予算策定とは
予算策定とは、年間の利益目標から、売上予算と経費予算を決めるプロセスのことです。利益目標を決定するためには、毎年の売上と経費のバランスを見ながら、具体的な根拠をもって検討しなければなりません。
適切な予算策定により実現できることは以下のとおりです。
- ・適切な予算計画に従い経営することで、経営改善につながる
- ・企業全体の目標が明確になり、情報共有や意思決定がスピーディーに行える
予算策定と予算管理との違い
予算策定と似た言葉に「予算管理」があります。予算策定が予算を決定することであるのに対し、予算管理とは、利益を出すために予算を管理し、実行することを指します。つまり、予算策定は予算管理をするために必要な最初のプロセスです。
予算管理についてより詳しく知りたい方は、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。
予算管理・予算策定の具体的な手順
予算管理の方法には、トップダウン方式とボトムアップ方式の２種類があります。それぞれの特徴と大まかな手順は次のとおりです。
- ■トップダウン方式
- 経営陣が企業全体の目標利益を決定し予算を策定。それにもとづき各部門が具体的な予算を決定する。
- メリット：迅速な意思決定が可能となる
- デメリット：現場の意見が反映されにくい
- ■ボトムアップ方式
- 各部門が決めた予算をもとに企業全体の予算を策定する。
- メリット：現場のニーズに沿った予算を組める
- デメリット：予算案をまとめるのに時間がかかる
ここでは、トップダウン方式を例にとって予算管理・予算策定の具体的な進め方を説明します。
１．経営戦略、利益目標を決める
トップダウン方式では、まずはじめに企業の経営戦略とそれに伴う利益目標を決定します。大企業では経営企画部や経理部などが担当、もしくは予算統括チームを編成することも多いですが、中小企業では経理部が担当することもあります。
経営計画に沿って予算策定の大まかな方針を決定したら、予算管理のルールやスケジュールを決めた後、予算案を予算会議に提出します。
２．部門ごとの予算を決める
企業全体の方針が固まったら、目標達成のために各部門ごとの予算を決定します。これは主に各部門の責任者の業務です。
必要な機材などの固定資産や人件費を計算するほか、必要に応じて現在継続して支払っている家賃やサービス手数料などの見直しも図るとよいでしょう。部門によっては売上がなく、経費のみ発生する部門もあるため、無駄を見つけ経費を削減できるかどうかを判断します。
３．全体の予算を決める
各部門から予算案があがってきたら、予算を集計して企業全体の予算を決定します。ここは主に予算編成部門の業務です。前もって予算額の根拠を明確にしておくこと、また、企業の目標と一致しているかを確認することが重要です。
この段階で大幅なズレがあると予算策定が破綻するため、統合する前に根拠がある戦略と目標を基に予算を決める必要があります。
４．全体予算と利益目標の比較・調整をする
全体予算が決定したら、企業の利益目標と比較し、売上目標を増やしたり予算を減らしたりなどの調整を行います。全体予算の決定と調整は予算策定の重要な部分になるため、部門間や全社目標とのすり合わせは慎重に行うのがよいでしょう。
５．予算・目標を全体で共有し、計画的に実行する
策定した最終的な予算案は、取締役会において承認を受けます。その後は各部門へ自社の利益目標や予算を共有し、予算管理業務を開始します。計画を立てたことに満足し、目標を達成できなくては意味がありません。情報共有の徹底と予算管理時の人為的ミスの削減で、できるだけ正確に予算を管理しましょう。
予算策定の時期はいつ？
一般的に予算策定が行われる時期には、企業規模によっておおよその傾向があります。大企業の場合、決算月から約５～６か月前から予算策定が始まり、決算月の前月中には予算が決定するケースが一般的です。また、中堅・中小企業は決算月の３か月前後から、来期の予算準備が始まります。
例えば３月決算の場合、前年の秋頃から予算策定を行い、遅くても２月中には来年度の予算が決まります。
外資系企業の場合は12月決算が多いため、次年度の予算策定は夏過ぎから開始します。したがって、予算決定は遅くとも11月には決まっています。
予算管理・予算策定をする際のポイント
ここからは予算管理・予算策定をするときのポイントを説明します。
予算策定に具体性あるか
予算策定では、企業の目標利益から予算を決めるため、具体的で正確な判断材料が必要になります。過去の実績データや設備の状況、市場動向や人件費上昇の可能性などの外的要因もふまえて客観的かつ説得力のある値にしましょう。
予算策定が実現可能なものであるか
目標を高く設定すれば、達成したときの利益は大きくなりますが、無理な計画を立てると従業員のモチベーション低下を招く恐れがあります。実現可能な範囲で予算を設定するのがよいでしょう。
反対に、目標が低すぎれば達成しても利益は出ません。売上目標と予算策定どちらについても、現場の責任者にヒアリングを行いながら、達成可能なのかを吟味することが重要です。
予算策定・管理を当該者が行っているか
予算管理や予算策定のよくある失敗例として、数字の管理を経営層が行い、現場の担当者が把握していないケースがあげられます。部門ごとの予算は、各部門の現場責任者をはじめ従業員が把握している状態が望ましいでしょう。予実管理や進捗把握は現場担当者が担えば、日々の業務のなかで目標を意識し、目標の達成率が高まります。
予算管理を効率化する方法
予算管理を行う方法は大きく分けて「エクセル」と「予算管理システム」の２種類があります。
エクセルで予算管理をする
エクセルを活用すれば、コストを抑えた予算管理業務の効率化が可能です。また、多くの従業員が手慣れたツールのため、比較的扱いやすいといえます。
ただ、予算管理に特化した機能がなく、手入力のミスや計算式のエラー起きてしまうことがあります。一回入力ミスが起こると、それを迅速に発見するのは困難でしょう。
予算管理システムを導入する
人的ミスを回避したり業務負担を減らしたりし、予算管理を効果的に行うためには予算管理システムの導入・活用がおすすめです。予算管理システムの導入メリットは以下のとおりです。
- ●予算計画、策定時にデータの集約や管理が効率化できる
- ●予算目標と実績値の差異をリアルタイムに把握できる
- ●期中の予算の見直しがスムーズに行える
- ●データを蓄積・分析でき、来期以降の予算編成時に活用できる
予算管理システムの導入を検討している方は、以下の記事でおすすめ製品の価格や機能を比較できます。導入した人の口コミもぜひ参考にしてみてください。
予算策定を正しく行い業績向上を目指そう
適切な予算策定は企業利益を最大化するのに貢献します。規模の大きい企業や、従業員数や部門数が多い場合は予算管理システムの導入がおすすめです。資料請求や無料トライアルを活用し、製品を比較してみてください。
