給与明細の電子化には同意書が必要？関連する法律や導入の流れを解説

給与明細電子化に同意書は必要？

給与明細を電子化するには、原則として従業員本人の事前承諾が必要です。ただし、紙の同意書を必ず作成・提出してもらう必要はありません。書面のほか、メールや社内システム、給与明細電子化システムの画面上などでも承諾を取得できます。

そのため、「給与明細電子化には同意書が必要」というよりも、正確には「給与明細電子化には従業員の承諾が必要」と理解しておきましょう。

給与明細電子化に従業員の同意が必要な法的根拠

所得税法231条によると、企業には給与明細の交付義務があり、従業員の承諾を得れば電子化されたデータにより提供できると明記されています。ただし、従業員から請求があった場合は、紙による給与明細書を交付しなくてはなりません。

この法律によれば、給与明細の電子化は事前に従業員へ説明し、同意を得ることで導入できます。

参考：所得税法｜e-Gov法令検索

給与明細電子化を導入する前に知っておきたい４つのポイント

給与明細を電子化するうえで、準備しておくべきポイントを紹介します。

給与明細データの交付方法を決定

給与明細を電子化すると、自社の従業員へ明細を一斉に配布できます。ただし、パソコンやスマートフォンを所有していない従業員がいる可能性もあるため、あらかじめ端末の所持状況を調べておきましょう。

給与明細データの交付方法は、主にメール配信とクラウドサービス上での配信の２種類があります。従業員への聞き取りを行ったうえで、自社に適した交付方法に対応したシステムを選びましょう。なお給与明細電子化システムには、メール・Webサイトどちらか一方に対応したものと、いずれにも対応できる製品があります。

従業員から同意を得る

給与明細電子化の同意を得る方法には、Webサイト上で配布されている同意書のテンプレートを活用する方法と、給与明細電子化システム上で取得する方法があります。システムで同意を得るには、明細発行画面への初回ログイン時に承諾書を表示し、従業員に「同意する」を選択してもらうことで意思確認ができます。製品により多少フローは異なりますが、システムを用いた方が効率的なため、給与明細電子化に先駆けて給与明細システムを検討するのもおすすめです。

従業員から同意を得る手順

同意書の取得フローから同意書に書くべき内容までを以下にまとめました。

■同意書の取得手順

• １．給与明細電子化に関する同意書を用意する
• ２．受給者にシステムや制度を説明する
• ３．従業員（被雇用者）に意思確認を行い同意を得る

■交付者が受給者に提示すべき内容

• ●電子交付する書類の名称
• ●電磁的方法の種類やその具体的な方法（Eメール、社内LANの選択など）
• ●受信者ファイルへの記録方法
• ●交付予定日
• ●交付開始日

なお、承諾を得るための記載事項や書式は、法令上定められていません。交付者が電子交付の方法などを提示し、受給者から「電子交付を承諾する旨・承諾日・氏名」を書面やシステム上で取得する方法が一般的です。

また、給与明細については、「会社が定めた期限までに回答がない場合は、電子交付を承諾したものとみなす」旨をあらかじめ従業員へ通知し、その期限までに回答がなかった場合、承諾があったものとみなせます。単に同意書への回答がなかっただけでは、承諾したものとみなされないため注意しましょう。

参考：1. 基本的な事項及び2.事前承諾｜国税庁

セキュリティの確保

給与明細の電子化には、誤配付や紛失の防止など、セキュリティ面でのメリットがあります。その利点をさらに高めるためには、電子化特有の情報流出経路を塞いでおくことも必要です。

総務・経理担当者は、給与明細に限らず、従業員のセンシティブな個人情報を管理しているため、担当者のパソコンのウイルスやスパイウェア対策は欠かせません。給与明細を電子化するのであれば、一般的なセキュリティ対策に加えて、入力ミスやメール誤送信防止のためのチェック体制を整備しましょう。さらにこれらに関連する機能の有無を各ベンダーに確認しておくのもおすすめです。

