予算管理とは？
予算管理とは、作成した予算を適切に管理することです。基本的には新しい「期」が始まるタイミングで予算を作成し、期末に実績と予算を比較します。
また「予算」とは「予定的計算」のことです。企業の目標となる売上と、売上を実現するために必要な経費から算出します。
企業内の管理業務において、特に重要とされる予算管理の担当者は、財務諸表の予算を作成します。基本的な会計知識だけでなく、損益計算書・財務諸表・予算報告書などを読むスキルが求められるでしょう。また各部門とコミュニケーションを取り、目標に対する数値を正確に把握するとともに、未達部分の原因とその対策を立てられる思考力も必要です。
利益目標の達成が目的
予算管理の主な目的は、企業の利益目標を達成するために予算を管理することです。つまり、利益を出すためには予算管理を行うことが必須です。具体的には、以下の目的が挙げられます。
- ■明確に数値を定めることで、社内共通目標とする
- 売上目標値や原価などの削減すべき目標値などを具体化し、目指すべき着地点を社内共有したい。
- ■目標達成に向けて、正確に現状把握をする
- 目標数値に対して、現時点での未達部分を確認し必要となる項目を把握したい。
- ■経営安定につなげる
- 予算と実績を比較し、必要となる施策は何か、軌道修正すべきかなどの判断材料として活用したい。
さらに予算管理を適切に行うためには、予算の種類や構成する要素の把握が大切です。
予算管理と経営管理・予算統制との違い
予算管理と混在しやすい概念に、経営管理と予算統制があります。それぞれの違いを明確にして解説します。
経営管理とは
予算管理は予算の管理のみ行うのに対し、経営管理は経営を行うために必要なさまざまな事柄を管理することです。経営管理には生産管理・販売管理・顧客管理・人事管理などがあり、その中に「予算管理」も含まれます。
つまり、経営管理は予算管理を含む幅広い意味の言葉です。予算管理は企業の利益に大きく関係するため、経営管理の中でも特に重要とされています。
予算統制とは
予算管理と予算統制を比較すると、予算管理のほうが広い概念です。予算管理は予算編成と予算統制に分けられ、予算編成はPDCAのPである計画プロセスを指し、予算統制はPDCAのD（実行)）・C（評価）A（改善）を果たす機能があります。
予算統制に関しては、こちらの記事で詳しく解説しています。
予算管理に必要な４つの予算
企業には、以下４種類の予算が存在します。
- １．売上予算
- ２．原価予算
- ３．経費予算
- ４．利益予算
それぞれの内容について、解説します。
１．売上予算
企業の利益を出すためには収入が必要で、企業にとっての収入は「売上」にあたります。期初に決定する売上予算は、売上目標と同じ意味です。
予算管理では、計画した売上目標を達成できるように進捗管理する必要があります。また、この売上予算は市場動向や政治の動きによって影響を受けるため、市場動向に柔軟に対応するスキルが求められるでしょう。
２．原価予算
原価予算とは、製品やサービスに必要になる原材料など、必要な費用である原価の計画を管理することです。製造業であれば、売上目標を達成するだけの商品を製造する必要があります。
製造するためには原価が必要になるため、原価予算は生産計画などと連動して作成します。原価は主に原材料の価格になり、売上予算と同様に市場の影響を大きく受けるため注意が必要です。
３．経費予算
企業活動を行い、売上を作るためには原価以外にも経費も必要です。経費には、人件費や交通費など従業員にかかる経費や、事務所の賃貸料や光熱費など企業を運営するために必要な経費も含まれます。
また、売上予算を達成するためには人員を補充する必要もあるため、経費予算は売上計画を参考に考えましょう。
４．利益予算
企業の活動で最も重要なことは、利益を出すことです。利益を出すためには売上を大きくする必要があるものの、売上予算を達成していなくても利益の目標を達成する場合もあります。そのため、次年度の計画や投資予定などから利益予算を決めることも重要です。
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予算管理の４つの手順
予算管理を適切に行うためには種類や内容だけでなく、業務内容や流れを知ることで、正確に管理できます。ここからは、予算管理の手順を４つに分けて解説します。
１．予算編成（Plan）
予算管理の最初のステップは、予算計画を立てることです。適切な予算計画を作成するためには、まず経営目標を明確にし、目標に対して必要な予算や経営資源を決定します。
また予算編成は、予算管理をするうえでもっとも重要です。予算計画を立てる方法には、大きく分けて「トップダウン方式」「ボトムアップ方式」の２種類があります。
トップダウン方式
トップダウン方式の「トップ」とは、経営陣を意味します。つまりこの方法は、経営陣が決めた予算計画をもとに会社全体で予算管理していく方式です。トップダウン式のメリットは、予算計画に時間がかからず、経営資源の効果的な配分が可能な点です。
