受付システムとは
受付システムとは、これまで受付担当者が行っていた訪問者対応や電話の取次ぎ業務などを自動化するシステムです。受付担当の従業員や内線電話機に代わって、タブレット端末やロボットを配置します。
受付システムが普及した背景
コロナウイルスの蔓延や働き方改革により、在宅勤務が増加し、オフィスへの訪問者が減りました。そのため受付業務に人手を割かず、無人化・自動化する企業が増加しました。非対面かつ非接触で受付対応でき、受付業務に加えて関連ツールとの連携により業務効率化も叶えるため、導入が進んでいます。
また、整理券の発行や予定時間の案内などが行える店舗向けの受付管理システムもあり、オフィスだけでなく店舗での活用も広がっています。
受付システムの主な機能
受付システムに搭載されている主な機能は以下のとおりです。
- ■通知機能
- 来訪者を担当者に知らせる機能。社内で利用しているチャットツールと連携して通知を受け取る製品が多い。
- ■通話機能
- 受付システムを通して来訪者と通話する機能。内線との連携が必須なため、PBXやクラウド電話をあわせて導入する必要がある。
- ■QRコード機能
- 来訪者は事前に共有されたQRコードをかざして受付処理を行う。
- ■管理レポート機能
- 社名・氏名・来訪時間などの来訪者情報が受付システムに記録される。レポート作成に対応した製品もある。
そのほか、スケジュール調整機能、会議室予約機能や各種ツールとの連携機能が備わった製品もあります。
受付管理システムの概要については以下の記事も参考にしてください。
受付システムをお探しの方へ
この記事では、おすすめの受付システムを３つのタイプに分類し、特徴や価格、導入ユーザーからの口コミを紹介します。各製品の違いがひと目でわかる比較表もあるので、導入をお考えの方は参考にしてください。
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【比較表】おすすめの受付システム
受付システムの導入メリット
受付システムを導入することで得られるメリットを紹介します。
受付業務を効率化できる
受付システムを導入すると、訪問者対応や電話の取次ぎ業務などをシステムに任せられます。来客者がタブレットや筐体へ直接情報を入力するため、受付票の転記作業が不要になります。またシステムから担当者へ呼び出しを行うため、受付対応に人員を割く必要がありません。システム導入により受付を無人化し、人件費や設備費などのコストを削減できます。
待ち時間を短縮できる
従来の受付方法では、受付担当者や内線通話を通じて担当者を呼び出します。対して受付システムでは、来客受付と同時に担当者のモバイル端末へ通知され、来客者の待ち時間が短縮できます。担当者の不在時や別件で対応が難しいときのフォローも可能なため、顧客満足度の向上にも貢献するでしょう。
来訪予定の管理がしやすい
システム上で来訪予約の事前受付が可能な製品や、カレンダーアプリへの自動登録機能を搭載した製品もあります。予定の共有がしやすく、ホワイトボードや掲示板での管理に比べて伝達ミスも起こりにくいでしょう。
フリーアドレスに対応できる
内線電話を使用しなくても、受付システムから従業員のスマホやPCに直接通知が来るため、オフィスのレイアウト変更が容易になります。席の配置変更に伴い回線工事や電話機器の移動が不要になり、座席のフリーアドレスにも対応できます。
セキュリティ対策にも活用できる
受付システムには、セキュリティゲートと連動できる製品もあります。専用の入館カードやQRコードを介して入場するため、セキュリティの強化につながります。例えば顔認証機能がついた製品なら、なりすまし防止や飛び込み営業対策に有効です。一日に多くの来訪者が来る大規模施設に適しているでしょう。防犯カメラと連動させることで、トラブル時の入退場履歴と映像との照合も可能です。
以下の記事では、受付システムの導入で企業のどのような課題が解決できるか詳しく紹介しています。あわせて参考にしてください。
受付システムの３つのタイプ
受付システムは、搭載機能や施設規模などに応じて複数のタイプに分類できます。ここでは、それぞれのタイプがもつ特徴を解説します。
豊富な機能をもつ受付システム
受付機能や来訪通知などの受付システムがもつ基本機能のほか、ドアの開閉や多言語対応といった多彩な機能が特徴です。外部ツールとの連携が可能なものなど、搭載機能は製品によりさまざまです。無人受付を実現するだけでなく、自社の環境にあわせた付加機能を取り入れたい企業に最適です。
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シンプルで扱いやすい受付システム
iPadなどのタブレット端末で手軽に受付業務を自動化できるため、導入負荷が軽いのが特徴です。受付業務に関わる機能に特化しており、来訪者が多くない企業など、受付システムを低コストで導入したい企業に適しています。また、小規模な導入からはじめたい企業にもおすすめです。
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大規模施設向け受付システム
