「給与明細を再発行して欲しい」と言われたら…

会社側に再発行の義務はないとしても…

会社は従業員にむけて給与の明細書を発行する義務があります。しかし、法律は、再発行について定めていません。対応は会社側にまかせている形です。では、会社側はどのように考えて対処すればいいのでしょうか。

このような個々への対応まで規定化している会社は少なく、担当者次第であることが多いようです。

最近は「人事・給与部門はサービス部門であり、お客様となる従業員の要求には最大限に対応する」という姿勢を打ち出している企業が多く見られます。そのために必要となるのが、給与計算のシステム化であり、従業員の要求に応じてすばやく再発行できる体制です。給与明細電子化も既存の給与計算システムと同じです。蓄積データから電子化した明細書を生成して再送できます。

従業員が再発行を必要とするケース

では、明細の再発行にはどのようなケースが考えられるのでしょうか。
いくつかのケースを紹介します。

■単純になくした場合

ハードディスクトラブルなどにより、数ヵ月分の給与明細データを紛失したケースです。切迫した内容でない場合は、断る会社もありますし、可能な限り対応する会社もあります。ただ、明細データの保存期間は定められており、それを越えて再発行する必要はないでしょう。

■家族からの相談

よくあるのが離婚を考えている妻が夫の給与明細を見たいと要求するケースです。しかし、雇用契約は会社と本人の間で取り交わすものであり、家族や弁護士が代行するのは例外措置です。基本お断りし、重大な事情がある場合は法務コンサルタントに相談しましょう。

■退職者からの要求

ハローワークでの訓練を受けるために、3ヵ月分の給与明細が必要になるケースです。退職者なら出せないということはありません。ただ、退職証明書や離職票で代わりはできないかを確認しましょう。

■複数必要になった

住宅ローンと医療費の控除などのように、証明書として添付するために、複数必要になることがあります。そのデータをなくしてしまった場合は、速やかに再発行しましょう。

勤務データの保管期間は何年？

給与明細の再発行には、該当する月の勤務データを利用することもあるでしょう。勤務データさえあれば、給与明細の再発行はシステム上は問題ないはずです。労働時間の記録に関する書類（タイムカードや勤務記録表など）の保存義務は、労働基準法で3年とされています。

明細データのみならず、関連する労働者名簿、賃金台帳および雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類も、3年間は保存しなければなりません。

出典：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」 http://www.mhlw.go.jp/new-info/kobetu/roudou/gyousei/kantoku/dl/070614-2.pdf
　　　

従業員の給与明細保管の心得

会社側ばかりではなく、従業員側も給与明細データの保管には気を付けなければいけません。給与明細はそれだけ働いたという証明書でもあります。

給与明細データは2年保存することをお勧めします。理由は3つあります。1つは年金保険料確認のためです。厚生年金保険料が項目としてあり、この金額を会社側が間違えて申告している危険性があります。明細を保管しておくことで、会社が倒産していても、間違いを正すことができます。

2つ目は税金面です。確定申告で必要になることがあります。ただし、源泉徴収票で処理できる場合はこの限りではありません。

3つ目が不測の事態。離職票を発行してもらうこともなく突然会社が災害等で倒産してしまい、失業給付の申請ができない場合が考えられます。離婚調停などで、証拠書類として給与明細の提出が求められることもあります。

まとめ　～ 給与明細電子化によるメリット ～

給与明細電子化により、企業は従業員に対するサービスを充実することができ、会社への信頼を高めることが可能となります。もちろん、コスト削減や業務の効率化も実現します。十分に取り組みに値するシステムですので、これを機に検討することをお勧めします。