受付システムとは
受付システムとは、これまで受付担当者が行っていた訪問者対応や電話の取次ぎ業務などを自動化するシステムです。音声ガイダンスやタッチパネルで訪問者を担当者に取り次いだり、担当者検索機能でアポイント先の部署や担当者を呼び出したりすることもできるため、受付業務の無人化が実現します。また、整理券の発行や予定時間の案内などが行える店舗向けの受付管理システムもあり、オフィスだけでなく店舗での活用も広がっています。
なお、受付管理システムの概要については以下の記事でより詳しく説明しているため、あわせて参考にしてください。
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2023.03.10
受付業務を効率化する受付システムとは？
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受付システムの導入メリット
コスト削減
受付システムを導入すると、訪問者対応や電話の取次ぎ業務などを自動化できるため、受付担当スタッフを常駐させる必要がなくなり、その分の人件費を削減できます。また、内線電話が不要になり、内線電話の設置費用や電話機器のリース費用なども削減可能です。さらに、オフィスや店舗などの受付スペースを最適化し、経費の削減につなげられます。
受付業務を自動化する際には、システムの導入費用やタブレットなどの専用端末が必要になりますが、システムの導入費用と受付業務にかかる人件費を比較してみても、システムを導入する方がはるかに安く済みます。また、月額数千円から利用できる低価格な製品を利用してランニングコストを抑えたり、すでに持っているタブレットを活用して初期費用を抑えたりすることで、システム導入時にかかる負担を軽減できるでしょう。
顧客満足度の向上
来訪があった際、受付担当者や内線電話を通じて、対応予定の担当者を呼び出す必要があり、来訪者をその場で待たせる時間が発生していました。しかし、受付システムでは対応予定の担当者に直接つなげることで、来訪者を待たせることなく対応が可能です。さらに、来客予約はWeb画面上で簡単に済ませられ、来訪者の入退室は発行されたQRコードをかざすだけで手間なくスムーズに行なえます。
また、店舗の向けの受付システムでは、整理券の発行や予定時間の案内などが行える機能もあり、顧客は自分の順番や待ち時間を確認できるため、長い待ち時間による不満を減らせます。店舗スタッフの人数が少なく、お客様の受付対応に手が回らないような場合にも有効でしょう。このように受付システムを活用してスムーズな対応が行えれば、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
機会損失の防止
アポイントなしで急な来訪があった際、担当者が不在の場合やほかの来訪者に対応中で手が離せないと、対応が遅れてしまい営業機会の損失につながってしまう可能性もあります。
受付システムを導入していれば、担当者が不在でも直接担当者の携帯番号につなげたり、手が離せない場合には整理券の発行や予定時間を案内したりと、来訪者に対して即座に適切な対応が取れます。来訪者が受付システムに連絡先等の情報入力をすれば、後日連絡するなどのフォローも行なえます。また、来訪者予定が一覧で表示される機能や予定のリマインド機能もあるため、「誤って他の予定と重なってしまった」などのミスも防げるでしょう。
さらに、操作がされていない状態の待受画面に、自社の広告や商品PV、イベント情報などを流すことで、販売促進の効果も期待できます。
セキュリティの強化
受付システムには、顔認証機能がついた製品も多くあり、事前に来訪者の顔を確認できるため、なりすまし防止に役立ちます。また、直接会う前に来訪者情報をチェックできるため、飛び込み営業対策にも有効です。
入退場口のセキュリティゲートとの連携が可能なシステムであれば、システムから発券されるICカードや専用チケットなどの入館カードでセキュリティゲートを通過できます。これにより、受付やエントランスで待ち合わせるのではなく、会議室などで直接待ち合わせが可能となり、セキュリティを維持しながら効率的に打合せを行えるようになります。さらに、セキュリティゲートとカメラシステムを連動させることで、システム上で入退場履歴に紐づいた録画画像を検索し確認することが可能なため、トラブルが発生した際の重要な証拠となり早期解決に役立つでしょう。
なお、受付管理システムのメリットついては以下の記事でより詳しく説明しているため、あわせて参考にしてください。
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2023.01.17
受付システムのメリットとデメリットは？本当に導入すべき？
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受付システムの選び方
受付システムを選ぶ際には、搭載されている機能や設置機器の種類など確認すべき点があります。ここでは具体的にどのようなポイントに着目すればよいか解説します。
受付システムの機能
電子契約システムにはさまざまな機能が搭載されているため、導入目的に合う機能があるかどうかの確認が重要です。なお、受付システムに搭載されている主な機能は以下のとおりです。