大規模施設向けの受付システムでは、セキュリティ性能の高さが特徴の一つとしてあげられます。例えば、入退館管理やセキュリティ機能などの付加機能がついています。複数企業を登録できる製品に加えて、多様な受付方法や来訪通知方法に対応したもの、専用端末によるスムーズな受付対応ができるものなどさまざまです。
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受付システムの選び方
ここでは具体的にどのようなポイントに着目すればよいか解説します。
設置機器の種類
受付システムはタブレットを設置するだけで運用できるものから、専用端末やロボットを設置するものまでさまざまです。設置スペースや機能性、カスタマイズ性、コスト面などから自社に適したものを選びましょう。
通話機能の有無
通話機能とは、システム上で来訪者と会話できる機能のことです。飛び込み営業や突然の来訪にも対応しやすいでしょう。多くの製品では、PBXやクラウド電話ツールなどとの連携が必要になります。導入を検討している受付システムの連携可否を確認してみてください。
通知先の種類
来訪者が受付をした際に担当者へ知らせる通知方法には、PCやスマホなどのモバイル端末のほか、チャットツール、内線電話などがあります。自社の業務形態にあわせ、担当者を呼び出しやすい方法が搭載されたものを選ぶのがよいでしょう。複数併用できるものや、自動音声通知に対応した製品もあります。
既存ツールとの連携性
チャットツールへの通知を希望する場合は、自社の既存ツールが連携可能かどうかを確認しましょう。また、受付システムにはセキュリティゲートや施設予約管理システムと連携できる製品もあるため、受付業務のうちどこまでを自動化したいかを検討したうえで製品を選んでください。
サポート体制
不具合や障害発生時にはサポートが整っている方が安心です。ハードウェアやソフトウェアの運用支援サービスが提供されているか必ず確認しましょう。土日祝日を含む24時間のテクニカルサポートが理想的です。
利用目的に応じた機能の有無
受付システムは導入目的により必要な機能が異なります。例えばオフィスでは無人受付や担当者呼び出し機能が欠かせません。対して店舗向けの受付システムには順番待ちの予約や整理券の発行機能などが求められます。同じ業界・業種の導入事例を参考に、自社に適した製品を選定しましょう。
なお以下の記事では店舗やクリニック、公共施設におすすめの順番待ち受付システムを紹介しています。あわせて参考にしてください。
【比較表】おすすめの受付システム
ITトレンドおすすめの受付システムを比較表にまとめました。また、ITトレンドで資料請求したユーザー様への検討状況のヒアリング内容や、この記事で紹介している主要な製品を細かく調査して見えてきた、受付システムの特徴や傾向を以下にまとめています。ぜひ製品の比較検討にお役立てください。
- ●受付方法としては、QRコードが好まれる傾向にある
- ●Slackなど自社の既存ツールで来訪通知が可能だと便利
- ●来訪者側の操作のしやすさやスムーズな受付フローを重視する声も多い
- ●カレンダーツールとの連携で、スケジュールへの反映がスムーズになるためおすすめ
おすすめの受付システム（豊富な機能をもつ）
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おすすめの受付システム（シンプルで扱いやすい）
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製品名 |
設置機器タイプ |
参考価格 |
通知機能 |
レビュー評価 |
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RECEPTIONIST |
タブレット（iPad） |
ー |
チャットツール・専用スマホアプリ・電話着信・SMS |
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ラクネコ |
タブレット（iPad） |
初期費用無料、月額5,000円～ |
電話での音声通知・専用アプリ・SMS・メール・チャットツール |
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らいきゃくん |
タブレット（iPad） |
初期費用無料、月額3,300円～ |
PCダイレクト呼び出し・ポップアップ・WEBアプリ |
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WowDesk |
タブレット（iPad） |
ー |
ビジネスチャットツール・スマートスピーカー |
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ReClip |
タブレット（iPad・Android） |
月額500円、無料プランあり |
チャットツール・メール |
