Web給与明細システムで交付した源泉徴収票は確定申告で使える？

プロの視点

公認会計士 / 若林 宏岳さん

税制改正により、平成31年4月1日以後に提出する確定申告書から添付は不要となりました。この改正により、確定申告に必要な情報さえ分かれば、源泉徴収票はコピーでも電子化されたものでも問題がなくなりました。 しかしながら、上記の税制改正を知らずに、電子化に対する懸念を持つ従業員もいるかもしれません。電子化の同意を得るためは事前に十分な説明をしておくことが重要です。
また、源泉徴収票はローンの申し込みや賃貸契約、保育園への申し込みなど、収入を証明する際に使用されます。提出先に原本提出が求められ、従業員からの請求がある場合には源泉徴収票を交付する必要があります。

Web給与明細からコピーした源泉徴収票でも確定申告できる

近年、ペーパーレス化や利便性の向上を主な目的として、給与明細や源泉徴収票の電子交付が進んでいます。国でもさらにペーパーレス化を推進するべく、平成31年４月１日以後の提出分より、確定申告の際に源泉徴収票の添付は不要になりました。そのため、給与明細や源泉徴収票は内容さえ確認できればデータやコピーであっても、確定申告には問題がなくなりました。

参考：平成31年４月１日以後の申告書の提出の際、源泉徴収票等の添付が不要となりました｜国税庁

なお、給与明細や源泉徴収票の電子交付は、発行・印刷・発送コストが削減できるほか、いつでも必要に応じて閲覧できるなどのメリットがあります。メールやWeb上で電子交付ができるWeb給与明細（給与明細電子化）システムについて興味がある方は、こちらのランキングも参考にしてください。

以前は個人が印刷した源泉徴収票は認められなかった

平成18年の税制改正によって、平成19年１月１日以降に交付される給与所得の源泉徴収票は、従業員の同意があれば電子交付が認められました。ただし、電子交付されたPDFの源泉徴収票を、従業員個人がコピーして確定申告に添付することはできませんでした。

税制上、確定申告書に添付する書類は「支払者（交付者）から書面で交付を受けたもの」と規定されており、原本でしか受理されなかったためです。

しかし、印刷したのが受給者（従業員）なのか支払者（会社側）なのか、コピーか原本かどうかの判断は難しく、電子交付ではなく紙の源泉徴収票を請求されるケースも少なくありませんでした。

平成31年度の税制改正により、源泉徴収票そのものの添付が不要になったことで、ペーパーレス化を阻む一因が解消されたといえるでしょう。

原本提出は不要だが確定申告書の作成に源泉徴収票は必要

先述のとおり、確定申告の際に源泉徴収票の添付が不要になりました。しかし、税務署で確定申告をする際には手元に必要です。紙の原本を保管するか、電子交付であれば自身で印刷・コピーするなどして準備しましょう。

参考：給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A｜国税庁

源泉徴収票の原本を従業員から要求された場合の対応

源泉徴収票の原本を紛失してしまった、と従業員から再発行をお願いされるケースも少なくないでしょう。従業員から源泉徴収票の再交付を依頼された場合は、速やかに発行に応じましょう。所得税法により、会社は従業員から紙の源泉徴収票の発行を求められた場合には、交付しなければならないと定められているからです（所得税法第226第４項、第231条第２項）。

参考：所得税法 | e-Gov法令検索

なお、Web給与明細（給与明細電子化）システムなら、書面での交付にも迅速に対応できます。人気のWeb給与明細システムを手軽にまとめて比較したい方は、以下のボタンから一括資料請求がおすすめです。製品ごとに異なる特徴を十分に把握・検討し、自社に適切なシステムを見つけてください。

確定申告以外に源泉徴収票の原本が必要な場面とは

源泉徴収票には源泉徴収税額（納付した所得税額）だけでなく、支払金額や給与所得控除後の金額、所得控除の額の合計などが記載されています。 源泉徴収票は収入や納税の証明になるため、税務署での確定申告以外にも必要な場面があります。代表的な例が以下の２つです。

ローンの申込時

住宅ローンや教育ローン、クレジットカード審査などに申し込む際、所得証明できる書類の提出を求められます。源泉徴収票は、12月の年末調整後に作成され給与所得者に交付されるのが一般的です。前年の源泉徴収票はすでに受給者の手元にあり、会社に依頼して発行してもらう必要がないため、所得証明書類として源泉徴収票を提出する人は多いでしょう。

