【事例あり】予算管理システムで失敗しないための３つのポイント

そもそも予算管理システムって？

予算管理とは、作成した予算を適切に管理するシステムのことです。つまり、期首に策定した予算と実際の進捗とを比較し、どうすれば予算内で施策が打てるのかを分析するシステムを指します。

予算管理システムについて詳しく知りたい方はこちらの記事を読んでみてください。

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予算管理システム導入でありがちな３つの失敗例

ここでは予算管理システム導入における多くの失敗例から典型的な失敗の要因を３つ抽出し、具体的な状況を想定したモデルケースとして分析しました。

• １．運用するための準備不足
• ２．既存システムとの連携不足
• ３．実績報告の信頼性

では、それぞれについてみていきましょう。

１．運用するための準備不足

小売業を営むA社は、新たなる企業価値向上のため、予算管理システムの導入を決定しました。システムの導入目的は、各店舗の予算構成と実績をもとにより最適な予算編成を行い、人員配置にまでメスを入れて全社的な効率化とコスト削減をはかることです。

しかし、実際にシステムが動き出した途端、A社は問題に直面しました。各店舗がシステムでの実績報告をせず、従来の方法での報告を継続していたのです。従来、各店舗からの数値報告にはエクセルファイルを用いていました。

しかし、フォーマットこそ統一されているものの、入力項目や単位などがバラバラであったため、同内容の報告をするためにはシステムへの入力時に不明点が多いというのが、店舗側の言い分だった。

もともと予算管理規程が整備されておらず、データの入力ルールやテンプレートの活用なども統一されていませんでした。結果、A社が導入したシステムの稼働率は著しく低下してしまったのです。

２．既存システムとの連携不足

大手メーカーの部品製造を請け負っているB社は、会計ソフトの導入で間接経費の削減に成功。製造部門でも同様の効果を期待し、予算管理システムの導入を決定しました。

各製造部門の責任者を集めて、報告内容や期限など、数値の詳細も周到に打ち合わせをします。製造部門の報告運用ルールも整備したB社は、満を持して予算管理システムの運用を開始しましたが、すぐに問題が発生しました。

製造部門から上がってくる数値が会計ソフトとうまく連携できておらず、経理部門が手作業で対応するはめになったのです。

削減できていたはずの間接経費が膨れ上がるだけになってしまうことになり、B社は当面の間、予算管理システムの運用を停止しなければなりませんでした。

３．実績報告の信頼性

某県内で飲食店を展開するC社は、全国展開を見据えていました。各店舗に応じて目標を変える、柔軟な予算編成による効率化を実現するため、予算管理システムの導入を決定したのです。

システム導入前は月一回の報告会で集められていた各店舗の実績数値が、導入後は週一回のシステムでの報告へと変わり、C社はよりリアルな数値を利用したスピード感のある経営戦略の策定を進められました。各店舗は毎月目標をクリアして、一見順調に予算管理ができているように思えたのです。

しかし実態をみると、各店舗は次週の目標が高く設定されることを避けるために実績の過小評価を行なったり、実績を分割して申告するなどの数値調整が横行していました。

そのためC社は、数値目標の設定会議を毎週の数値報告ごとに必要に迫られ、以前よりも経営速度を落とすという結果になりました。

予算管理システム導入で失敗しないための３つのポイント

ここまで予算管理システム導入で失敗した例を紹介しました。では失敗しないためには、どのようなポイントを意識したほうが良いのでしょうか。

１．自社の課題を解決するシステムの認識が出来ているか

予算管理システムは、機能が多岐に渡りさまざまな製品があります。自社の予算管理おける課題や業務内容・フローを鑑みて、 必要な機能を洗い出し、自社に合う予算管理システムの要件を定めてから導入することを意識しましょう。

２．システムとの連携性が十分か

予算管理は、サプライチェーンの一環であるため、 他の周辺システムとの連携できるか確認するのが不可欠です。例えば、購買管理システム、在庫管理システム、販売管理システムなどがあります。

予算管理システムを選ぶにあたって他システムとの連携を確認するのは重要ですが、予算管理に必要なメインの機能についても事前に知っておく必要があるでしょう。

こちらの記事では予算管理システムの５つの機能を説明しているので、気になる方は是非読んでみてください。

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３．セキュリティ・サポートが十分か

クラウド型の製品を導入する場合は、その製品のセキュリティ対策を講じるのが製品提供会社ですので、 その会社が提供するセキュリティレベルを確認しましょう。

また、導入当初はトラブルがよく発生するので、ユーザーへのサポート体制充実してるかを注視しましょう。

予算管理システムの導入前に、運用イメージを明確に

A社では実績報告が属人化していたことが、B社では会計ソフトとの連携不足が、C社では実績の虚偽報告が問題点といえます。

予算管理システム導入においては、企業全体の具体的な動きをシミュレートし、導入前の設計段階から具体的な計画を練ることが重要です。運用開始後に効果を正しく測定することも欠かせません。

自社が予算管理システムの運用に失敗しないために、この記事で紹介した３つのポイントを意識しましょう。

また、予算管理システムの運用で成功するかどうかは、自社にとって最適な製品を選べているかどうかにも左右されます。こちらの記事でオススメ製品を比較しているので、参照してください。

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