給与明細電子化のメリット・デメリットとは？便利な機能もご紹介

給与明細電子化の４つのメリット

まずはメリットから見ていきましょう。

コストの削減

給与明細の配布には、紙・印刷代や郵送代などがかかってきます。従業員数の多い企業であれば、そのコストは膨大なものになります。加えて、印刷した明細書の封入や切手貼り、投函作業などをおこなう人件費もかかります。電子化することで、これらのコストを大幅に削減することができるのです。

データの管理が楽

これまで紙の配布では、一度明細書を捨ててしまったり紛失してしまうと過去のデータを見られなくなったり、たとえ残しておいたとしてもすぐに確認できないなど不便な面がありました。しかし、電子化することで過去のデータも含めていつでも閲覧できます。また、データ化されるため保管のための物理的なスペースも必要ありません。データの管理が非常に簡単・スマートになるのです。

明細の紛失のリスクが減る

紙で発行した明細書は、郵送時や受け取った後に紛失するリスクがありました。場合によっては個人情報の流出にもなりかねないため、扱いには注意が必要です。しかし、電子化の場合は送信履歴などで確実に配布できているかを確認できますし、万が一従業員がデータを削除してしまっても、すぐに再発行することができます。

担当部門の作業が効率化

電子化することで印刷・封入・郵送作業の手間が省けるだけでなく、配布先を間違えてしまうといった人的ミスの発生も抑えることができます。また、PC内で発行作業がおこなえるため、個人情報だからと人目を気にして作業時間を限定する必要もなく、効率的に業務をおこなうことができます。

給与明細電子化の知っておくべきデメリット

一方、給与明細の電子化はメリットばかりではありません。導入前に知っておくべきデメリットもご紹介しますので、しっかり理解したうえで検討を進めましょう。

従業員からの同意の取得が必要

まず、法律の点から同意が必要です。給与明細の電子化は、平成18年4月1日施行の税制改正によって認められています。しかし、所得税法第266条では従業員の同意がなければ電子化できないと定められています。電子化する際には、必ず従業員からの承諾を得ることが必要です。

加えて、従業員の理解を得ることも重要です。企業としてはメリットの多い電子化ですが、受け取る側にとって必ずしもいいとは限りません。導入前には、電子化することで得られる従業員側のメリットもきちんと説明し、同意をもらいましょう。

情報漏えいの可能性

インターネット経由で明細データを配布する特性上、情報漏洩のリスクが伴います。メール送信の場合は誤送信やハッキングの可能性もありますし、社内のセキュリティ対策が万全でないとパスワードの漏洩・ファイル流出などの危険性も高まります。こうしたリスクもあることを理解し、セキュリティ面もチェックしたうえで導入を検討していきましょう。

データの管理が困難

過去データも含めてデータ管理ができる点はメリットです。しかし、多くの場合、すべてのデータが無期限で保存されているわけではなく、一定の期間で削除される可能性もあります。紙であれば、多少管理が不便であっても全データを保存するという点では確実でしょう。こうした管理面でのデメリットがあることは、事前に従業員と共有しておく必要があります。

初期投資と維持管理の手間

電子化するためにシステム導入をする場合、初期費用やシステム維持費がかかります。料金体系は多くのシステムでユーザー数に応じた課金型を採用しており、従業員数が増えるにつれてランニングコストも増加していきます。製品ごとに価格を調べ、自社の場合はどれくらいの費用がかかるのかを、導入前にシミュレーションすることが必要です。

書面化の手間

電子化されても「やはり書面でほしい」と言われたり、閲覧するデバイスを持っていない・そもそも同意を得ていない従業員に対しては書面化が必要になります。その場合、発行する手間や管理工数が発生することも念頭に置いておきましょう。

スムーズな導入のためには、書面化が必要な従業員がいるかどうかを事前に把握しておくことも重要です。

給与明細電子化のシステムでできることは？

電子化でのメリット・デメリットを理解いただけたところで、給与明細電子化のシステムで対応できることをご紹介します。自社が必要とするシステムかどうか、今一度確認してみましょう。

メールやWebで自動配信ができる。

給与明細のデータを、メールやWebで配信することができます。郵送の場合と比較しても到着時間を短縮できたり、郵送時の紛失リスクを抑えることができます。また、自動配信できるため、担当者の工数を大幅に削減することができます。

給与データの取り込み

給与計算システムと連携していれば、給与データを自動で取り込み発行・配信することができます。CSVでデータを抽出して取り込む場合よりも、工数とミスの発生を防ぐことができるため、効率的に業務を行えます。

給与明細の作成

多くの製品では、従来と同じフォーマットで簡単に明細書を作成できます。また、複数の形式に対応していれば、正社員やパートなどの雇用形態に合わせて発行することも可能です。

給与明細のアップロード・配布

発行された明細書はすぐに確認することができます。アップロードや配布については製品によって、イントラネットなどにアップロードする・PDFで配布する・両方対応できるなど様々な方法があるため。自社の状況や従業員の雇用形態に応じて選択していきましょう。

機能については、こちらで詳しく解説しています。
★給与明細電子化システムの基本機能とは？

まとめ

給与明細を電子化することについて、理解は深まりましたでしょうか。デメリットを押さえておけば、電子化はメリット面が多くあり非常に便利です。まだ導入していない企業は検討を進めてみてはいかがでしょうか。

ITトレンドでは給与明細電子化システムを一覧で比較検討できます。製品選定の参考にとしてご覧ください。
★給与明細電子化の製品一覧