スムーズに給与明細電子化するための4つのポイント

給与明細電子化へ移行するための4つのポイント

ポイント1　アクセス方法の確保・社員への情報提供

給与明細電子化は、多様な勤務形態で働く社員に、同時に、確実に配付を行うことで大きな効果を挙げます。そのため、出向社員や工場勤務社員など、社内に不在であることが多い、専用のパソコンがない、スマートフォンを所有していないといった事情を持つ社員の現状を調べ、電子ファイルへのアクセス方法を確保する必要があります。

給与明細電子化の手法には大きく分けて、メールによる発行と、ログイン画面による発行があります。従業員への聞き取りを行ったうえで、どのような形態で電子化を導入することが可能なのか、アクセス手法の確保のための端末の導入、アクセス方法に関する情報提供などを検討しましょう。

ポイント2　従業員からの承諾を取る

給与明細電子化の成否を大きく分けるのが、従業員の合意です。所得税法では、給与明細や源泉徴収票を電子交付する場合、従業員からの承諾を得なくてはならないとされており、承諾をとれない社員に対しては、従来通り紙での発行をする必要があります。明細発行のルールを一元化できるよう、従業員全員から承諾を得る手立てを考えましょう。

実務では、システムの内容、発行方法などを明記した同意書を作成し、意思確認することになります。また、明細発行画面の初回のログイン時に承諾書を表示し、「同意する」との意思表示を行うシステムもあります。このプロセスでは、事前にポイント1で説明した社員への情報提供を行い、社員にとっての利便性について理解を得ておくことが成功のカギとなります。

ポイント3　セキュリティの確保

電子化には、誤配付や紛失の防止など、セキュリティ面でのメリットがあります。その利点をさらに高めるためには、電子化特有の情報流出経路を塞いでおくことも必要です。

総務・経理担当者は、給与明細に限らず、従業員のセンシティブな個人情報を管理していますので、担当者のパソコンのウイルスやスパイウェア対策は当然行っているでしょう。それに加え、システムへの入力ミス、メールの誤送付防止のためのチェック体制の整備、これらのトラブルを防止するための各製品の機能を、各ベンダーに確認しておきましょう。また、従業員に対しても、いわゆる「なりすまし」防止のための、定期的なパスワード変更の推奨などの啓発を行うことも重要です。

ポイント4　給与計算・会計システムとの連携

給与明細電子化は、それ自体にも大きな業務削減効果がありますが、勤怠管理ソフト、給与計算ソフトの情報から、直接明細作成を行ったり、会計・税務申告ソフトと連携し、源泉徴収票や年末調整業務も一貫して行う体制にするなど、給与関連の情報を連携することでさらに効果が増します。

導入の際は、既存のシステムとデータ連携ができるかを必ず確認しておく必要があります。また、給与明細電子化システムと他システムとの同時導入、システム全体の入れ替えによって得られるメリットも検討し、全社的なシステム構築を視野に入れましょう。

まとめ　～最後の導入ポイントは全社への調整～

給与明細の電子化の導入過程では、会社で働く従業員の状況、そして業務システム等、会社業務の全体を改めて見直す取り組みが必要となります。そのプロセスを経ることで、給与明細の作成・配付業務効率化にとどまらない、自社に合ったシステムが整備されることになるのです。

ここで紹介した４つのポイントを参考にして、早めに電子化への移行準備をしましょう。また、準備と同時に製品選定を進めることができれば、現状把握がしっかりとできることで、最適な製品選定もできます。給与明細電子化の人気製品や導入事例なども参考にすると良いでしょう。

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