知っておきたい！予算管理とは？
予算管理とは、作成した予算を適切に管理することです。基本的に、新しい「期」が始まるタイミングで予算を作成し、期末に実績と予算を比較します。
そもそも予算とは？
予算とは「予定的計算」を意味します。この予算は企業の目標となる売上と、その売上を実現するために必要になる経費を計画することが重要です。予算管理は予算の計画が予定通りに進んでいるか管理することが目的です。ここからは予算管理について詳しく説明していきます。
利益目標の達成が目的
予算管理の目的は企業の利益目標達成するために予算を管理することです。つまり、利益を出すためには予算管理を行うことが必須です。
予算管理を適切に行うためには、予算の種類や構成する要素を把握することが大切です。
予算管理に必要な４つの予算
企業にはさまざまな種類の予算が存在します。具体的には以下の通りです。
- １．売上予算
- ２．原価予算
- ３．経費予算
- ４．利益予算
では、それぞれについてみていきましょう。
１．売上予算
企業の利益を出すためには収入が必要になり、企業にとっての収入は「売上」になります。期初に決定する売上予算とは、そのまま売上目標と同じ意味になります。
予算管理では計画した売上目標を達成できるように進捗管理する必要があります。また、この売上予算は市場動向や政治の動きによって影響を受けるため、市場動向に柔軟に対応するスキルが求められます。
２．原価予算
原価予算とは、製品やサービスに必要になる原材料など必要な費用である原価の計画を管理することです。製造業であれば売上目標を達成するだけの商品を製造する必要があります。
製品を作るためには原価が必要になるため、原価予算は生産計画などと連動して作成します。原価は主に原材料の価格になり、売上予算と同様に市場の影響を大きく受けるため注意が必要です。
３．経費予算
企業活動を行い、売上を作るためには原価以外にも経費が必要になります。この経費には、人件費や交通費など従業員にかかる経費や、事務所の賃貸料や光熱費など企業を運営するために必要な経費も含まれます。
また、売上予算を達成するためには人員を補充する必要もあるため、経費予算は売上計画を参考に考えることが重要です。
４．利益予算
企業の活動で最も重要なことは利益を出すことです。利益を出すためには売上を大きくする必要がありますが、売上予算を達成していなくても利益の目標を達成する場合もあります。そのため、次年度の計画や投資を行う予定などから利益の予算を決めることも重要です。
予算管理と経営管理・予算統制との違い
予算管理と紛らわしい概念に、経営管理と予算統制があります。予算管理についてより深い理解をえるために、ここではそれらの違いについて解説します。
経営管理はより幅広い概念
予算管理と同様に使われる言葉に「経営管理」があります。予算管理は、ここまで紹介してきたように予算の管理のみ行いますが、経営管理は経営を行うために必要なさまざまな事柄を管理することを意味します。経営管理には生産管理・販売管理・顧客管理・人事管理などがあり、その中に「予算管理」も含まれます。
つまり、経営管理は予算管理を含む幅広い意味の言葉です。予算管理は企業の利益に大きく関係するため、経営管理の中でも特に重要とされています。
予算統制
予算管理と予算統制を比較すると、予算管理のほうが広い概念です。予算管理は予算編成と予算統制に分けられ、予算編成はPDCAのPである計画プロセスを指し、予算統制はPDCAのD(実行)C（評価）A（改善）を果たす機能があります。
予算統制に関しては、こちらの記事で詳しく解説しています。予算統制について知らない方は、こちらを参照してください。
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予算管理の４つの手順
予算管理を適切に行うためには種類や内容だけでなく、業務内容や流れを知ることが大切です。予算管理の業務内容を知ることで効果的で正確な管理を行うことが可能になります。ここからは予算管理の手順を４つに分けて解説していきます。
１．予算編成（Plan）
予算管理の最初のステップは予算の計画を立てることです。企業に合った予算計画を作成するためには、まず経営目標を明確にし、その目標に対して必要な予算や経営資源を決めていきます。
また、予算編成は予算管理をする上で一番重要です。予算の計画を立てる方法には大きく分けて「トップダウン方式」「ボトムアップ方式」の２種類があります。
トップダウン方式
トップダウン方式の「トップ」とは経営陣を意味します。つまり、この方法とは経営陣が決めた予算計画を基に会社全体で予算管理していく方式です。このトップダウン式のメリットは、予算計画に時間がかからず、経営資源の効果的な配分が可能になります。
しかし、経営陣から一方的に予算が決定されるため、現場の負担が大きくなるなど、従業員のモチベーションを保つことが難しくなるデメリットがあります。
ボトムアップ方式
トップダウン方式に対してボトムアップ方式は、企業内の各部門の予算を積み上げて、企業の予算を決定する方式です。このボトムアップ方式では、予算計画を現場の状況を知った各部門の担当者が行うため、現実的な予算計画を立てることができます。
また、自分たちが立てた計画になるため、目標達成に対するモチベーションを高めやすくなります。
