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企業では年度初め、あるいは毎四半期、月次などで、決算とともに今後の損益や資産の状態を見積り、予算を作成しています。予算管理システムは、予算の策定・モニタリング、評価などの予実管理のプロセスを統一されたシステム上で行うことができるツールです。予算管理システムを導入することで具体的に何ができるのか、プロセスごとに見ていきましょう。
予算管理システムとは、予算目標に向けた活動の進捗を比較するために行う予算管理ツールを指します。企業は継続的に利益を出す必要があり、必要な売上、原価、経費などの予算を策定する必要があり、定期的に予算と実績を比較分析して管理しなければなりません。予算管理は事業成長していく上で、重要なものになります。
ここでは、予算管理システムの代表的な３つの活用メリットを紹介します。
システムを活用することは、予算編成時のエクセルでの情報収集にかかる手間を削減することができますし、手入力による人的ミスを減らします。また、予算編成を行う際に必要なデータは会計ソフトや原価管理システムなどとの連携により、予算管理システム内に統一化されたデータとして集約されるので、予算編成作業を効率化します。
システム活用により、予算管理のプロセスが可視化されます。この可視化された情報により経営戦略と部署ごとの課題が紐付きを明確化することができ、従業員のモチベーション向上に繋がります。
システム活用により、日常的に予算と進捗実績を比較分析が容易にでき、このサイクルを続けていくことで、予算管理、編成の質が高まります。
基本的には、予算管理システムを活用する上でデメリットはありませんが、企業規模や状況によりデメリットに感じうる際があります。
中小企業の場合、予算管理システムを活用していないことも多く、システム導入費を懸念して導入に至っていない企業も多いようです。
予算管理システムの代表的な４つの機能を紹介します。
予算は、最終的には全社の損益計算書や貸借対照表、キャッシュフロー計算書の形で策定されます（総合予算）。しかし、そのプロセスにおいては、会社全体の業績だけではなく、部門別の詳細な情報が必要となります。予算管理システムでは、最終的な数字の根拠となる各部門の多岐にわたるデータを収集し、予実管理表の作成、予算プランニングをサポートします。
具体的には、部門、またプロジェクトごとに、販売高、利益、原価、販管費、投資、資金など、財務会計の勘定科目とは異なる、細分化、あるいは集約化された入力項目を設定・カスタマイズすることができます。実効性のある予算編成のための基盤を作ることで、部門担当者に経営計画に基づくKPI（重要業績評価指標）を周知させることもできます。
予算管理システムは、手元の運転資金や現預金額に関する資金予算、売上と経費から利益を見積もる損益予算、資本的支出・投資などの経済性・回収期間等を予測する資本予算等の編成プロセスを効率化します。
とくに業務削減効果が高いのが、部門別に過去の業績と予算案を、予算担当部署に上げる業務、編成担当者が承認・調整する業務です。部門担当者は、あらかじめカスタマイズされたフォーマットに則り情報を上げるため、予算担当部署で編成作業に乗せるためのデータの転記・調整をする必要がなくなり、承認過程も透明化されます。
また、予算編成時は、想定される数値の変化により、総合予算にどのような影響が出るか、といったシミュレーションを簡単に行うことができます。エクセルなどの表計算ソフトによる編成作業と比較すると編成作業の効率が向上し、シミュレーションを繰り返すことで、実現可能な目標が織り込まれた予算編成のために大きく寄与します。
企業は、予算を編成した後、実際の企業活動を行うこととなります。予算管理システムでは、業績をタイムリーに把握し、目標数値の達成に対するマイナス要因について早めに気づきを得ることができ、また、想定外の変化の発生がある場合に、期間中に新たな予算を策定できます。
予実管理表が作成され、予算と実績を「予算実績差異分析」により比較し、必要に応じて予算を組み直すことも容易です。実績が予算とかい離することで、予算が参照の価値のない「絵に描いた餅」になる事態を防ぐことができます。
年度など、予算を設定した期間が終了すると、目標達成度を評価することになります。予算管理システムには、各種の分析ツールと、レポーティング機能が搭載され、最終的な実績と予算の差異を図表・グラフなど様々な形式で表示・出力を行い、未達成の場合は原因を特定し、今後の経営計画、予算編成に活かすことができます。
未達成項目とその経営への影響を分析、改善のヒントを明確にすることで、今後のプランニングにスムーズにつなげることができます。この繰り返しを行うことで、PDCAサイクルが機能し、毎回の予算、中長期的な見通しの精度がさらにアップすることになります。
予算管理をエクセルで行っており、業務効率に課題を抱え、システム導入の検討を行っている場合、スムーズにシステム移行できることが重要です。エクセルファイルのデータを直接インポートできる機能があることは望ましいでしょう。
予算管理・策定は、購買データ、会計データなどを組み合わせ行われます。ですので、予算管理システムを選定する際は、タイムリーな会計情報の取り込み、共通費の配賦などを行うため、会計システムや原価計算システム、また販売管理システム、給与計算システムなど、企業にとって予算策定上重要である周辺システムとの連携は必要となります。
予算管理システムは、機能が多岐に渡るので、自社の導入目的にあった機能を備えたシステムを選定できることが重要です。ですので、導入検討する際は、このシステムにはどんな機能があるのかといったシステムの全貌を把握することを意識しましょう。
予算策定を行う際に、複数のパターンをシミュレーションすることがあると思います。予算編成業務では各部門から集まった予算計画をもとに見積財務諸表を作ります。このときに、目標予算と比較し、差分がる場合はその対応策を講じる必要あります。対応策を講じる上で、予算シミュレーションを複数パターン行い比較検討することが重要になります。
予算管理システムにできることは、予算編成の精度を高め、予実管理業務を効率化すること。そして、KPI設定やモニタリング、評価機能により、予算そのものの実効性を高めることです。予算編成の業務コストを下げると同時に、予実管理がもたらすメリットを向上させる、パフォーマンスの高いツールであるといえるでしょう。
効果的な経営戦略を決め、計画を確実に実行することが、これまで以上に求められています。同時に予算管理の重要性も益々高まっているのです。もし、まだエクセルで予実管理表をつくっているのであれば、今すぐ予算管理システムの検討をされることをおすすめします。
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