- ■通知機能
- 来訪者を通知で担当者に知らせる機能です。基本的に社内で利用しているチャットツールと連携して通知を受け取ります。ただし連携できないチャットツールもあるため事前に確認が必要です。
- ■通話機能
- 受付システムを通して来訪者と通話を行える機能です。来訪者は受付したときに担当者と通話すると安心できます。内線との連携が必須なため、PBXやクラウド電話をあわせて導入します。
- ■QRコード機能
- 来訪者はQRコードをかざして受付処理を行えます。担当者が前もってQRコードをメールで送らなくてはいけないものの、トータルで考えると業務の工数削減が可能です。
- ■管理レポート機能
- 来訪者情報は受付システムに記録されます。社名・氏名・来訪時間の確認が可能です。また、記録した情報の管理だけでなくレポートの作成もできます。
そのほかにも、ビジネスチャット連携機能やスケジュール調整機能、会議室予約機能などさまざまな便利機能が充実している製品もありますが、利用料金が高額になりやすいので注意が必要です。
設置機器の種類
受付システムはタブレット型と専用端末型に分類できます。
- タブレット型：低コストで標準的な機能があればよい場合におすすめ
- 専用端末型：高額でも高機能な受付システムがよい場合におすすめ
以下も参考にしてください。
タブレット型
来訪者にとっても馴染みのあるツールのため利用しやすいでしょう。ソフトウェアをインストールするだけのため低コストで導入できます。無駄なスペースを取らず、設置に手間がかかりません。しかし、画面の破損や故障のリスクが高いため取り扱いには注意が必要です。
専用端末型
タブレット型と比較して機能面で充実しています。用途に応じて機能や画面のカスタマイズが可能です。大型でスタイリッシュな端末であるほど、来訪者にインパクトを与えられます。また、頑丈で故障リスクが低いのも特徴です。しかし、導入費用が高額なだけでなく、設置に場所を取ります。
来訪者の操作性
受付システムを操作するのは来訪者です。使い勝手や操作性が悪いと混乱させてしまい悪印象を与えます。受付画面は、機械操作が苦手な方でもわかりやすいシンプルなものが望ましいでしょう。レスポンスや検索性もあわせて確認しましょう。カスタマイズ機能があれば画面内のメニュー配置を変えられます。
また、取り次ぎ人がいると企業側・来訪者側どちらにとっても非効率です。受付システムから担当者に通知し、直接呼び出せる製品だと時間の削減にもなるでしょう。
機能とコストパフォーマンス
製品のコストと搭載されている機能のバランスをチェックしましょう。一般的に多機能であればあるほど価格は高価になります。自社の業務に求められる機能を備え、コストと機能のバランスが最適な製品を選びましょう。
セキュリティ
受付システムには多くの個人情報が記録されています。セキュリティ対策ができていないと個人情報漏えいにつながりかねません。また、サイバー攻撃の被害に遭わないようウイルス対策がしっかりした製品を選定しましょう。具体的には、IPアドレスの制限や顔認証といった機能が挙げられます。
サポート体制
サポート体制が整っていないと不具合や障害が発生して受付システムが動かなくなったときに復旧できません。ハードウェアやソフトウェアの運用支援サービスが提供されているか必ず確認しましょう。土日祝日を含む24時間のテクニカルサポートが理想的です。
また、導入実績の数は信頼性の証でもあります。どのような業種にどれだけの数を導入し、導入顧客からどのような評価を受けているかを確認しておきましょう。
【比較表】ITトレンドおすすめ受付システム
ITトレンド編集部がおすすめする受付システムを、資料請求ランキング順に紹介します。
最新（過去30日間）のランキングが知りたい方は、こちらから確認できます。
【タブレット型】受付システムのおすすめを比較
タブレット型の受付システムを紹介します。
《ラクネコ》のPOINT
- iPadによる無人受付でムダなコストを削減！
- 取次の必要がなくなり受付業務のストレス課題が解決！
- Googleカレンダーに予定を入れるだけで受付QRコードを自動送付！
「ラクネコ」は株式会社プロトソリューション提供のiPadを利用する受付システムです。QRコードをかざすだけで受付を済ませられます。ほかにも担当者への通知や、手書き・名刺読み取りによる来場者の情報入力など、便利な機能を備えています。50ユーザーまでなら料金は同じで機能制限がありません。取次ぎを省けるため、工数を削減できます。
| 参考価格 |
月額5,000円 ～ 初期費用無料 |
無料トライアル |
◯ |
| 通知機能 |
電話での音声通知・専用アプリ・SMS・メール・チャットツール |
QRコード |
◯ |
| 業種 |
その他製造 |
| 従業員規模 |
10名以上 50名未満 |
| ラクネコのいい点 |
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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来客の時内線対応が必要で、作業中に何度も席を立たないといけなかったが、ラクネコ導入後は担当者にチャットがくるため、わずらわしさがなくなりました。
