予算管理とは何か？目的・業務フロー解説｜効率化できるツールも紹介

予算管理とは

予算管理とは、作成した予算を適切に管理することです。基本的に、新しい「期」が始まるタイミングで予算を作成し、期末に実績と予算を比較します。

予算とは「予定的計算」を意味します。この予算は企業の目標となる売上と、その売上を実現するために必要になる経費を計画することが重要です。予算管理は予算の計画が予定通りに進んでいるか管理することが目的です。ここからは予算管理について詳しく説明していきます。

予算管理＝利益目標達成のために予算を管理すること

予算管理の目的は企業の利益目標達成するために予算を管理することです。つまり、利益を出すためには予算管理を行うことが必須です。

予算管理を適切に行うためには、予算の種類や構成する要素を把握することが大切です。

予算＝収入・支出の計画・目標のこと

予算管理は収入と支出の計画を立て、利益の目標を達成することです。利益は収入から支出を引いた金額になり、企業活動で言えば、売上から経費を差し引いたものになります。つまり利益を増やすためには売上を増やし、経費を抑える必要があります。

しかし、経費を必要以上に抑えると売上を達成できなくなるため、最初の目標を達成できる計画を実行できるように管理することが重要です。

予算の種類＝売上・原価・経費・利益

企業にはさまざまな種類の予算が存在します。予算の種類には大きく分けて売上予算・原価予算・経費予算・利益予算の４つがあります。

売上予算

企業の利益を出すためには収入が必要になり、企業にとっての収入は「売上」になります。期初に決定する売上予算とは、そのまま売上目標と同じ意味になります。

予算管理では計画した売上目標を達成できるように進捗管理する必要があります。また、この売上予算は市場動向や政治の動きによって影響を受けるため、柔軟に対応する必要があります。

原価予算

原価予算とは、製品やサービスに必要になる原材料など必要な費用である原価の計画を管理することです。製造業であれば売上目標を達成するだけの商品を製造する必要があります。

製品を作るためには原価が必要になるため、原価予算は生産計画などと連動して作成する計画のことです。原価は主に原材料の価格になり、売上予算と同様に市場の影響を大きく受けるため注意が必要です。

経費予算

企業活動を行い、売上を作るためには原価以外にも経費が必要になります。この経費には、人件費や交通費など従業員にかかる経費や、事務所の賃貸料や光熱費など企業を運営するために必要な経費も含まれます。

また、売上予算を達成するためには人員を補充する必要もあるため、経費予算は売上計画を参考に考えることが重要です。

経営管理との違いは「管理の規模」

予算管理と同様に使われる言葉に「経営管理」があります。予算管理は、ここまで紹介してきたように予算の管理のみ行いますが、経営管理は経営を行うために必要なさまざまな事柄を管理することを意味します。経営管理には生産管理・販売管理・顧客管理・人事管理などがあり、その中に「予算管理」も含まれます。

つまり、経営管理は予算管理を含む幅広い意味の言葉です。予算管理は企業の利益に大きく関係するため、経営管理の中でも特に重要とされています。

予算管理の基本的な業務内容・フロー

予算管理を適切に行うためには種類や内容だけでなく、業務内容や流れを知ることが大切です。予算管理の業務内容を知ることで効果的で正確な管理を行うことが可能になります。ここからは予算管理の基本的な業務内容や流れを説明していきます。

１．予算の編成（Plan）

予算管理の最初のステップは予算の計画を立てることです。企業に合った予算計画を作成するためには、まず経営目標を明確にし、その目標に対して必要な予算や経営資源を決めていきます。

また、予算管理の中で最も重要なことが予算の計画を立てることです。 予算の計画を立てる方法には大きく分けて「トップダウン方式」「ボトムアップ方式」の２種類があります。

トップダウン方式

トップダウン方式の「トップ」とは経営陣を意味します。つまり、この方法とは経営陣が決めた予算計画を基に会社全体で予算管理していく方式です。このトップダウン式のメリットは、予算計画に時間がかからず、経営資源の効果的な配分が可能になります。

