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給与明細、紙で渡していますか？

あなたの会社では、給与明細をどう渡していますか？様々なことの電子化がすすんだ現代においては、給与明細もWebで表示したり、PDFファイルで配信する企業が増えてきています。今までずっと紙の給与明細だったから、電子化には抵抗がある、という企業もいるかもしれません。紙の給与明細にはどんなデメリットがあるのでしょうか？

• 従業員数が多い場合、発行業務にコストがかかる
• 拠点、店舗数が多い場合、給与明細の配送コストがかかる
• 正社員、アルバイト、パートタイマーなどが混在する場合、給与明細管理が煩雑になる
• 社員が会社に来ないことが前提の企業（人材派遣サービス業など）の場合、給与明細を受け取りに行くのにコストがかかる

企業によって差はありますが、紙の給与明細だとこのようなデメリットがあります。

給与明細を電子化するとどうなる？

では、給与明細を電子化するとどのようなメリットがあるでしょうか。以下で紹介します。

■給与担当者側のメリット

• ・給与明細作成から配送までにかかるコストが軽減
• ・明細書の紛失・誤送を防ぐ

■受給者側のメリット

• ・明細書の紛失を防ぐ
• ・場所に関係なく給与明細を閲覧できる

給与明細をスマートフォン・携帯電話で閲覧できる！

最近では、多くの給与明細電子化システムが、スマートフォンや従来型の携帯電話に対応しています。給与明細がスマートフォンなどで閲覧できるようになることで、以下のようなメリットがうまれます。

• 外出先でも手軽に明細を閲覧できる
• パート、アルバイトなどパソコンからアクセスできない人も閲覧できる

実際にスマートフォンで給与明細を閲覧している企業からは、こんな声があがっています。

• 「外出先で閲覧できるから、すぐ明細を確認できて助かる」
• 「IDを共有して、パソコンを持たない家族も明細を見られるようになったのが嬉しい」
• 「いつでも、気軽に過去の明細を見られるので便利」
• 「アルバイトなので店長と会えず、明細の受取りが遅れることが多かったが、すぐに確認できるようになった」

このように、スマートフォンなどから閲覧できることで、確認のしやすさ、閲覧の手軽さをメリットとして実感している企業が多いようです。

まとめ　～ 電子化の第一歩として活用してみては？～

プライベートにおいても企業においても、スマートフォンの使用が当たり前になっている現代において、給与明細をスマートフォンで閲覧することに抵抗を感じる人は少ないと思われます。また、現在給与明細を紙で渡している企業でも、従業員個人のメールアドレスがあれば、給与明細配信の電子化は簡単に行えます。

そのため、給与明細電子化は導入のハードルが低く、毎月の業務ですぐに費用対効果を得られやすいシステムの一つといえます。

「業務をシステム化したいけど、どこから始めればいいのかわからない…」というシステム化はまだこれからの中小企業にもオススメです。電子化、システム化の第一歩として始めてみてはいかがでしょうか？

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