこで、従来のワークフローの見直しを行いましょう。たとえば承認フローが複雑な場合、その手順をしっかり周知する必要があるでしょう。また、ひな型をあらかじめ用意したり、外出先で承認・決裁を行える環境を整備したりすることも大切です。

このように、ワークフローの課題点を見つけ、それを解決できればコスト削減につながるでしょう。

ワークフローシステムを活用する

ワークフローの課題解決には、ワークフローシステムの活用もおすすめです。ワークフローシステムとは、ワークフローを電子化・自動化するシステムです。申請業務はシステム上で完結します。

申請者の情報や内容によって承認ルートの自動判別が可能です。承認者・決裁者はインターネットにアクセスすれば外出先でも承認・決裁を行えます。最終的に決裁文書はデータとして保存されるためファイリングは不要です。

これにより業務効率化につながり、コスト削減を実現します。

ワークフローシステムを活用したコスト削減の事例

ワークフローシステムの活用により実現できた２つのコスト削減事例を紹介します。

他システムと連携し、数千部もの申請書コストを削減

A社では毎月本社へと送付される勤怠申請書類は数千部にのぼり、この書類を数人の作業者が１日がかりで１枚１枚確認しながら勤怠管理システムへ取り込んでいるような状況でした。現状をなんとか改善したいと考えたA社は、ワークフローシステムの導入を決断します。その結果、ワークフローシステムと勤怠管理システムの連携により、紙や、その保管スペースにかかっていたコストの削減が実現しました。

文書の検索性もアップし、書類紛失時の責任の所在も簡単に把握できるようになっています。さらに、申請書類の提出状況をリアルタイムで確認でき、申請ミスが軽減しました。ムダな作業や人件費を削減しようとする姿勢が全社で見られるようになっています。

複数拠点で発生する数万枚もの稟議書コストを削減

B社では数百か所以上の拠点で発生する膨大な稟議書を拠点間で回覧しており、承認・決裁に多くの時間を費やす状態でした。この環境は、拠点間の回覧により、稟議書が紛失する危険性もあります。

また、稟議書に係る経費や保管コストが問題でした。これらの問題を解決するために、B社はワークフローシステムの導入に踏み切りました。

ワークフローシステムで稟議書を電子化することで、これに係るコスト削減を実現します。さらに、作成が簡単な稟議書を用意でき、不備による差し戻しが軽減し、業務コストの削減にもつながっています。

ワークフローシステム運用のポイント

ワークフローシステムを導入するにあたり、どんな点に気を付けて運用すればよいのでしょうか。運用時の２つのポイントを見ていきます。

社内での協力体制を構築する

ワークフローシステムは従来の業務フローと異なり、戸惑いを覚える社員は多いです。最初からシステムの操作手順を覚えなければならず、電子機器の操作に苦手意識を持つ社員の反感を買うかもしれません。

したがって、一気に導入するのではなく、ワークフローシステムと紙のどちらを使っても可とする並行期間を設けましょう。また、社員へのワークフローシステム運用のアプローチ法も企業によって異なります。

たとえば、コスト削減の意識を持ち今の業務フローに納得している社員がいるとします。その社員に「ワークフローシステムでコスト削減しよう」と伝えるのは逆効果です。賛同が得られず、ワークフローシステムの運用が進まない可能性があります。

このような場合、「業務効率化」といった別の表現に言い換えることをおすすめします。

セキュリティ体制を見直しする

ワークフローシステムでは、いろいろな文書をデータ化します。紙と比べ利便性が上がる反面、情報漏えいのリスクも高まります。漏えいしたデータの内容によっては企業に大きな被害を被る可能性もあるのです。

多くのワークフローシステムがセキュリティ対策を行っていますが、使い方次第ではその対策も万全ではなくなります。情報セキュリティについての勉強会を行い、組織ぐるみでセキュリティ対策に取り組んでください。

ワークフローシステムを導入し、コストを削減しよう！

既存のワークフローを見直し、ワークフローシステムを導入することでコスト削減につながります。実際にワークフローシステムを導入してコスト削減に成功した企業もあります。

ワークフローシステム運用時は社内の協力体制を構築し、セキュリティ体制を見直してください。システムを導入してワークフローを最適化し、コスト削減に努めましょう。