予算管理システムで解決できる課題と導入メリットとは？予算管理業務の流れも確認！

予算管理とは

予算管理とは、期初の予算計画と期末の実績を把握・分析することを指します。これらの数字は、経営に直結することから、高い分析精度が求められます。 この精度を高めるシステムとして、予算管理システムがあり、予算の策定・モニタリング、評価などの予実管理のプロセスを統一されたシステム上で行うことができるツールです。

予算管理システムを活用することで債権債務、資産、会計、経営などの情報管理ができるだけでなく、 業種に特化しているもの、連結決算が可能なもの、各国の通貨が反映されるグローバル対応ができるもの、など多様化しています。

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予算管理システムで解決できる課題と導入メリットとは？予算管理業務の流れも確認！

予算管理業務の流れ

では、実際に予算管理はどのような流れで行われているのでしょうか。大きく２つの業務に分けることができます。

予算策定業務

予算策定とは、予算を編成する業務を指します。企業が計画的な成長を遂げるために、どれくらいの利益が必要なのか、そのためにはどれほどの売上を上げる必要があるのかの「予算計画」を策定する必要があります。

予算策定の主なフローは以下のようになります。

• ●１．目標利益金額を策定
• ●２．固定費用を策定（人件費、減価償却費、家賃、通信量など）
• ●３．売上予算を策定
• ●４．販売管理費の予算策定
• ●５．各部署の予算の集計
• ●６．経営層が決めた利益予算と各部門の集計予算の差異を調整

業績管理業務

業績管理は、企業の利益目標を達成するために必要となる仕組みです。具体的には、全社だけでなく、部署、チーム、個人ごとに数値目標、管理指標、管理項目などを設定し目標を細分化させ、組織内の目標達成への意識を醸成させたりします。

業績管理は、以下のような方法やフローで行います。

●差異分析

差異分析は、月次で予算と実績を照らし合わせ、その差分の原因を探ることで進捗の悪さを大きな問題になる前に解消し目標達成確率を高めることができます。

●進捗分析

進捗分析は、期初から当月までの累計の実績と計画予算を比較し達成率をみることを行います。目標に対する進捗が悪い際に、対策を素早く講じることができます。

●見込分析

見込分析は、期初から当月までの実績と当月以降の予算を合算し、目標年間予算と比較することで目標予算を達成するか否かの確率を占うことができます。

ではこのような業務で、どんな課題が発生するのでしょうか。

予算管理システム導入前に見られる課題

経営判断に欠かせない予算管理は、スピーディで正確な作業を求められるもののひとつです。そこで役立つのが予算管理システムなのですが、未導入であったり、古いシステムを使用していたりする企業では、さまざまな課題が発生しています。ここではそれらの課題を洗い出し、予算管理システムの導入により、どのようなメリットがあるのかを紹介していきます。

以下、予算管理システム未導入企業が抱えている主な課題です。

• ●部門別の予算管理と全社的な予算管理が統合できない
• ●事業拡大や部門増加に予算管理システムが追い付かない
• ●各種マスタの設定や変更に時間を要する
• ●グループ各社の情報収集や予算配分が効率的に行えない

課題１．部門別の予算管理と全社的な予算管理が統合できない

部門によって配賦の設定が違うなど、必要な設定が多岐に渡るため、全社情報の一元管理が難しいことがあります。この場合、割り当てられた各部門の予算管理はそれぞれに行い、それを再編成して全社的な情報に変換する必要があり、スピーディな対応はできません。

課題２．事業拡大や部門増加に予算管理システムが追い付かない

予算管理システムに必要な機能は、企業規模や業種などにより大きく違いがでます。事業が拡大すると必要な機能が増えますが、柔軟性のない古い予算管理システムでは対応が追い付かないことがあります。

課題３．各種マスタの設定や変更に時間を要する

新たなマスタを追加するのはもちろん、これまで使用していたものを変更する際に、大きな労力を必要とすることがあります。中には、この作業の負担を嫌い、エクセルなどでシステムを自前で組んで対応している企業もありますが、これは大きな時間のムダにもなります。

課題４．グループ各社の情報収集や予算配分が効率的に行えない

グループ各社の情報を集めるには、各社からの報告を待つ必要があり、さらにその情報を改めて全社的な数字として再度処理するのは二度手間となります。ムダな人的コストがかかるだけでなく、タイムリーな情報把握が困難になり、経営判断が遅れます。

予算管理システムの導入メリット

予算管理システム導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。4つのメリットを紹介します。

導入メリット１．セグメント別の管理設定によりスピーディーに対応策がうてる

予算管理システムは多段階配賦の設定など、部門によって必要な設定を入れることができ、スマートな管理ができるのはもちろん、部門別、セグメント別のデータ呼び出しや帳票作成も簡単に行えます。各部で行っている予算設定や達成具合をタイムリーに把握することもできるようになり、スピーディで質の高い経営判断が可能となります。

導入メリット２．事業規模の変化にあわせてシステムを最適化できる

最新の予算管理システムでは、事業拡大や業種により違いが出る各種設定や機能をそれぞれにあわせてコーディネイトできる他、運用開始後に機能を追加したり、統合したりすることが可能なものが多くあります。これにより、事業拡大（または縮小）にともない、必要な機能が変わっても、同一のシステムを使い続けることができ、会計担当者や各部門の担当者がスムーズに対応することができます。

導入メリット３．マスタやテンプレートにより業務を効率化

予算管理や会計に必要な科目マスタ、部門マスタ、消費税マスタなどといった一般的なマスタデータや仕分けを行うテンプレートなどは、あらかじめ準備されているため、ツール導入やバージョンアップ時の負担なく状況を把握・分析することができます。

また、必要なテンプレートを独自で作成する際にも簡単な操作でできるような工夫もされています。外部システムとの連携もでき、CSVデータによるやりとりも可能なため、継続的な経営判断をノンストップで行うことができ、飛躍のチャンスを逃しません。

導入メリット４．グループ会社の予算管理状況も把握できる

グループ会社の予算管理は各社で行うのが一般的ですが、親企業がその内情を把握できないことで不採算企業を抱えることとなり、親企業の業績評価まで落とすことにつながります。

これを防ぐためには、予算の効果的な配分やその消化状況を把握しておくことが必要で、ここに予算管理システムが役立ちます。また統一された予算管理システムの導入により連結仕訳などを自動的に行うことができ、決算時の作業負担にもつながり、人的コストの削減ができます。

最近の予算管理システムは、クラウドを利用したものも多く、サーバの設置や保守管理と言ったコスト負担なくはじめられます。ぜひ予算管理システムを導入し、スピーディな経営判断を可能にしてください。

まとめ

予算管理に関する課題を説明いたしました。 どのような課題が発生しがちなのかを確認し、予算管理業務の流れをより一層効率化していきましょう。また、その際に予算管理システムは役に立ちますので、ぜひこの機会に検討してみるのはいかがですか？