そのほか従業員に対しては定期的なパスワード変更などを推奨し、セキュリティ意識の向上をこころがけましょう。

給与計算・会計システムとの連携

給与明細電子化システムは、勤怠管理システムや給与計算ソフトの情報と連携して明細作成を効率化できます。また、会計・税務申告ソフトと連携すれば、源泉徴収票や年末調整業務も一貫して行えます。

給与明細の配布に限らずさまざまな関連業務の効率化を求める場合は、既存のシステムとデータ連携できるかを必ず確認しましょう。給与明細電子化システムと他システムとの同時導入、システム全体の入れ替えによって得られるメリットも検討し、全社的なシステム構築を視野に入れることが重要です。

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給与明細電子化に従業員が同意しない場合の対応

ここでは、給与明細の電子化において従業員からの同意が得られない場合の対応法について解説します。

同意を得られるよう個別に説得する

給与明細の電子化に反対する従業員が少ない場合は、個別にヒアリングを行い、可能な限り同意を得られるよう説得するのが望ましいでしょう。なぜ紙での発行を望むのかを聞き取って解決策を検討したり、電子化による従業員側へのメリットを伝えたりしてみてください。給与明細電子化における従業員側のメリットは以下のとおりです。

• ●過去の明細の管理が容易になる
• ●時間や場所に囚われず明細を確認できる
• ●紛失のリスクや再発行の手間がなくなる

給与明細電子化のメリット・デメリットについて詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。

給与明細データを印刷し紙で配布する

「受け取るために必要な端末が用意できない」「機械が苦手なので紙で受け取りたい」など、従業員のさまざまな事情により電子化に同意してもらえないケースも多々あります。同意が得られない場合は、給与明細の電子データを紙に印刷して配布しましょう。

給与明細電子化システムを導入すれば、給与明細の作成や管理も効率化できるため、従業員の一部から同意が得られない場合でも十分に工数削減が期待できます。

給与明細電子化の同意書に関するよくある質問

給与明細電子化の同意書について、書式や取得頻度、同意後の対応など、よくある疑問をまとめました。

■給与明細電子化の同意書に決められた書式はありますか

法令上、同意書の書式や記載事項は定められていません。ただし、電子交付する書類、交付方法、開始日などを従業員へ示し、承諾する旨・承諾日・氏名を記録しておくのが一般的です。

■給与明細電子化の同意は毎月必要ですか

事前に電子交付について承諾を得ていれば、給与明細を交付するたびに同意を取得する必要はありません。

■従業員は一度した同意を撤回できますか

従業員は、書面やメールなどで電子交付を受けない旨を申し出られます。申し出があった後は、従業員が再び電子交付を希望するまで、紙で交付する必要があります。

■同意した従業員から紙での交付を求められたらどうしますか

電子交付に承諾している従業員から紙での交付を請求された場合、企業は書面で給与明細を交付する必要があります。請求方法には法令上の決まりがないため、社内の申請方法をあらかじめ定めておきましょう。

■就業規則を変更すれば従業員の同意は不要ですか

就業規則に給与明細を電子交付する旨を記載するだけで、個々の従業員からの承諾が不要になるわけではありません。電子交付の方法や内容を示し、従業員ごとの承諾を取得する必要があります。

受給者から同意を得て給与明細電子化を導入しよう

給与明細の電子化の導入過程では、従業員の状況、そして業務システムなど、会社や業務の全体をあらためて見直す取り組みが必要です。

もし給与明細電子化に同意しない従業員がいる場合は、電子化のメリットを丁寧に説明してみてください。また無料トライアルや体験デモを活用し、操作画面を事前に共有することで従業員の不安が解消されるケースもあります。給与明細電子化システムを導入する際には、前もって従業員の同意を得られるよう準備しましょう。

若林 宏岳さんのコメント