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近年、多くの企業がワークフローシステムを導入し、コスト削減や内部統制を図ろうとしています。同時に、多様化が進むワークフローシステムの中から、自社に適したシステムを選定できずにいる企業もあるのが現状です。システムの選択を誤ると、効率化とコスト削減が実現するはずが、かえって業務を煩雑化しコストを増加させてしまうことになります。そこで、ここではワークフローシステム導入の失敗例をご紹介します。
今回は起こり得る典型的な失敗パターンとして4つの例を紹介します。
ワークフローシステムを導入する際には、自社の業種や業務内容に適していることを重視しなければなりません。
スペックやコストだけをみてワークフローシステムを導入しまうと、自社の業務に合っていないことが問題になります。フォームが業務に適していない、複数ある承認決済のルートを設定できないなどの問題が発生するのです。
あるいは営業部門など、外出先からシステムを利用する機会が多いはずが、モバイル機器への対応が不十分であるなど、業務効率化に十分に貢献できないこともありえます。また、これらの問題を回避するために、ただ多機能なシステムを選んでしまうと、今度は扱いきれない、予算が膨らんでしまうという問題が発生するケースもあります。
ワークフローシステムでは、業務をできるだけ効率的に行えるよう、可能な範囲で業務を自動化します。例えばある入力を行うと、自動的に次のフォームが表示されたり、ToDoリストへ登録されたりします。
しかし、各業務のマニュアル化や設計が疎かなままワークフローをカスタマイズしてしまうと、意図しない業務フローに導かれたり、不要な登録が行われたりしてしまいます。
もちろん、これらのカスタマイズは修正や削除が可能ですが、システムが稼働し始めるとワークフローが複雑に連携しているため、ある部分の修正が他のフローに影響してしまったり、削除しようとしても連動しているフローが稼働しているため削除できないなどの状況に陥ってしまうことがあります。
その結果、システムを正しく利用しなくなるか、不要なフローが作業効率を低下させてしまうという状況を生み出します。
業務効率を高めるために導入したワークフローシステムが、どれほど多くの複雑な業務のワークフローを取り込めるようにカスタマイズされていたとしても、利用者が直感的に使用できることを配慮したシステムになっていなければ操作が難しくなってしまい、かえって業務効率が悪化してしまいます。
その結果、現場の人たちがシステムを使うことを避けて、従来の慣れた業務方法に後戻りしてしまうことにもなりかねません。
また、業務が追加されたり承認ルートが変更されたり、あるいは組織形態が変更された場合などに、メンテナンスが容易に行えないシステムでは、これらの変更への対応が遅れてしまい、やはりシステムが活用されなくなる可能性もあります。
導入したワークフローシステムが既存の人事システムや給与システムと連携できないと、複数のシステムを使わなければならなくなります。
その結果、データの流用ができず多重入力などが必要になり、業務効率化がすぐに頭打ちになってしまっているケースも見受けられます。
４つのワークフロー導入の失敗例をご紹介しました。業務を効率化するためのワークフローシステムがかえって業務を煩雑にしてしまうことなどをご理解いただけたと思います。
このような失敗を避けるためには、ワークフローシステムを導入するにあたり導入の目的を明確化し、教育も最小限で済む直感的に使用できるシステムであることが重要です。また、システム導入を機会に、従来の業務フローに無駄がないか、あるいは簡略化できる部分はないかなどを見直すことも必要です。
以上のことに注意して、失敗のないワークフローシステムの導入を行い、業務の効率化を図ることを目指してはいかがでしょうか。
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