予実管理とは？手順やポイント、効率化する方法をわかりやすく解説！

予実管理とは？

初めに、予実管理の概要を見ていきましょう。

予算と実績を管理すること

予実管理とは、企業の予算と実績を管理することです。予算実績管理とも呼ばれます。

多くの企業は、数値目標を掲げて営業活動を行っているでしょう。しかし、目標は掲げるだけでは意味がありません。その目標と実績の間にある差を埋めるのが、予実管理の目的です。実績が目標から離れているようであれば、その問題点を明らかにして対策をとります。

自社の強みや弱みを発見できる

予実管理を行うと、自社の状況を定量的に分析できるようになります。このままでは予算を達成できそうにないといった漠然とした理解ではなく、あと何がどのくらい足りないのかが分かるのです。

判明するのは弱みだけではありません。予想に反して良い結果が得られることもあるでしょう。しかし、その場合も単に喜ぶのではなく、理由を突き止めることが大切です。理由が分かれば伸ばすべき部分を強化し、弱みを補うこともできるでしょう。

このように、予実管理を行うと強みの強化や弱みの克服により、堅調な経営を目指せるようになります。

予実管理の手順

次は予実管理の手順を解説します。

１．予算目標を立てる

予実管理は実績を予算目標に近づける活動です。そのため、第一に予算目標を立てるところから始まります。

このとき、企業としての成長を目指しながらも、現実的に達成可能な目標を立てましょう。あまり高すぎて達成するのがほぼ不可能な目標は無意味だからです。「努力は要するが達成不可能ではない」と言える程度の目標を意識しましょう。

２．予算を設定する

次は実際の予算を決める段階です。このときには過去の実績を参考にします。

ただし、具体的にいつのデータを参考にするのかはよく考えなければなりません。特に、繁忙期と閑散期による差が大きい業種の場合は、それを踏まえて現実的な予算を考える必要があります。

データを集めたらそれを基に予算を設定します。自社の能力に見合った予算にしましょう。

３．月次でチェックし軌道修正する

予算と実績の比較は月次で行いましょう。予算と実績に差が開いていることをできるだけ早く発見しなければ、対応が遅れて損失が大きくなるからです。また、一度に確認する期間が短いほど、詳細な分析が可能になります。

予算と実績に乖離が見られたら軌道修正を考えましょう。売れていない商品があればその原因を突き止め、売れている商品があればそれがさらに売れるように工夫します。定量的なデータを基にして、得られる利益がもっとも大きくなる一手を打ちましょう。

予実管理のポイント

続いては、予実管理のポイントを２つ解説します。

低すぎない予算を設定する

前述したように、予算は高すぎるものを設定してはいけません。達成不可能な予算を掲げられると、従業員がモチベーションを失うからです。

しかし、低すぎてもまたいけません。頑張らなくても達成できてしまうため、努力しなくなるからです。適度に高い予算を設定することで、モチベーションを引き出さなければなりません。

課題を踏まえて改善する

設定した予算に向けて、初めから最後まで順調に実績が積み重ねられることは稀です。大抵の場合は途中で何らかの課題が発生します。予算を達成するには、その課題に対処しなければなりません。

何が原因でどのくらいの差が開いているのか、またそれを埋めるにはどうすればよいのかを検討します。より現状に則した対応をとるためには、毎月あるいは毎週などの高頻度で現状分析を行うことが大切です。

予実管理を効率的に行う方法とは

予実管理をエクセルを使って手作業で行っている企業も少なくないでしょう。しかし、それでは入力にかかる手間や人為的ミスが多く、効率面で課題が感じられるはずです。

そこで活用したいのが予実管理システムです。これは予実管理に特化したITツールで、予実管理に関するさまざまな作業を効率化できます。

たとえば、会計ソフトなどと連携すれば、データを手入力する手間を削減できます。また、予実管理表を作れば、システム上で予算と実績をリアルタイムで確認することができます。これにより、迅速な現状分析や従業員のモチベーションアップが実現するでしょう。

適切に予実管理をして企業の課題を改善しよう！

予実管理とは企業の予算と実績を管理し、予算の達成を目指す活動のことです。その手順は以下のとおりです。

1. １．予算目標を立てる
2. ２．予算を設定する
3. ３．月次でチェックし軌道修正する

また、予実管理のポイントは以下の２つです。

• ■低すぎない予算を設定する
• ■課題を踏まえて改善する

予実管理は手作業でもできますが、予実管理システムを使うと効率化します。以上を踏まえて適切な予実管理を実現しましょう。