ワークフローシステムを導入する前に確認したいポイント
まず行うべきことは自社の課題と導入目的の明確化です。なぜ導入するのか、どのような業務フローを改善したいのかを整理し、優先度をつけましょう。導入の目的を明確にすると、途中で意見がブレたり、方針を見失ってしまったりすることを避けられます。
課題と目的を明確化できたら、さっそく製品を比較していきましょう。ワークフローシステムの選定ポイントは以下の５つです。
- １．申請フォーマットが適しているか
- ２．複雑な承認ルートに対応できるのか
- ３．必要な付帯機能が搭載されているか
- ４．システム連携が可能か
- ５．コストは見合っているか
１．申請フォーマットが適しているか
ワークフローシステムの基本機能となるのが申請フォーマット作成です。申請内容ごとに項目や書式を設定してフォーマットを作成し、それをシステムに保存しておけば、申請の度に適したひな型を探し出す必要はありません。汎用的なテンプレートがすでに搭載されたシステムや、項目のカスタマイズが行えるもの、Excel（エクセル）などで作られた従来のフォーマットを変換してそのまま使えるものもあります。
現在使用している申請書などの帳票の形を変更することには、少なからず抵抗があるものです。大幅にやり方を変更してしまうと、社員が使いこなせるまでに時間がかかったり、社員教育をしなければならなくなったり、不都合が生じるでしょう。社員教育を負担に感じ、「承認フローも含めてあまり大きく変えたくない」と考える企業も多いかもしれません。社員の意見なども参考に、使いやすいフォーマットで運用できるかを検討しましょう。
- ココは押さえよう！
- ●申請フォーマットを刷新するならテンプレートが搭載されたものや項目のカスタマイズができるものを選ぼう
- ●Excelで作成したフォーマットがあるなら、そのまま使えるものを選ぼう
２．複雑な承認ルートに対応できるのか
稟議や申請の内容に応じて承認ルートが異なることがあります。例えば、申請する金額によっては部長以外の人からの承認が必要である場合や、部署内の一定数の承認が得られたら次の部署へ回覧される場合など、さまざまなパターンが考えられます。そのため、申請内容ごとに、一次承認、二次承認、決裁、経費処理、文書管理など一連の流れを整理しましょう。また、およその申請件数や、複数の承認者への同時申請の可否、承認者が不在の場合の代理承認の可否、否認された場合のフローなども整理しておきます。
それを踏まえて、ワークフローシステムを選びましょう。ワークフローに特化したワークフローシステムなら複雑な承認ルートに対応していることが大半ですが、グループウェアに搭載された付帯的な機能では対応できない場合があります。承認ルートの分岐設定ができるかどうか、資料請求をしたり無料トライアルを活用したりして確認してください。
- ココは押さえよう！
- ●自社の稟議・申請・承認のフローを確認しよう
- ●承認ルートが複雑な場合は分岐設定ができるワークフローシステムを選ぼう
３．必要な付帯機能が搭載されているか
ワークフローシステムには申請フォーマット作成、承認ルートの設定、進捗の可視化などの基本機能のほか、多様な付帯機能が搭載されています。例えば、フォーマットへ必要事項を入力した際に漏れがあればアラートが表示される機能や、権限に応じて申請内容を修正できる機能などです。スマホアプリが用意されている製品や、英語対応の製品もあります。
多機能な製品は魅力的に見えてしますが、その機能が自社において必要であるかを検討しましょう。必要な機能だけに絞り込めば、システムの導入・運用コストを最小限に抑えられるかもしれません。
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- ●付帯機能、便利機能は現場で活用できるか確認しよう
４．システム連携が可能か
システム連携ができる製品なら、データ入力の手間を省けたり、決裁後の処理をスムーズにしたり、といったことが可能です。人事システムと連携すれば、社員データをワークフローシステムに反映して人事異動の稟議書を簡単に作成できます。会計システムと連携すると、サービスの購入や契約の稟議が通ったら会計処理を引き継げます。
このようにシステム同士を連携すると、より利便性が高まるでしょう。自社内で導入済みのシステムがある場合は、連携に対応したシステムを確認しておくことをおすすめします。
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- ●自社内のシステムと連携して業務を効率化できるか確認しよう
５．コストは見合っているか
現状の業務フローに対応し、必要な機能を搭載している機能が望ましいですが、コストも気になるところです。大半のワークフローシステムはクラウド型で、初期費用は無料であることが多く、月額費用がかかります。月額費用の目安ですが、１ユーザーあたり月額300円～500円程度でしょう。また、運用サポートや機能追加はオプション料金がかかる場合もあるので、製品同士をよく比較してください。
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- ●初期費用、月額費用、オプション料金のトータルを算出して比較しよう
ワークフローシステムの比較検討へ
ワークフローシステムの選定ポイントが理解できたら、次はワークフローシステム製品を比較していきましょう。製品によって機能や価格は大きく異なるので、気になる製品があれば資料請求し、十分に比較検討することをおすすめします。
以下の記事ではおすすめのワークフローシステムを、特徴別に分類して紹介しています。製品を比較する際はぜひこちらもご覧ください。
