失敗例から見る予算管理システム！失敗しないためのポイントとは

予算管理システム導入でありがちな３つの失敗例

ここでは予算管理システム導入における多くの失敗例から典型的な失敗の要因を３つ抽出し、具体的な状況を想定したモデルケースとして構成しました。

失敗例１．運用準備不足

小売業を営むA社は、新たなる企業価値向上のため、予算管理システムの導入を決定した。 このシステムを用いれば、各店舗の予算構成と実績をもとにより最適な予算編成を行い、人員配置にまでメスを入れて全社的な効率化とコスト削減を見込めるからだ。

しかし、実際にシステムが動き出した途端、A社は問題に直面した。各店舗が、システムでの実績報告を行わず、従来の方法での報告を継続している。 従来、各店舗からの数値報告はエクセルファイルを用いて行われており、フォーマットこそ統一されているものの、入力項目や単位などがバラバラであったため、同内容の報告をするためにはシステムへの入力時に不明点が多く、必要以上に手間取ってしまうというのが、店舗側の言い分だった。

もともと予算管理規程が整備されておらず、データの入力ルールやテンプレートの活用なども統一されていなかった。結果、A社が導入したシステムの稼働率は著しく低いものになった。

失敗例２．既存システムとの連携不足

大手メーカーの部品製造を請け負っているB社は、会計ソフトの導入で間接経費の削減に成功したため、製造部門でも同様の効果を期待し、予算管理システムの導入を決定した。

各製造部門の責任者を集めて、報告内容や期限など、数値の詳細も周到に打ち合わせし、製造部門の報告運用ルールも整備したB社は、満を持して予算管理システムの運用を開始したが運用開始して１ヶ月後、いきなり大きな問題が発生した。

製造部門から上がってくる数値が、既存の会計ソフトとうまく連携できておらず、経理部門が手作業で対応しなければならない。削減できていたはずの間接経費が膨れ上がるだけになってしまうことになり、B社は当面の間、予算管理システムの運用を停止せざるを得なくなってしまった。

失敗例３．実績報告の信頼性

某県内で飲食店を展開するC社は、全国展開を見据え、各店舗からの実績報告に基づいて目標数値を適宜変更していく柔軟な予算編成による効率化を実現するため、予算管理システムの導入を決定した。

システム導入前は月一回の報告会で集められていた各店舗の実績数値が、導入後は週一回のシステムでの報告へと変わり、C社はよりリアルな数値を利用したスピード感のある経営戦略の策定を進めることができ、各店舗は毎月目標をクリアして、順調に進んでいるかに見えた。

しかし実態は、各店舗は次週の目標が高く設定されることを避けるために実績の過小評価を行なったり、実績を分割して申告するなどの数値調整が横行してしまっていた。そのためC社は、数値目標の設定会議を毎週の数値報告ごとに行うことで各店舗の正しい実績を集めることになり、以前よりも経営速度を落とす結果になった。

予算管理システム導入で失敗しないためのポイント

ここまで予算管理システム導入で失敗した例を紹介しました。では失敗しないためには、どんなポイントを意識したほうが良いのでしょうか。

自社の課題を解決するシステムの認識が出来ているか

予算管理システムは、機能が多岐に渡りさまざまな製品があります。 自社の予算管理おける課題や業務内容・フローを鑑みて、必要な機能を洗い出し、自社に合う予算管理システムの要件を定めてから導入することを意識しましょう。

システムとの連携性が十分か

予算管理は、サプライチェーンの一環であるため、他の周辺システムとの連携性が求められます。例えば、購買管理システム、在庫管理システム、販売管理システムなどがあります。また、ERPを導入することで、機能の１つに予算管理機能があり、別途予算管理システムを導入する必要がない場合もあります。

セキュリティ・サポートが十分か

クラウド型の製品を導入する場合は、その製品のセキュリティ対策を講じるのが製品提供会社ですので、その会社のセキュリティレベルを確認しましょう。また、導入当初はトラブルがよく発生するので、ユーザーへのサポート体制充実してるかを注視しましょう。

まとめ～予算管理システム導入後の具体的なイメージが重要～

失敗例1のA社の問題は、従来の各店舗からの報告が属人的な手法になっており、数値化、データ化されていないことも多かった。予算管理規程がなく、課題の洗い出しがされないまま、システム導入してしまったことが問題です。

B社の問題は、既存システムやデータとの整合性確認が甘かったことです。多くの企業がすでに幾つかのシステムやソフトウエアを導入している昨今、企業活動の多くの部分に関与することになる予算管理システムの導入には、それら既存システムとの連携が不可欠になっています。

最後のC社については、経営層の設定する目標と現場の実績数値との乖離が大きく、全てシステム上で完結させてしまったが故に、数値が独り歩きしてしまったことが問題です。

以上のように、予算管理システム導入においては、企業全体の具体的な動きをシミュレートし、導入前の設計段階から具体的な計画を練り、運用開始後も効果を正しく測定することが重要です。 そうすることで、失敗のない予算管理システム導入が実現するでしょう。