給与明細電子化とは？メリット・デメリットを管理者と従業員の視点から解説！

給与明細の電子化とは

給与明細の電子化とは、従業員への給与支払いの際の給与明細を電子化し、インターネット経由で配信するシステムです。リモートワークなどの柔軟な働き方が増加する現代では、給与明細の手渡しは課題も多く、非効率になりつつあります。これを解決し、コスト削減も実現するのが給与明細電子化です。

給与明細の発行の必要性については以下の記事で解説しています。

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給与明細電子化のメリット（管理部門編）

毎月、紙媒体で給与明細を発行することは、給与担当者にとって相当の労力を要する作業です。この点、給与明細の電子化によって業務効率の改善が可能なので、様々なメリットを享受できます。

コストの削減

給与明細の配布には、紙・印刷代や郵送代などがかかってきます。従業員数の多い企業であれば、そのコストは膨大なものになります。加えて、印刷した明細書の封入や切手貼り、投函作業などをおこなう人件費もかかります。電子化することで、これらのコストを大幅に削減できます。

担当部門の業務が効率化

電子化することで印刷・封入・郵送作業の手間が省けるだけでなく、配布先を間違えてしまうといった人的ミスの発生も抑えられます。また、PC内で発行作業がおこなえるため、個人情報だからと人目を気にして業務時間を限定する必要もなく、効率的に業務をおこなうことができます。

給与明細電子化のメリット（従業員編）

給与明細を受け取る従業員側におけるメリットを紹介します。

データの管理が楽

これまで紙の配布では、一度明細書を捨ててしまったり紛失してしまうと過去のデータを見られなくなったり、たとえ残しておいたとしてもすぐに確認できないなど不便な面がありました。しかし、電子化することで過去のデータも含めていつでも閲覧できます。また、データ化されるため保管のための物理的なスペースも必要ありません。データの管理が非常に簡単・スマートになるのです。

明細の紛失のリスクが減る

紙で発行した明細書は、郵送時や受け取った後に紛失するリスクがありました。場合によっては個人情報の流出にもなりかねないため、扱いには注意が必要です。しかし、電子化の場合は配信履歴などで確実に配信できているかを確認できますし、万が一従業員がデータを削除してしまっても、すぐに再発行できます。

「いつでも」「どこでも」給与明細を確認できる

給与明細電子化システムは、スマホやタブレットなどモバイル端末に対応した製品も数多くあります。これにより、外出先や普段の業務でPCを使っていない場合でも、給与明細の確認ができます。

給与明細電子化の注意点・デメリット

一方、給与明細の電子化はメリットばかりではありません。導入前に知っておくべきデメリットもご紹介しますので、しっかり理解したうえで検討を進めましょう。

従業員からの同意の取得が必要

まず、法律の点から注意が必要です。給与明細の電子化は、平成18年4月1日施行の税制改正によって認められています。しかし、所得税法第266条では従業員の同意がなければ電子化できないと定められています。電子化する際には、必ず従業員からの承諾を得ることが必要です。

加えて、従業員の理解を得ることも重要です。企業としてはメリットの多い電子化ですが、受け取る側にとって必ずしもいいとは限りません。導入前には、電子化することで得られる従業員側のメリットもきちんと説明し、同意をもらいましょう。

同意書については以下の記事で詳しく紹介しています。

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書面化の手間

電子化されても「やはり書面でほしい」と言われたり、そもそも同意を得ていない従業員に対しては書面化が必要になります。その場合、発行する手間や管理工数が発生することも念頭に置いておきましょう。

スムーズな導入のためには、書面化が必要な従業員がいるかどうかを事前に把握しておくことも重要です。

情報漏えいの可能性

インターネット経由で明細データを配信する特性上、情報漏えいのリスクが伴います。メール配信の場合は誤送信やハッキングの可能性もありますし、社内のセキュリティ対策が万全でないとパスワードの漏えい・ファイル流出などの危険性も高まります。こうしたリスクがあることを理解し、セキュリティ面もチェックしたうえで導入を検討していきましょう。

データの管理が困難

過去データも含めてデータ管理ができる点はメリットです。しかし、多くの場合、すべてのデータが無期限で保存されているわけではなく、一定の期間で削除される可能性もあります。紙であれば、多少管理が不便であっても全データを保存するという点では確実でしょう。こうした管理面でのデメリットがあることは、事前に従業員と共有しておく必要があります。

初期投資と維持管理の手間

電子化するためにシステム導入をする場合、初期費用やシステム維持費がかかります。料金体系は多くのシステムでユーザー数に応じた課金型を採用しており、従業員数が増えるにつれてランニングコストも増加していきます。製品ごとに価格を調べ、自社の場合はどれくらいの費用がかかるのかを、導入前にシミュレーションすることが必要です。

給与明細電子化システムでできることは？

電子化でのメリット・デメリットを理解いただけたところで、給与明細電子化のシステムで対応できることを具体的に紹介します。

メールやWebで給与明細の自動配信

給与明細のデータを、メールやWebで配信できます。郵送の場合と比較しても到着時間を短縮できたり、郵送時の紛失リスクを抑えられます。また、一斉に自動配信できるため、担当者の業務にかかるコストを大幅に削減できます。

給与データの取り込み

給与計算システムと連携していれば、給与データを自動で取り込み発行・配信できます。CSVでデータを抽出して取り込む場合よりも、業務コストが削減できるだけでなく、ミスの発生を防げるので効率的に業務を行えます。

給与明細の作成

多くの製品では、従来と同じフォーマットで簡単に明細書を作成できます。また、複数の形式に対応していれば、正社員やパートなどの雇用形態に合わせた発行も可能です。

給与明細のアップロード・配信

発行された明細書はすぐに確認できます。アップロードや配信については製品によって、インターネットなどにアップロードする・PDFで配信する・両方対応できるなど様々な方法があるため、自社の状況や従業員の雇用形態に応じて選択していきましょう。

給与明細電子化システムの選び方と詳しい製品比較を知りたい方はこちら

給与明細の電子化について理解し、システムを導入しよう

給与明細の電子化について、理解は深まりましたでしょうか。デメリットを押さえておけば、電子化はメリット面が多くあり非常に便利です。まだ導入していない企業は検討を進めてみてはいかがでしょうか。