給与明細の作り方｜初心者でもカンタンにできる！５つの手順

給与明細に記載すべき項目

給与明細とは、給与の内訳を記したものです。所得税法（第231条）では、給与の支払い者は必要項目を満たした支払い明細を受給者に交付することが定められています。給与明細に基本的に記載するのは、以下の４つの項目になります。

• ●月の労働時間
• ●支給額
• ●控除
• ●口座振込額

労働時間とは、通常の勤務時間、普通残業時間、深夜残業時間、休日残業時間のことです。これをもとに残業手当が計算され、基本給やほかの手当が加算されて支給総額が決まります。

健康保険や厚生年金などを合わせた金額が控除する金額になり、支給総額から控除を引いた金額が口座振込金額となります。

参考：所得税法

給与明細の作成に必要なもの

給与明細に必要な項目を計算するのに、それぞれの金額を決定する情報を集めなければなりません。その情報を集めるためには以下のものが必要になります。

• 1、タイムカード
• 2、健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書
• 3、住民税課税決定通知書
• 4、健康保険と厚生年金保険の保険額表
• 5、雇用保険料率表
• 6、給与所得の源泉徴収税額表

これらのうち、１～３までの書類は必ず必要になるものです。４～６の書類は必須ではありませんがあれば便利な書類になります。

１のタイムカードは、従業員の勤怠情報が分かるものであれば媒体は何でも問題ありません。

２の健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書は、日本年金機構から毎月送付されます。３の住民税課税決定通知書は、自治体に住民税の特別徴収を届け出ると送付されます。

給与明細の作り方！５つの手順で紹介

次に、給与明細の作成手順を紹介します。

１．勤務時間を集計

タイムカードなどの勤怠の情報から、実際の労働時間や残業時間を集計します。休日出勤した日数や深夜残業などの時間も集計します。

２．残業手当・通勤手当を計算

集計した勤務時間の普通残業時間、深夜残業時間、休日残業時間を元に残業手当を計算します。通勤手当に関しては、課税対象か、非課税対象かも把握しておきましょう。

３．総支給額を計算

基本給に残業手当と通勤手当を加算します。この金額に、社内で定められている各種の手当を加算したものが支給総額となります。

４．控除額を計算

健康保険、厚生年金保険、介護保険を計算して控除額を計算します。それぞれの計算方法は決められた計算式によって簡単に導き出せます。

社会保険料を計算

健康保険料・厚生年金保険料を計算します。それぞれの金額は標準報酬額をもとにして算出されます。標準報酬額とは、４月、５月、６月の総支給額の平均です。それぞれの保険料は、以下のサイトから確認できます。

参考:都道府県毎の保険料額表｜全国健康保険協会
参考:日本年金機構厚生年金保険料額表｜日本年金機構

計算する時期によって適応する表が違うため、計算する時期に合った表を選ぶようにしましょう。

課税対象額を計算

課税対象額と聞くと難しく感じるかもしれないですが、計算は簡単で総支給額から通勤手当と社会保険料の合計を引いたものです。ただし、ここで引く通勤手当は非課税の通勤手当になります。課税対象の通勤手当は対象外です。

源泉所得税を計算

源泉所得税は、課税対象額から社会保険料を引いた金額によって割り出します。税額は国税庁のホームページにある給与所得の源泉徴収税額表から算出します。令和３年度の源泉徴収税額表は以下のページを参考にしてください。

参考:令和3年分　源泉徴収税額表｜国税庁

住民税を計算

住民税は自治体から送られてくる「住民税課税決定通知書」にかかれている金額です。もし書類が無い場合には各自治体で手続きをすれば入手できます。特別な計算式があるのではなく通知書に書かれてある金額になります。

５．差引支給額を計算

ここまでで求めた総支給額から控除金額をすべて差し引いた金額が差し引き支給額になります。計算自体は簡単ですが、今まで求めた金額に間違いが無いように確認しましょう。

給与明細作成を効率化するには？

これまでの説明で給与計算自体はさほど難しくないとわかったと思いますが、それでも給与明細の作成には手間がかかってしまいます。ここでは、その手間を減らすにはどうすれば良いかを紹介します。

給与明細のテンプレートを使用する

エクセルなどのテンプレートを利用すると給与明細を簡単に作成できます。ただし、作成した給与明細を従業員に配布するには印刷をして手渡ししなければなりません。

テレワークなど働き方が多様化し、従業員がオフィスで仕事をする機会が少くなくなってきているため、手渡しで給与明細を配布することが困難になっています。これらの問題を解決するために給与明細電子化システムを多くの企業が導入しています。

給与明細電子化システムを導入する

発行された給与明細を電子データ化して、従業員に配布するのが給与明細電子化システムです。給与明細をメールで配信したり、Webブラウザ経由で確認したりできるようにしたものです。

これによって企業側は印刷コストも削減できますし、誤って他人の給与明細を渡してしまうリスクも失くせます。また、従業員にとっても給与明細を紛失してしまう危険性がなく、過去の給与明細をすぐに確認することもできます。

なお、給与明細電子化システムは明細の配布だけでなく、給与計算や勤怠管理、労務管理なども行える製品もあります。以下の記事では、さまざまなタイプの給与明細書電子化システムを紹介しているのでこちらもご覧ください。

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給与計算はエクセルなどを用いて簡単に作成できますが、テレワークの普及に伴い、紙の給与明細だと対面で渡すのが難しいこともあります。給与明細を配布するのに給与明細電子化システムを利用すると業務の効率化も望めます。ぜひ自社に合った給与明細の作成方法を検討しましょう。