給与明細をスマホで閲覧できるメリットとは？

スマホで給与明細を確認できた方が良い理由

あなたの会社では、給与明細をどう渡していますか？様々なことの電子化がすすんだ現代においては、給与明細もWebで表示したり、PDFファイルで配信する企業が増えてきています。今までずっと紙の給与明細だったから、電子化には抵抗があるという企業もいるかもしれません。紙ではなくスマホで給与明細を確認できたほうが良い理由を紙の明細を活用する際のデメリットから解説します。

発行業務にコストがかかる

紙の明細書を発行していると、用紙代・印刷代・郵送代など発行コストが多額にかかります。さらに、給与明細の紛失者に再発行するといった場面もあるでしょう。ですので、金額的なコストはもちろん、時間工数的なコストもかかるため、電子化するほうが良いと言えます。

雇用形態に応じた給与明細管理が煩雑になる

紙の明細書の場合、雇用形態の違いに合わせた明細書を発行する必要があり、フォーマットを複数用意する手間と印刷する工数がかかります。

給与明細を電子化するとどうなる？

では、給与明細を電子化するとどのようなメリットがあるでしょうか。以下で給与担当者と受給者側の視点からメリットを紹介します。

給与担当者側のメリット

給与明細作成から配送までにかかるコストが軽減できる

電子化することによって、社員数分の給与明細を印刷するコストや手間がなくなります。

明細書の紛失・誤送をなくすことができる

電子化することによって、当たり前ですが明細書の紛失がなくなり、個人情報の漏洩リスクがなくなります。

受給者側のメリット

明細書の紛失を防ぐことができる

電子明細書になることで、紛失を防止でき再発行してもらう手間がなくなります。

場所に関係なく給与明細を閲覧できる

スマホログインが可能なシステムを利用することで、場所を問わず給与明細を確認することができます。

給与明細をスマホで閲覧できるメリットとは

最近では、多くの給与明細電子化システムが、スマートフォンや従来型の携帯電話に対応しています。給与明細がスマートフォンなどで閲覧できるようになることで、以下のようなメリットがうまれます。

• 外出先でも手軽に明細を閲覧できる
• パート、アルバイトなどパソコンからアクセスできない人も閲覧できる

実際にスマートフォンで給与明細を閲覧している企業からは、こんな声があがっています。

• 「外出先で閲覧できるから、すぐ明細を確認できて助かる」
• 「IDを共有して、パソコンを持たない家族も明細を見られるようになったのが嬉しい」
• 「いつでも、気軽に過去の明細を見られるので便利」
• 「アルバイトなので店長と会えず、明細の受取りが遅れることが多かったが、すぐに確認できるようになった」

このように、スマートフォンなどから閲覧できることで、確認のしやすさ、閲覧の手軽さをメリットとして実感している企業が多いようです。

まとめ

プライベートにおいても企業においても、スマートフォンの使用が当たり前になっている現代において、給与明細をスマートフォンで閲覧することに抵抗を感じる人は少ないと思われます。また、現在給与明細を紙で渡している企業でも、従業員個人のメールアドレスがあれば、給与明細配信の電子化は簡単に行えます。

そのため、給与明細電子化は導入のハードルが低く、毎月の業務ですぐに費用対効果を得られやすいシステムの一つといえます。

「業務をシステム化したいけど、どこから始めればいいのかわからない…」というシステム化はまだこれからの中小企業にもオススメです。電子化、システム化の第一歩として始めてみてはいかがでしょうか？