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| 業種 |
その他製造 |
| 従業員規模 |
10名以上 50名未満 |
| ラクネコの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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不特定多数にチャットが来る場合、誰かがやってくれるだろうという意識から誰も対応しないこともあるため、対応したかしてないか一目瞭然でわかるようにしたいです。
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《RECEPTIONIST》のPOINT
- 「受付業務」が無くなり、総務やアシスタントの負担が減少
- 「調整アポ」機能で、来客の日程調整にかかる時間を83%削減
- 「会議室予約・管理」を効率化して、ストレスのない働き方に貢献
株式会社RECEPTIONIST提供のiPadクラウド受付システム「RECEPTIONIST」は、受付処理後にチャットツールへ通知を送り、担当者を直接呼び出せます。また、日程調整から会議室予約までを自動化できます。約4,500社以上での導入実績に加え高い顧客満足度を誇り、サポート力の確かさもポイントでしょう。
| 参考価格 |
月額5,000円～ |
無料トライアル |
◯ |
| 通知機能 |
チャットツール・専用スマホアプリ、電話着信、SMS |
QRコード |
◯ |
| 業種 |
運輸 |
| 従業員規模 |
100名以上 250名未満 |
| RECEPTIONISTのいい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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来客の入館の調整が非常に楽に行うことができます。サービスページから、予定を作成して、訪問者に対して案内メールとQRコード情報を送ることで、招待と入館調整の一連が1つの動線から行うことができ、非常に楽だと感じています。実際に来客があった際は、受付用のQRコードをかざしてもらうことで入館できるので、当社では受付用のiPadを設置して、無人受付を行っています。
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| 業種 |
運輸 |
| 従業員規模 |
100名以上 250名未満 |
| RECEPTIONISTの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ★ 5
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招待の概念が若干分かりづらいところです。直感的な動作で招待できるかというと少々微妙で、社内でも社員同士で何度か入館・招待の練習を行いました。
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《workhub Reception》のPOINT
- 来訪者に対する受付業務を大幅削減！
- ビル全体の総合受付からテナントフロアの受付まで幅広く適用可能
- セキュリティ連動でゲートやドアも自動解錠し効率的な施設利用へ
「workhub Reception」は、株式会社ビットキーが提供する無人受付システムです。受付処理はQRコードをかざすだけです。また、スマートロックとのシステム連携によりドア解除機能が利用できます。そのため、受付から経路案内まで含めたサービスの無人化が可能です。業種に関係なくオフィス・コワーキングスペース・ジムなど、幅広い場所で活用できるでしょう。対応するタブレットはiPadです。
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
| 通知機能 |
メール・チャットツール |
QRコード |
◯ |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
| 業種 |
その他製造 |
| 従業員規模 |
100名以上 250名未満 |
| workhub Receptionのいい点 |
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★ ★ ★ ★ ☆ 4
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新型コロナウイルス感染症でリモートワークとなり、受付をする人がいなくなりました。これからはロボットが案内する時代となり、オフィスに人がいなくても対応できるのがとても助かります。
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| 業種 |
その他製造 |
| 従業員規模 |
100名以上 250名未満 |
| workhub Receptionの改善してほしい点 |
|---|
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★ ★ ★ ★ ☆ 4
