請求代行サービスとは
請求代行サービスとは、企業間の「請求」にまつわる業務を代行するサービスです。具体的には、以下のような業務を代行します。
- ■請求書の発行や送付
- ■代金の回収
- ■金融機関へのデータ送付
- ■入金管理
- ■未払い先への対応
- ■債権回収業務や保証
- ■顧客情報管理
請求書の数や対応先が増えるほど、請求業務の負担は増します。月初や月末に業務が集中しやすく、人員の補充も簡単ではありません。また営業担当者が自分で請求業務を行う場合、対応できるのは担当者本人のみという場合も多いでしょう。作業の属人化により業務が滞る恐れがあるほか、請求漏れや二重請求など、トラブル発生のリスクもともないます。
請求業務にまつわる負担を軽減するための便利なサービスが請求代行です。負担の大きい業務を外注することで、業務効率化を狙えるでしょう。ぜひ利用を検討してみてください。
請求代行サービスを導入するメリット
請求業務を負担に感じている企業において、代行サービスを利用するメリットは多いでしょう。サービス導入によって得られる主なメリットは、以下の４つです。
従業員の負担軽減
請求代行サービスを利用すれば、煩雑な請求業務の負担を軽減できます。請求書の作成・印刷・封入・発送・入金確認といった業務には手間がかかります。社外へアウトソーシングすれば、そのほかの業務に集中できるでしょう。
営業担当者が請求業務を行っている場合、営業としての本来の業務効率が低下してしまう恐れがあります。社内でサポート業務ができる人員がいないのであれば、代行サービスを活用し社外の人員に対応してもらうことで、営業担当者の負担は軽減します。営業活動のみに集中できるため、効率アップにもつながるでしょう。
未回収リスクの低減
請求業務において、回避しきれないのが支払い漏れや債権回収漏れといったトラブルです。人的ミスによる請求漏れが原因となるケースもあれば、請求先の支払い能力に問題がある場合もあるでしょう。債権回収漏れが発生した場合、請求書発行や督促といった業務が必要になります。それによって、請求業務担当者の肉体的負担が大きくなるだけではなく、精神的な負担も増加します。
請求代行サービスを導入した場合、請求業務を担当するのはその道のプロです。請求から入金確認、督促までのすべてを依頼すれば、より確実な回収が可能になるでしょう。また、未払いが発生した際に保証を受けられるサービスも人気です。企業にとって債権の未回収は、キャッシュフロー悪化の原因にもなり得る深刻な問題です。専門業者の手を借り、リスクを低減しましょう。
人的ミスの抑制
請求業務を人の手で行う場合、避けられないのが人的ミスです。請求内容の記載ミスや漏れ、重複といったケースが挙げられます。人間の手で作業をする以上、こうしたミスを完全にゼロにするのは難しいでしょう。しかし、請求業務におけるミスは金銭が関わる問題であり、企業の信頼性を損なう可能性もあります。
請求代行サービスを利用すれば、請求業務の専門家が専用のシステムを使って対応します。請求業務の精度を高め、ヒューマンエラーを抑制できるでしょう。
決済方法の多様化による販路拡大
未回収リスクを低減させるためには、取引先にとって支払いがしやすい環境の整備も重要なポイントです。世の中にはさまざまな決済手段があふれているものの、それぞれを個別に契約するのは大変でしょう。多種多様な決済手段に対応しようとすれば、コストの負担も重くなってしまいます。
請求代行サービスには、豊富な決済手段を用意しているところも少なくありません。こうした決済代行サービスを導入すれば、わざわざ個別で契約を結ばなくても多彩な決済手段を利用できます。取引先にとっては支払い方法の選択肢が増え、利便性向上につながるでしょう。未払いリスクを抑えるとともに、販路拡大につなげられる可能性もあります。
請求代行サービスの選び方
請求代行サービスにもさまざまな種類があります。初めてサービス導入を検討する場合、「どれを選べば失敗しないのか」と悩むケースは多いでしょう。サービスを比較検討する際には、ぜひ以下で紹介する５つのポイントに注目してみてください。
依頼したい業務内容をカバーしているか
ひと言で請求代行サービスといっても、外注可能なる請求業務の内容には違いがあります。請求業務にまつわる問題を解決するためには、企業の実態に沿ったサービスを利用することが重要です。まずは請求業務のどこに、どのような課題を抱えているのか明らかにしましょう。そのうえで、負担を軽減してくれるサービスを選ぶようにしてください。