申請先によって、紙での提出が求められる場合と、画像データをアップロードして提出する場合があります。源泉徴収票の電子化はどちらにも対応しやすく、従業員の利便性は高いでしょう。

ローンの種類によっては、所得証明の提出書類は源泉徴収票でなくてもよく、給与の支払明細書なども利用可能です。

転職時

会社員が転職した際には、新しい勤務先から前職の源泉徴収票の提出を求められます。源泉徴収票をデータ形式で受け取れれば、煩雑になりがちな退職や転職手続きにおいて、書類紛失の心配がなく退職者にとって安心でしょう。

なお源泉徴収票には、年末調整前の概算支払いの金額が記載された「給与所得の源泉徴収票」と、退職手当が支給された場合に発行される「退職所得の源泉徴収票」、公的年金受給者に発行される「公的年金等の源泉徴収票」の３種類があります。退職所得は年末調整には算入しないため、転職先に提出する必要はありません。

Web給与明細システムを導入するメリット

確定申告における源泉徴収票の添付が不要になったため、今後は給与明細書や源泉徴収票の電子交付を推し進める企業が増えていくでしょう。ここで、Web給与明細システムや給与明細電子化システムの導入メリットを整理します。

印刷や封入のコストを削減できる

書面で給与明細を発行する場合、枚数分の印刷代やインク代、封筒代や郵送費がかかるうえ、人件費も発生します。Web給与明細システムの導入でペーパーレス化が促進されると、それらのコストを削減できます。

給与明細の保管・紛失リスクが減る

給与明細を紙で保管する場合、紛失リスクが拭い切れません。電子化によって不正アクセスなどでの情報流出を懸念する声もありますが、Web給与明細システムの多くは、アクセス制御やファイル暗号化などのセキュリティ対策が施されています。紙で管理するリスクを考えて、給与明細の電子化を進める企業も多いようです。

業務効率化が期待できる

紙の給与明細を毎月用意する場合、作成・印刷・封入・保管・配布などの業務がありますが、電子化すれば作成したデータを送信するだけです。さらに、給与額や控除額の自動計算、入退社手続きなどの労務管理ができる製品もあります。Web給与明細システムの導入によって、給与を扱う部門の業務負担を軽減し、効率化も図れるでしょう。

Web給与明細システムの導入メリットは、以下の記事でも解説しています。詳しく知りたい方は、あわせてご覧ください。

源泉徴収票や給与明細を電子交付する際の注意点

Web給与明細システムは、源泉徴収票を出力できる製品が一般的になりました。従業員から書面での交付を依頼されても、迅速に対応できるでしょう。紙の給与明細を廃止して電子交付に切り替えるためには、事前に従業員の同意が必要です。所得税法によって明確に定められているため、従業員へ丁寧な説明を行いましょう。（所得税法第231条第２項）

なお令和５年度の税制改正により、電子交付する際の要件が一部変更されました。従業員の同意手続きにおいて、回答期限を通知し期日までに従業員から回答が得られなかった場合、同意したとみなし電子交付が可能です。

電子化によって従業員は給与明細をいつでも閲覧できます。Web通知機能やメール配信機能などによって、作成から配布されるまでのタイムロスも大幅にカットできるでしょう。従業員にとっても電子化のメリットは大きいので、利便性を伝えて理解を得ましょう。

参考：所得税法 | e-Gov法令検索
参考：源泉所得税の改正のあらまし令和５年４月｜国税庁

Web給与明細システムなら、電子化に必要な承諾書の取り交わしもシステム上で可能です。初回ログイン時に承諾書を表示し、従業員に「同意する」を選択してもらい意思確認ができる機能などがあります。そのため、給与明細電子化に先駆けてWeb給与明細システムを検討するのもおすすめです。

以下の記事では、人気製品の特徴や価格を比較して紹介しています。自社に適した製品の選び方も解説しているので、ぜひ参考にしてください。

Web給与明細の活用でペーパーレス化の促進を

確定申告の際に、源泉徴収票の添付は不要になりました。給与明細を電子化し、Web給与明細システムを導入する企業が増えるでしょう。なお、給与明細の電子化には、従業員の事前承諾が必要です。導入をスムーズに進めるためには、電子化によるメリットなどを丁寧に説明し、従業員の理解を得ることが重要でしょう。

Web給与明細システムの多くは、源泉徴収票の表示・出力機能を備えています。コスト削減や業務効率化を図りたい企業は、ぜひ導入を検討しましょう。複数企業の製品情報をまとめて入手できる一括資料請求もぜひ活用ください。