上場に向けて避けることのできない「予算統制」とは？

予算統制の考え方

予算管理は上場を目指す企業であれば経営上の対応策を必ず考えていく必要があります。

予算統制とは

予算統制とは、予算と実績を比較しその差異を注視することを指します。そして、差異が生まれている際には差異分析により原因を明らかにし改善活動に指針を与えることを行います。最近では予算編成、その統制の意をまとめる用語として予算管理と呼ばれることがあります

上場に向けた予算統制の考え方

予算統制は季節変動や景気動向、為替相場等、様々なことが影響して機能しなくなることもあります。そのため予算統制のプロセスから実態の把握、実績と予算の対比と差異の原因分析を行うことは通常の会計ソフトでは難しい場合も多く、新会計システムに対応した利益管理システムが組み込まれたものでなければなりません。

上場後は必ず内部統制報告書を提出するので、この予算管理も予算統制という考え方で管理させていく必要があります。

予算統制における予算管理のプロセス

上場予定の企業における予算管理のプロセスについて説明します。まず各部門の実績を把握した後、実績と予算の対比をします。その後実績と予算の差異があった場合、その原因分析を経て、対応策の検討と実施をします。

予算管理プロセス：実績把握

各部門の実績把握は、予算管理の上では非常に重要なスタートです。 実績値がわからなければ予算統制は行えません。この実績値はタイムリーでなければならず、月次予算管理が出来ていて、翌月の第1週目程度までに把握できていなければ実態把握と言えません。

もしこれ以上かかるようであれば、監査では業務改善が入ります。 もちろんもっと時間がかかる場合もあるでしょうが、予算管理を考えて普段からきちんと管理ソフトで管理すれば比較的容易に把握できるはずです。

そして、その後実績と予算を比べて差額を把握していきます。一般的には会計システムが入っていれば自動的に計算されるはずなので人為的に作業をすることは少ないはずです。また、この比較作業では、比較するべき予算を固定予算にするか変動予算にするのかによっても変わってきます。変動予算は売上高に応じて自動的に予算を変動させる場合を指します。これも会計システムに従って、会社による一定のルール作りがされていれば自動的に計算できます

予算管理プロセス：予算実績分析

実績と予算の比較が終わり差異が出た場合は、その原因を調査し経営会議などで報告します。 この時、売上原価レベルの中で差異が発生した場合の分析は様々あります。ここは企業によって変わるので一律同じ手法がとられるわけではありません。

しかし予め手本となる方法論を定めて分析していきます。 またこの時よく問題となるのは部門によって分析方法にばらつきが出ると本当の意味での原因の分析が難しくなり、マネジメントにも影響が出て、結果的に予算統制の基準に満たないこともあります。

上場予定もしくは上場企業にとって、予算管理の目的はあくまで差異の分析ではなく予算というカテゴリーをマネジメントに生かすことなのです。分析がいくら出来ていても、対応策や実施がうまくいかないのは本末転倒です。

上場審査に向けた会計システムで行う予算管理とは？

予算統制における予算管理のプロセスで、その内容はご確認いただけたと思いますが、実際は年次予算は月次予算として展開された後、月次予算と月次実績を比較して差異分析を行います。つまり年次よりはるかに速いサイクルで月次分析を行う必要があります。

この時予算の精度が低かったり、月次決算を確定することに時間がかかるようだと業務改善する必要が出てきます。これは年次決算よりも月次決算は迅速に対応する必要があるためです。上場審査では翌月10営業日までに月次決算が可能な体制を要求されます。

そのため通常の会計ソフトも管理会計と財務会計の仕組みが結合され、プロセス指向型の経営管理システムにしていく必要があります。その場合は企業の業務内容やサービス内容によって個別にカスタマイズしていく必要があります。また管理会計や財務会計まで網羅した会計システムは上場審査にはなくてはならないものです。

上場審査を乗り越えるには業務遂行者が使いやすいインターフェースとなっていて、従来の月次処理から一般管理費等に関する申請・承認・会計処理まで一連の処理形態に迅速に連携している予算管理システムを選ぶといいでしょう。

まとめ　～ 上場企業としての土台づくり ～

いかがでしょうか。上場準備期には多くの管理業務の見直しを迫られることになります。ここでは予算管理業務についてふれましたが、この他にも「会計」「資産管理」「勤怠管理」なども、上場前に知っておくべきことがあり、上場準備の中では見直しを検討して欲しい業務になります。

これらの各業務は連携していますので、業務整理やシステムの見直しも同時に実施、検討されることをおすすめします。上場企業としての土台づくりは今です。