Web給与明細システムで交付した源泉徴収票は確定申告で使えない？

Web給与明細の源泉徴収はコピーして確定申告できない？

近年、ペーパーレス化や利便性の向上を主な目的として、給与明細や源泉徴収票の電子交付が進んでいます。国でもさらにペーパーレス化を推進するために、平成31年４月１日以後の提出分より、確定申告の際に源泉徴収票の添付は不要になりました。そのため、給与明細や源泉徴収票をデータで発行していても、確定申告には問題はありません。

参考：平成31年４月１日以後の申告書の提出の際、源泉徴収票等の添付が不要となりました｜国税庁

以前は個人が印刷した源泉徴収票は認められなかった

平成31年４月１日より前は、電子交付された給与明細・源泉徴収票の場合、従業員側がデータを印刷して使用することは認められていませんでした。税制上、確定申告書に添付するこれらの書類は、「支払者（交付者）から書面で交付を受けたもの」と規定され、紙の原本を提出しなければいけなかったからです。

平成18年の税制改正によって、従業員の同意があれば平成19年１月１日以降に交付される給与所得の源泉徴収票の電子交付は認められましたが、電子データだと改ざんの恐れがあったので、電子交付されたPDFの源泉徴収票を従業員個人がコピーして確定申告の際に添付することはできませんでした。

実際、支払者（会社側）が印刷したものなのか、従業員が自ら印刷したものなのか判断がつかないケースがあるなどの曖昧さも生じていたのです。そのため、紙の源泉徴収票を発行するよう、従業員から請求されることが大半でした。

税改正により、源泉徴収票そのものの添付が不要になり、このような問題もクリアになったといえるでしょう。

参考：給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A｜国税庁

書面での源泉徴収票を従業員から要求された場合は？

先述のとおり、確定申告の際には源泉徴収票の添付は不要になりました。しかし税務署で確定申告をする際には手元に必要になります。

従業員に書面での交付を依頼された場合は発行しましょう。というのも、会社は従業員から紙の源泉徴収票の発行を求められた場合には、それを交付しなければならないという決まりがあるからです。（所得税法第226第４項、第231条第２項）

参考：所得税法

企業がWeb給与明細システムを導入するメリット

源泉徴収票等の添付が不要になったので、今後は給与明細や源泉徴収票の電子交付をする企業が増えていくでしょう。ここで、Web給与明細システムや給与明細電子化システムの導入メリットを整理していきます。

印刷や封入のコストを削減できる

書面で給与明細を発行する場合、枚数文の印刷代や封筒代、郵送費がかかるうえ、人件費も発生します。Web給与明細システムを導入することにより、ペーパーレス化が促進され、用紙代やインク代、封筒代などを削減できます。

給与明細の保管・紛失リスクが減る

給与明細を紙で保管していると、紛失したときのリスクがどうしても拭い去れません。電子化によってサイバー攻撃などの危険性もありますが、それよりも紙で管理するリスクのほうが高いので、給与明細の電子化を進める企業が多いのです。Web給与明細システムの多くは、アクセス制御やファイル暗号化などのセキュリティ対策をしているので安心でしょう。

業務効率化が期待できる

紙の給与明細を毎月用意する場合、作成、印刷、封入、保管、配布という業務がありますが、電子化すれば作成したデータを送信するだけで済みます。業務効率化が図れるというメリットがあるのです。

以下の記事では、Web給与明細システムの導入メリットを詳しく解説しています。

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Web給与明細システムの多くは源泉徴収票の表示・出力機能を備えていますが、有料オプションの場合もあるのでよく確認してからの導入をおすすめします。