給与明細作成の課題
Web給与明細システムの導入を検討する前に、給与明細の作成にはどのような課題があるのか確認しておきましょう。
- 1. 紙による給与明細作成のコスト増と業務負荷
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給与明細を作成する際の紙代、印刷代、切手代といったコスト問題や、従業員への配付や発送業務など、給与担当者に大きな負担がかかっています。
- 2. 給与明細確認の遅れ
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従業員が給与明細の内容を確認するのは当日遅くや翌日などの場合が多いため、もしミスがあっても指摘や発見が遅れがちになります。ミスの発見が遅れるほど、修正作業や対応などの手間や負担も増えることになります。
- 3. 個人情報などセキュリティの緩さ
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給与明細は重要な個人情報ですが、配付する先を間違えたり、誤って紛失するといった懸念もあります。
従業員による届け出が遅れたりすれば、そのぶん対応も遅れがちになります。
web給与明細システムの導入メリット
上記のような課題に対して、給与明細の電子化によって解決できることと、そのメリットを紹介します。
ペーパーレス化による効率化と給与業務の一元化が可能
2007年1月1日以降、紙による給与明細に代えて電子化した給与明細を交付することが可能になりました。電子化によるペーパーレス化機能を推進することで、紙代、印刷代、切手代などの実費コストを削減できます。また、従業員への手渡しや発送などの業務が不要となることで、給与担当者の業務負荷も大幅に削減されます。また年末調整に関する業務も効率化が可能です。
出典：
給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A｜ 国税庁
給与計算、人件費の仕訳データ生成、源泉徴収に至るまで、給与業務の一元化を実現することも可能です。さらにネットバンキングとの連携が可能な製品を利用すれば、振込業務まで含めた給与関連業務が電子データに集約され、総務・経理業務全体を通じた効率化につなげることもできます。
いつでも、どこでも明細を確認。保存性も高い
電子化された給与明細は、従業員がメールに添付されたファイルを開いたり、各自でWebシステムにログインするなど多様な方法で確認できます。社内のパソコンからだけでなく、自宅や外出先のパソコン、スマートフォンやタブレットなどからも確認が可能ですから、外出がちな従業員や在宅勤務を行っている従業員も、いつでも、どこでもWeb上で給与明細を確認できます。
なお、多くの製品は紙に印刷された給与明細が必要な場合に備え、WebサイトやPDFファイルからのプリントアウトにも対応しています。
このほか、給与明細を過去にさかのぼって確認することも容易になります。電子化された給与明細なら、紙の給与明細のようにうっかり廃棄してしまう心配もなく、再発行などの手続も不要になるといったメリットもあります。なお、明細の保存期間は法律に基づいて企業・組織が決定できます。
個人情報に関するセキュリティ向上
Web給与明細システムによって、安全に給与明細情報を本人に送り届けられるようになり、紙の給与明細のように紛失・盗難のリスクが低減できます。
給与明細情報の漏えいは企業の社会的信用にも関わり、またライバル企業に自社の給与体系などの情報を盗まれてしまうリスクもあります。給与明細の電子化はこうしたリスクの回避にも役立つでしょう。
Web給与明細システムの導入で解決できる課題とメリットについて、詳しく知りたい方はこちらの記事が参考になります。
web給与明細システムのデメリット
給与明細をWeb化させることは、企業のペーパーレス化を促進し、業務を効率化しますし、煩雑な作業をなくしコスト削減にもなります。しかし、実際に導入を進める上では、デメリットとなってしまう問題点もあります。
書面と電子情報の混在
所得税法では、電子化する場合従業員に承諾を得なければならないとしています。これを拒否されたら書面で公布しなければなりません。
出典： 給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A ｜国税庁
電子交付する書類の名称、公布の具体的な方法（メールやWebなど）、ファイル記録方法（XML形式、PDF形式など）、交付予定日などを示して、1人ひとりから了解をもらいます。ここで、従業員からNGを申し立てられると、企業はその人のためだけに従来どおり書面で給与明細を渡さなければなりません。書面と電子情報が混在することになり、現場では混乱の元になります。2つの手順が必要となり、かえって面倒です。コスト削減や効率化のメリットを得ることは極めて困難になります。
