無料で予算管理するならエクセル？効率的に予算作成する方法とは

エクセルで予算管理する方法

企業経営にとって「予算管理」は重要な業務です。期初に設定した予算を日々管理する予算管理は、主にエクセルへの数値入力になります。予算管理は正確性が求められる業務になるため、正しい方法を知り、適切に管理する必要があります。ここからはエクセルでの予算管理について説明していきます。

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１．会社の方針や利益目標を決める

予算管理を行う前段階として、会社の１年の方針や利益の目標を決定します。この利益目標から売上目標と必要経費の予算が決まります。この利益目標は数年間の予算管理のデータに基づいているため、次の年の目標を決定するためにも適切な予算管理が大切です。

２．売上予算を表にまとめる

予算管理のためには目標となる売上が重要になります。この売上予算をエクセルで表にまとめていき、日々の売上達成率を管理していく必要があります。売上予算表を作成するときのポイントは、１年間の予算を12ヶ月で割った数値を表に落とし込むのではなく、さまざまなデータを基に月ごとの目標を決定し売上予算表に落とし込んでいきます。このように時期や状況に応じて売上予算を配分することで、正確な予算管理を行います。

３．経費予算を表にまとめる

売上予算を達成するためには「経費」がかかります。新しい取り組みを行うためには機材・設備・人材が必要になるため、必要経費の予算を計画し、表にまとめていきます。

４．売上予算・経費予算を統合する

エクセルで予算管理を行う最終ステップは、作成した売上予算と経費予算の統合です。企業活動では売上目標を達成しなくても、企業の目標を達成できることもあります。企業にとって売上から経費を差し引いたものが「利益」になり、売上目標が未達でも利益を達成することができれば、企業の目的はクリアになります。

しかし、逆に売上目標を達成しても経費がかかり過ぎてしまえば、利益は小さくなります。そのため、売上予算と経費予算を一元管理することが必要になります。

エクセルで予算管理するメリット・デメリット

予算管理をエクセルで行うことで、計算式や関数を使用し、正確に計算することが可能です。しかしエクセルでの予算管理にあるメリットとデメリット理解しておくことが大切です。ここからはエクセルで予算管理するメリットとデメリットを説明していきます。

メリット：無料で利用できる、自社に合った項目で作成できる

予算管理をエクセルで行うメリットは、エクセルを使っている企業であれば無料で利用でき、自社に合った項目でフォーマットを作成できる点です。そのため業種ごとの異なる項目にも柔軟に対応できます。

デメリット：作成に時間がかかり、管理が複雑

エクセルで予算管理を行うデメリットは、作成に時間がかかり、共有が難しく管理が煩雑になりやすいことです。エクセルは同時に複数人で編集することができないため、基本的には１人の担当者が予算管理表を作成します。企業の経営に必要な項目は多く、ミスなく予算管理表を作成することは大きな負担になります。

エクセル以外に無料で予算管理する方法

エクセルでは主に作成面や日々の管理面が複雑になるため、課題を感じるケースも少なくありません。

エクセル以外のツールで予算管理を無料に行うためには、予算管理システムの無料版を使う方法があります。有料版の予算管理システムと比較すると機能制限が多いため、使いにくさを感じる部分も少なくありませんが、既存のエクセルファイルをそのままインポートできるシステムもあります。

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予算管理システムのメリット

先ほどのようにエクセルの予算管理に課題を感じている場合は、予算管理システムの活用が有効です。ここからは予算管理システムを活用するメリットを紹介していきます。

PDCAサイクルが円滑になる

予算管理システムを活用することで、販売管理システムで管理している売上データや、会計システムで管理している経費データを連携させられるため、入力作業を効率化できます。また入力の手間を省くだけでなく、収支の分析も自動で行うことが可能です。売上・経費・利益の進捗状況をリアルタイムに把握できるため、PDCAサイクルを円滑に回せます。

経営判断が的確になる

正確な予算管理を行い、リアルタイムに現状を把握することで、的確な経営判断が可能になります。１年間のデータだけではなく、数年分の予算管理データを比較することで次年度の予算もスムーズに決定できます。

まとめ：予算管理システムを試してみよう！

ここまで説明してきたように、予算管理を適切に行うことは企業活動にとって欠かせません。

しかし、多くの企業は予算管理をエクセルで行い、日々必要な情報を人の手で入力するため、業務は煩雑になり入力漏れなどのミスも多くなります。このような課題を解決するためには予算管理システムの導入が有効です。自社の課題を明確にし、自社の業種に合った予算管理システムを導入することで業務を効率化しましょう。

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