コピー防止ツールの5つの基本機能を紹介！

コピー防止ツールの5つの基本機能

機能1　アプリケーションソフトウェア起動制限、編集メニュー制限

最近では、表計算、ワープロ、プレゼンテーションなど、便利で欠かせないアプリケーションソフトウェアが使われています。アプリケーションソフトウェアは多くの企業で同じものが使われており、操作も同じなので不正操作も可能になってしまいます。例えば、データのコピーやアプリケーションソフトウェアで作成されたデータファイルのコピーや別名保存といった操作まで、簡単な操作で使えてしまいます。

そのような操作で情報流出させないために、特定の社員だけアプリケーションソフトウェアの起動ができるといった制限をつけることができます。また、起動後のコピー防止として、アプリケーションソフトウェアにある編集メニューの「コピー」「貼り付け」といった機能を、特定の社員だけに利用できるようにすることもできます。

機能2　クリップボード、ショートカットキー制限

機能1のように、アプリケーションソフトウェア上の制限のご紹介を致しましたが、PCなどの標準機能であるクリップボード、ショートカットキーの利用制限もコピー防止には効果的です。

例えば、クリップボードを使えないようにすることで、アプリケーションソフトウェアだけでなく、PC上のすべてのソフトウェアのデータをやり取りすることができなくなり、コピー自体ができないようになります。合わせて、ショートカットキーの制限も加えることで、コピーされるリスクをより低減できます。

機能3　接続デバイス、記憶媒体の制限

一番情報流出事件で使われているものが、記録媒体へのコピーです。どれだけ制限を加えても、情報の持ち出しを制限しなければ、情報流出があっても防止することはできません。そのため、USBメモリやCD／DVDなどをPCに接続できないようにして、媒体に記録できないようにする機能もあります。

この機能により、社外への大量情報流出を防ぐことができます。

機能4　印刷制御

記録媒体の制限のほかに、導入が進んでいるものとして、プリンタを使った印刷の制限があります。PC側では、「印刷」機能の利用を特定の社員に権限を付与して暗証番号の設定をします。プリンタ機器で暗証番号の入力をしなければ印刷できないようになります。

この機能により、紙媒体の情報流出を防止することができます。

機能5　 ログ監視

以上の機能をご紹介いたしましたが、これらの機能に加え、コピー防止ツールとして提供されているログ監視機能ツールの導入したり、別途ログ監視システムと連動することで、より強固なコピー防止をすることができます。ログ監視では、だれが、いつ、どのような情報にアクセスしたかを明確にできます。

社員の不正を発見するだけでなく、アカウントの不正利用の発見もできますので、情報流出のリスクを低くすることができます。

コピー防止ツールの導入を検討してはいかがですか？

コピー防止ツールの5つの基本機能について、ご紹介しました。どんなコピー防止の方法を使っても、業務を効率化を損なわないようにしなければなりません。

ご紹介した機能は、パッケージソフト、ハードウェア、サービスといった形式でツール化されていますので、部分的な導入から実施でき、効果を検証できます。是非この機会に、情報流出防止を図ったコピー防止ツールの導入をご検討されてはいかがでしょう。