情報漏えいの危険性
2つ目の大きな問題点が、給与明細データの情報漏えいの危険性です。これも多くの企業が危惧していることです。インターネット上に給与明細という個人情報が残り、場合によってはその内容が盗み見られてしまうリスクがあります
給与明細データには、住所、名前、明細データはもちろん、扶養家族の情報や病休、育休の情報、勤続年数なども入っています。これら個人情報が流出しないよう、万全なセキュリティ体制が必要です。従業員に対しても、パスワードをわかりにくいものにしたり、小まめに変更するなどの啓蒙が必要となります
※Web給与明細システムの導入のデメリットについては、こちらで詳しく解説しています。
給与明細電子化の失敗例
Web給与明細システムの導入や運用、電子化の作業自体はさほど難しくありませんが、すべての従業員を対象にスムーズに取り組みを進める上では、準備段階を含めて注意が必要なポイントがあります。ここではシステム導入後に起こった失敗事例を見ながら、それぞれの企業・組織に最適なサービスを選択するためのヒントを探ります。
失敗1 ユーザーがアクセス方法を確保できない
正社員が少数で、パートやアルバイトなどが多く働く職場では、従来インターネットや社内システムにアクセスする人が少ない傾向がみられがちです。そのためサーバーやネットワーク環境などに十分なインフラ資源が割り当てられていない場合があります。
こうした職場でハードウェア面やネットワーク面などの見直しを行わず、いきなりWeb化を行ってしまうと、トラフィック（回線負荷）が急激に上昇し、社内システムへのアクセスが困難になってしまうトラブルが考えられます。
給与明細は短期間のうちに多くの従業員が目を通すデータです。もっともアクセスが集中する時間帯や最大同時アクセス人数などをよく把握しておかないと、こうしたシステムのデメリット面が表出してしまうおそれがあります。
そればかりか、最悪の場合は過負荷によるシステムダウンを引き起こし、人件費などの一部のデータが破損してしまうおそれもあり、結局システムの再構築が必要になってしまう失敗のパターンもあります。
失敗2 従業員全員の承諾が得られない
上でも解説しましたが、給与明細の電子化は、従業員の承諾を得ることが法的要件となっています。このため、承諾が得られない従業員に対してはこれまで通り紙による給与明細を交付する必要があります。
たとえば年配の従業員が多い企業などでWeb給与明細システムを導入する場合、従来の紙による給与明細の発行を希望されることがあります。このような場合、「経理担当者の業務負担が少しでも削減できれば」と給与明細電子化に踏み切ったはずなのですが、多くの従業員が混乱したり紙による給与明細を求められたりして、かえって労務負担が増してしまうという可能性があります。
対応が難しい場合には給与明細の事務作業が紙ベースと電子ファイルとの二本立てになってしまう場合もあり、経理担当者の負担はほとんど圧縮されないというケースもあるようです。
給与明細に限らず、手作業の業務を電子化する際は、できるだけ例外なくすべての対象を電子化でカバーできるようにしなくてはならないということがよくわかる失敗例です。
失敗3 セキュリティリスクなどへの検討不足
Web給与明細システムを導入したところ、最初の月は大きな問題も発生せず、経理担当者の給与明細書作成作業が大幅に削減できた場合にも注意が必要です。
運用を行う翌月以降、給与明細の発行に使用していたパソコンからウィルスが検出されるなど、セキュリティに問題が出てしまう場合があります。こうしたケースの多くは社内でどうすることもできず、結局専門のパソコンレスキュー業者に依頼して事態収拾をはかりますが、結局OS自体を再インストールするなど、給与明細に関するデータもすべて消滅してしまうという最悪の事態も考えられます。
たとえセキュリティ対策は万全だったとしても、パソコンにweb給与明細システムをインストールする際、ウィルス対策やスパイウェア対策ソフトによるセキュリティレベルを一時的に引き下げ、設定を元に戻し忘れたままで使用してしまう場合もあります。単純なヒューマンエラーを回避できるよう、セキュリティのリスクに備えることも必要です。
失敗しないシステム導入のために
自社のネットワークシステムが小規模だという場合、新しいシステムを導入する際にはあらかじめ社内のネットワーク環境を見直す必要があります。
また電子化のメリットを事前に従業員に説明し、納得してもらうことは大切ですが、デジタル化に馴染めない従業員が多い場合は、導入メリットが少ないと判断して導入を延期すべきかもしれません。
セキュリティリスクに疎いスタッフによるパソコンの不十分な取り扱いは事故を招く可能性があります。新たなシステムのインストールは一人のスタッフに任せるのではなく複数人による確認作業が重要です。
