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発行済みの給与明細を「再発行して欲しい」と言われたら、どのように対応していますか？
発行する？ 発行しない？ それともケースバイケースでしょうか？
結論から申し上げましょう。法律的には再発行の義務はありません。企業の方針として自由に選ぶことができます。では、どのように考えればいいのでしょうか。ここでは再発行の要求が求められる各種ケース、明細データの保存期間、従業員側の対応などについて解説します。
会社は従業員にむけて給与の明細書を発行する義務があります。 しかし、法律は、再発行について定めていません。対応は会社側にまかせている形です。では、会社側はどのように考えて対処すればいいのでしょうか。
個々への対応まで規定化している会社は少なく、担当者次第であることが多い現状がありました。
しかし最近は「人事・給与部門はサービス部門であり、お客様となる従業員の要求には最大限に対応する」という姿勢を打ち出している企業が多く見られます。そのために必要となるのが、給与計算のシステム化であり、従業員の要求に応じてすばやく再発行できる体制です。給与明細電子化も既存の給与計算システムと同じです。蓄積データから電子化した明細書を生成して再送できます。
では、明細の再発行にはどのようなケースが考えられるのでしょうか。
いくつかのケースを紹介します。
ハードディスクトラブルなどにより、数ヵ月分の給与明細データを紛失したケースです。切迫した内容でない場合は、断る会社もありますし、可能な限り対応する会社もあります。ただ、明細データの保存期間は定められており、それを越えて再発行する必要はないでしょう。
よくあるのが離婚を考えている妻が夫の給与明細を見たいと要求するケースです。しかし、雇用契約は会社と本人の間で取り交わすものであり、家族や弁護士が代行するのは例外措置です。基本お断りし、重大な事情がある場合は法務コンサルタントに相談しましょう。
ハローワークでの訓練を受けるために、3ヵ月分の給与明細が必要になるケースです。退職者なら出せないということはありません。ただ、退職証明書や離職票で代わりはできないかを確認しましょう。
住宅ローンと医療費の控除などのように、証明書として添付するために、複数必要になることがあります。そのデータをなくしてしまった場合は、速やかに再発行しましょう。
給与明細の再発行には、該当する月の勤務データを利用することもあるでしょう。勤務データさえあれば、給与明細の再発行はシステム上は問題ないはずです。労働時間の記録に関する書類（タイムカードや勤務記録表など）の保存義務は、労働基準法で3年とされています。
明細データのみならず、関連する労働者名簿、賃金台帳および雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類も、3年間は保存しなければなりません。
出典：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
会社側ばかりではなく、従業員側も給与明細データの保管には気を付けなければいけません。給与明細はそれだけ働いたという証明書でもあります。
給与明細データは2年保存することをお勧めします。理由は3つあります。
給与明細電子化システムとは、発行された給与明細を電子化するシステムです。給与計算システムやソフトと連携することで経理業務を自動化・効率化することができます。
参考記事：給与明細電子化システム（web給与明細システム）はこれでわかる！機能、メリット、製品を紹介
給与明細電子化システムを活用することで、管理部門の作業効率の向上とコスト削減、従業員側の利便性が向上します。
例えば、給与明細を電子化することで、ペーパーレス化が実現します。それによる紙コストの削減につながります。また、電子化することで、スマホやタブレットといったモバイルデバイスからの閲覧も可能になるので、外出先など場所や時間に囚われなくなります。
参考記事：給与明細電子化のメリット・デメリットとは？管理部門と従業員側の視点で解説！
ここでは、ITトレンドへのお問い合わせが多い人気製品を紹介します。
S-PAYCIALは、鈴与シンワート株式会社が提供しているシステムです。
このシステムの特徴は、あらゆる給与ソフトの対応が可能で、簡単・スピーディーな経理業務を実現させます。 最近では、スマートフォン（iOS及びAndroid OS）対応、年末調整申告機能など新機能をリリースしており、経理にとっては大変な年末業務でも活躍します。
『ポケット給与』は、株式会社ICSソリューションズが提供しているシステムです。
このシステムの特徴は、給与明細の受け取り方法が多岐に渡ることにあります。携帯電話・スマホ・PCに対応しており、最大で12種類の受け取り方法から自由に選択できることにあります。
『Pay-Look』は、株式会社クリックスが提供しているシステムです。
このシステムの特徴は、パソコンだけでなくモバイル端末から、いつでもどこでも活用できることにあります。また、給与データのCSV取り込みやメール配信機能など多岐にわたる機能があります。 それにより、3割以上のコスト削減を実現、8年で1700社以上の導入した実績があります。給与明細電子化により、企業は従業員に対するサービスを充実することができ、会社への信頼を高めることが可能となります。もちろん、コスト削減や業務の効率化も実現します。十分に取り組みに値するシステムですので、これを機に検討することをお勧めします。
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給与明細電子化
第2位
あらゆる給与ソフトの対応が可能で、簡単・スピーディーに稼働ができます。 お一人30円～利用可能です。英語版も標準機能です。 自社データセンタでお客様の大切な給与データを保管します。
鈴与シンワート株式会社
第3位
| 12月10日(月) 更新 | |
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