受付システム

受付にipadを設置して受付業務を無人化！ Smart at reception

Smart at receptionは、iPadによる無人受付システムです。無人の受付にiPadを設置することで、人件費を節減できるのはもちろん、来訪者にとっても目的の人とのコンタクトがスピーディーになるメリットがあります。

1.社員を受付係として常駐させるのは、人件費がかさむだけでなく、人材活用の面でも問題がある。→iPadを利用して無人で受付ができる。
2.受付業務の多くが電話の取次ぎ対応で、人を介する必要がそれほどない。→人による取次なしで、直接連絡できる。
3.来訪者の確認、アポの確認などで対応に時間がかかり、受付に列ができることが多い。→事前受付のQRコード確認でスピーディーに受付できる。
4.フリーアドレスで社員が定位置にいないので、社員に来客を知らせるのに手間取る。→チャットツールに連絡することができる。
5.パンデミック期は人と人の接触をできるだけ減らしたい。

●iPadを置くだけで工事は不要
すぐに導入でき、初期費用もかかりません。
●シンプルな操作
訪問客は、事前のアポ取りのときに発行されたQRコードをipadかざすだけで受付が完了します。
●通知方法を選べる
訪問相手への通知方法を電話・メール・チャットから選ぶことができます。目当ての人物に直接コンタクトするので、取次業務は一切発生しません。
●クラウドでデータを一括管理
Webで組織変更や部署の異動をカンタンに変更できます。遠隔の拠点をまとめて管理することもできます。
●さまざまなツールと連携可能
・来訪予約：Microsoft365　Google Workspace
・通話：ConnecTalk、UniTalk、dialpad
・体温登録：AI検温
・通知：Microsoft Teams、slack、LINE WORKS、Chatwork

【活用事例】
●本社オフィスをフリーアドレス化しても受付がスムーズに（小売業）
約300人が働くオフィスをフリーアドレス化することになり、従来のように子機と内線番号を紐づけることができなくなりました。受付に紙の内線番号一覧を置いて担当者宛に電話をかけてもらうという方法がとれなくなったのです。
Smart at receptionを導入したことで、お客様は受付に置いたiPadから簡単に従業員にコンタクトできるようになりました。以前よくあった内線のかけ間違いもなくなりました。また、紙の電話番号表だった時は、部署異動のたびに内線表を書き換えなければいけませんでしたが、クラウドサービスなのでオンライン上ですぐに修正できるのも便利です。

●全国62の事業所に一斉導入。リモートワークの社員にもすぐにつながるように（情報産業）
Smart at receptionを導入したことで、来社したお客様が担当者を受付のipadで呼び出すと、担当者がスマホで応答できるようになりました。受付の電話が直接担当者に行くので、取次でお客様を待たせることが少なくなりました。

また、複数の拠点で同時に導入したことで、場所に縛られない受付対応も実現できました。ふだんA支店にいる担当者がB支店で来客を迎えるという場合も、いつもと同じ方法で受付が可能です。