給与明細電子化システム、どう選ぶ？クラウド／オンプレだけじゃない！

給与明細電子化を導入するとどうなる？

まず始めに、給与明細電子化を導入して得られるメリットをご紹介します。

■雇用者のメリット

• ・印刷コストの削減
• ・配送費用の削減
• ・誤配布の防止

例えば、本社から他の拠点に給与明細を送付する費用は、100人に1年間の送付で、およそ10万円にもなります。

■被雇用者のメリット

• ・紛失を防ぐといったセキュリティの向上
• ・過去の履歴を閲覧できる
• ・会社に行かなくても明細を閲覧できる

こういったメリットを踏まえると、給与明細の電子化は、以下のような企業にとって非常に有効だと考えられます。

• 拠点、店舗数が多く給与明細の配送コストがかかる企業
• 正社員、アルバイト、パートタイマーなどが混在し、給与明細管理が煩雑な企業
• 会社に来ないことが前提の企業（人材派遣サービス業など）

給与明細電子化の選定ポイント

選定ポイント①　クラウドorオンプレミス？

給与明細を電子化システムの利用形態にはオンプレミスとクラウド（ASP）の2つの方法があります。

■オンプレミス

自社でパッケージを購入してサーバにインストールして運用するタイプです。構築には時間がかかりますが、システム連携など独自の環境や仕様に即したシステムを構築できます。また、社内という閉鎖された環境であるため、情報漏えい等のリスクが回避しやすく、給与情報を外部に持ち出したくない場合は、オンプレミスが安心です。

■クラウド（ASP）

月々一定の料金を支払ってサービスを利用するタイプです。魅力は構築期間の短さにあり、導入した当月からサービスを利用できます。また、月々の利用料も従業員の数で固定されており、予算計画が容易となります。季節によって従業員数に大幅な違いがあっても、サーバ環境を増強することなく、月々の処理をスムーズに進めることができます。ヘルプデスクを提供する事業者もあり、本社業務の負荷をカバーできます。

企業によって何を重視するかは異なると思います。自社に適したものを選択しましょう。

選定ポイント②　セキュリティについて

クラウド型だと外部に情報を預けるため、セキュリティに不安を感じる担当者もいると思います。しかし、クラウド型においてもセキュリティ対策はされています。サービスごとに異なる部分もあるので、選定の際には確認してみましょう。

■ネットワークのセキュリティ対策

…暗号化通信、Firewallを使用したアクセス制限

■データベースのセキュリティ対策

…データセンターに登録された給与明細や従業員の個人情報は、暗号化され厳重に保管

■アプリケーションのセキュリティ対策

…IDとパスワードによる認証アクセス、IPアドレスによるアクセス制限

選定ポイント③　給与明細電子化以外の機能

給与明細電子化以外の機能を持ったサービス・システムもあります。

■給与明細以外の配信機能

給与明細以外にも、源泉徴収票やシフト表など、さまざまな帳票を配信できるという機能です。アルバイトを雇用している企業であれば、アルバイト従業員にシフトを配信する、派遣事業を営んでいるため自社に来ない派遣社員を抱えている企業であれば、雇用社員に源泉徴収票を配信するといった使い方ができそうですね。

■安否情報確認機能

災害時に社員の安否を集中的に確認できるという機能です。災害時における緊急連絡網として活用することにより、事故後の迅速な対応を取ることが可能となります。人事が登録依頼配信メールを社員に一斉送信し、従業員は状況を登録し、回答するという流れです。人事は回答状況を一覧で確認できます。

まとめ　～ 自社の現状を把握し適切な選定しよう！～

以上、給与明細電子化の選定ポイントについてご紹介しました。システムの基本的な機能は同じであり、導入のハードルも高くないため、あまり考慮せずに選定しがちかもしれません。しかし、企業によって状況や課題は様々です。どの機能が必要かを確認し、資料問い合わせや無料トライアルを活用してみてはいかがでしょうか？それによって、自社に適したシステムを選定できるはずです。