Web給与明細システムで交付した源泉徴収票は確定申告で使えない？

Web給与明細の源泉徴収はコピーして確定申告できない？

近年、ペーパーレス化や利便性の向上を主な目的として、給与明細や源泉徴収票の電子交付が進んでいます。国でもさらにペーパーレス化を推進するために、平成31年４月１日以後の提出分より、確定申告の際に源泉徴収票の添付は不要になりました。そのため、給与明細や源泉徴収票をデータで発行していても、確定申告には問題はありません。

参考：平成31年４月１日以後の申告書の提出の際、源泉徴収票等の添付が不要となりました｜国税庁

なお、給与明細の電子交付は、発行・印刷・発送コストが削減できるほか、いつでも必要に応じて閲覧できるなどのメリットがあります。給与明細電子化システムについてより興味がある方は、こちらのランキングを参考にしてください。

以前は個人が印刷した源泉徴収票は認められなかった

平成31年４月１日より前は、電子交付された給与明細・源泉徴収票を、従業員側が印刷して使用することは認められませんでした。税制上、確定申告書に添付する書類は、「支払者（交付者）から書面で交付を受けたもの」と規定され、紙の原本でしか提出できなかったからです。

平成18年の税制改正によって、平成19年１月１日以降に交付される給与所得の源泉徴収票は、従業員の同意があれば電子交付が認められました。ただし電子交付されたPDFの源泉徴収票を、従業員個人がコピーして確定申告に添付することはできませんでした。電子データだと改ざんの恐れがあったためです。

しかし、印刷したのが支払者（会社側）なのか従業員なのか判断がつかないケースも生じました。そのため、電子交付ではなく紙の源泉徴収票を発行するよう、従業員から請求されるケースが大半でした。

税改正により、源泉徴収票そのものの添付が不要になり、このような問題もクリアになったといえるでしょう。

参考：給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供(電子交付)に係るQ＆A｜国税庁

書面での源泉徴収票を従業員から要求された場合は？

先述のとおり、確定申告の際に源泉徴収票の添付が不要になりました。しかし税務署で確定申告をする際には手元に必要です。

従業員に書面での交付を依頼された場合は発行しましょう。会社は従業員から紙の源泉徴収票の発行を求められた場合には、交付しなければならないという決まりがあるからです。（所得税法第226第４項、第231条第２項）

参考：所得税法

なお、Web給与明細（給与明細電子化）システムなら、書面での交付にも迅速対応できます。当サイトは、法人向けIT製品の比較サイト調査で認知度・利用経験率No.1を獲得。資料請求は無料ですので、ぜひご利用ください。

Web給与明細システムを導入するメリット

源泉徴収票等の添付が不要になったので、今後は給与明細や源泉徴収票の電子交付をする企業が増えていくでしょう。ここで、Web給与明細システムや給与明細電子化システムの導入メリットを整理していきます。

印刷や封入のコストを削減できる

書面で給与明細を発行する場合、枚数文の印刷代や封筒代、郵送費がかかるうえ、人件費も発生します。Web給与明細システムの導入で、ペーパーレス化が促進され、用紙代やインク代、封筒代などを削減できます。

給与明細の保管・紛失リスクが減る

給与明細を紙で保管していると、紛失リスクが拭い去れません。電子化によってサイバー攻撃などの危険性もありますが、それ以上に紙で管理するリスクが高いので、給与明細の電子化を進める企業が多いのです。Web給与明細システムの多くは、アクセス制御やファイル暗号化などのセキュリティ対策をしているので安心でしょう。

業務効率化が期待できる

紙の給与明細を毎月用意する場合、作成・印刷・封入・保管・配布などの業務がありますが、電子化すれば作成したデータを送信するだけです。業務効率化が図れるメリットがあります。

以下の記事では、Web給与明細システムの導入メリットを詳しく解説しています。

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