ワークフローシステム導入前に考える３つのポイント

製品選定の前に必ず行うべきこと

自社に適したワークフローシステムはどのようなものかを考える前に必ずすべきことは、自社の課題と導入の目的の明確化です。なぜ導入するのか、どのような業務フローを改善したいのか…を整理し、優先度をつけることが欠かせません。導入の目的を明確にすることで、途中で意見がぶれたり、方針を見失ってしまったりすることが避けられます。

目的を明確化できたら、下記の3つのポイントを整理してみましょう。

• ポイント１．帳票の移行について
• ポイント２．現在の承認フローのパターン
• ポイント３．運用・管理の体制について

ポイント１．帳票の移行について

多くの企業にとって、現在使用している申請書等の帳票の形を変更することには、少なからず抵抗があるものです。社員教育が負担と感じるならば「できれば、申請フローも含めてあまり大きく変えたくない」と考える企業も多いかもしれません。

どの程度の移行が可能かを調べるために、まずは、帳票を記入する人・承認者・関連する部門などにヒアリングを行いましょう。現在のフォーマットの分かりやすい点や、ミスが多い点、改善点、入力にかかる手間などを確認します。

現在の帳票からフォーマットを大きく変えても問題がない、もしくはあまり変更してほしくない…といった意見によって、選ぶシステムが異なってくるでしょう。

また実際に帳票を移行する際には、Excel（エクセル）などで作られた従来の帳票を変換できるシステムや、ワークフローシステム側で帳票を作成するシステムもありますので、現場担当者の意見を聞いた上で選定する必要があるでしょう。

入力の端末についても、スマートデバイスの普及が進む今、帳票の在り方や入力フォームについて検討すべきです。

ポイント２．現在の承認フローのパターン

次に、自社の承認申請の様々なケースにワークフローシステムが対応できるのかどうかを、確認するための調査を行いましょう。

社内には、稟議や経費申請などさまざまな承認するべき帳票があります。それぞれの帳票について、申請、一次承認、二次承認、経費処理、保管ルールなど一連の流れを整理しましょう。また、それぞれの帳票について、およその申請件数や、複数の承認者への同時申請の可否、承認者が不在の場合の代理承認の可否、否認された場合のフローなども整理しておきます。

一般的な承認ルートであれば問題ありませんが、企業によって承認プロセスが複雑になるケースもあります。特に日本企業では、兼務や兼任等、部門や役職をまたいだ存在も多く、複雑な承認ルートにも対応できる必要があります。製品の導入には、基本的な承認フローだけではなく、カスタマイズできるかどうかなども、業務に合わせてチェックする必要があります。

ポイント３．運用・管理の体制について

ワークフローシステムは導入して終わりではありませんので、実際の運用時に管理者がどのように使うのか、ユーザーとなる従業員がどのように使うのかを良く考えて選ぶことも重要です。

例えば、現在の承認申請フローの中で、承認が遅れがちな部署があれば、申請書類が「承認フローの中でどこまで進んでいるか」が表示される機能が必要になります。

ほかにも、社内の人事異動や部署名変更にも柔軟に対応できる必要があります。異動後、すぐにはワークフローシステムが使えない…というわけにはいきません。人事異動が多い企業は、人事システムとの連携も含めて検討した方がよいでしょう。

まとめ　～ 選定の第一歩は自社の見直しから ～

業務効率化に貢献するワークフローシステム。上記の３つのポイントを参考に、ぜひ、自社の現在の申請・承認フローを見直してみてはいかがでしょうか。どんなに高機能なシステムでも利用環境に合っていなければ、想定通りの効果を得られません。自社の環境を把握して、最適なワークフローシステムを選定しましょう。