予算管理システムとは？ 「できること」を知ろう！

予算管理システムでできること　４つの機能

機能１．システム上で予算プランニング

予算は、最終的には全社の損益計算書や貸借対照表、キャッシュフロー計算書の形で策定されます（総合予算）。しかし、そのプロセスにおいては、会社全体の業績だけではなく、部門別の詳細な情報が必要となります。予算管理システムでは、最終的な数字の根拠となる各部門の多岐にわたるデータを収集し、予実管理表の作成、予算プランニングをサポートします。

具体的には、部門、またプロジェクトごとに、販売高、利益、原価、販管費、投資、資金など、財務会計の勘定科目とは異なる、細分化、あるいは集約化された入力項目を設定・カスタマイズすることができます。実効性のある予算編成のための基盤を作ることで、部門担当者に経営計画に基づくKPI（重要業績評価指標）を周知させることもできます。

機能２．データの集約・予算編成の効率化

予算管理システムは、手元の運転資金や現預金額に関する資金予算、売上と経費から利益を見積もる損益予算、資本的支出・投資などの経済性・回収期間等を予測する資本予算等の編成プロセスを効率化します。

とくに業務削減効果が高いのが、部門別に過去の業績と予算案を、予算担当部署に上げる業務、編成担当者が承認・調整する業務です。部門担当者は、あらかじめカスタマイズされたフォーマットに則り情報を上げるため、予算担当部署で編成作業に乗せるためのデータの転記・調整をする必要がなくなり、承認過程も透明化されます。

また、予算編成時は、想定される数値の変化により、総合予算にどのような影響が出るか、といったシミュレーションを簡単に行うことができます。エクセルなどの表計算ソフトによる編成作業と比較すると編成作業の効率が向上し、シミュレーションを繰り返すことで、実現可能な目標が織り込まれた予算編成のために大きく寄与します。

機能３．タイムリーなモニタリング・予算再編成

企業は、予算を編成した後、実際の企業活動を行うこととなります。予算管理システムでは、業績をタイムリーに把握し、目標数値の達成に対するマイナス要因について早めに気づきを得ることができ、また、想定外の変化の発生がある場合に、期間中に新たな予算を策定できます。

予実管理表が作成され、予算と実績を「予算実績差異分析」により比較し、必要に応じて予算を組み直すことも容易です。実績が予算とかい離することで、予算が参照の価値のない「絵に描いた餅」になる事態を防ぐことができます。

機能４．評価・フィードバック、来期の予算計画

年度など、予算を設定した期間が終了すると、目標達成度を評価することになります。予算管理システムには、各種の分析ツールと、レポーティング機能が搭載され、最終的な実績と予算の差異を図表・グラフなど様々な形式で表示・出力を行い、未達成の場合は原因を特定し、今後の経営計画、予算編成に活かすことができます。

未達成項目とその経営への影響を分析、改善のヒントを明確にすることで、今後のプランニングにスムーズにつなげることができます。この繰り返しを行うことで、PDCAサイクルが機能し、毎回の予算、中長期的な見通しの精度がさらにアップすることになります。

まとめ　～ エクセルからの脱却！ 予実管理の精度向上へ ～

予算管理システムにできることは、予算編成の精度を高め、予実管理業務を効率化すること。そして、KPI設定やモニタリング、評価機能により、予算そのものの実効性を高めることです。予算編成の業務コストを下げると同時に、予実管理がもたらすメリットを向上させる、パフォーマンスの高いツールであるといえるでしょう。

効果的な経営戦略を決め、計画を確実に実行することが、これまで以上に求められています。同時に予算管理の重要性も益々高まっているのです。もし、まだエクセルで予実管理表をつくっているのであれば、今すぐ予算管理システムの検討をされることをおすすめします。