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一度に人が来ると、対応しきれないことです。順にしか対応できないので、臨機応変に人を部屋に案内することができず、無駄に人を待たせてしまいます。
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《WowDesk》のPOINT
- 無人化によって来客取次ぎの時間や負担をなくす
- お客様の操作も簡単で誰にでも扱いやすいシステム
- 取次ぎミスによって発生する問題を防ぐ
ワウテック株式会社が提供する「WowDesk」は、クラウド型の受付システムです。来客者が受付番号や受付コードを入力するだけで受付が完了します。受付番号やコードがない場合は担当者情報を入力します。スマートスピーカーによる音声通知にも対応可能です。また、専用カスタマイズボタンが設けられており、面接や配達など、来訪者の状況に応じた受付が実現します。
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
◯ |
| 通知機能 |
ビジネスチャットツール・スマートスピーカー |
QRコード |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
WorkstyleOS
- WorkstyleOSのPOINT
- ・入退室、来客対応のフォローを自動化
- ・来訪者にあわせて受付認証の方法を自由に変更可能
- ・通話アプリやチャットツールとの連携が可能
ACALL株式会社が提供する、受付対応・入退館管理機能も搭載したワークスペース管理プラットフォームです。来訪者・社員含め入館する人にあわせて受付認証の方法を自由に変えられます。他ツールとの連携により通話・チャット機能の利用が可能です。印刷されたQRコードの活用で入退館処理を行えます。
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
| 通知機能 |
チャットツール・内線・FaceTime |
QRコード |
◯ |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
Smart at reception
- Smart at receptionのPOINT
- ・QRコードをかざすだけで受付が完了
- ・担当者ごとに通知方法を選択できる
- ・企業や工場の受付にiPadを設置するだけで利用開始できる
M-SOLUTIONS株式会社が提供する、iPad無人受付システムです。担当者情報を入力する必要がなく、事前に発行されたQRコードをかざすだけで受付が完了します。電話・メール・チャットと連携すると担当者ごとに通知方法を選択できます。複数の通知方法を併用できるため、来客通知の見逃しを防げるでしょう。
| 参考価格 |
20,000円～/月 |
無料トライアル |
無償版あり |
| 通知機能 |
メール・チャットツール・内線 |
QRコード |
◯ |
ipult
- ipultのPOINT
- ・アナログ内線1本で簡単に設置
- ・ワンタッチで日本語と英語の表示切り替えが可能
- ・オプションで機能を追加できるため拡張性が高い
iPadとアナログ電話回線を用意するだけで簡単に設置できる無人受付システムです。名電通株式会社が提供しています。来訪者は担当者検索（50音・所属）を行い、呼び出します。QR読み取り機能やタクシー呼び出し、バス時刻表や地図の表示など、豊富なオプション機能も特徴です。
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
| 通知機能 |
内線 |
QRコード |
◯ |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
MOT/Phone受付システム
- MOT/Phone受付システムのPOINT
- ・QRコードで入退室管理ができる
- ・施設予約管理機能を搭載
- ・勤怠管理システムとの連携が可能
株式会社バルテックが提供するオフィス受付システムです。受付タブレット（iPad・Android）から直接担当者の内線へつなぎます。既存PBXの内線システムとも連携可能です。英語表示や日本語との併用表示などにも対応できるほか、施設予約管理機能も備えています。
| 参考価格 |
通常月額：5,980円（通話システム3,980円+受付システム2,000円） |
無料トライアル |
ー |
| 通知機能 |
内線（SIPフォン・スマホ・PC） |
QRコード |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
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【専用端末型】受付システムのおすすめを比較
専用端末型の受付システムを紹介します。
《コンコンコール®》のPOINT
- お客様を待たせることなく失礼のない対応ができる
- 高級感かつスタイリッシュなデザイン、豊富なラインアップ
- 外国語4カ国語（日本語・英語・中国語・韓国語）に対応！
