給与明細電子化とは？メリット・デメリットを管理者と従業員の視点で解説

給与明細の電子化とは

給与明細の電子化とは、従業員への給与支払いの際に発行する給与明細を電子化し、交付することです。給与明細電子化システムやWeb給与明細システムなどを使えば簡単に交付できます。

リモートワークなどの柔軟な働き方が増加する現代では、給与明細の手渡しは課題も多く、非効率になりつつあります。これを解決し、コスト削減も実現するのが給与明細電子化です。

国税庁によると給与明細の電子交付の方法は以下の３つとされています。一般的には、１の電子メールで送付する方法と２のクラウド上で閲覧させる方法が多くなっています。

• １．電子メールを利用する方法
• ２．社内LAN・WANやインターネット等を利用して閲覧する方法
• ３．フロッピーディスク、MO、CD－ROM等の磁気媒体等に記録して交付する方法

参考：1.　基本的な事項｜ 国税庁

そもそもなぜ給与明細は発行しないといけないのでしょうか。給与明細は、給与の金額や明細を記載した支払明細書として所得税法において発行が義務付けられています。詳細について知りたい方は、以下の記事で詳しく解説していますのでご覧ください。

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参考：所得税法

【管理者視点】給与明細電子化のメリット

毎月、紙媒体で給与明細を発行することは、給与担当者にとって相当の労力を要する作業です。給与明細電子化によって封入・封かんの手間、配送費の削減などコストの削減のほか、人為的ミスの減少と業務効率化の効果があります。

コストの削減

給与明細の配布には、紙・印刷代や郵送代などがかかります。従業員数の多い企業であれば、そのコストは膨大になるでしょう。加えて、印刷した明細書の封入や切手貼り、投函作業などをおこなう人件費もかかります。電子化することで、これらのコストを大幅に削減できます。

ミスの減少と業務効率化

印刷・封入・郵送作業の手間が省けるだけでなく、配布先を間違えてしまうといった人的ミスの発生も抑えられます。また、メールやWeb上で明細書を渡せるので直接会って手渡しする必要がなく、いつでもどこでも発行・交付作業を行えます。さらに、紙媒体よりも電子データのほうが検索しやすく、年末調整などにおいてこれまでの給与データを参照したい場合、迅速に情報を取り出せるでしょう。

【従業員視点】給与明細電子化のメリット

給与明細電子化は、給与明細を受け取る従業員側にもメリットがあります。

データの管理が楽になる

これまで紙の配布では、一度明細書を捨ててしまったり紛失したりすると過去の給与データを閲覧できず、たとえ残しておいたとしてもすぐに確認できないなど不便な面がありました。場合によっては個人情報の流出にもなりかねないため、扱いには注意が必要です。

しかし、電子化することで過去のデータもすぐに閲覧できます。また、明細書を保管するための物理的なスペースは必要なく、紛失の心配もありません。データの管理が簡単になるのです。

いつでもどこでも給与明細を確認できる

給与明細電子化システムは、スマホやタブレットなどモバイル端末に対応した製品も数多くあります。これにより、外出先や普段の業務でパソコンを使っていない場合でも、給与明細の確認ができます。

給与明細電子化の注意点・デメリット

一方、給与明細の電子化はメリットばかりではありません。導入前に知っておくべきデメリットも紹介しますので、しっかり理解したうえで検討を進めましょう。

従業員からの同意の取得が必要

まず法律の面で注意が必要です。給与明細の電子化は、平成18年４月１日施行の税制改正によって認められています。しかし、電子交付には条件があり従業員の承諾や同意がなければ電子化できないと定められています。電子化する際には、必ず従業員からの承諾を得ることが必要です。

加えて、従業員の理解を得ることも重要です。企業としてはメリットの多い電子化ですが、受け取る側にとって必ずしもいいとは限りません。導入前には、電子化することで得られる従業員側のメリットもきちんと説明し、同意をもらいましょう。