しかし、経営陣から一方的に予算が決定されるため、現場の負担が大きくなるなど、従業員のモチベーションを保つことが難しくなるデメリットがあります。

ボトムアップ方式

トップダウン方式に対してボトムアップ方式は、企業内の各部門の予算を積み上げて、企業の予算を決定する方式です。このボトムアップ方式では、予算計画を現場の状況を知った各部門の担当者が行うため、現実的な予算計画を立てることができます。また、自分たちが立てた計画になるため、目標達成に対するモチベーションを高めやすくなります。

しかし、この方法では予算計画が完成するまでに時間がかかるデメリットがあり、各部門の会社の利益とは関係ない思惑が含まれる可能性があるため、予算計画が適正かを確認する必要があります。

２．予算に基づいて実行（Do）

予算を適切に計画したら、予算に基づいて管理をしていきます。 予算計画には上述したように、売上・原価・経費・利益の種類に分かれており、この種類ごとの予算を、日々管理していく必要があります。

管理の方法は、基本的に計画とのズレがないか確認することです。通常であれば、１年間の予算計画を各月ごとに割り振り、その月ごとに目標を設定していきます。しかし、月ごとに予算管理を行っていれば大幅なズレが生じる可能性があるため、日割・週割して進捗率を算出していきます。

日々の業務で予算を管理できるように常に意識することが求められます。

３．実行した結果を分析・評価（Check・Action）

予算管理で重要なことは期初に立てた計画を期末時点の実績と比較し評価することです。日々の業務で予算管理することも重要ですが、１ヶ月ごと・３ヶ月ごとなど定期的に計画と実績のズレを分析し評価することが重要です。

このように定期的に分析を行うことで、最終的な期末のズレの発生を防止できます。

予算管理ツールの種類

予算管理を行うためには効果的なツールを用いることが有効です。特に予算は日頃の売上と経費の計算を行うため、計算を行える機能が必要です。また、各部門で予算管理を行うことも多いですが、最終的には全てを集計する必要があるため、共有したり、各データを連動できる機能も必要になります。ここからは予算管理ツールの種類を説明していきます。

エクセルなどのソフト

一般的な予算管理の方法はエクセルを使うことです。エクセルは表計算ツールとしては有能ですが、共有しにくい特性があり、各部門の共有・管理が複雑になりやすいです。

しかし、企業ごとに運用を決めやすいため、自社の運営体制に合った管理を工夫しながら行うことが可能です。

予算管理システム

エクセルで予算管理を行う場合、管理面・共有面の課題があるため、煩わしく感じることも少なくなりません。そのような場合は、専用の予算管理システムを活用することが有効です。

予算管理システムを使うことで、同じシステム上で各部門が予算を的確に入力・管理することが可能であり、共有することも容易です。また、多くの予算管理システムは会計システムや販売管理システムと連携し、正確な数字を自動で反映させることができます。

このようにシステムを活用することで業務を自動化することができ、また分析を行うことも可能です。

予算管理システムを導入するメリット

予算管理システムを活用することで、正確に数字を管理でき、データ入力を自動化できるため、業務効率を改善できます。予算管理システムの導入検討する場合は、システムの特徴とメリットを把握することが大切です。ここからは予算管理システムを導入するメリットを説明していきます。

メリット１．正確なプランを立てることができる

予算管理システムを長期間活用することで、社内のデータを蓄積することができるため、より精度の高い分析を行い、正確なプランを立てることが可能です。予算管理システムで管理しているデータは、予算だけでなく適切な経営判断を行うヒントにもなります。客観的なデータを基に予算の計画を立て、予算管理業務を行うことが可能です。

また、社内で活用している会計システム・販売管理システム・生産管理システムなど各種システムと連携することで、データを転記する業務を省き、正確な数値を入力することが可能です。

