受付システムの３つの基本機能
受付システムを導入すれば企業が行う受付対応の負担を軽減できます。
受付システムには以下のような機能が搭載されています。
- ●受付・通知機能
- ●事前アポイント機能
- ●来客情報管理機能
ここからは、その機能を１つ１つ見ていきましょう。
１．受付・通知機能
受付システムの最も基本的な機能で、入退出を管理する機能です。来訪者がタッチパネルで目的やアポイントメントの有無などを選択するものが多く、受付システムはその入力情報をもとに定められた部署への通知や受付票の発行、来訪記録の登録などを行います。このとき、一部のシステムでは担当者個人にメールで通知する機能もあります。
受付システムの多くは、これらの処理を無人でも有人でも行えるようにカスタマイズが可能となっています。もちろん無人で処理した方が効率面やコスト面では圧倒的に有利ですが、人を配置しておくことによる企業へのプラスイメージは、コストに見合うだけのメリットとなるでしょう。
来訪者の多い店舗などに設置される受付システムでは、受付時に自動で整理券を発券したり、同時に予約を受け付けたりします。混雑を避けて来訪者の待ち時間を減らすことができ、企業と来訪者双方にとって有意義なものです。
また、現在ではインターネットを利用した予約システムを提供するシステムもあり、スマートフォンからの予約や予約番号の配信、スマートフォンを使っての受付対応など、ますますその利便性は広がっています。
２．事前アポイント機能
受付システムには、打ち合わせの日程を調整する機能もあります。自動的にスケジュール調整や、会議室の仮押さえ、来訪者への通知などを一括で行えます。加えて、日程確定後にQRコードやIDなどを送信すると、打ち合わせ当日もスムーズにミーティングを進めることができます。
３．来客情報の管理機能
現在の受付システムは、来訪されたことを担当者に知らせるだけではありません。来訪の履歴はすべてログとして記録され、適切な権限のある人間なら、CSVなどの加工しやすい形でデータを取得でき、分類や集計が可能です。また、来訪者をカメラで確認して記録するシステムもあり、顧客情報のデータベースとして有効活用できるでしょう。
また、受付システム自体がログ情報をもとに、いま受付を行っている来訪者が予約を済ませているのか、以前来訪したことがあるのか、以前の応対はどうだったかなどを判断し、それに見合ったメッセージを表示するなどの来訪者対応を行います。
受付システムの機能を活用して企業のイメージアップ
受付は、企業の顔として最初に顧客と出迎える場所です。そのため、無人受付とはいっても、相応の配慮が求められます。受付システムは、ただコストを下げて効率を上げるためだけではなく、いわゆる「もてなしの心」を表現するようなものであることが好ましいのです。
今回紹介した３つの機能も、実際の製品においては、来訪者が気持ちよく来社し、また来たいと思わせるようなものになるよう、音声ガイドをつけるなどの工夫を凝らしている場合がほとんどです。
今後受付システムへの期待はより高まり、システム自体の進化もますます進んでいくことでしょう。ぜひこの機会に受付システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
