ワークフローシステムにデメリットはある？4つの導入失敗例とは

ワークフローシステムのメリット・デメリットを再確認

ワークフローシステム導入を成功させるには、導入のメリット・デメリットを再確認しておくことが重要です。

システム導入のメリット

• ●経営や事業運営の効率化・スピード向上
• ●コストの削減
• ●セキュリティ強化

システム導入のデメリット

• ●ペーパーレス化できない申請書類がある
• ●承認・決済フローが固定化される
• ●承認者の業務負担が増すことがある
• ●セキュリティリスクもありうる

ワークフローシステムのメリットについては、以下の記事をご覧になってください。

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ワークフローシステム導入4つの失敗例

今回は起こり得る典型的な失敗パターンとして4つの例を紹介します。

１．自社の業務に合っていない

ワークフローシステムを導入する際には、自社の業種や業務内容に適していることを重視しなければなりません。

コストだけをみてワークフローシステムを導入しまうと、自社の業務や規模に合っていないことが問題になります。フォームが業務に適していない、複数ある承認決済のルートを設定できないなどの問題が発生するのです。

あるいは営業部門など、外出先からシステムを利用する機会が多い場合も、モバイル機器への対応が不十分な場合、業務効率化に十分に貢献できないこともありえます。また、これらの問題を回避しようと過剰に多機能なシステムを選んでしまうと、今度は扱いきれない、予算が膨らんでしまうという問題が発生するケースもあります。

２．業務フローの設計が疎かなままカスタマイズしてしまう

ワークフローシステムでは、業務をできるだけ効率的に行えるよう、可能な範囲で業務を自動化します。例えばある入力を行うと、自動的に次のフォームが表示されたり、ToDoリストへ登録されたりします。

しかし、各業務のマニュアル化や設計が疎かなままワークフローをカスタマイズしてしまうと、意図しない業務フローに導かれたり、不要な登録が行われたりしてしまいます。

もちろん、これらのカスタマイズは修正や削除が可能ですが、システムが稼働し始めるとワークフローが複雑に連携しているため、ある部分の修正が他のフローに影響してしまったり、削除しようとしても連動しているフローが稼働しているため削除できないなどの状況に陥ってしまうことがあります。

その結果、システムを正しく機能しなくなるか、不要なフローが作業効率を低下させてしまうという状況を生み出します。

３．操作やカスタマイズが難しくて活用されない

業務効率を高めるために導入したワークフローシステムが、どれほど多くの複雑な業務のワークフローを取り込めるようにカスタマイズされていたとしても、利用者が直感的に使用できることを配慮したシステムになっていなければ操作が難しくなってしまい、かえって業務効率が悪化してしまいます。

その結果、現場の人たちがシステムを使うことを避けて、従来の慣れた業務方法に後戻りしてしまうことにもなりかねません。

また、業務が追加されたり承認ルートが変更されたり、あるいは組織形態が変更された場合などに、メンテナンスが容易に行えないシステムでは、これらの変更への対応が遅れてしまい、やはりシステムが活用されなくなる可能性もあります。

４．外部システムと連携が困難

導入したワークフローシステムが既存の人事システムや給与システムと連携できないと、複数のシステムを別々に使わなければならなくなります。

それだと、データの流用ができずシステム毎にデータの入力が必要になり、期待通りに業務効率化ができなくなってしまいます。

ワークフローシステムの導入で失敗しないために

ワークフローシステム導入のメリット・デメリット４つのワークフロー導入の失敗例をご紹介しました。業務を効率化するためのワークフローシステムがかえって業務を煩雑にしてしまうことなどをご理解いただけたと思います。

このような失敗を避けるためには、ワークフローシステムを導入するにあたり導入の目的を明確化し、教育も最小限で済む直感的に使用できるシステムであることが重要です。また、システム導入を機会に、従来の業務フローに無駄がないか、あるいは簡略化できる部分はないかなどを見直すことも必要です。

以下の記事を参考に、ぜひ自社に合ったシステムの導入を進めてください。

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