給与明細のミスの対処法は？過払い・不足の調整と年末調整後の精算

給与明細にミスがあったときの対処法は？

万が一、給与明細にミスがあったとき、どのような対処をすれば良いのでしょうか。ここでは、４つの対処法を紹介します。

１．本人へのお詫び

給与明細のミスが判明したら直ちに本人へ通知し、丁寧に謝罪しましょう。適当な謝罪やごまかしは、従業員の不信感を招きます。

残業代が反映されていなかった、有給休暇を欠勤扱いにしたなど、ミスした箇所と理由を説明します。そして、正しい給与明細を発行して渡す旨を従業員へ伝えましょう。

支給額に変動がある場合、差額がいくらになるのか従業員へ丁寧に説明します。お金に関することだからこそ、真摯な対応を心がけましょう。

２．給与明細の修正・送付

業務が立て込んでいても給与明細の修正を最優先で行います。チェックを入念に行いながら正しい給与明細を作成しますが、焦って再びミスを起こさないよう注意しましょう。ミスを繰り返してしまうとさらに不信感が高まります。

新しい給与明細を従業員へ渡す際、修正箇所、修正後の金額、差額分の対応方法を説明し、再び謝罪します。

３．過不足の調整

給与明細のミスには給与の支給額に過不足が発生することがほとんどです。ここからは過不足発生時の支給額の調整方法について解説します。

過払い時：事前に知らせて、近い時期の給与で調整する

給与は、労働基準法第24条の「全額払いの原則」により、全額を支払う必要があります。そのため、過払い分を給与から差し引くときは注意が必要です。

厚生労働省が紹介する最高裁の判例（昭和50年３月６日）では、過払い分の調整が認められる条件が示されています。過払いのあった時期に近い時期に行い、事前に従業員へ知らせ、金額が生活をおびやかさない程度であることです。

調整の前に、従業員の同意を得ておくとより安全です。調整した旨を翌月の給与明細に記載しておくと従業員の信頼回復につながります。

過払い額が大きい場合は速やかに回収することをおすすめしますが、従業員への配慮が必要です。差額分の返金を急に求められては、従業員の負担になるかもしれません。従業員が冷静に対応できるよう、早めの通知を心がけましょう。

不足時：速やかに調整する

給与の不足時は「全額払いの原則」に基づき、可及的速やかな調整が必要です。翌月の給与で不足分を調整すると法律に抵触します。不足分は未払いの賃金になるため、気付いたらすぐに支払いましょう。

不足分を現金で調整する場合、従業員から領収書を貰いましょう。振り込みは即時受け取りが可能な場合のみとし、振込日が翌営業日にならないようにします。

参考：賃金と他の債権の相殺｜厚生労働省

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

４．社会保険料や税額も計算し直す

支給額を訂正すると、雇用保険料や源泉徴収する所得税の額も変わることがあります。訂正後の支給額をもとに、控除する金額も計算し直しましょう。

差額を精算するときは、控除額の変化も含めて給与明細に記載します。従業員が金額の理由を確かめやすくなり、問い合わせも減らせます。

年末調整後の差額精算と12月・１月に起きやすいミス

12月・１月は年末調整があり、給与明細のミスや差額の精算が起きやすい時期です。ここでは、年末調整後の差額精算と、よくあるケースの対処法を紹介します。

年末調整の過不足は12月・１月の給与で精算する

年末調整で所得税の納め過ぎがわかったときは、年末調整をした月（通常は12月分）の給与で本人に返します。その月だけで返しきれないときは、翌月以降に順に返します。

反対に納め足りないときは、年末調整をした月の給与から不足分を差し引きます。残りがあれば、翌月以降の給与から順に差し引きます。

不足分を差し引くと手取りが大きく減る人は、税務署の承認を受けて翌年１月と２月に分けて徴収できます。その月の手取りが、１月から前月までの平均の70％未満になる場合が対象です。

参考：令和８年分 年末調整のしかた「過不足額の精算」｜国税庁

ケース１：年末調整の後、同じ年のうちに給与を追加で払った

年末調整が終わった後に、同じ年の給与を追加で払うことになったら、追加分を含めて年末調整をやり直します。例えば、12月の給与の後に残業代の不足に気付き、年内に払う場合です。

参考：令和８年分 年末調整のしかた「年末調整後に給与の追加払や扶養親族等の異動があった場合の再調整」｜国税庁

ケース２：１月に扶養の変更や保険料控除の申告漏れがわかった

年末調整の後に扶養親族の数が変わったり、保険料控除の申告漏れがわかったりした場合は、本人から申告を受けて年末調整をやり直せます。

国税庁の年末調整のしかたによると、やり直せるのは源泉徴収票を本人に交付する翌年１月末日までです。

ケース３：申告書の書き間違いが見つかった

従業員から出された申告書の記載に誤りがあったときは、本人に訂正を依頼しましょう。正しい控除額をもとに年末調整を行います。

参考：令和８年分 年末調整Q＆A｜国税庁

ケース４：翌年になってさかのぼって昇給差額を払った

翌年になってから給与が改定され、前の年にさかのぼって差額を払うことがあります。国税庁の年末調整のしかたによると、この差額は改定が行われた年の所得になります。前の年の年末調整をやり直す必要はありません。