しかし、この方法では予算計画が完成するまでに時間がかかるデメリットがあり、全社的な利益とは関係ない思惑が含まれる可能性があるため、予算計画が適正かを確認する必要があります。
２．予算に基づいて実行（Do）
予算を適切に計画したら、予算に基づいて管理をしていきます。予算計画には上述したように、売上・原価・経費・利益の種類に分かれており、この種類ごとの予算を、日々管理していく必要があります。
管理の方法は、基本的に計画とのズレがないか確認することです。通常であれば、１年間の予算計画を各月ごとに割り振り、その月ごとに目標を設定していきます。,/p>
しかし、月ごとに予算管理を行っていれば大幅なズレが生じる可能性があるため、日割・週割して進捗率を算出していきます。
日々の業務で予算を管理できるように常に意識することが求められます。
３．予算実績の分析(Check）
実行してから、期末に予算実績を分析します。日々の業務で予算管理することも重要ですが、１ヶ月ごと・３ヶ月ごとなど定期的に計画と実績のズレを分析することが重要です。
予算と実績の差異が生じた場合、その差異が生じた原因を特定しましょう。誤差が5％以内であれば大きな問題はないものの、誤差が15％以上あると予算編成の部分で問題があるかもしれません。
このように定期的に分析を行うことで、最終的な期末のズレの発生を防止できます。
４．予算管理の改善(Action)
予算実績と予算計画との乖離が出てしまったら、その原因を特定し、対策を講じましょう。
ただ、予算編成に問題がないのにもかかわらず売り上げや経費の部分で計画と実績の乖離が大きい場合、事業の将来性がなくなっている可能性もあります。見切りをつけて事業から撤退するのが良いかもしれません。
数値・データに基づいて事業撤退の是非を判断できるので、経営者の思考バイアスが悪い影響を及ぼすのを防ぐこともできます。
予算管理を効率化するコツ
予算管理は基本的に経営者が担当する業務ですが、予算管理に手間をかけるのは全体として生産性が低下する可能性もあります。そこで有効なのが、予算管理ツールです。システム上で効率的に予算管理できるのでおすすめです。
ここからは予算管理ツールの種類を説明していきます。
エクセルの活用
一般的な予算管理の方法はエクセルを使うことです。エクセルは表計算ツールとしては有能ですが、各部門間での共有がしにくいというデメリットもあります。
しかし、企業ごとに運用を決めやすいため、自社の運営体制に合った管理を工夫しながら行うことが可能です。
エクセルで予算管理をする方法は、こちらの記事で詳しく解説しています。エクセルの操作感が好みの方は、読んでみてください。
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予算管理システムの活用
エクセルで予算管理をすると、共有しにくかったり、手入力によるミスが発生したりと、必ずしも効率的に予算管理をできない可能性があります。
予算管理システムを使うことで、同じシステム上で各部門が予算を的確に入力・管理することが可能であり、共有することも容易です。また、多くの予算管理システムは会計システムや販売管理システムと連携し、正確な数字を自動で反映させることができます。
システムは有料であるものの、無料トライアルで機能を試せるシステムも増えてきました。
こちらの記事では、予算管理システムに関して詳しく解説しています。システム導入に興味がある方は、ぜひお読みください。
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予算管理システムを導入する３つのメリット
予算管理システムを導入する効果として、主に３つのことがあげられます。
- １．正確なプランを立てることができる
- ２．目標達成するために必要なことがわかる
- ３．経営が安定しやすくなる
予算管理システムを活用することで、正確に数字を管理でき、データ入力を自動化できるため、業務効率を改善できます。予算管理システムの導入検討する場合は、システムの特徴とメリットを把握することが大切です。
こちらの記事では予算管理システムの導入メリットを８つ紹介しています。システムについてもっと知りたい方はぜひ参照してください。
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予算管理はシステムで効率化しよう！
予算管理は企業の利益を左右する重要な業務です。しかし、エクセルなどで管理していると業務が煩雑になり、ミスや漏れが多くなり、正確な管理を行うことが難しくなります。このような課題を解消するためには、各種システムと連携し計算を自動化できる、予算管理システムを導入することがおすすめです。
予算管理システムを活用すれば、適切な経営管理を行えるだけでなく、複雑で扱いにくい各種データを一元管理し、業務を改善できます。自社に合った予算管理システムを導入し、業務を効率化しましょう。
こちらの記事では、予算管理システム19製品を比較しています。自社に最適な製品を選ぶには、できるだけ多くの製品を比較検討するのが重要ですから、ぜひ読んでみてください。
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