予算管理で重要な「差異分析」とは？３つの手法も解説

予算管理における差異分析とは？

予算差異分析とは、予算段階で計画していた各種数値と実際の数値を比較し、その差額を分析することで経営上の課題や改善策を見つける分析手法のことです。

差異分析を行う目的は「計画と比較してどれくらい差が生じたか」「その原因はなにか」を把握することにあり、今後の経営展開に活かせます。

差異分析は全体において行うほか、販売・製造・財務など各部門で行うのも効果的です。分析する箇所をより細分化することで、差異が生じた際の原因を掴みやすくなり、詳細なデータを得られます。

差異分析は予算管理プロセスの１つですが、そもそも予算管理についてあまり知らない方は、こちらを読んでみてください。

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差異分析の実施方法３パターン

ここでは、実際に差異分析をする際の手法について解説します。３パターンの実施方法について詳しく見ていきましょう。

１．利益差異を算出

予算を策定する際に設定した利益額と実際の利益額を比べ、その差異について検証します。単純に利益差異を算出して収益・経費が見合っているかを確認すればよいのでとても簡単ですが、大きな変化に対応しにくいというデメリットもあります。

２．収益・原価差異を算出

利益差異を「収益差異」「原価差異」に分解して分析する方法もあります。収益は「商品価格✕数量」で求められるため、販売価格差異と数量差異に分割して検証するのが一般的です。

そして、それぞれの差異をさらに「市場数量差異」「市場占有率差異」「製品配合差異」「販売費差異」「製造原価差異」「固定費差異」などに分解して分析することもできます。また、データを細分化すればするほど差異の原因を特定しやすくなり、経営課題や改善点が明確になります。

３．自社の戦略に合わせた項目で差異を算出

３つめの手法は、自社独自のフレームワークを用いて分析する方法です。一般的な差異分析の方法は上述の通りですが、それだけでは各企業にとって最適な分析はできません。その場合は自社独自の分析フレームワークを作るのが効果的です。

差異分析を行う目的は「予算と実績の差を明確にし、原因を突き止め今後に活かす」ことになるため、それを達成するより良い方法を構築するのも重要です。

一例として、売上高を「新規顧客売上高」「既存顧客売上高」に細分化し、さらに「営業工数」や「受注率」などに分解することが挙げられます。

差異分析をする際の３つの注意点

差異分析を行う際の注意点をいくつかご紹介します。差異分析は予算管理に不可欠な手法ですが、正しく行わなければその効果が発揮されません。

１．定期的に差異分析する

差異分析は、なるべく定期的に行うように心がけましょう。頻度は自社の都合で決めてもよいのですが、毎月行うのが一般的とされています。

毎月月次試算表を作成して差異分析を行えば、予算と実績の差異を早めに発見でき、然るべき対策を施せます。問題が生じた場合、対処が迅速であればあるほど解決が容易になるたでしょう。

月ベースでの差異分析はもちろん、当月までの累積値による差異分析を行うのもおすすめです。月々の差異はあまりなかったとしても、累積した場合に無視できない数値になっているケースもあります。

２．数値が正確か確認する

差異分析は、正しいデータに基づいて行うのが鉄則です。当たり前の話になりますが、誤ったデータを基に差異分析を行っても誤った結論しか導かれないため、そこから得た課題や改善点に意味はありません。

差異分析をする際は、用意するデータの正確性に注意しましょう。当事者意識をもってしっかりとデータ管理を行うのはもちろん、各所からの報告を鵜呑みにしないことも大切です。

営業部から「プラスマイナスゼロです」という報告を受けた場合、「なら問題ない」と即断するのではなく、「どこがプラスでどこがマイナスか」という部分まで掘り下げましょう。その結果、即座に解消すべき問題が発見されるかもしれません。

３．分析結果を次に活かす

差異分析を行う目的は、「予算と実績の差異から原因を特定し、事業改善につなげること」です。単に分析して終わりというものではなく、そこから問題点や改善点を発見し、実際にその解決にあたるところまでが差異分析の範疇といえるのではないでしょうか。

そのためには、定期的な差異分析を行い、自社の状態をチェックすることが重要です。分析データが細分化されていればいるほど原因を特定しやすくなるのは前述の通りですが、詳細に分析しすぎて報告や対処が遅れないように気をつける必要もあるでしょう。

予算管理・差異分析を効率化する方法

大まかな差異分析であれば手動で行うこともできますが、詳細なものであればツールを活用して行いましょう。ツールを使うことで予算管理や差異分析を効率化できるのはもちろん、異常値の把握や原因特定に繋がりやすくなります。

エクセル（Excel）を使う

小規模な差異分析を行うのであれば、表計算ソフトであるExcelの活用を検討してみましょう。Excelを使えば各セルにさまざまな計算式を入力可能なため、自分で差異分析用のシートを作成することができます。

また、インターネット上には数多くの無料テンプレートがアップロードされているため、そちらを活用するという手もあるでしょう。

自分でシートをゼロから作るのは面倒という場合、既存のフォーマットをそのまま活用したり、それらをカスタマイズするのもおすすめです。ただ、Excelを活用するにあたっての問題点もいくつかあります。

• ●管理手法の変更がある度にフォーマットを修正する必要が生じる
• ●入力ミスや関数ミスがある場合、前段階に戻って修正しなければならない場合がある
• ●ファイル管理が複雑化、煩雑化しやすい
• ●リアルタイム性に乏しい
• ●専門的な分析を行うには役不足

エクセルで予算管理をする方法に関しては、こちらの記事で詳しく解説しています。興味がある方は、ぜひ読んでみてください。

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予算管理システムを使う

大規模な予算管理や差異分析を行うのであれば、専用の予算管理システムを活用した方がよいでしょう。Excelは汎用的な表計算ソフトなため、差異分析に用いるにはそれ相応の枠組みを作成しなければなりませんが、専用の予算管理システムであれば必要な機能が最初から搭載されています。

予算管理システムには、差異分析の他にも様々な機能があります。こちらの記事で詳しく解説しているので、ぜひ読んでみてください。

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システムによるところもありますが、それらの機能を使う際の使い心地のよさも専用システムの特長です。ツールの操作は容易であればあるほど余計なことを覚える手間を省け、本来の業務に集中することができます。

予算管理システムの導入に興味のある方は、こちらの記事をご覧ください。

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差異分析の理解を深め、適切な方法で予算管理をしよう！

予算管理は事業を行う上で避けては通れないものであり、適切な予算管理は自社のビジネスを正しい方向に導いてくれます。しかし、当初策定した予算通りに事業が進行することは稀であり、実際の数字とは少なからず差異が生じるでしょう。

その差異を定期的にしっかりと分析し、策定した予算から大きく離れないようにするのが「差異分析」の目的の１つです。予め立てておいた予算と実績数値の差異を分析・検証しその原因を突き止め、経営課題や改善点を明確にします。

差異分析を行う際には概念に対する理解をしっかりと深め、自社の規模に適したツールを用いて適切かつ効率的に行いましょう。

こちらの記事では、予算管理システム19製品を比較しています。自社に最適な製品を選ぶには、できるだけ多くの製品を比較検討するのが重要ですから、ぜひ読んでみてください。

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