給与明細を自分で作成する方法とは？手順や効率化について解説！

給与明細の必要性

給与明細の発行について法的な決まりはあるのでしょうか。まずは給与明細の必要性について、法的根拠や利用目的の一例をあげて解説します。

給与明細は誰が発行する？発行は義務？

所得税法（第231条）において、給与を支払う者は必要項目を満たした支払い明細を受給者に交付することが定められています。

また、給与だけではなく健康保険や厚生年金などの社会保険料や源泉徴収額についても、労働者に通知する義務があります。そのため、給与明細書は必ず発行する必要があるでしょう。

参考：所得税法 | e-Gov法令検索

以下のページでは、給与明細発行の義務やルールについて解説しているので、ぜひご覧ください。

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給与明細の発行は義務なのか？給与明細発行のルールを徹底解説！

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従業員にとっても給与明細書は必要

給与明細書は従業員にとっても欠かせない書類です。給与の支給額や控除額の確認をするほか、収入証明書類として活用されるケースも多いでしょう。例えば、住宅のローン契約時や医療費控除申告時、失業給付の請求などにおいて必要とされます。また、万が一給与未払いが発生した場合に、会社へ未払い請求する際の証拠にもなります。

給与明細に記載すべき項目

給与明細は基本的に以下３つの項目から構成されています。

勤怠項目

出勤や欠勤日数、特別休暇や有給休暇を取得した日数のほか、実働時間などを記載します。残業時間や休日・深夜勤務時間なども必須です。給与支給額を計算するにあたって欠かせない項目です。

支給項目

基本給に加え、残業・休日出勤手当、住宅・通勤手当など、各種手当が記載されます。支払われる給与の内訳です。

控除項目

健康保険（介護保険）・厚生年金・雇用保険料など、給与から天引きされる社会保険料や税金（住民税・所得税など）の内訳を記載します。

また上記項目以外に、総支給額（額面金額）と総控除額、差引支給額（口座振込金額）も記載します。

給与明細の作成に必要なもの

給与明細の支給や控除に関する項目を埋めるためには、勤怠情報のとりまとめに加え、健康保険料や厚生年金保険料、雇用保険料の計算などが必要です。

給与明細を作成するために必要な書類やデータは以下のとおりです。

タイムカード

従業員の勤怠情報がわかるものであれば形式は何でも問題ありません。給与計算システムと連携できる勤怠管理システムであれば、勤怠記録を自動的に給与計算に反映できます。

健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書

社会保険料の算出に必要となる標準報酬月額を記載した書類。日本年金機構から毎月送付されます。事前に「健康保険・厚生年金保険　被保険者法相月額算定基礎届」を作成し、年金事務所へ届出なければなりません。

住民税課税決定通知書

前年の所得から算出された住民税の金額を通知する書類。自治体に住民税の特別徴収を届け出ると送付されます。

健康保険と厚生年金保険の保険料額表

健康保険料率または厚生年金保険料率、等級などが記載された表。健康保険料や厚生年金保険料を算出する際に役立ちます。所属する保険団体によって異なるためHPなどで確認が必要です。

雇用保険料率表

労働保険料（労災保険料・雇用保険料）のうち、雇用保険料の算出に必要です。雇用保険料率は事業の種類によって異なります。毎年見直しが行われるため、最新の案内表を確認しなければなりません。なお、労災保険料は会社が全額負担するため、給与明細への記載は不要です。

給与所得の源泉徴収税額表

所得税の算出の際に必要です。社会保険料等控除後の給与等の金額と扶養親族等の数が交わる部分の税額を参照します。

参考：令和5年度雇用保険料率のご案内｜厚生労働省
参考：定時決定（算定基礎届）｜日本年金機構
参考：令和6年分　源泉徴収税額表｜国税庁

給与明細の作成手順

次に、給与明細の作成手順を紹介します。

１．勤務時間を集計

タイムカードなどの勤怠の情報から、実際の労働時間や残業時間を集計します。休日出勤した日数や深夜残業などの時間も集計します。

２．残業手当・各種手当を計算

集計した勤務時間の普通残業時間・深夜残業時間・休日残業時間を元に残業手当を計算します。また各種手当（通勤手当や役職手当、資格手当など）についても、会社ごとの規定に則り計算しておきましょう。

３．総支給額を計算

「基本給＋残業手当＋各種手当」で算出された金額が総支給額です。額面金額を意味し、会社から支給されるお金の総額のことです。

４．控除額を計算

「社会保険料（健康保険・厚生年金保険・介護保険・雇用保険）＋税金（所得税・住民税）」で算出します。それぞれの計算方法は決められた計算式によって導き出せます。

社会保険料

健康保険と厚生年金保険、介護保険の各金額は、基本的に「標準報酬月額×保険料率」で計算します。算出された保険料を会社と被保険者で折半します。雇用保険料の計算式は「額面給与×雇用保険料率」です。

