要注意！web給与明細の源泉徴収は確定申告で使えない！？

web給与明細の源泉徴収はコピーして確定申告できない？

近年ではペーパーレス化を主な目的として、給与明細や源泉徴収票の電子交付が進んでいます。しかし、これをただコピーするだけでは、確定申告の際に正式な書類として使用することができません。それはなぜなのでしょうか。

web給与明細を確定申告で提出できない理由とは？

先述の通り、電子交付された給与明細・源泉徴収票をコピーして使用することはできません。というのも、税制上では、確定申告書に添付するこれらの書類は、「支払者（交付者）から書面で交付を受けたもの」と規定されているからです。

平成18年の税制改正によって、平成19年１月１日以降に交付される給与所得の源泉徴収票の電子交付が認められるようになりました。ただし、データだと改ざんの恐れがあることや、web源泉徴収票には決まったフォーマットがないことから、そのまま使用することはできないのです。

企業がweb給与明細を導入するメリットとは

それでも企業が給与明細・源泉徴収票の電子交付を導入するのには、以下のようなメリットがあるからです。

印刷や封入のコストを削減できる

ペーパーレス化の促進により、用紙代、インク代、封筒代を削減することができます。

給与明細の保管・紛失リスクが減る

給与明細を紙で保管していると、紛失したときのリスクがどうしても拭い去れません。電子化することによって生じる別の問題もありますが、それよりも紙のリスクのほうが高いので、電子化の導入を進める企業が多いのです。

業務効率化が期待できる

紙の給与明細を毎月用意していた場合、作成、印刷、封入、保管、配布という業務がありますが、これを電子化させた場合、作成して一定の日に送信するだけで済みます。電子化には、業務効率化が図れるというメリットがあるのです。

web給与明細の源泉徴収はどうすればいい？

先述の通り、電子交付された給与明細・源泉徴収票を確定申告に使用することはできません。自身で確定申告をする場合には必要になる源泉徴収票ですが、このときどうすればよいのでしょうか。

会社に書面での源泉徴収票をお願いする

確定申告の際に源泉徴収票が必要なのであれば、企業側に書面での交付を依頼するようにしましょう。というのも、会社は従業員から源泉徴収票の紙ベースでの発行を求められた場合には、それを交付しなければならないという決まりがあるからです（所得税法第231条第２項）。

企業必見！源泉徴収を出力できるweb給与明細システムを紹介

ここからは、源泉徴収票を出力できる機能の付いたweb給与明細システムを２つご紹介いたします。これを使えば企業の人事・経理担当の人の業務削減や効率化にもつながりますので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

e-navi給与明細

ユニテックシステム株式会社が扱っているweb給与明細システムです。CSVファイルをe-navi給与明細に取り込むだけで、簡単に電子交付ができます。公開日は指定でき、データは本人のみ閲覧できる形式となっているので、セキュリティも抜群です。

システムは２種類あり、給与明細・源泉徴収票がメール配信できる「e-navi給与明細Mail（ソフト）」と、電子化した明細を専用のwebサイトで閲覧できる「e-navi給与明細WEB（クラウドサービス）」のうち、それぞれに適した形式を選ぶことができます。

導入コストは50,000円～で、それ以外に基本システム利用料金月額30円＋給与明細オプション１人当たり月額10円＋源泉徴収オプション１人当たり月額10円の費用がかかります。そのほか、１年間のサポートが付く導入支援オプション50,000円を付けることもできます（２年目以降は年20,000円）。

Pay-Lookc

株式会社アジルコアが扱っている、従業員が300名～1000名規模の会社の給与明細の電子化をサポートするweb給与明細システムです。クラウド型のサービスで、専用のwebサイトで閲覧できる形式をとっているので、いつでもどこでも給与明細が確認できます。

各自に配布される給与明細のレイアウトは、CSVデータの項目行の指定によって変更できるので、自身の使いやすい形にアレンジすることも可能です。また、安否確認機能も付いているので、災害発生時の緊急連絡も簡単に行うことができます。 導入コストは100,000円で、それ以外に毎月基本使用料5,000円＋従業員１名につき50円の費用がかかります。

まとめ

この記事では、前半で電子交付された源泉徴収が確定申告に使えるのかどうか、そして後半では源泉徴収の出力機能が付いたweb給与明細システムをご紹介しました。

特に後半で取り上げたweb給与明細システムに関しては、検討するのであれば源泉徴収出力機能が付いているほうが、のちに紙ベース発行の依頼などを出されたときにも役立ちますので、チェックしておきましょう。