スマホで給与明細を確認できた方が良い理由
あなたの会社では、給与明細をどう配布していますか？業務の電子化がすすんだ現代においては、給与明細もWebで交付したり、PDFファイルで配信したりする企業が増えてきています。今までずっと紙の給与明細だったから、電子化には抵抗があるという企業もいるかもしれません。そこで給与明細を電子化したほうが良い理由を紙の給与明細のデメリットと比較して解説します。
紙の配布は発行コストがかかる
紙の明細書を発行していると、用紙代・印刷代・郵送代など発行コストがかかります。さらに、給与明細の紛失者に再発行するといった場面もあるでしょう。そのため、金額的なコストはもちろん、人的なコストもかかるため、電子化するほうが良いと言えます。
紙の配布は雇用形態に応じた管理が煩雑になる
給与明細は、雇用形態の違いにあわせて明細書の項目を変更する必要があります。雇用形態に応じでフォーマットを複数用意するのは手間がかかるとともに、間違いやミスの原因となります。
スマホで使える給与明細電子化システムは以下で詳しく解説しています。
給与明細を電子化するとどうなる？
では、紙の給与明細の代わりに給与明細を電子化するとどのようなメリットがあるでしょうか。給与担当者と受給者側の視点からメリットを紹介します。
給与担当者側のメリット
毎月、紙媒体で給与明細を発行することは、給与担当者にとって相当の労力を要する作業です。この点、給与明細の電子化によって業務効率の改善が可能なので、以下のようなメリットを享受できます。
給与明細作成から配送までにかかるコストが軽減できる
電子化することによって、社員数分の給与明細を印刷するコストや手間がなくなります。
明細書の紛失・誤送をなくせる
電子化することによって、当たり前ですが明細書の紛失や誤配送、誤封入などがなくなり、個人情報の漏えいリスクを下げられます。
受給者側のメリット
給与明細を電子交付することは、給与担当者だけではなく受給者側にもメリットがあります。
明細書の紛失を防げる
電子明細書になることで、紛失を防止し再発行してもらう手間がなくなります。前年と今年の明細を比較したいときなど、過去の明細をさかのぼって見ることも簡単にできます。
場所や時間に関係なく給与明細を受け取れる
給与明細が電子交付されると、「上司が不在だから明細を受け取れない」「支給日に休んだら次の出勤まで明細を確認できない」ことがなくなります。外出が多い営業担当者などにとっても、社外でも確認できるので便利です。
給与明細をスマホで閲覧できるメリットとは
最近では、多くの給与明細電子化システムが、スマートフォンや従来型の携帯電話に対応しています。給与明細がPCだけでなくスマートフォンなどで閲覧できるようになることで、以下のようなメリットがうまれます。
- ●外出先でも手軽に明細を閲覧できる
- ●パート、アルバイトなどパソコンからアクセスできない人も閲覧できる
実際にスマートフォンで給与明細を閲覧している企業の社員からは、こんな声があがっています。
- 「外出先で閲覧できるから、すぐ明細を確認できて助かる」
- 「IDを共有して、パソコンを持たない家族も明細を見られるようになったのが嬉しい」
- 「いつでも、気軽に過去の明細を見られるので便利」
- 「アルバイトなので店長と会えず、明細の受取りが遅れることが多かったが、すぐに確認できるようになった」
このように、スマートフォンなどから閲覧できることで、確認のしやすさ、閲覧の手軽さをメリットとして実感している企業が多いようです。
スマホ対応の給与明細電子化システムで効率化と従業員満足を！
プライベートにおいても企業においても、スマートフォンの使用が当たり前になっている現代では、給与明細をスマートフォンで閲覧することに抵抗を感じる人は少なくなっています。
現在給与明細を紙で交付している企業でも、従業員個人のメールアドレスがあれば、給与明細配信の電子化は簡単に行えます。そのため、給与明細電子化は導入のハードルが低く、毎月の業務ですぐに費用対効果を得られやすいシステムの一つといえます。
「業務をシステム化したいけど、どこから始めればいいのかわからない…」という中小企業にもオススメです。電子化、システム化の第一歩としてスマホで給与明細電子化を始めてみてはいかがでしょうか？
