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予算管理システムを導入することにより、予算策定の精度向上、また編成・モニタリング等の業務削減の効果が望めます。その効果を最大限に得るためには、複数の予算管理システムの中から、どのようなシステムを選定すればよいのでしょうか。ここでは自社の経営課題など、企業の実情に適合した予算管理システムの選び方を６つのポイントに分けて説明していきます。
予算管理システムを初めて導入する企業で多いケースが、従来、予算管理をエクセルで行い、業務効率改善に課題のあるケース。各部署が統一フォーマットで予算案等を入力、一括してデータ集約ができるのが予算管理システムのメリットです。しかし、エクセルでの運用に慣れた各部門の担当者がデータ入力作業に負担を感じることも考えられます。
予算管理システムの中には、エクセルに近い操作性で、無理なく数値データを入力できるフォーマットを備えた製品、またエクセルファイルから直接データをインポートできる機能などを持つ製品があります。導入の際の人的コストを考慮し、負担なく移行が可能なものを選ぶとよいでしょう。
予算管理システムの導入を検討している会社は、すでに何らかの会計システムを導入している企業がほとんどでしょう。形式上は、会計システムで作成した財務諸表の各項目を目標に合わせ増減することで総合予算は作成可能です。しかし、実効性の高い予算とするためには、部門別会計・管理会計の視点が必要となります。
予算管理システムを選定する際は、タイムリーな会計情報の取り込み、共通費の配賦などを行うため、会計システムや原価計算システム、また販売管理システム、給与計算システムなど、企業にとって予算策定上重要なファクターとなる業務システムとの連携が必要となります。
現状利用しているシステムとの連携は必ず確認しておく必要があります。また、各種業務システム導入時、同一提供企業の予算管理を同時に購入する判断も広く行われています。
予算管理システムには、中小企業向けに、PC1台の運用が想定されるソフトウェア、そして大企業を中心に導入されているネットワーク機能が充実した業務パッケージ、あるいはクラウド型サービスなどの選択肢があります。
システムの購入費、初期設定・カスタマイズ費用、またクラウド型サービスの利用契約の内容は、提供企業、製品により様々に設定されています。システム担当者は、複数企業の見積もりを取ったうえで、諸機能による業務削減効果、経営改善効果と、人的・金銭的コストを比較衡量し、パフォーマンスの高い予算管理システムの選定を行う必要があるでしょう。
業種や、会社が抱える課題にあわせ、適切なKPI設定がカスタマイズできるか否かも重要です。多様な新規プロジェクトを立ち上げ、それぞれの予算を策定する企業、またサプライチェーンが全国にわたり、原価計算が複雑化している企業では、業務改善のための指標の設定が大きく予算管理の成否を分けます。
予算管理システムの選定の際は、売上、費用、顧客、成長性、従業員、資産、各プロジェクトの投資効率等、業態や企業規模により、重視すべきKPIについて、項目を自由にカスタマイズできるか、詳細にモニタリングを行うことができるか確認しておきましょう。
予算の達成度は、内部・外部的な要因により大きく変わります。予算編成時や、期中での予算の組み直しの際、経営に影響する数値が変化することを想定し、複数のケース別にシミュレーション、検討することが重要です。予算管理システムの選び方として、この複数予算の比較ができるか否かも選定ポイントとなります。
作成される予算は、決算で作成される財務諸表の形式に則ったものとなります。そのため、会計基準の違いにより、予算の記載内容、また各数値の計上の仕方が異なることがあります。とくに、上場企業や、将来のIPOを検討する企業では、日本会計基準や米国会計基準、IFRSなどを適用した場合の予算が策定できるかどうかもチェックしておくべきでしょう。
予算管理システムの選び方を６つのポイントに分けて解説しました。各ポイントには、企業が抱える代表的な課題も合わせて提示しました。エクセル管理から脱却したい、業務システムがバラバラ、企業の成長にシステム性能が追いつかないなどです。
このような課題を整理しておくことが大切です。最適なITシステムの選定は自社の事業規模や業種業態、予算策定によって実現すべき会社の課題等によって異なります。スムーズな導入、コスト、予算の業務改善のための実効性など、様々な観点から検討を加えることが重要です。
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| 10月22日(月) 更新 | |
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