メリット２．目標達成するために必要なことがわかる

予算管理システムを活用することで、企業の情報を一目で掴むことが可能です。もし、目標となる予算に対して進捗状況が悪ければ売上が足りていないのか、経費が多くなり過ぎているのか、原因を速やかに把握できます。

企業の経営において常に目標を達成しているとは限らないため、目標と実績のギャップを把握して対策を講じる必要があります。予算管理システムを活用することで目標に対して足りないものを見つけることが可能です。

メリット３．経営が安定しやすくなる

予算管理システムの一番の目的は正確に予算管理を行うことです。適切な予算管理を行うことで、目標を達成しやすくするだけでなく、企業の損失の拡大を抑えることにも貢献するため、経営が安定しやすくなります。

このように予算管理システムを使うことで、利益を増やしやすくなるだけでなく、目標に対して大幅に未達になる状態を防ぐために具体的な対策を行えます。企業にとってのマイナス要因を排除することで損失を最小限に留めることが可能です。

▼予算管理システム活用のメリットを詳しく知るならこちら
予算管理システムを導入して得られる5つのメリット

ITトレンドで人気の予算管理システム３選

予算管理システムの導入を考えたときには、どのような機能があるか知り、自社の課題を改善できる製品を選ぶことが重要です。自社に合った予算管理システムを選ぶためにはその製品を知ることが大切です。

ここからは12月3日(月) 時点でのITトレンドで人気の予算管理システムを紹介していきます。

fusion_place

fusion_placeは株式会社ワイ・ディ・シーが提供している予算管理システムです。このシステムを活用することで、エクセルを駆使した手作業の業務を解消し、属人化を解消します。

現状の経営状況や予算状況を客観的に把握、PDCAを高速で回すことができます。的確に予算を管理することで、経営に必要な意思決定を迅速に行うことが可能です。既存の会計管理システム・生産管理システム・販売管理システムを連携し、データを収集することが可能であり、業務の大幅な削減を実現できます。システムの操作も簡単であり、今までエクセルを利用していた場合もそのデータを転用できます。

▼詳細はこちら
実現すべきは迅速な「見通管理」で意思決定! 経営管理統合基盤 fusion_place

BOARD

BOARDはBOARD Japan株式会社が提供している予算管理システムです。このツールは分析能力が高く、ビッグデータを活用するBIツールを凌駕すると言われています。

さまざまな既存システムと連携することで、正確な予算データをインポートでき、現状の経営状況を客観的に把握できます。また、幅広い視点で分析を行うことにより、精度が高い予測を行うことが可能で、一足早い対応ができます。自社内にサーバを用意してシステムを導入するオンプレミス型でも、プログラミングを必要としないため、予算管理・経営管理を行う担当者はIT部門に頼ることなく、適切な予算管理を行うことが可能です。

▼詳細はこちら
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Oracle PBCS

Oracle PBCSは日本オラクル株式会社が提供している予算管理システムです。

このシステムはクラウド型で提供しており、予算管理システムの中でも低コスト・短期間で導入可能です。さまざまな業種に対応しており、今まで行ってきた煩雑なエクセルを使った予算管理を脱却できます。エクセルで管理していたデータや、既存のシステムと連携し正確な情報を管理することが可能です。各種データを集計し、迅速に計算を行えます。予算管理に必要なデータ入力・各種計算処理・レポート分析を自動で行う、業務効率を向上できます。

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▼予算管理システムをさらに比較するならこちら
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まとめ：予算管理はシステムで効率化しよう！

予算管理は企業の利益を左右する重要な業務です。しかし、エクセルなどで管理していると業務が煩雑になり、ミスや漏れが多くなり、正確な管理を行うことが難しくなります。このような課題を解消するためには、各種システムと連携し計算を自動化できる、予算管理システムを導入することがおすすめです。

予算管理システムを活用すれば、適切な経営管理を行えるだけでなく、複雑で扱いにくい各種データを一元管理し、業務を改善できます。自社に合った予算管理システムを導入し、業務を効率化しましょう。