しかし経営陣から一方的に予算が決定されるため、現場の負担が大きくなるなど、従業員のモチベーションを保つことが難しくなるデメリットがあります。
ボトムアップ方式
トップダウン方式に対して、ボトムアップ方式は企業内の各部門の予算を積み上げて、企業の予算を決定する方式です。ボトムアップ方式では、予算計画を現場の状況を知った各部門の担当者が行うため、現実的な予算計画を立てられます。
また、自分たちが立てた計画になるため、目標達成に対するモチベーションも高めやすいのがメリットでしょう。
しかしボトムアップ方式は、予算計画が完成するまでに時間がかかる点がデメリットです。全社的な利益とは関係ない思惑が含まれる可能性もあります。予算計画が適正かどうかを十分に確認する必要があるでしょう。
２．予算にもとづいて実行（Do）
予算を適切に計画したら、予算にもとづいて管理をします。予算計画には上述したように、売上・原価・経費・利益の種類に分かれており、種類ごとの予算を日々管理する必要があります。
管理方法は、基本的に計画とのズレがないかを確認することです。通常であれば、１年間の予算計画を各月ごとに割り振り、その月ごとに目標を設定します。しかし、月ごとに予算管理を行えば大幅なズレが生じる可能性があるため、日割・週割して進捗率を算出します。
日々の業務で、予算を管理できるように常に意識することが求められます。
３．予算実績の分析（Check）
実行してから、期末に予算実績を分析します。日々の業務における予算管理も重要ですが、１か月ごと・３か月ごとなど定期的に計画と実績のズレを分析することが重要です。
予算と実績の差異が生じた場合、その差異が生じた原因を特定しましょう。誤差が５％以内であれば大きな問題はないものの、誤差が15％以上あると予算編成の部分で問題があるかもしれません。
このように定期的な分析によって、最終的な期末のズレの発生を防止できます。
４．予算管理の改善（Action）
予算実績と予算計画との乖離が生じた際には、その原因を特定し対策を講じましょう。
ただ予算編成に問題がないのにもかかわらず、売り上げや経費の部分で計画と実績の乖離が大きい場合、事業の将来性がなくなっている可能性もあります。見切りをつけて事業から撤退するのがよいかもしれません。
数値・データにもとづいて事業撤退の是非を判断できるので、経営者の思考バイアスが悪い影響を及ぼすのを防止できます。
予算管理を効率化するコツ
予算管理は基本的に経営者が担当する業務ですが、予算管理に手間をかけるのは全体として生産性が低下する可能性もあります。そこで有効なのが、予算管理ツールです。システム上で効率的に予算管理できるのでおすすめです。
ここからは、予算管理ツールの種類について解説します。
エクセルの活用
一般的な予算管理の方法としては、エクセルの活用が挙げられるでしょう。エクセルは表計算ツールとしては有能ですが、各部門間での共有がしづらいという点はデメリットです。
しかし企業ごとに運用を決めやすいため、自社の運営体制に合った管理を工夫しながら行えます。
エクセルで予算管理をする方法の詳細は、こちらの記事をご覧ください。
予算管理システムの活用
エクセルでの予算管理には、共有のしづらさや手入力によるミスの発生など、効率的な予算管理につながらない側面もあります。
予算管理システムは、同じシステム上で各部門の担当者が予算を的確に管理でき、共有しやすい仕様となっています。また多くの予算管理システムは、会計システムや販売管理システムと連携し、正確な数字を自動で反映可能です。
システムは有料であるものの、無料トライアルで機能を試せるシステムも増えてきました。
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予算管理システムを導入する３つのメリット
予算管理システムの導入には、主に３つのメリットがあげられます。
- １．正確なプランを立てられる
- ２．目標達成するために必要なことがわかる
- ３．経営が安定しやすくなる
予算管理システムの活用により、数字を正確に管理できます。データ入力の自動化も可能になるため、業務効率の改善が期待できるでしょう。
予算管理はシステムで効率化しよう！
予算管理は企業の利益を左右する重要な業務です。しかしエクセルなどで管理していると業務が煩雑になったり、ミスや漏れが多くなったりと、正確な管理が難しいケースもあるでしょう。このような課題を解消するためには、各種システムと連携し計算を自動化できる、予算管理システムの導入がおすすめです。
予算管理システムを活用すれば、適切な経営管理を行えるだけでなく、複雑で扱いにくい各種データを一元管理し、業務を改善できます。自社に合った予算管理システムを導入し、業務を効率化しましょう。
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