「コンコンコール®」は、三菱電機エンジニアリング株式会社が提供する無人受付案内システムです。タッチパネルの案内に沿って操作するだけで担当者と直接会話できます。英語・中国語・韓国語に対応しているため海外からの顧客が来訪したときも安心です。入館票発行・ドア解除機能が搭載されており、受付から案内までを一貫して行えます。
| 参考価格 |
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無料トライアル |
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| 通知機能 |
音声ガイダンス・メッセージポップアップ・電話への自動転送 |
QRコード |
二次元コード |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《テレ窓》のPOINT
- ワンタッチ操作で誰でも簡単に扱える
- 等身大で鮮明な映像・聴き取りやすい音声で意思疎通できる
- 国内自社開発・毎日つながるサポートで安心
「テレ窓」は、ギンガシステム株式会社が提供するテレビ窓口システムです。等身大の人が目の前にいるように大画面で受付対応ができます。ワンタッチで担当者につながり、表情や仕草を見ながら意思疎通が可能です。また、特定の場所だけでなく全国各地どこからでも受付を行えます。画面越しではあるものの顔合わせでの来客対応は満足度向上につながるでしょう。
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
◯ |
| 通知機能 |
ー |
QRコード |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
VisitView 受付システム
- VisitView 受付システムのPOINT
- ・ICカードまたはQRコードをかざすだけで受付が完了
- ・複数テナントにも対応
- ・セキュリティゲートと連携可能
株式会社Knowlboが提供する受付システムです。ICカードまたはQRコードのどちらかを利用して受付を行います。複数のテナントに対応できるため大企業にも適しています。また、セキュリティゲートや施設予約機能と連携が可能です。スマートな受付で、来訪者に好印象を与えられます。
| 参考価格 |
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無料トライアル |
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| 通知機能 |
メール |
QRコード |
◯ |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
moreReception
- MOT/Phone受付システムのPOINT
- ・来訪者の入退館履歴管理ができる
- ・シンプルかつスピーディーな受付対応が可能
- ・内線やメール、専用アプリなどで来訪をリアルタイムに把握できる
富士ソフト株式会社が提供する受付システムです。受付処理は来訪者が担当者からメールで受け取ったQRコードをかざすだけです。受付端末に触れる必要のないタッチレスに対応しているため、コロナ対策にもつながります。また、担当者が来訪を把握できているか、来訪者自身が受付状況を確認できます。
| 参考価格 |
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無料トライアル |
ー |
| 通知機能 |
内線着信・メール・専用アプリ・ビジネスチャット・SMS |
QRコード |
◯ |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
Intelligent Guest Navigator
- MOT/Phone受付システムのPOINT
- ・QRコードをリーダーにかざすだけで入館できる
- ・ソフトウェアとQRコードリーダーのみで利用を開始できる
- ・Web画面から来客予約が可能
東芝デジタルソリューションズ株式会社が提供する受付システムです。予約登録をすると自動で来訪者へQRコードが送られます。来訪者は受け取ったQRコードをかざして入館します。システムをイチから構築する必要はありません。ソフトウェアとQRコードリーダーを導入するだけで簡単に利用できます。
| 参考価格 |
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無料トライアル |
ー |
| 通知機能 |
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QRコード |
◯ |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
受付システムを導入して顧客対応業務を効率化しよう
受付がしやすいと来訪者に好印象を与えられます。さらには来客者対応業務の工数削減にもつながります。受付システムを導入して、業務効率化を図りましょう。
ITトレンドの資料請求（無料）も活用して、ぜひ自社に最適な製品を見極めてください。
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