給与明細電子化の導入へ知っておきたい４つのポイントとは？同意しない従業員への対応策も紹介

給与明細電子化を導入する前に知っておきたい4つのポイント

給与明細を電子化する上で、確認しておくべき４つのポイントを紹介します。

ポイント1．アクセス方法の確保・社員への情報提供

給与明細電子化は、多様な勤務形態で働く社員に、同時に、確実に配付を行うことで大きな効果を挙げます。 そのため、出向社員や工場勤務社員など、社内に不在であることが多い、専用のパソコンがない、スマートフォンを所有していないといった事情を持つ社員の現状を調べ、電子ファイルへのアクセス方法を確保する必要があります。

給与明細電子化の手法には大きく分けて、メールによる発行と、ログイン画面による発行があります。従業員への聞き取りを行ったうえで、どのような形態で電子化を導入することが可能なのか、アクセス手法の確保のための端末の導入、アクセス方法に関する情報提供などを検討しましょう。

ポイント2．従業員からの同意を取る必要性

給与明細電子化の導入の成否を大きく分けるのが、従業員の合意です。 所得税法では、給与明細や源泉徴収票を電子交付する場合、従業員からの同意を得なくてはならないとされており、同意をとれない社員に対しては、従来通り紙での発行をする必要があります。 明細発行のルールを一元化できるよう、従業員全員から同意を得る手立てを考えましょう。

実務では、システムの内容、発行方法などを明記した同意書を作成し、意思確認することになります。また、明細発行画面の初回のログイン時に承諾書を表示し、「同意する」との意思表示を行うシステムもあります。このプロセスでは、事前にポイント1で説明した社員への情報提供を行い、社員にとっての利便性について理解を得ておくことが成功のカギとなります。

ポイント3．セキュリティの確保

電子化には、誤配付や紛失の防止など、セキュリティ面でのメリットがあります。その利点をさらに高めるためには、電子化特有の情報流出経路を塞いでおくことも必要です。

総務・経理担当者は、給与明細に限らず、従業員のセンシティブな個人情報を管理していますので、担当者のパソコンのウイルスやスパイウェア対策は当然行っているでしょう。 それに加え、システムへの入力ミス、メールのご送信防止のためのチェック体制の整備、これらのトラブルを防止するための各製品の機能を、各ベンダーに確認しておきましょう。 また、従業員に対しても、いわゆる「なりすまし」防止のための、定期的なパスワード変更の推奨などの啓発を行うことも重要です。

ポイント4．給与計算・会計システムとの連携

給与明細電子化は、それ自体にも大きな業務削減効果がありますが、勤怠管理ソフト、給与計算ソフトの情報から、直接明細作成を行ったり、会計・税務申告ソフトと連携し、源泉徴収票や年末調整業務も一貫して行う体制にするなど、給与関連の情報を連携することでさらに効果が増します。

導入の際は、既存のシステムとデータ連携ができるかを必ず確認しておく必要があります。また、給与明細電子化システムと他システムとの同時導入、システム全体の入れ替えによって得られるメリットも検討し、全社的なシステム構築を視野に入れましょう。

給与明細電子化に従業員が同意しない場合に取るべき対応とは

給与明細の電子化にぽおいて、所得税法により従業員が本人が請求した場合は、紙での給与明細交付が必須とされていまます。

給与明細を紙で発行しなければならない

給与明細の電子化において、所得税法の取り決めにより従業員本人が請求した場合は、紙での給与明細交付が必須とされています。ですので、給与明細を発行せざるを得ないです。こういった従業員が多数いる場合は、給与明細を電子化するメリットが小さくなるでしょう。

1対１でのコミュニケーションを

給与明細の電子化を反対する従業員の数が少ない場合は、1対１でのコミュニケーションをとり、同意を得ることを目指すと良いかもしれません。なぜ、給与明細の電子化に反対し紙での発行を望むのかを知り解決策を検討したり、電子化による従業員側へのメリットを整理して伝えると良いはずです。

給与明細電子化における従業員側へのメリットとは

給与明細の電子化に反対する従業員に最低限伝えておくべき、電子化のメリットを紹介します。

過去の明細を素早く確認できる

給与明細がデータで発行されることで、過去に遡って確認したい月の給与明細を確認することができます。紙で発行される場合だと管理が煩雑になりやすく、かつ素早く見たい給与明細を確認することも困難になるケースがあるでしょう。

時間や場所に囚われず明細を確認することができる

給与明細の電子化により、従業員はシステムから送られてくる明細URLやファイルを開くだけで、給与明細を確認することができるようになります。 また、スマホやタブレット端末に対応した製品も数多くあるので、外出先などPCがない状況でも、給与明細を見ることも可能になります。

参考記事：給与明細電子化のメリット・デメリットとは？便利な機能もご紹介

まとめ

給与明細の電子化の導入過程では、会社で働く従業員の状況、そして業務システム等、会社業務の全体を改めて見直す取り組みが必要となります。そのプロセスを経ることで、給与明細の作成・配付業務効率化にとどまらない、自社に合ったシステムが整備されることになるのです。

もし、給与明細電子化に同意しない従業員がいる場合は、同意問題を解決し、給与明細電子化システムの導入準備をしましょう。 また、準備と同時に製品選定を進めることができれば、現状把握がしっかりとできることで、最適な製品選定もできます。給与明細電子化の人気製品や導入事例なども参考にすると良いでしょう。