例えば、サブスクリプションサービスを提供している企業は、毎月定額の自動請求が可能かどうかを確認しましょう。今後提供する可能性がある場合も同様です。毎月の決まった請求を自動化する仕組みがあれば、請求業務にかかる手間を大幅に削減できます。
決済方法に柔軟性があるか
先述したとおり、決済手段の多様化は取引先にとってメリットとなります。請求元としては、できるだけ多くの決済手段に対応しておきたいところです。多様な決済手段に対応している請求代行サービスを選べば、支払い側の使い勝手はよくなります。顧客満足度向上のきっかけになる可能性もあるでしょう。
請求元としても、未回収リスクを低減できることは、非常に大きなメリットといえます。気になる請求代行サービスを見つけたら、どういった決済方法に対応しているのかについても、ぜひ確認してみてください。
既存システムとの連携が可能か
請求業務は、社内で発生するほかの業務とも密接に関わっています。だからこそ、すでに導入しているシステムと連携させて使用できるかどうかも重要なポイントです。例えば、会計ソフトやCRMシステムと連携できれば、さらなる業務効率化が可能になります。「受注から会計処理までの流れをすべて自動化」した環境も実現できるでしょう。
既存システムとの連携については、単純に「できる・できない」を確認するだけでは不十分です。「どう連携させるのか」にも注目してください。例えば一度CSVに出力し、別のツールにデータをインプットさせるものや、API連携により自動的にデータが連携されるものまでさまざまです。請求業務の数が多いほどスムーズな連携が可能な製品を選ぶのがよいでしょう。サービス概要のなかでも詳細なポイントとなるので、資料請求したうえでじっくり比較検討するのがおすすめです。
セキュリティ性能は万全か
請求業務を外注する場合のデメリットの一つが、情報漏えいリスクです。企業としての信頼性を損ねないためにも、リスクは最小限に抑える必要があります。充実したセキュリティ対策が行われている請求代行サービスを選択してください。
また未回収リスクに対して、入金保証があるかどうかも比較したいポイントの一つです。いざというときも安心の入金保証ですが、利用するためにはその分の手数料を負担する必要があります。本当に保証が必要なのか、また手数料負担はどれぐらいになるのかも踏まえ、検討しましょう。
取引可能な上限額はいくらか
請求代行サービスには、扱える請求書の上限金額が設定されています。１件あたりの請求額が高額になりやすい場合は、制限にかからないかについても事前確認が必須です。具体的な上限金額は、サービスによって異なります。
上限ルールの一例として、以下が挙げられます。
- ■１社につき月額最大300万円まで
- ■月に1,000万円まで
サービスごとにルール内容は異なるため、導入前に確認したうえで比較検討しましょう。
おすすめの請求代行サービス
請求代行サービス選びでどこがよいのか悩んだときには、以下で紹介するおすすめサービスにも注目してみてください。特徴を紹介します。
《Paid（ペイド）》のPOINT
- 請求に関わるすべての業務を代行するので、請求業務がなくなる！
- 支払い遅延や未入金のリスクがなくなる！Paidが100％支払い
- 請求代行と未払い時の保証がセットになった決済サービス
株式会社ラクーンフィナンシャルが提供する「Paid（ペイド）」は、請求代行と未払い時の保証をあわせた決済サービスです。定額自動請求にも対応しており、最短即時〜３営業日程度で取引をはじめられます。
マネーフォワードケッサイ
マネーフォワードケッサイ株式会社が提供する「マネーフォワードケッサイ」は、機械学習を用いた最短１秒の高速与信審査が可能です。100％入金保証で、支払期日当日の振込にも対応します。
請求まるなげロボ
株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「請求まるなげロボ」は、売掛金100%保証の掛け払いサービスです。与信落ちした請求や別事業での請求もひとつのプラットフォームで管理できます。
NP掛け払い
「NP掛け払い」は、業界大手の後払い決済会社であるネットプロテクションズが提供する請求代行サービスです。業界最安水準の料金設定で利用でき、早期建て替えにも対応します。
請求代行サービスの特徴を知り自社に適したシステムを選ぼう
請求代行サービスを導入すると、煩雑な請求業務を任せられます。会計担当者や営業担当者の負担を軽減し、未回収リスクや二重請求といった人的ミスも抑制できるでしょう。
請求代行サービスにもそれぞれ特徴があり、業務負担軽減のためには自社に合ったサービスの導入が必須です。まずは資料請求をし、適切なサービスを比較・検討してみてください。
