コピー防止で解決できる課題と導入メリットを具体的に紹介

企業経営における「知の共有」やナレッジマネジメントの重要性がひろく認識されるようになり、文書管理システムやエンタープライズサーチなどのシステム導入が進んでいます。企業内の情報がデジタル化されることで、保管や検索に大きな利便性がうまれる一方で、安易なコピーなど情報漏洩の脅威も増大しています。この脅威に対応するため、コピー防止ツールがどのような課題を解決できるのか、その導入メリットを紹介します。

コピー防止ツール導入前によく見られる課題

モノを作れば売れる「プロダクト・アウト」の時代は過ぎ去り、現在はマーケットに対して効果的にアピールできる製品やサービスで勝負する「マーケット・イン」の時代だと言われています。多くの企業が、市場のニーズに応えるために、社内のノウハウ、顧客の声、過去の取引履歴…社内外から集まる情報を共有し、「知」としてフル活用するための戦略をとり、各種ツールによる情報のデジタル化を推進しています。

情報のデジタル化と共有は、経営の最適化に大きな利便性をもたらす一方で、コピーや転送が容易に可能となるため、これが情報漏えいの大きな脅威となっています。

コピー防止ツールが未導入の環境においては見られる課題には以下のようなものがあります。

利便性とセキュリティのバランスを取るのが難しい
機密情報を容易に印刷して持ち出すことができてしまう
組織内のコピー対策に手間がかかっている
ネットワークを介した情報漏えいの脅威が増大している

これらの課題を解決するために、コピー防止ツールが提供するさまざまな機能をご紹介しましょう。

コピー防止ツールの導入メリット

導入メリット1.　情報のコピーにつながるパソコンの操作に制限を加える

「コピー」ですぐ思い浮かぶのが、たとえば「ファイルの複製」ですが、企業内の情報活用、パソコン利用のシーンを仔細に分析してみると、情報がコピー可能な場面は非常に多いことがわかります。基本的な機能だけを見ても、

・USBメモリなど外部媒体にファイルを複製する
・クリップボードを経由して、データの一部を他のファイルにコピー＆ペーストする
・画面のスクリーンショット（画面キャプチャ）を取得する
・印刷する

などがあります。

これらの機能は、日常のパソコン利用において必要不可欠な基本的なものであり、全社一律に禁止してしまうことは明らかに非現実的です。したがって、コピー防止ツールを導入する際には、自社内の業務をよく観察し、さまざまなシーンを想定したきめの細かい制限を実現できるものを選択する必要があります。

コピー防止ツールには手軽に導入できるパッケージタイプのものがあります。これをパソコンにインストールすることで、上述の基本的な操作に制限を加えることができます。たとえば中小企業において、最近話題になっているマイナンバー対策を、できるだけ低予算で早急に行いたい場合など、こうしたパッケージソフトを活用するのもひとつの方法になります。

導入メリット2.　データの印刷を制限できる

ペーパーレス化が叫ばれていても、各種の帳票など、まだまだ印刷の機会は多いものです。コピー防止ツールには、機密情報が含まれているファイルの印刷を禁止したり、特定の担当者のみ権限を与えたりなどの制御を行うことができる製品があります。また、印刷以前に、許可されたユーザーでなければ、そのデータを取り扱うことのできるアプリケーションソフトの起動を禁止する機能を提供する製品もあります。

印刷に関しては、プリンターの正しい取り扱いも重要になります。印刷可能なプリンタを制限したり、ユーザーがプリンターにパスワードを入力しなければ印刷が実行できないようにして置き忘れを予防するなどの機能を実現する製品があります。

導入メリット3.　コピー防止を組織的に管理できる

企業規模が大きくなると、パソコン一台一台を個別に管理することなどとてもできません。そのためコピー防止ツールも大規模な運用に対応できる製品が必要になります。

また多拠点化、在宅勤務などのテレワーク、モバイルコンピューティングを積極的に推進している企業においては、ネットワークを介したマネジメントの必要性が高いでしょう。アプライアンス製品やクラウドサービスのように、LANやWANなどのネットワークを活用して、大規模なコピー防止対策の一元管理を実現する製品・サービスを活用することで組織的なセキュリティ対策を実現することができます。