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ワークフローシステムの選び方とは?5つのポイントを紹介

2022年03月10日 最終更新
ワークフローシステムの製品一覧
ITトレンド 編集部

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ワークフローシステムの選び方とは?5つのポイントを紹介

ワークフローシステムは、社内の稟議書や申請書を電子化し、申請・承認・決裁の流れを効率化するシステムです。ワークフロー機能を搭載したグループウェアや経費精算システムもあり、システムの種類はさまざまです。導入に失敗しないためには、複数の製品を比較し自社の業務フローにあった製品を選ばなければなりません。この記事ではワークフローシステムの選び方を、5つのポイントに分けて紹介します。ぜひ最後までご覧ください。

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ワークフローシステムを導入する前に確認したいポイント

まず行うべきことは自社の課題と導入目的の明確化です。なぜ導入するのか、どのような業務フローを改善したいのかを整理し、優先度をつけましょう。導入の目的を明確にすると、途中で意見がブレたり、方針を見失ってしまったりすることを避けられます。

課題と目的を明確化できたら、さっそく製品を比較していきましょう。ワークフローシステムの選定ポイントは以下の5つです。

  • 1.申請フォーマットが適しているか
  • 2.複雑な承認ルートに対応できるのか
  • 3.必要な付帯機能が搭載されているか
  • 4.システム連携が可能か
  • 5.コストは見合っているか

1.申請フォーマットが適しているか

ワークフローシステムの基本機能となるのが申請フォーマット作成です。申請内容ごとに項目や書式を設定してフォーマットを作成し、それをシステムに保存しておけば、申請の度に適したひな型を探し出す必要はありません。汎用的なテンプレートがすでに搭載されたシステムや、項目のカスタマイズが行えるもの、Excel(エクセル)などで作られた従来のフォーマットを変換してそのまま使えるものもあります。

現在使用している申請書などの帳票の形を変更することには、少なからず抵抗があるものです。大幅にやり方を変更してしまうと、社員が使いこなせるまでに時間がかかったり、社員教育をしなければならなくなったり、不都合が生じるでしょう。社員教育を負担に感じ、「承認フローも含めてあまり大きく変えたくない」と考える企業も多いかもしれません。社員の意見なども参考に、使いやすいフォーマットで運用できるかを検討しましょう。

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  • ●申請フォーマットを刷新するならテンプレートが搭載されたものや項目のカスタマイズができるものを選ぼう
  • ●Excelで作成したフォーマットがあるなら、そのまま使えるものを選ぼう

2.複雑な承認ルートに対応できるのか

稟議や申請の内容に応じて承認ルートが異なることがあります。例えば、申請する金額によっては部長以外の人からの承認が必要である場合や、部署内の一定数の承認が得られたら次の部署へ回覧される場合など、さまざまなパターンが考えられます。そのため、申請内容ごとに、一次承認、二次承認、決裁、経費処理、文書管理など一連の流れを整理しましょう。また、およその申請件数や、複数の承認者への同時申請の可否、承認者が不在の場合の代理承認の可否、否認された場合のフローなども整理しておきます。

それを踏まえて、ワークフローシステムを選びましょう。ワークフローに特化したワークフローシステムなら複雑な承認ルートに対応していることが大半ですが、グループウェアに搭載された付帯的な機能では対応できない場合があります。承認ルートの分岐設定ができるかどうか、資料請求をしたり無料トライアルを活用したりして確認してください。

ココは押さえよう!
  • ●自社の稟議・申請・承認のフローを確認しよう
  • ●承認ルートが複雑な場合は分岐設定ができるワークフローシステムを選ぼう

3.必要な付帯機能が搭載されているか

ワークフローシステムには申請フォーマット作成、承認ルートの設定、進捗の可視化などの基本機能のほか、多様な付帯機能が搭載されています。例えば、フォーマットへ必要事項を入力した際に漏れがあればアラートが表示される機能や、権限に応じて申請内容を修正できる機能などです。スマホアプリが用意されている製品や、英語対応の製品もあります。

多機能な製品は魅力的に見えてしますが、その機能が自社において必要であるかを検討しましょう。必要な機能だけに絞り込めば、システムの導入・運用コストを最小限に抑えられるかもしれません。

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  • ●付帯機能、便利機能は現場で活用できるか確認しよう
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4.システム連携が可能か

システム連携ができる製品なら、データ入力の手間を省けたり、決裁後の処理をスムーズにしたり、といったことが可能です。人事システムと連携すれば、社員データをワークフローシステムに反映して人事異動の稟議書を簡単に作成できます。会計システムと連携すると、サービスの購入や契約の稟議が通ったら会計処理を引き継げます。

このようにシステム同士を連携すると、より利便性が高まるでしょう。自社内で導入済みのシステムがある場合は、連携に対応したシステムを確認しておくことをおすすめします。

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  • ●自社内のシステムと連携して業務を効率化できるか確認しよう

