予算管理システム6つの選定ポイントとは？| 基本的な機能も紹介

予算管理・予算編成システムとは

予算管理・予算編成システムとは、予算を編成することから予算計画と実績との差分を分析することができるシステムです。

詳細を知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

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予算管理システムの基本的な機能とは

予算管理システムの製品に左右されない基本的な機能を紹介します。基本的には、予算の編成から実績評価までを行うことがでできます。

• ●予算編成機能
• ●モニタリング機能
• ●予算計画に対する実績の評価機能

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選定ポイント１．エクセル運用からの移行はスムーズにできるか

予算管理システムを初めて導入する企業で多いケースが、予算管理をエクセルで行っており業務効率改善に課題のあるケースです。各部署が統一フォーマットで予算案等を入力し、一括してデータ集約ができるのが予算管理システムのメリットです。しかし、エクセルでの運用に慣れた各部門の担当者がデータ入力作業に負担を感じることも考えられます。

予算管理システムの中には、エクセルに近い操作性で、無理なく数値データを入力できる製品、エクセルファイルから直接データをインポートできる機能を持つ製品があります。導入の際の人的コストを考慮し、負担なく移行が進むものを選ぶと良いでしょう。

選定ポイント２．会計システムなど業務システムと連携できるか

予算管理システムの導入を検討している会社は、すでに何らかの会計システムを導入している企業がほとんどでしょう。形式上は、会計システムで作成した財務諸表の各項目を目標に合わせ増減することで総合予算は作成可能です。しかし、実効性の高い予算を編成するためには、部門別会計・管理会計の視点が必要となります。

予算管理システムを選定する際は、タイムリーな会計情報の取り込み、共通費の配賦などを行うため、会計システムや原価計算システム、販売管理システム、給与計算システムなど企業にとって予算編成する上で重要なファクターとなる業務システムとの連携が必要となります。ですので、現状利用しているシステムとの連携は必ず確認しておく必要があります。

選定ポイント３．自社に合ったコストパフォーマンスが可能か

予算管理システムには、中小企業向けのPC1台での運用が想定されるソフトウェア、大企業に向けのネットワーク機能が充実した業務パッケージ、そして近年一般的になったクラウド型サービスなどの選択肢があります。

システムの購入費、初期設定・カスタマイズ費用、またクラウド型サービスの利用契約の内容は、提供企業、製品によりさまざまに設定されています。 ですので、システム担当者は、複数企業の見積もりを取った上で、業務効率化、経営改善効果を比較し、パフォーマンスの高い予算管理システムの選定を行う必要があるでしょう。

選定ポイント４．会社の課題に合わせたKPIが設定できるか

業種や会社が抱える課題に合わせて、適切なKPI設定がカスタマイズできるか否かも重要です。多様な新規プロジェクトを立ち上げ、それぞれの予算を策定する企業、またサプライチェーンが全国にわたり、原価計算が複雑化している企業では、業務改善のための指標の設定が大きく予算管理の成否を分けます。

予算管理システムの選定の際は、売上、費用、顧客、成長性、従業員、資産といった各プロジェクトで重視すべきKPIについて、項目を自由にカスタマイズできるか、詳細にモニタリングを行うことができるかを確認しておきましょう。

選定ポイント５．複数の予算編成、シミュレーションできるか

予算の達成度は、内部・外部的な要因により大きく変わります。予算編成時や期中での予算の組み直しの際に、経営に影響する数値が変化することを想定し、そして複数のケース別にシミュレーションを行い検討することが重要です。予算管理システムの選び方として、この複数予算の比較ができるか否かも選定ポイントとなります。

選定ポイント６．各種会計基準への対応が行われているか

作成される予算は、決算で作成される財務諸表の形式に則ったものとなります。そのため、会計基準の違いにより、予算の記載内容、また各数値の計上の仕方が異なることがあります。特に、上場企業や将来のIPOを検討する企業では、日本会計基準や米国会計基準、IFRSなどを適用した場合の予算が策定できるかどうかもチェックしておくべきでしょう。

最適なシステム選びは自社課題の整理から

予算管理システムの選び方を６つのポイントに分けて解説しました。各ポイントには、企業が抱える代表的な課題も合わせて提示しました。エクセル管理から脱却したい、業務システムがバラバラ、企業の成長にシステム性能が追いつかないなどです。

このような課題を整理しておくことが大切です。最適なITシステムの選定は自社の事業規模や業種業態、予算策定によって実現すべき会社の課題等によって異なります。スムーズな導入、コスト、予算の業務改善のための実効性など、さまざまな観点から検討を加えることが重要です。

課題が整理されたら、製品を比較検討し自社に合った製品を見つけましょう。

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