エクセル（Excel）を使って無料で予算管理をする方法とは？

2019年11月19日最終更新
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適切な企業経営には予算管理が必要不可欠です。エクセルで適切に予算管理をすることができれば、慣れた操作感かつ無料で予算管理をすることができますよね。

そこでこの記事では、エクセルを使って無料で予算管理をする方法や、そのメリット・デメリットについて解説していきます。

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エクセルで予算管理する方法

エクセルで予算管理をするには、以下の４つのステップに沿って進めていく必要があります。

１．会社の方針や利益目標を決める
２．売上予算を表にまとめる
３．経費予算を表にまとめる
４．売上予算・経費予算を統合する

では、それぞれについてみていきましょう。

１．会社の方針や利益目標を決める

予算管理を行う前段階として、会社の１年の方針や利益の目標を決定します。この利益目標から売上目標と必要経費の予算が決まります。この利益目標は数年間の予算管理のデータに基づいているため、次の年の目標を決定するためにも適切な予算管理が大切です。

２．売上予算を表にまとめる

予算管理のためには目標となる売上が重要になります。この売上予算をエクセルで表にまとめていき、日々の売上達成率を管理していく必要があります。

売上予算表を作成するときのポイントは、１年間の予算を12ヶ月で割った数値を表に落とし込むのではなく、さまざまなデータを基に月ごとの目標を決定し売上予算表に落とし込んでいくことです。このように時期や状況に応じて売上予算を配分することで、正確な予算管理を行います。

３．経費予算を表にまとめる

売上予算を達成するためには「経費」がかかります。新しい取り組みを行うためには機材・設備・人材が必要になるため、必要経費の予算を計画し、表にまとめていきます。

４．売上予算・経費予算を統合する

エクセルで予算管理を行う最終ステップは、作成した売上予算と経費予算の統合です。企業活動では売上目標を達成しなくても、企業の目標を達成できることもあります。企業にとって売上から経費を差し引いたものが「利益」になり、売上目標が未達でも利益を達成することができれば、企業の目的はクリアになります。

しかし、逆に売上目標を達成しても経費がかかり過ぎてしまえば、利益は小さくなります。そのため、売上予算と経費予算を一元管理することが必要になります。

皆さんの中には、予算管理についての知識があいまいな方もいるでしょう。こちらで詳しく解説しているので読んでみてください。

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エクセルで予算管理するメリット

では、エクセルで予算管理をすることにはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは３つのメリットについてみていきましょう。

１．無料で予算管理できる

予算管理をエクセルで行うメリットは、エクセルを使っている企業であれば無料で利用できることです。中小企業では特に予算管理にコストをかけたくはないですよね。その点無料でできるエクセルは魅力的です。

２．慣れた操作感で扱える

エクセルは今のビジネスパーソンの多くが慣れ親しんでいるツールですよね。そのため、予算管理をする際に担当者がツール自体の教育を受ける必要がないです。

３．テンプレートを利用できる

予算管理に用いる売上予算の表や経費予算の表はネット上にある無料のテンプレートを使えばだれでも簡単に作成できます。自社にあった項目を含むテンプレートwを選んで予算管理できるのは魅力的ですね。

エクセルで予算管理をするデメリット

エクセルで予算管理をすることにはメリットだけではなく、デメリットもあります。ここでは、エクセルで予算管理をすることのデメリットについて説明していきます。

共有が難しく、管理が煩雑

エクセルで予算管理を行うデメリットは、作成に時間がかかり、共有が難しく管理が煩雑になりやすいことです。エクセルは同時に複数人で編集することができないため、基本的には１人の担当者が予算管理表を作成します。企業の経営に必要な項目は多く、ミスなく予算管理表を作成することは大きな負担になります。

機能が制限される

エクセルはもちろん予算管理に特化したツールではありませんから、予算管理をする際に求められる機能はありません。

また、エクセルの場合手書きで入力するのでミスが起きやすいです。一回ミスをしてしまうとそれを発見するのは困難です。

エクセル以外に無料で予算管理する方法

エクセルでは主に作成面や日々の管理面が複雑になるため、課題を感じるケースも少なくありません。

エクセル以外のツールで予算管理を無料に行うためには、予算管理システムの無料版を使う方法があります。有料版の予算管理システムと比較すると機能制限が多いため、使いにくさを感じる部分も少なくありませんが、既存のエクセルファイルをそのままインポートできるシステムもあります。