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I-FACE |
タブレット（iPad） |
ー |
通話・チャットツール・通話＋チャット |
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※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
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おすすめの受付システム（大規模施設向け）
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以下のボタンから最新の月間資料請求数にもとづく人気ランキングが確認できます。製品が多く決めかねる方は、人気の製品も参考にしてみてください。
おすすめの受付システム（豊富な機能をもつ）
まずは受付機能だけでなく、予約管理や入退室管理など、多彩な機能を搭載する受付システムを紹介します。
《テレ窓》のPOINT
- ワンタッチ操作で誰でも簡単に扱える
- 等身大で鮮明な映像・聴き取りやすい音声で意思疎通できる
- 国内自社開発・毎日つながるサポートで安心
「テレ窓」は、ギンガシステム株式会社が提供するテレビ窓口システムです。等身大の人が目の前にいるように大画面で受付対応ができます。ワンタッチで担当者につながり、表情や仕草を見ながら意思疎通が可能です。全国各地どこからでも受付を行えるため、カスタマーサポートなど多様な活用が期待されます。
【参考価格】お問い合わせください。
《workhub Reception》のPOINT
- 来訪者に対する受付業務を大幅削減！
- ビル全体の総合受付からテナントフロアの受付まで幅広く適用可能
- セキュリティ連動でゲートやドアも自動解錠し効率的な施設利用へ
「workhub Reception」は、株式会社ビットキーが提供する無人受付システムです。スマートロックとの連携でドア解除にも対応するため、受付から経路案内までを無人化できます。オフィス・コワーキングスペース・ジムなど、幅広い場所で活用できるでしょう。
【参考価格】お問い合わせください。
改善してほしい点 その他製造 100名以上 250名未満
《コンコンコール®》のPOINT
- スタイリッシュなデザイン
- お客様のイメージにあわせて各種カスタマイズ対応
- あんしんの２年間無償保証
「コンコンコール®」は、三菱電機エンジニアリング株式会社が提供する無人受付案内システムです。タッチパネルの案内に沿って操作するだけで担当者と直接会話できます。英語・中国語・韓国語に対応しているため海外からの顧客対応も安心です。入館票発行・ドア解除機能が搭載されており、受付から案内までを一貫して行えます。
【参考価格】お問い合わせください。
《Smart at reception》のPOINT
- フリーアドレスのオフィスでも担当者に即コンタクトできる
- 低コスト・短期間で受付の無人化を実現
- クラウド管理なので担当者の部署移動にも即対応
M-SOLUTIONS株式会社が提供する「Smart at reception」は、iPad無人受付システムです。担当者情報を入力する必要がなく、事前に発行されたQRコードをかざすだけで受付が完了します。電話・メール・チャットと連携すれば、担当者ごとに通知方法を選択できます。複数の通知方法を併用できるため、来客通知の見逃しを防げるでしょう。
【参考価格】Basicプラン：初期費用無料、月額20,000円/iPad１台
《MOT/Phone受付システム》のPOINT
- スマホに直接呼び出し通知！フリーアドレスやテレワークにも対応
- 5つのメニューを自由に表示し最適にカスタマイズ！
- 施設予約管理を並行してさらにスムーズな受付を実現！
「MOT/Phone受付システム」は、株式会社バルテックが提供するオフィス受付システムです。クラウド電話「MOT/TEL（モッテル）」のオプションとして利用できます。既存PBXの内線システムとも連携可能です。英語表示や日本語との併用表示などにも対応できるほか、施設予約管理機能も備えています。
【参考価格】クラウド版：初期費用29,800円、月額5,980円
製品・サービスのPOINT
- 状況に応じた複数の方法でのわかりやすい受付対応が可能！
- 顔認証を用いたスムーズでセキュアな受付対応を実現！
- 順次機能が拡張され追加料金なしで便利に利用可能！
ノバシステム株式会社提供のAI受付システム「アイウェルコ」は、QRFIDコードや受付番号に加えて、顔認証や音声チャットツールで受付します。入退場記録や予約情報の管理のほか、オプションで体温検知も可能です。
【参考価格】月額基本料10,000円、本体価格90,500円
おすすめの受付システム（シンプルで扱いやすい）
ここからは、受付業務の効率化に特化した製品を紹介します。はじめての導入やコストに懸念のある企業担当者におすすめです。
《RECEPTIONIST》のPOINT
- 「受付業務」が無くなり、総務やアシスタントの負担が減少
