予実管理とは？目的、やり方、効率化のポイントを初心者向けに解説！

予実管理とは

予実管理とは、企業の予算と実績を管理することです。予算実績管理とも呼ばれます。企業の経営目標を達成するためには、事前に設定した予算や売上目標と現段階での実際の経費や売上を対比させ、差異分析を行う必要があります。これにより、目標値とのズレを確認し、目標達成のための具体的な課題や対策法を検討できます。予実管理を行えば、問題点の明確化や対策がスピーディーに行えるため、多くの企業が実践している経営手法のひとつです。

予実管理の必要性

予実管理を実施することで、自社の状況を定量的に分析できるようになります。このままでは予算を達成できそうにないといった漠然とした理解ではなく、何がどのくらい足りないのかが具体的にわかります。反対に、目標に対してよい成果が得られたときの要因分析にも役立つでしょう。

また、上場企業の場合は業績予想の開示が求められており、証券取引所に提出する資料のひとつに予算実績比較表があります。事業の運営を進める中で将来予測情報を修正するケースも出てきますが、その際に月次の予算実績管理が必要となるのです。

予実管理の手順

ここでは、予実管理の手順を解説します。

１．予算目標を立てる

予実管理は実績を予算目標に近づける活動です。そのため、第一に予算目標を立てるところから始めます。

このとき、企業としての成長を目指しながらも、現実的に達成可能な目標を立てましょう。達成がほぼ不可能な高い目標は無意味であるためです。「努力は要するが達成不可能ではない」といえる程度の目標を意識しましょう。

２．予算を設定する

次は実際の予算を決める段階です。このときには過去の実績を参考にします。ただし、具体的にいつのデータを参考にするのかはよく考えなければなりません。特に、繁忙期と閑散期による差が大きい業種の場合は、それを踏まえて現実的な予算を考える必要があります。

データを集めたら、それを基に予算を設定します。自社の能力に見合った予算にしましょう。

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３．月次でチェックし軌道修正する

予算と実績の比較は月次で行いましょう。予算と実績の乖離はできるだけ早く発見しなければ、対応が遅れて損失が大きくなるためです。また、一度に確認する期間が短いほど、詳細な分析が可能になります。

分析の際は売上額ではなく、販管費を差し引いた営業利益に着目して予実差を確認してください。どれだけ売上が高くても経費が多くかかっていれば赤字になってしまうからです。

予算と実績に乖離が見られたら軌道修正を考えましょう。売れていない商品があればその原因を突き止め、売れている商品があればさらに売れるように工夫します。定量的なデータを基にして、得られる利益がもっとも大きくなる一手を打ちましょう。

予実管理のポイント

続いては、予実管理のポイントを解説します。

適切な予算を設定する

前述したように、予算は高すぎるものを設定してはいけません。達成不可能な予算を掲げられると、従業員がモチベーションを失うからです。しかし、低すぎてもいけません。頑張らなくても達成できてしまうため、努力しなくなるからです。適度に高い予算を設定することで、モチベーションを引き出さなければなりません。

こまめにチェックして課題を発見・改善する

より現状に則した対応をとるためには、毎月あるいは毎週など、定期的かつなるべく頻繁に現状分析を行う必要があります。予算と実績の乖離をリアルタイムに比較して、課題やその原因を究明し、改善策を打ち出しましょう。

PDCAサイクルを活用する

予算と実績の差を埋めるには、PDCAサイクルを実践するのが最善です。Plan（計画）→Do（実行）→Check（評価）→Action（改善）を繰り返していけば、予算設定の精度が高まるなど、課題の早期解決が期待できます。

予実管理を効率的に行う方法

個人事業主や中小企業であれば、紙に書き出したりエクセルを使ったりして手作業で予実管理を行っている場合も多いでしょう。しかし、入力にかかる手間や人為的ミスといったリスクを鑑みると、事業規模の拡大にあわせて予算管理システムや予実管理システム、SFA（営業支援ツール）などのシステムを導入すると効率的です。システムごとの主な機能を以下にまとめました。

■予実管理システム

予実管理機能がメインで、製品により予算の作成機能がついている場合もある。

■予算管理システム

予算の編成から予実管理、集計データの分析、業績の予想まで、予算に関わる一連の業務をサポートする。

■SFA

顧客情報や営業情報、案件管理など、企業の営業活動の管理・分析を行う。予実管理も含まれていることが多い。

そのほか、予実管理機能の搭載された会計ソフトなどもあります。どのシステムも、エクセルに比べて集計作業に知識を要しないため、業務の属人化を防ぎ管理しやすくなるのがメリットです。各部署ごとの予算を取りまとめるのにも、システムを用いて社内全体で共有しやすい環境を作ると便利でしょう。

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適切に予実管理をして企業の課題を改善しよう

予実管理はエクセルなどを用いて手作業でも行えます。しかし、予算と実績の差異をリアルタイムに分析し、課題の早期発見・解決を目指すのであれば予算管理システムや予実管理システム、SFAなどのツールを導入するのがおすすめです。適切な予実管理で経営目標をスピーディーに達成していきましょう。