予算管理で重要な「差異分析」をわかりやすく解説｜実施方法・注意点

予算管理における差異分析とは

予算差異分析とは、予算段階で計画していた各種数値と実際の数値を比較し、その差額を分析することで経営上の課題や改善策を見つける分析手法です。差異分析を行う目的は「計画段階と比較してどの程度の差が生じたか」「それは何が原因か」などを掴むことにあり、今後の経営展開に活かすことができるでしょう。

差異分析は全体において行うほか、販売・製造・財務など各部門で行うのも効果的です。分析する箇所をより細分化することにより、差異が生じた際の原因を掴みやすくなり、詳細なデータを得ることができるでしょう。

差異分析の実施方法３パターン

ここでは、実際に差異分析を行う際の手法について解説します。３パターンの実施方法について詳しく見ていきましょう。

１．利益差異を算出

予算策定段階で立てた利益額と実際の利益額を比較し、その差異について検証します。単純に利益差異を算出して収益・経費が見合っているかを確認すればよいので簡易的な手法ですが、反面大きな変化には対応しにくいというデメリットもあります。

２．収益・原価差異を算出

利益差異を「収益差異」「原価差異」に分解して分析する方法もあります。収益は「商品価格✕数量」で求めることができるため、販売価格差異と数量差異に分割し検証するのが一般的です。そして、それぞれの差異をさらに「市場数量差異」「市場占有率差異」「製品配合差異」「販売費差異」「製造原価差異」「固定費差異」などに分解して分析を行うことも可能です。また、データを細分化すればするほど差異の原因を特定しやすくなり、経営課題や改善点が明確になることも期待できます。

３．自社の戦略に合わせた項目で差異を算出

３つめの手法は、自社独自のフレームワークを用いて分析するやり方です。一般的な差異分析の方法は上述の通りですが、それだけでは拾いきれない部分が生じることも少なくはありません。その場合は自社独自のフレームワークを構築したり、既存の分析手法を用いるのも効果的です。差異分析を行う目的は、「予算と実績の差を明確にし、原因を突き止め今後に活かす」ことになるため、それを達成するより良い方法を構築するのも重要です。

一例として、売上高を「新規顧客売上高」「既存顧客売上高」に細分化し、さらに「営業工数」や「受注率」などに分解することが挙げられます。

差異分析の注意点

差異分析を行う際の注意点をいくつかご紹介します。差異分析は適切な予算管理になくてはならない手法ですが、正しく行わなければ効果が減少してしまう可能性があります。

定期的に差異分析すること

差異分析は、なるべく定期的に行うように心がけましょう。頻度はある程度自社の都合で決めてもよいのですが、毎月行うのが一般的とされています。

毎月月次試算表を作成して差異分析を行えば、予算と実績の差異を早めに発見することができ、然るべき対策を施せます。問題が生じた場合、対処が迅速であればあるほど解決が容易になるため、定期的な差異分析は自社が正しい方向に進んでいるかどうかをチェックする羅針盤的な存在になってくれるでしょう。月ベースでの差異分析はもちろん、当月までの累積値による差異分析を行うのもおすすめです。月々の差異は気にとめるほどでなくとも、累積した場合に無視できない数値になっているケースもあります。

数値が正確か確認すること

差異分析は、正しいデータに基づいて行うのが鉄則です。当たり前の話になりますが、誤ったデータを基に差異分析を行っても誤った結論しか導かれないため、そこから得た課題や改善点は見当違いである可能性が高くなります。

それでは何のために差異分析を行うのかという話になるため、用意するデータの正確性には気を配っておきましょう。当事者意識をもってしっかりとデータ管理を行うのはもちろん、各所からの報告を鵜呑みにしないことも大切です。

営業部から「プラスマイナスゼロです」という報告を受けた場合、「なら問題ない」と即断するのではなく、「どこがプラスでどこがマイナスか」という部分まで掘り下げましょう。その結果、即座に解消すべき問題が発見されるかもしれません。

分析結果を次に活かすこと

差異分析を行う目的は、「予算と実績の差異から原因を特定し、事業改善につなげること」です。単に分析して終わりというものではなく、そこから問題点や改善点を発見し、実際にその解決にあたるところまでが差異分析の範疇といえるのではないでしょうか。

そのためには、定期的な差異分析を行い、自社の状態をチェックすることが重要です。分析データが細分化されていればいるほど原因を特定しやすくなるのは前述の通りですが、詳細に分析しすぎて報告や対処が遅れないように気をつける必要もあるでしょう。

差異分析を行う目的と求める結果を明確にし、そこから外れすぎないよう気をつけることが大事です。

予算管理・差異分析を効率化するツール

大まかな差異分析であれば手動で行うこともできますが、詳細なものであればツールを活用して行いましょう。ツールを使うことで予算管理や差異分析を効率化することができるのはもちろん、異常値の把握や原因特定に繋がりやすくなります。

小規模向け：Excel

小規模な差異分析を行うのであれば、表計算ソフトであるExcelの活用を検討してみましょう。Excelを使えば各セルにさまざまな計算式を入力可能なため、自分で差異分析用のシートを作成することができます。

また、インターネット上には数多くの無料フォーマットがアップロードされているため、そちらを活用するという手もあるでしょう。自分でシートをゼロから作るのは面倒という場合、既存のフォーマットをそのまま活用したり、それらをカスタマイズするのもおすすめです。ただ、Excelを活用するにあたっての問題点もいくつかあります。

• ●管理手法の変更がある度にフォーマットを修正する必要が生じる
• ●入力ミスや関数ミスがある場合、前段階に戻って修正しなければならない場合がある
• ●ファイル管理が複雑化、煩雑化しやすい
• ●リアルタイム性に乏しい
• ●専門的な分析を行うには役不足

Excelを活用して差異分析を行う場合、こういった点を念頭においておく必要があるでしょう。もちろん、ケースによっては何ら問題が生じないこともあるため、環境に応じて活用するのが有効なやり方です。

大規模向け：予算管理システム

大規模な予算管理や差異分析を行うのであれば、専用の予算管理システムを活用した方がよいでしょう。Excelは汎用的な表計算ソフトなため、差異分析に用いるにはそれ相応の枠組みを作成しなければなりませんが、専用の予算管理システムであれば必要な機能が最初から搭載されています。

システムによるところもありますが、それらの機能を使う際の使い心地のよさも専用システムの特長です。ツールの操作は容易であればあるほど余計なことを覚える手間を省け、本来の業務に集中することができます。

また、データはシステム内で一元管理されることになるため、各部署で数値の行き違いが起こりにくいのもメリットの１つです。それにより各種数字の信頼性が高まり、正しく効果的な差異分析を行うことができるでしょう。

差異分析の理解を深め、適切な方法で予算管理をしよう

予算管理は事業を行う上で避けては通れないものであり、適切な予算管理は自社のビジネスを正しい方向に導いてくれます。しかし、当初策定した予算通りに事業が進行することは稀なため、実際の数字とは少なからず差異が生じることになるでしょう。

その差異を定期的にしっかりと分析し、策定した予算から大きく離れないようにするのが「差異分析」の目的の１つです。予め立てておいた予算と実績数値の差異を分析・検証しその原因を突き止め、経営課題や改善点を明確にします。

差異分析を行う際には概念に対する理解をしっかりと深め、自社の規模に適したツールを用いて適切かつ効率的に行いましょう。