給与明細の記載ミスを繰り返さないためには？

給与明細にミスがあっては、従業員との信頼関係にひびが入りかねません。給与明細の記載ミスを繰り返さないために４つのポイントを紹介します。

給与計算のルール整備を徹底する

給与計算は就業規則や雇用契約に基づき行われます。これらのルールが曖昧だと休日出勤時や残業発生時などのイレギュラーに対応できず、計算ミスにつながりやすいです。

就業規則や雇用契約の内容を見直し、勤務実態に即した給与計算のルールを再構築しましょう。

また、１人の経理担当者に給与計算を任せるのではなく、ほかの人もチェックを行いましょう。１人ではミスに気付きにくく、修正に時間がかかってしまいます。ミス防止・業務効率化の観点からダブルチェックを行うことをおすすめします。

給与計算のアウトソーシングを活用する

給与計算には税制の最新知識が必要です。税制や社会保険に関する制度は変更が多く、これらに対応しないと正確な給与計算は行えません。また、年末調整の時期は経理担当者の業務負担は増加し、ミスが起こる可能性は高まります。

そこで給与計算のアウトソーシングを検討しましょう。アウトソーサーは給与計算に関するスペシャリストであり、知識や経験が豊富です。年末調整や社会保険手続きなど、知識を伴う業務を正確に行ってくれるため、法令違反といった事態を避けることが可能です。

給与計算システムを活用する

給与計算システムとは、勤務実態や各種の手当を計算したり、社会保険や住民税などを自動計算できる機能を搭載したシステムです。変動する最新の税制にも対応した製品が多く、経理担当者の負担を軽減してくれます。給与計算システムを利用することで、計算間違いや、うっかりミスなどの人為的ミスが起こりにくくなります。

正社員やアルバイト、時短勤務など多様化する勤務形態にも対応しており、勤務形態の混在化による給与計算のミスを軽減します。給与計算システムについては以下の記事で詳しく紹介していますので、気になる方はぜひご覧ください。

給与明細電子化システムを活用する

給与明細電子化システムとは、給与明細を電子化しメールで送信したりWeb上で閲覧できるようにするシステムです。給与計算システムと連携していたり、手元の給与データをインポートして使えるものがあります。手渡しのミスや手間をなくすほか、管理側での再発行の必要がなくなります。

給与明細の印刷や配布の作業に追われることがなくなるので、その分、給与計算の業務に集中しミスを減らすことにつながります。

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【ITトレンド調査】給与明細電子化システムを導入した企業レビュー

ここでは実際に給与明細電子化システムを導入している企業からITトレンドに寄せられたレビューを紹介します。利用者の声をもとに、導入後に感じられたメリットや課題を確認し、導入への参考にしてみてください。

シンプル操作で給与情報をわかりやすく確認

ログイン後に該当月を選択するだけで金額が表示され、時給・有休日数・勤務日数なども見やすく整理されています。勤務表と照らし合わせて詳細を把握できるため、導入前よりも給与への理解が深まり、労働意欲の向上にもつながっています。

シリーズ製品との連携で給与業務を効率化

勤怠管理や労務管理と連携できるシリーズ製品であれば、社会保険料や税金の改正にも自動対応できるため、複雑な計算を行う必要がありません。さらにWeb明細の配信や銀行振込データの作成もスムーズに行えるため、給与関連業務全体の効率化になったとの声も寄せられています。

給与明細のミスに関するよくある質問

Q：給与計算のミスは法律違反になりますか？

給与が不足していると、労働基準法の「全額払いの原則」に反するおそれがあります。不足に気付いたら、すぐに差額を支払いましょう。

Q：過払い分は翌月の給与から差し引けますか？

事前に知らせ、過払いの時期に近い給与で調整し、金額が生活をおびやかさない程度であれば差し引けます。トラブルを防ぐため、従業員の同意も得ておくと安心です。

Q：給与明細の間違いは、いつまでさかのぼって直しますか？

労働基準法では、未払いの賃金を請求できる期間は５年（当分の間は３年）です。不足が見つかったら、この期間を目安にさかのぼって確認し、差額を支払いましょう。

給与明細のミスをなくし自社の信頼性を向上させよう！

給与明細のミスには真摯な態度で迅速に対応することが重要です。また、具体的な予防策を提示することで従業員との間で信頼を回復させることが大切でしょう。

給与計算のアウトソーシングや給与計算システム、給与明細電子化システムを活用すれば、給与明細のミスを削減できるだけでなく、業務効率化、利便性向上にもつながります。自社に合った方法を検討して、信頼の回復と向上に努めましょう。