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従来方式の紙による給与明細の発行・配付は企業にとって業務やコスト面でのデメリットが数多くありました。また個人情報の保護などが難しく、情報漏えいを防止するための対策も必要でした。これらの負担やリスクを低減するためには給与明細電子化という方法が考えられます。
そこで、給与明細電子化システムで解決できる課題と導入メリット、そして導入前に注意すべきことを紹介します。
給与明細電子化を検討する前に給与明細作成にはどのような課題があるのか確認しておきましょう。
給与明細を作成する際の紙代、印刷代、切手代といったコスト問題や、従業員への配付や発送業務など、給与担当者に大きな負担がかかっています。
従業員が給与明細の内容を確認するのは当日遅くや翌日などの場合が多いため、もしミスがあっても指摘や発見が遅れがちになります。ミスの発見が遅れるほど、修正作業や対応などの手間や負担も増えることになります。
給与明細は重要な個人情報ですが、配付する先を間違えたり、誤って紛失するといった懸念もあります。 従業員による届け出が遅れたりすれば、そのぶん対応も遅れがちになります。
上記のような課題に対して、給与明細電子化システムによって解決できることと、そのメリットを紹介します。
2007年1月1日以降、紙による給与明細に代えて電子化した給与明細を交付することが可能になりました。電子化によるペーパーレス化機能を推進することで、紙代、印刷代、切手代などの実費コストを削減できます。また、従業員への手渡しや発送などの業務が不要となることで、給与担当者の業務負荷も大幅に削減されます。また年末調整に関する業務も効率化が可能です。
出典：国税庁 「給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A 」 https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/hotei/denshikofu-qa/answer.htm
給与計算、人件費の仕訳データ生成、源泉徴収に至るまで、給与業務の一元化を実現することも可能です。さらにネットバンキングとの連携が可能な製品を利用すれば、振込業務まで含めた給与関連業務が電子データに集約され、総務・経理業務全体を通じた効率化につなげることもできます。
電子化された給与明細は、従業員がメールに添付されたファイルを開くか、各自でシステムにログインするなど多様な方法で確認できます。社内のパソコンからだけでなく、自宅や外出先のパソコン、スマートフォンやタブレットなどからも確認が可能ですから、外出がちな従業員や在宅勤務を行っている従業員も、いつでも、どこでも給与明細を確認できます。
なお、多くの製品は紙に印刷された給与明細が必要な場合に備え、Web上やPDFファイルからのプリントアウトにも対応しています。
このほか、給与明細を過去にさかのぼって確認することも容易になります。電子化された給与明細なら、紙の給与明細のようにうっかり廃棄してしまう心配もなく、再発行などの手続も不要になるといったメリットもあります。なお、明細の保存期間は法律に基づいて企業・組織が決定できます。
給与明細電子化システムによって、安全に給与明細情報を本人に送り届けられるようになり、紙の給与明細のように紛失・盗難のリスクが低減できます。
給与明細情報の漏えいは企業の社会的信用にも関わり、またライバル企業に自社の給与体系などの情報を盗まれてしまうリスクもあります。給与明細電子化はこうしたリスクの回避にも役立つでしょう。
給与明細を電子化することは、非常にメリットが多いことをご理解いただけたと思います。それでは電子化によるデメリットはないのでしょうか。最後に給与明細を電子化する前に注意すべきことを提示しておきましょう。
給与明細の電子化について、所得税法には次のように規定されています。「支払を受ける者の承諾を得て…中略…支払明細書に記載すべき事項を電磁的方法により提供することができる」（所得税法231条）つまり、電子交付するために事前に受給者の同意を得る必要があるのです。
デメリットというほどのものではありませんが、給与明細を電子化する前に受給者側の立場でメリットとデメリットを説明し、事前承認を得て同意書を回収する手続きを忘れないようにしましょう。
出典：国税庁「給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A 」 https://www.nta.go.jp/shiraberu/ippanjoho/pamph/hotei/denshikofu-qa/answer.htm
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| 9月17日(月) 更新 | |
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