給与明細電子化で解決できる課題と活用メリット、導入する際の注意点を紹介

給与明細を作成における３つの課題

給与明細電子化を検討する前に給与明細作成にはどのような課題があるのか確認しておきましょう。

課題１. 紙による給与明細作成のコスト増と業務負荷

給与明細を作成する際の紙代、印刷代、切手代といったコスト問題や、従業員への配付や発送業務など、給与担当者に大きな負担がかかっています。

課題２. 給与明細確認の遅れ

従業員が給与明細の内容を確認するのは当日遅くや翌日などの場合が多いため、もしミスがあっても指摘や発見が遅れがちになります。ミスの発見が遅れるほど、修正作業や対応などの手間や負担も増えることになります。

課題３. 個人情報などセキュリティの緩さ

給与明細は重要な個人情報ですが、配付する先を間違えたり、誤って紛失するといった懸念もあります。 従業員による届け出が遅れたりすれば、そのぶん対応も遅れがちになります。

給与明細電子化における４つのメリット

上記のような課題に対して、給与明細電子化システムによって解決できることと、そのメリットを紹介します。

ペーパーレス化による効率化と給与業務の一元化が可能

2007年1月1日以降、電子化された給与明細を交付することが可能になりました。電子化によるペーパーレス化機能を推進することで、紙代、印刷代、切手代などの実費コストを削減できます。また、従業員への手渡しや発送などの業務が不要となることで、給与担当者の業務負荷も大幅に削減されます。また、年末調整に関する業務も効率化が可能です。

給与計算、人件費の仕訳データ生成、源泉徴収に至るまで、給与業務の一元化を実現することも可能です。さらにネットバンキングとの連携が可能な製品を利用すれば、振込業務まで含めた給与関連業務が電子データに集約され、総務・経理業務全体を通じた効率化につなげることもできます。

出典：国税庁 「給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供（電子交付）制度とは、どのような制度か。 」

時間や場所を選ばず給与明細を確認することができる

電子化された給与明細は、従業員がメールに添付されたファイルを開くか、各自でシステムにログインするなど多様な方法で確認できます。社内のパソコンからだけでなく、自宅や外出先のパソコン、スマートフォンやタブレットからの確認が可能のなるので、外出の多い従業員や在宅勤務を行っている従業員でも各自のタイミングで給与明細を確認することができます。

なお、多くの製品は紙に印刷された給与明細が必要な場合に備え、Web上やPDFファイルからのプリントアウトにも対応しています。

保存性が高い

給与明細を電子化することで、給与明細を過去にさかのぼって確認することが容易になります。また、紙の給与明細のようにうっかり廃棄してしまう心配もなく、再発行などの手続も不要になるメリットもあります。なお、明細の保存期間は法律に基づいて企業・組織が決定できます。

個人情報に関するセキュリティ向上

給与明細電子化システムによって、安全に給与明細情報を本人に送り届けられるようになり、紙の給与明細のように紛失・盗難のリスクが低減できます。万が一給与明細情報が漏えいすると、企業の社会的信用に関わる問題に発展し、ライバル企業に自社の給与体系の情報を盗まれてしまうリスクもあります。給与明細電子化はこうしたリスクの回避にも役立つでしょう。

給与明細を電子化する上での注意点

給与明細を電子化することには、多くのメリットがあると理解できたと思います。しかし、給与明細を電子化する際には注意が必要です。ここでは知っておくべき給与明細電子化の注意点を解説していきます。

同意書が必要

給与明細の電子化は、法律で認められています。ただ、従業員が電子化に同意していることが前提に必要になります。つまり従業員の過半数が電子化に反対いていた場合は、給与明細の電子化移行は不可能になります。また、同意がとれ、電子化されても紙の給与明細を求める従業員には紙での発行が義務付けられています。

給与明細の電子化について、所得税法には次のように規定されています。 「支払を受ける者の承諾を得て…中略…支払明細書に記載すべき事項を電磁的方法により提供することができる」（所得税法231条）

つまり、電子交付するために事前に受給者の同意を得る必要があるということです。

出典：国税庁「給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供（電子交付）制度とは、どのような制度か。」

充分なセキュリティ対策が必要

企業の情報漏えいは、今日においてはどの企業でも起こりうる問題となっています。当然、給与明細を電子化した際にもリスクが発生します。電子化することで会社外の個人パソコンやスマホからの閲覧が可能になり、情報漏えいのリスクは高まります。ですので、会社が行う対策はもちろんですが、個人のセキュリティ意識を高める必要があるといえます。

まとめ

給与明細を作成する際の課題を解決する給与明細を電子化することのメリットを紹介しました。給与明細電子化を導入する際は、従業員への丁寧なメリット解説を行う必要があります。また、従業員に反対者が多い場合は、なぜ反対しているのかを従業員に寄り添い理解、そして最善策を模索することが重要になるでしょう。従業員から同意が取れましたら、ぜひ自社に合うシステムを検討してみてください。