- 「調整アポ」機能で、来客の日程調整にかかる時間を83%削減
- 「会議室予約・管理」を効率化して、ストレスのない働き方に貢献
株式会社RECEPTIONIST提供のiPadクラウド受付システム「RECEPTIONIST」は、受付処理後にチャットツールへ通知を送り、担当者を直接呼び出します。打ち合わせの日程調整から会議室予約、カレンダーへの反映までを自動化できるのも利点です。
【参考価格】お問い合わせください。
改善してほしい点 運輸 100名以上 250名未満
《ラクネコ》のPOINT
- iPadによる無人受付でムダなコストを削減！
- 取次の必要がなくなり受付業務のストレス課題が解決！
- Googleカレンダーに予定を入れるだけで受付QRコードを自動送付！
「ラクネコ」は、株式会社プロトソリューション提供の受付システムです。来場者情報の入力は手書きか名刺読み取りから選択でき、面接や配送業者の受付用にボタンのカスタマイズも可能です。
【参考価格】利用人数50名以下の場合：初期費用無料、月額5,500円（税込み
改善してほしい点 その他製造 10名以上 50名未満
《らいきゃくん》のPOINT
- 必要なのはiPad一台！簡単かつ低コストに非接触受付を実現！
- 限定的な機能でiPad操作が初めてでも使える受付システム！
- 不在の担当者は表示せず確実に来客情報をオフィスに届ける！
受付電話の工事会社である株式会社オフィスゲートが提供する「らいきゃくん」は、無駄な機能のないシンプルな構成が特徴です。部署や事業部など、２階層でのグループ分けが可能なほか、チャットツールがなくても対応できます。
【参考価格】基本プラン：月額3,000円/50名まで
いい点 卸売・小売業・商業（商社含む） 1,000名以上 5,000名未満
改善してほしい点 卸売・小売業・商業（商社含む） 1,000名以上 5,000名未満
《WowDesk》のPOINT
- 無人化によって来客取次ぎの時間や負担をなくす
- お客様の操作も簡単で誰にでも扱いやすいシステム
- 取次ぎミスによって発生する問題を防ぐ
キングソフト株式会社が提供するクラウド型受付システム「WowDesk」は、来客者が受付番号や受付コードを入力するだけで受付が完了します。ビジネスチャットのほか、スマートスピーカーによる音声通知にも対応できます。受付の様子を記録するため、防犯対策にも有効です。
【参考価格】お問い合わせください。
《ReClip》のPOINT
- 誰でも操作できる簡単なインターフェースで来客者を困らせない！
- 来客者を保存・一覧表示できるので管理の手間が不要に！
- 基本機能は無料でも利用可能！完全版も低コスト！
「ReClip」は株式会社セナネットワークス提供の入退室管理ツールです。タブレットに手書き入力するだけの簡単動作で、複数台の設置にも対応します。来客者の記録や宅配業者の対応を低コストで簡便化できます。
【参考価格】月額500円（※無料版あり）
いい点 卸売・小売業・商業（商社含む） 1,000名以上 5,000名未満
改善してほしい点 卸売・小売業・商業（商社含む） 1,000名以上 5,000名未満
《I-FACE》のPOINT
- 企業に合わせた3パターンの呼び出し方法が利用可能！
- 平均月間障害発生率はたったの0.8件！止まらない運用を実現！
- 環境によっては最短1営業日で即導入が可能！
株式会社アイエンター提供の「I-FACE」は、通話・チャットでの呼び出しからニーズにあわせて使い分けできます。アナログ回線にも対応し、国内外すべてのPBXに接続可能です。
【参考価格】お問い合わせください。
おすすめの受付システム（大規模施設向け）
ここでは、来訪者の多い大規模施設におすすめの受付システムを紹介します。
《moreReception》のPOINT
- 企業受付の簡略化を図った、効率の良い入退館管理が可能！
- 受付情報や入退館履歴の一元管理が実現できる！
- コロナ渦でも安心！触れずに受付できるタッチレス受付！
「moreReception」は、富士ソフト株式会社が提供する受付システムです。内線・メール・アプリなどさまざまな媒体で来訪を通知できます。受付筐体も多彩なほか、３年間の無料サポートも魅力のひとつです。
【参考価格】お問い合わせください。
《VisitView》のPOINT
- ICカード・QRコードを用いた2種類の受付方法！
- 複数オフィス対応でテナントビルでの受付に最適！
- セキュリティーゲート連携で最先端の受付を実現！
「VisitView」は、株式会社Knowlboが提供する受付システムです。来客予約から退館処理まで対応でき、オプションで施設予約との連携も可能です。複数オフィスでの採用やセキュリティゲートとの連動もできます。
【参考価格】お問い合わせください。
まとめ
受付がしやすいと来訪者に好印象を与えられます。さらには来客者対応業務の工数削減にもつながります。受付システムを導入して、業務効率化を図りましょう。
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