電子交付した源泉徴収票（コピー）でも確定申告は可能
近年、ペーパーレス化や利便性の向上を主な目的として、給与明細や源泉徴収票の電子交付が進んでいます。国でもさらにペーパーレス化を推進するべく、平成31年４月１日以後の提出分より、電子交付した源泉徴収票やコピーでも確定申告が可能になりました。これにより、従業員や企業の手続きが簡略化され、電子交付の普及が加速しています。
確定申告では原本提出は不要
以前は、電子交付されたPDFのコピーが原本として認められるかどうかの判断が難しく、確定申告書では紙の原本を添付する必要がありました。そのため、電子交付が普及しにくい状況が続いていました。しかし、平成31年度の税制改正により、確定申告書への源泉徴収票の原本提出は不要となり、電子交付がより活用される環境が整いました。これを契機に、電子交付された源泉徴収票の活用が進み、ペーパーレス化も一層促進されました。
参考：平成31年４月１日以後の申告書の提出の際、源泉徴収票等の添付が不要となりました｜国税庁
参考：給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A｜国税庁
原本提出は不要だが確定申告書の作成に源泉徴収票は必要
先述のとおり、原本提出は不要ですが、確定申告書作成時には手元に必要です。申告内容を確認する際に提示を求められる場合もあるため、紙の原本を保管するか、電子交付の場合でも印刷したものを手元に用意しておきましょう。
なお、給与明細や源泉徴収票の電子交付は、発行・印刷・発送コストの削減に加え、いつでも必要に応じて閲覧できるなどのメリットがあります。メールやWeb上で電子交付ができるWeb給与明細（給与明細電子化）システムはこちらから一括資料請求（無料）が可能です。
源泉徴収票の原本を従業員から要求された場合の対応
源泉徴収票の原本を紛失してしまった、と従業員から再発行を依頼されるケースも少なくないでしょう。従業員から源泉徴収票の再交付を求められた場合は、速やかに発行に応じましょう。所得税法により、会社は従業員から紙で源泉徴収票発行するように要求された場合には、交付しなければならないと定められています。（所得税法第226第４項、第231条第２項）
確定申告以外に源泉徴収票の原本が必要な場面とは
源泉徴収票には源泉徴収税額（納付した所得税額）だけでなく、支払金額や給与所得控除後の金額、所得控除の額の合計などが記載されています。源泉徴収票は収入や納税の証明になるため、税務署での確定申告以外にも必要な場面があります。代表的な例が以下の２つです。
ローンの申込時
住宅ローンや教育ローン、クレジットカード審査などに申し込む際、所得証明できる書類の提出を求められます。源泉徴収票は、12月の年末調整後に作成され給与所得者に交付されるのが一般的です。前年の源泉徴収票はすでに受給者の手元にあり、会社に依頼して発行してもらう必要がないため、所得証明書類として源泉徴収票を提出する人は多いでしょう。
申請先によって、紙での提出が求められる場合と、画像データをアップロードして提出する場合があります。源泉徴収票の電子化はどちらにも対応しやすく、従業員の利便性は高いでしょう。ローンの種類によっては、所得証明の提出書類は源泉徴収票でなくてもよく、給与の支払明細書なども利用可能です。
転職時
会社員が転職した際には、新しい勤務先から前職の源泉徴収票の提出を求められます。源泉徴収票をデータ形式で受け取れれば、煩雑になりがちな退職や転職手続きにおいて、書類紛失の心配がなく退職者にとって安心でしょう。
なお源泉徴収票には、年末調整前の概算支払いの金額が記載された「給与所得の源泉徴収票」と、退職手当が支給された場合に発行される「退職所得の源泉徴収票」、公的年金受給者に発行される「公的年金等の源泉徴収票」の３種類があります。退職所得は年末調整には算入しないため、転職先に提出する必要はありません。
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源泉徴収票の電子化にはWeb給与明細システムがおすすめ