5.コストは見合っているか

現状の業務フローに対応し、必要な機能を搭載している機能が望ましいですが、コストも気になるところです。大半のワークフローシステムはクラウド型で、初期費用は無料であることが多く、月額費用がかかります。月額費用の目安ですが、1ユーザーあたり月額300円~500円程度でしょう。また、運用サポートや機能追加はオプション料金がかかる場合もあるので、製品同士をよく比較してください。

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  • ●初期費用、月額費用、オプション料金のトータルを算出して比較しよう

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ワークフローシステムの選定ポイントが理解できたら、次はワークフローシステム製品を比較していきましょう。製品によって機能や価格は大きく異なるので、気になる製品があれば資料請求し、十分に比較検討することをおすすめします。

以下の記事ではおすすめのワークフローシステムを、特徴別に分類して紹介しています。製品を比較する際はぜひこちらもご覧ください。

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ITトレンドはイノベーションが2007年より運営している法人向けIT製品の比較・資料請求サイトであり、2020年3月時点で、累計訪問者数2,000万人以上、1,300製品以上を掲載しています。サイトを閲覧し利用する企業内個人であるユーザーは、掲載されている製品情報や口コミレビューなどを参考に、自社の課題に適したIT製品を複数の製品・会社から比較検討ができ、その場で資料請求が一括でできるサイトです。

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紙の申請・決裁業務をそのまま電子化する「Create!Webフロー」
Create!Webフローは「紙」と「デジタル」のメリットをあわせ持つワークフローシステム。 紙による申請・決裁の流れをシステム上に再現することで、業務プロセスの可視化・効率化を実現します。
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紙申請の負担を電子化で軽減!ドキュメントワークフロー ActionPassport
いま使用している紙の書類をそのまま再利用することで、ワークフローの電子化を実現するクラウドサービス。コンプライアンス強化のための決裁フローの可視化にも最適です。
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Hi-PerBT ワークフロー
クラウドなので導入・電子化・運用カンタン! 決裁書や申請書、報告書等の社内帳票を電子化し、 ウェブ上で申請・承認を実施。帳票自動回覧システムを構築します。
住友電工情報システム株式会社
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あらゆる申請業務を楽々電子化、電子決裁システムの決定版楽々WorkflowII
すぐに簡単に導入できる「クラウド」や基幹システム連携対応の「パッケージ」など予算や規模に合わせて様々なワークフローを提供。
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稟議に対応する高機能ワークフロークラウドX-point Cloud
ワークフロー運用に必要なきめ細やかな機能を実装しており、稟議にも完全対応。まるで紙のようなフォームだから導入もスムーズ。ノンプログラミング&安心のサポート体制で管理者も安心!
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WebとExcelで誰でも「簡単に直感的に操作できる」ワークフローコラボフロー
コラボフローはWebとExcelがあれば誰でもワークフローを作成・運用できるワークフローシステムです。使い手を選ばない簡単な操作性と充実機能で刻々と変化する業務に迅速柔軟に対応します。
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バクラク申請(旧: LayerX ワークフロー)
「稟議システム」と「会計システム」のデータの分断による非効率を解決する次世代のクラウド型稟議システムです。 バクラク請求書と合わせて活用し、一気通貫の業務を実現いたします。
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社内の申請・各種届出業務を電子化するワークフローシステムCi*X Workflow
人事や総務に関する各申請・届出業務の電子化・ペーパーレス化の推進を強力にサポートする汎用ワークフローシステムです。
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エンタープライズ向け次世代のクラウドワークフロー「kickflow」
kickflowはエンタープライズ企業の課題解決に特化してつくられた次世代のクラウドワークフローです。圧倒的な使いやすさと管理のしやすさで企業の意思決定とデジタル戦略を加速させます。
freee株式会社
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申請と承認を電子化し決裁スピードアップへeValue V
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大手企業実績多数!企業規模1000名以上の導入比率 90%! 緻密な権限制御、全文検索、スマートデバイス対応など、情報を最大限活用しテレワーク効率を最大化する高機能グループウェアです。
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外出先や遠隔地で申請承認できて業務効率UP!プログラム知識不要で誰でも使えるからスピード導入を実現。少人数~大規模組織まで「Styleflow」は日本のワークスタイルに合わせたサービスです。
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あらゆる業務を効率化! 紙の書類を扱うのと同じような「直感的な操作」を実現したワークフローシステムです。
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ノーコードで現場で簡単に利用できる「HUE Workflow」
現場で簡単に利用することができる、ワークフローサービスです。 直観的に設定できるので専門的なスキルは必要なく、紙の申請を簡単に電子化し、ペーパーレスを推進することができます。
サイオステクノロジー株式会社
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クラウド型ワークフローシステムで業務の電子化/DXGluegent Flow
シンプルな操作性で簡単に使える本格クラウド型ワークフローシステムです。 Google や Microsoft 365と強力に連携する Gluegent Flow により様々な業務プロセスをデジタル化します。
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テレワーク・ペーパーレス化を促進『皆伝!』シリーズ
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【SaaS型ワークフロー大企業シェア「No.1」※】 「SmartDB」は高セキュリティの文書管理+ワークフローシステムを搭載した業務デジタル化クラウドです。
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【稟議完全対応・組織改編に強い】 大規模組織向けワークフローAgileWorks
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