同意書については以下の記事で詳しく紹介しています。

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参考：給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A｜ 国税庁

既存の給与計算システムとの相性

給与明細電子化システムは、既存の給与計算システムのデータをCVSやシステム上で連携してインポート（読み込み）するものと、給与計算システムと一体化しているものの２種類があります。

既存の給与計算システムとの相性が悪いと、読み込み時のデータの成形に手間がかかったりミスの原因となったりするので事前によく確認しておくことが大切です。

情報漏えいの可能性

インターネット経由で明細データを交付する特性上、情報漏えいのリスクが伴います。メールで交付する場合は誤送信やハッキングの可能性もありますし、社内のセキュリティ対策が万全でないとパスワードの漏えいやファイル流出などの危険性も高まります。こうしたリスクがあることを理解し、セキュリティ面もチェックしたうえで導入を検討していきましょう。

データの管理が困難

過去の給与データも含めてデータ管理ができる点はメリットです。しかし、多くの場合、すべてのデータが無期限で保存されているわけではなく、一定の期間で削除される可能性もあります。また、システムをリプレイス（入れ替え）した場合には、過去のデータの引き継ぎができない場合も多いです。こうした管理面でのデメリットがあることは、事前に従業員と共有しておく必要があります。

コストがかかる

給与明細電子化システムの導入には初期費用やシステム利用料がかかります。料金体系はユーザー数に応じた課金型が多いため、従業員数が増えるにつれてランニングコストも増加していきます。しかしながら、紙の給与明細の廃止を行うことによるコストメリットもあるので、費用対効果を考えてみるとよいでしょう。

さらにシステム選定の際には製品ごとに価格やサポート費用を調べ、自社の場合はどれくらいの費用がかかるのかを、導入前にシミュレーションし計画を立てて利用すれば安心です。

人気の給与明細電子化システムを見てみよう

テレワークの推進や、情報の管理、事務の効率化などの背景からも給与明細電子化システムを導入する企業は増えています。下のページでは実際に多くの企業に選ばれている人気の製品のランキングが確認できます。必要な際は、そのまま資料請求をして見比べることも可能です。

以下の記事では、より詳しく製品の詳細を比較していますので、こちらもご覧ください。

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給与明細電子化システムでできることは？

電子化のメリット・デメリットを理解いただけたところで、給与明細電子化システムで対応できることを具体的に紹介します。

メールやWebで給与明細の自動配信

給与明細のデータを、メールやWebで配信できます。郵送の場合と比較しても、従業員の手元に明細書が届くまでの時間を短縮できたり、郵送時の紛失リスクを抑えられたり、効果的だといえるでしょう。また、一斉自動配信により、担当者の業務にかかるコストを大幅に削減できます。

給与データの取り込み

給与計算システムと連携していれば、給与データを自動で取り込み発行・配信できます。CSVでデータを抽出して取り込む場合よりも業務コストを削減できるだけでなく、ミスの発生を防げるので効率的に業務を行えます。

給与明細の作成

多くの製品では、従来と同じフォーマットで簡単に明細書を作成できます。また、複数の形式に対応していれば、正社員やパートなどの雇用形態に合わせた発行も可能です。

給与明細のアップロード・配信

発行された明細書はすぐに確認できます。アップロードや配信については製品によって、インターネットなどにアップロードする・PDFで配信する・両方対応できるなどさまざまな方法があるため、自社の状況や従業員の雇用形態に応じて選択していきましょう。

給与明細の電子化について理解し、システムを導入しよう

給与明細の電子化は、コストや人為ミスの削減など管理者にとって嬉しいことばかりではなく、従業員にもメリットがあり、過去の給与明細も簡単に検索して閲覧できます。ただし、管理者側は必ず従業員からの同意を得て明細を電子化しなければなりません。また、給与明細電子化システムを利用する場合は、既存の給与計算システムとの相性やセキュリティなどに配慮し、最適な製品を導入しましょう。