課税対象額

「総支給額－非課税手当－社会保険料」で計算できます。一定金額以下の通勤手当や宿直・日直の手当などが非課税手当に該当します。

源泉所得税

「課税支給額－社会保険料」で算出された金額を、国税庁のHPにある給与所得の源泉徴収税額表にあてはめます。なお課税支給額とは、基本給と残業代など時間外労働の手当などを合算したものです。非課税交通費は含まれません。

住民税

特別な計算式があるのではなく、自治体から送られてくる「住民税課税決定通知書」にかかれている金額です。もし書類が無い場合には各自治体で手続きをすれば入手できます。

参考：都道府県毎の保険料額表｜全国健康保険協会
参考：日本年金機構厚生年金保険料額表｜日本年金機構
参考：通勤手当の非課税限度額の引上げについて｜国税庁

５．差引支給額を計算

差引支給額は「総支給額－控除金額」で導かれます。計算自体は簡単ですが、今まで求めた金額に間違いがないように確認しましょう。

エクセルで給与明細を作成したいと考えている企業担当者は、以下の記事も参考にしてください。

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給与明細の作成を効率化する方法

給与計算自体はさほど難しくありませんが、決められた期日までにミスなく集計や計算を終える必要があります。タイトなスケジュールのなかで給与明細も作成するとなると、ヒューマンエラーが発生しないとも限りません。

給与明細の作成を効率化する方法として「テンプレート」や「Web給与明細（給与明細電子化）システム」の利用が挙げられます。特に後者は給与明細の作成に限らず、利便性の向上やペーパーレス化によるコスト削減など、さまざまな効果が期待できます。以下で詳しく解説するので、参考にしてください。

給与明細のテンプレートを使用

エクセルなどのテンプレートを利用して給与計算や給与明細作成を効率化する方法があります。導入コストはかかりませんが、人的ミスが生じる可能性や給与明細を印刷して手渡しする必要があります。

テレワークなど働き方が多様化する今、手渡しでの給与明細配布はもはや現実的でないのかもしれません。働き方改革に対応するために、多くの企業がWeb給与明細システムの導入を検討しています。

Web給与明細（給与明細電子化）システムの導入

Web給与明細システムは、発行された給与明細を電子データ化してメールやWebブラウザ経由で従業員に配布するシステムですが、給与明細の作成機能を備えた製品も少なくありません。

給与計算ソフトと連携すれば、計算ミスや入力ミスも防げるため、正確性を高められます。さらに、明細項目を自由に設定できるものや給与明細テンプレートが豊富な製品を選択すれば、会社独自の項目や明細レイアウトにも対応できるでしょう。

Web給与明細システムは、多様な働き方に対応でき、印刷コストも削減できます。ほかにも、過去データの閲覧を含め、時間や場所にとらわれずに給与明細の確認ができる点は、従業員にとっても大きなメリットといえるでしょう。

給与明細書の作成例

給与明細書には国が定めたテンプレートなどは存在しないため、各企業が独自に定めた形式で作成します。上記の図はエクセルやテンプレート、専用のWeb給与明細システムから作成し出力したイメージです。手計算を行っている場合は、ダブルチェック体制を構築するなどして計算ミスや入力漏れのないようにしましょう。

給与明細書の交付方法

給与明細書の交付方法には、印刷して従業員に手渡しする方法かデータによる電子交付の２種類があります。近年では、紙で交付する際のコストや工数削減、またテレワークなどへの対応を目的として電子交付を行う企業が増えています。ただし、電子交付の場合は従業員から事前に同意を得なければなりません。同意が得られなければ従来どおり紙の給与明細を交付しましょう。

給与明細書を電子交付すると、従業員も保管の手間や紛失のリスクがなくなります。電子交付に切り替えたい場合は、できるだけ導入メリットをわかりやすく提示し、従業員に受け入れてもらえるように説明しましょう。

おすすめの給与明細システム

以下の記事では、おすすめのWeb給与明細システムを紹介しています。「給与計算ソフトもあわせて導入したい」「労務管理ソフトもあわせて導入したい」「無料でコストをかけず導入したい」などのさまざまな導入ニーズに応えるべく製品を比較紹介しているので、ぜひ一読ください。

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給与明細の作成はシステムで効率化できる

給与明細の作成自体難しいものではありませんが、手間と時間を要します。計算ミスなどヒューマンエラーへの対策も必要でしょう。

Web給与明細システムであれば、給与明細の作成から配布までを効率化し、データの正確性も高められます。さらに、電子化によってペーパーレス化を推進できるほか、給与明細の閲覧や保管を容易にするなどのメリットもあるでしょう。

この機会に、Web給与明細システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。以下のボタンから各社製品の資料請求ができるので、興味のある方はぜひご活用ください。