ワークフローシステムのデメリットとは？導入失敗例から学ぶ成功のコツ

ワークフローシステムのデメリット

ワークフローシステムを導入すると、申請や承認の作業は効率化され、内部統制にも効果的です。最近急増しているテレワークにも対応できるので、システム導入を検討する企業は多いでしょう。

ただし、導入しただけで業務を改善できるわけではありません。システムのデメリットを考慮したうえで、うまく運用していきましょう。ここからは、ワークフローシステムのデメリットを詳しく解説します。

なお、ワークフローシステムのメリットについては、以下の記事で詳しく解説しているのでご覧ください。

システムを業務フローに合わせる必要がある

システムを運用するためには、事前に申請フォームを作成し、承認ルートを設定しなければなりません。場合によっては、申請書の項目を独自仕様にカスタマイズしたり、規定外の申請や承認があった場合にアラートが表示されるよう設定したりします。この初期設定をしなければ、システムが現状の業務フローに合わず、意図しないフローに導かれるなど、現場は混乱するでしょう。

さらに、人事異動や組織変更などにより、業務の追加や承認ルートの変更がある場合には、都度メンテンナンスが必要です。特にワークフローが複雑で、システムがすでに運用されている状態だと、ある部分の修正がほかのフローに影響してしまう、連動しているフローが稼働しているため変更できないなどの状況に陥ってしまうこともあります。

また、ワークフローシステムと一口にいっても、製品によって仕様や機能が異なります。承認ルートを複数設定できなかったり、スマホアプリに対応していなかったりする製品もあるのです。例えば外回りの多い営業社員の申請・承認が停滞してしまうという課題があるのに、スマホアプリに対応していなければ現場で活用されません。よく製品を比較検討して、自社内の業務や課題に合うものを選びましょう。

操作が難しく活用されない可能性がある

これまで紙でワークフローを運用していたなら、システム化に反発する従業員がいるかもしれません。業務の進め方が大幅に変わり、システムの操作も覚えなければならないとなれば、従業員の負担は大きいです。システム導入により、業務効率が悪化するなら、元のやり方へ戻すことにもなりかねません。

しかし、最近はシンプルで直感的な操作のシステムが増えており、不明点があればチャットや電話サポートを受けられる場合もあるので、さほど問題にはならないでしょう。機械の操作に不慣れな従業員が多いなら、操作講習会など開いているベンダーを探してみるのもおすすめです。

既存システムと連携できない場合がある

既存の人事システムや給与システムと連携できないワークフローシステムだと、データの流用ができずシステムごとに入力が必要になり、業務は効率化されません。手入力するデータが増えるほど、ミスの頻度も高まります。

製品を比較検討する際は、連携可能なシステムを確認しておくとよいでしょう。なお、連携できるシステムも製品によってさまざまなので、要件に合うものを選んでください。例えば、承認漏れが多いならグループウェアを連携できるワークフローシステムがおすすめです。申請されたタイミングでグループウェアに通知が届き、どこで承認が止まっているのかも確認できます。

ワークフローシステムの導入失敗例

ワークフローシステムを導入しても結局使いこなせず、紙での運用のほうがよかったというケースは意外と少なくありません。

よくある典型例が「多機能すぎて使いこなせない」という失敗です。申請フォーム作成や承認ルート設定、権限管理といった基本機能を搭載しているほか、グローバル対応であったり労務管理や勤怠管理も行えたりするものがあります。

海外に支社がある、勤怠管理もまとめて行いたい、というニーズがあるならそうした機能があってもよいですが、不要なケースも考えられます。必要以上に多機能のシステムは無駄なコストがかかるので、社内の現状や業務内容に適していることを重視して、製品を選定しなければなりません。

ワークフローシステムの導入に失敗しないためのコツ

ここまでに解説したとおり、導入に失敗するのは、「自社の現状や業務にマッチしたシステムを選定できていない」ことが原因です。導入を成功させるコツとして、製品の選び方のポイントを以下にまとめましたので、こちらを参考にシステムを選定しましょう。

■申請フォームや承認ルートの設定に柔軟性がある

申請フォームのテンプレートが豊富に用意されている、項目を自由に変更できる、複数のパターンの承認ルートを登録できる、など柔軟性があると使いやすいでしょう。独自仕様にカスタマイズできれば、業務フローを変えずにシステムを運用することが可能です。

■ベンダーサポートが充実している

操作講習会や無料トライアルなどを実施しているベンダーを選びましょう。特に無料トライアルでは、事前に操作性や管理画面の視認性を確認できるので、現場で実際に試して評価してもらうとよいです。

■必要なシステムと連携できる

交通費や出張費の申請・精算をするなら経費精算システムと連携できるもの、休暇申請をするなら勤怠管理システムと連携できるものがおすすめです。システム内のデータをそのまま反映するので手入力の手間がなく、申請作業が効率化されます。

このほか、外出先でも申請・承認をしたいならスマートフォン対応のものを、承認漏れが多いならメールやチャットアプリへの通知機能を搭載したものを選ぶとよいでしょう。その機能が本当に必要なのかを見極めることが重要です。

以下の記事ではワークフローシステムの選び方をより詳しく解説しています。

また、ワークフローシステムを比較したい場合には、各製品を特徴別に分類している以下の記事もご覧ください。

自社に最適なワークフローシステムを導入しよう

ワークフローシステムのデメリットとして考えられるのは、「システムを業務フローに合わせる必要がある」「操作が難しく活用されない可能性がある」「既存システムと連携できない場合がある」の３点です。多機能すぎて使いこなせないという失敗はよくありますが、最適なシステムを選定すればうまく運用できるでしょう。申請フォームや承認ルートの設定に柔軟性があり、ベンダーサポートが充実していて、必要なシステムと連携可能な製品を選びましょう。以下のボタンから、実際の製品の資料を一括請求できるのでぜひご検討ください。