Web給与明細（給与明細電子化）システムは、給与明細や源泉徴収票の電子交付を実現し、従業員が自分のタイミングで明細を確認・印刷できる利便性が特徴です。また、システム上で安全にデータを管理できるため、セキュリティ面でも安心です。紙の発行が必要な場合も迅速に対応可能な柔軟性を備えています。
以下の記事では、人気製品の特徴や価格を比較して紹介しています。自社に適した製品の選び方も解説しているので、ぜひ参考にしてください。
Web給与明細システムで源泉徴収票を電子交付するメリット
ここで、Web給与明細システムや給与明細電子化システムの導入メリットを整理します。
印刷や封入のコストを削減できる
書面で給与明細を発行する場合、印刷代やインク代、郵送費などの印刷関連費だけでなく、発行枚数に応じた作業時間や配送準備にかかる負担が増大します。Web給与明細システムの導入によって、これらの手間を一括して削減し、明細発行プロセス自体を簡略化できます。特に従業員数の多い企業では、コスト削減効果が顕著に表れるため、財務負担の軽減につながります。
給与明細の保管・紛失リスクが減る
給与明細を紙で保管する場合、紛失リスクが拭い切れません。電子化によって不正アクセスなどでの情報流出を懸念する声もありますが、Web給与明細システムの多くは、アクセス制御やファイル暗号化などのセキュリティ対策が施されています。紙で管理するリスクを考えて、給与明細の電子化を進める企業も多いようです。
業務効率化が期待できる
紙の給与明細を毎月用意する場合、作成・印刷・封入・保管・配布などの業務がありますが、電子化すれば作成したデータを送信するだけです。さらに、給与額や控除額の自動計算、入退社手続きなどの労務管理ができる製品もあります。Web給与明細システムの導入によって、給与を扱う部門の業務負担を軽減し、効率化も図れるでしょう。
Web給与明細システムの導入メリットは、以下の記事でも解説しています。詳しく知りたい方は、あわせてご覧ください。
源泉徴収票を電子交付する際の注意点
Web給与明細システムは、源泉徴収票を出力できる製品が一般的になりました。従業員から書面での交付を依頼されても、迅速に対応できるでしょう。ただし、電子交付に切り替えるためには以下の点において注意が必要です。
- ■従業員の同意が必須
- 所得税法（第231条第２項）にもとづき、事前に従業員の同意を得る必要がある。
- ■従業員の同意に関する回答がない場合
- 同意手続きで回答期限を通知し、期限内に従業員の回答がない場合でも「同意」とみなして電子交付が可能。（令和５年度の税制改正より）
Web給与明細システムなら、初回ログイン時に承諾書を表示し、従業員に「同意する」を選択してもらい意思確認ができる機能などがあります。Web通知機能やメール配信機能などによって、作成から配布されるまでのタイムロスも大幅にカットできるでしょう。従業員にとっても電子化のメリットは大きいので、利便性を伝えて理解を得ましょう。
参考：所得税法 | e-Gov法令検索
参考：源泉所得税の改正のあらまし令和５年４月｜国税庁
Web給与明細の活用でペーパーレス化の促進を
確定申告の際に、源泉徴収票の添付は不要になりました。給与明細を電子化し、Web給与明細システムを導入する企業が増えるでしょう。なお、給与明細の電子化には、従業員の事前承諾が必要です。導入をスムーズに進めるためには、電子化によるメリットなどを丁寧に説明し、従業員の理解を得ることが重要です。
Web給与明細システムの多くは、源泉徴収票の表示・出力機能を備えています。コスト削減や業務効率化を図りたい企業は、ぜひ導入を検討しましょう。複数企業の製品情報をまとめて入手できる一括資料請求もぜひ活用ください。
税制改正により、平成31年4月1日以後に提出する確定申告書から添付は不要となりました。この改正により、確定申告に必要な情報さえ分かれば、源泉徴収票はコピーでも電子化されたものでも問題がなくなりました。しかしながら、上記の税制改正を知らずに、電子化に対する懸念を持つ従業員もいるかもしれません。電子化の同意を得るためには事前に十分な説明をしておくことが重要です。
また、源泉徴収票はローンや賃貸契約、保育園への申し込みなど、収入を証明する際に使用されます。提出先に原本提出が求められ、従業員からの請求がある場合には源泉徴収票を交付する必要があります。