予算統制とは？企業の予算管理プロセスも詳しく解説

予算統制とは？

ここでは、予算統制という概念について詳しく説明します。

予算計画と期末実績を比較・分析していく取り組みのこと

予算統制とは予算と実績を比較し、差異をなくしていく取り組みのことです。計画した予算と期末実績の間に差異が生じたときは、差異分析により原因を特定し、適切な改善活動を提案するのが一般的です。予算管理の構成要素のひとつであり、PDCAサイクルの内のD（実行）C（評価）A（改善）のプロセスに該当します。

予算管理に関しては、こちらの記事で詳しく解説しています。予算管理について詳しく知りたい方はこちらも参考にしてください

企業の上場に必要な予算統制

上場予定企業は予算統制という考え方のもとに年度予算を策定し、策定した予算と実績の差を把握・分析します。また、差異を縮める対策を判断する体制作りも必要です。予算策定から予算管理までのフローを予算統制として考えることは、上場審査において非常に重要な項目のひとつです。

予算統制は季節変動や景気動向、為替相場など、さまざまなことが影響して機能しなくなる場合があります。予算統制のプロセスから実態の把握、実績と予算の対比と差異の原因分析を行うことは通常の会計ソフトでは難しい場合も多いでしょう。そのため、新会計システムに対応した利益管理システムが組み込まれたソフトを私用しなければなりません。

上場後は必ず内部統制報告書を提出するため、予算管理も予算統制であるという考え方に基づいて管理していく必要があります。

予算統制における予算管理プロセス

予算統制を実施する際の予算管理プロセスとしては、まず各部門の実績を把握した後、実績と予算を対比します。その後実績と予算の差異があった場合、原因分析を経て対応策を検討・実施します。

ここでは「実績把握」と「予算実績分析」に分けて、予算管理のプロセスを説明していきます。

１．実績把握

予算管理を実施していくにあたり、まず企業の実績を把握する必要があります。

実績値のタイムリーな測定

各部門の実績把握は、予算管理の上では非常に重要なスタートです。実績値がわからなければ予算統制はできません。実績値は、タイムリーなものでなければならないことを覚えておきましょう。

もしこれ以上かかるようであれば、監査では業務改善が入ります。さらに時間がかかるケースもありますが、予算管理を考えて普段からきちんと管理ソフトで管理すれば比較的容易に把握できるでしょう。

予算と実績の差異の把握

実績と予算を比べて差額を把握していきます。会計システムが入っていれば自動的に計算されるため、人為的な作業はほとんど発生しません。

比較作業においては、予算を固定予算にするか変動予算にするのかによっても変わってきます。変動予算は売上高に応じて自動的に予算を変動させる場合を指します。これも会計システムに従って、会社による一定のルール作りがされていれば自動的に計算できます

２．予算差異分析

実績と予算の比較が終わり差異が出た場合は、原因を調査し経営会議などで報告します。売上原価レベルで差異が発生した場合の分析手法はさまざまです。企業によって異なるため、一概に特定の手法がとられるというわけではありません。

ただ、分析の方法論に関しては事前に定めておきましょう。部門によって差異分析に用いる手法が異なると、客観的かつ全社的な差異分析が困難になるためです。

予算管理の目的はあくまで、差異の分析ではなく予算というカテゴリーをマネジメントに活かすことです。分析がいくらできていても、対応策がうまく機能しなければ意味がありません。

予算管理・予算統制で失敗しないための注意点

年次予算は月次予算として展開された後、月次予算と月次実績を比較して差異分析を行います。つまり、年次よりはるかに速いサイクルで月次分析を行う必要があります。

このときに予算の精度が低かったり、月次決算の確定に時間がかかったりする場合は、業務改善の必要があります。これは、年次決算よりも月次決算のほうが迅速に対応する必要があるためです。

上場審査を乗り越えるには、業務遂行者が使いやすいインターフェースとなっている必要があります。そのうえで、、従来の月次処理から一般管理費等に関する申請・承認・会計処理まで、一連の処理形態に迅速に連携している予算管理システムを選ぶといいでしょう。

予算管理システムについては、以下のこちらの記事でも詳しく解説しています。

適切な予算統制を実現するためには、システムの導入検討を！

予算統制は企業経営に不可欠であり、、未上場企業が上場をする際はさらに重要な取り組みです。予算と実績を比較・分析して的確な改善活動につなげるためには、予算の精度を高め、月次予算をスピーディーに確定する必要があります。

適切な予算統制の実現には、予算管理システムの活用がおすすめです。ただし、システムを導入すれば改善するわけではなく、機能面などで自社に最適な予算管理システムを選定していく必要があります。

こちらの記事では、ITトレンドおすすめの予算管理システムを紹介・比較しています。自社のニーズにマッチした製品を探す際の参考にしてください。