これで納得！ ワークフローシステムの歴史と進化

ワークフローの歴史

ワークフローの歴史（1）システムの誕生

これまで企業では、経費処理、受発注処理、稟議書、その他の日常業務における申請・承認処理の多くを書類を回す方法に頼っていました。

例えば、仮払申請書を紙で行う場合で説明しましょう。この場合には、まず書類を書いて上司の机上の「未決」ボックスに入れます。次に、上司が未決ボックスから各種申請書を確認し、ハンコを押して「既決」ボックスに移します。すると事務担当が既決ボックスから仮払申請書を経理担当に持ち運び、経理担当は内容に従って、仮払金を申請者に支払います。これが申請・承認での一連の流れでした。

こうした申請フローをコンピューターで電子化したのが、ワークフローシステムです。電子化することで、業務の効率化、業務ステップの標準化と改善、経営のスピードアップ、業務情報の共有化、ペーパーレスによるコスト削減などが期待できます。

ワークフローシステムが一般化したのは、2000年前後のことです。背景には、パソコンが1人1台に普及したことがありました。ワークフローシステムのようなツールは全員がパソコンを持っていなければ成り立ちません。オフィスで一人一人がパソコンを使えるようになったことで、ワークフローの普及に弾みがついたのです。

ワークフローの歴史（2）内部統制の支援

ワークフローシステムの誕生前に、「BPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）」「BPM（ビジネス・プロセス・マネジメント）」の概念が完成されており、業務書処理手順の改善をいかに進めていくか、さらには全社レベルのビジネスプロセスをいかに構築していくかが、科学的手法で進められていました。

ワークフローシステムは、紙の電子化というニーズから始まりましたが、これら概念をベースに、企業にとって重要なシステムに発展していきます。その顕著な例が内部統制の支援です。

具体的には、J-SOX法（制定2006年、施行2008年）により、対象となる上場企業とグループ企業は、業務手順の大幅な見直しを求められました。

例えば、定められた金額以上の購買には、発注者と承認者を同じにできないなどのルールを設定することがその対応の1つです。1人で発注を完了できる環境を放置しておくと、不正取引の温床になってしまうからです。

品質管理も同様で、製造者と品質管理者を分けなければなりません。このようなルールを再構築し例外なく実行させるには、ワークフローシステムが適していました。

ワークフローシステムで業務を遂行することで、誰がいつ何をやったかの証跡が残ります。業務がどこまで進んでいるのかのモニタリングも可能となります。これも内部統制に求められる重要な要件です。

ワークフローの歴史（3）クラウドとモバイルの活用

2010年代になってクラウドが広く利用されるようになりました。そして、ワークフローは早くからクラウド化されたシステムの1つだったのです。そのため、従来よりも低コスト・短期間に導入できるようになりました。

同じ頃、スマートフォンやタブレットなどのモバイル機器が普及してきました。モバイル機器はワークフローシステムと相性がよく、机上のパソコンに縛られることなく、いつでもどこからでも申請し、上司は承認や決済が可能になりました。

承認者や決裁者もスマートフォンやタブレットなどを携帯することで、電車での移動中や出張中でも稟議書と資料を確認し、決済することができるようになりました。その結果、自社内と同等の判断が可能になり、経営スピードのボトルネックが解消されたのです。

まとめ

ワークフローシステムとクラウドとモバイル端末の活用で、申請や承認の業務効率化が図れます。紙であれば基本的にはオフィスで決済を行う必要があった作業がいつでもどこでもできるようになるからです。

このように時代の移り変わり、職場環境の変化によりワークフローシステムも進化してきました。もし、自社で検討されているなら、ワークフローシステムが解決してくれる課題や備わっている機能を調べてみてはいかがでしょうか。

【併せて読みたい】ワークフローシステムのオススメ記事

• ★ワークフローシステム導入のメリット
• ★ワークフロー専用システムとグループウェアを比較！
• ★ワークフローとBPM、どう違う？

「ワークフロー」の記事一覧