受付システムの基本的な3つの機能とは

受付システムの３つの基本的機能

受付システムには

• ●受付・通知機能
• ●事前アポイント機能
• ●来客情報管理機能

といった機能が存在します。ここからは、その機能を１つ１つ見ていきましょう。

1.受付・通知機能

受付システムの最も基本的な機能で、入退出を管理する機能です。この機能は、受付システムによってさまざまな形態で提供されています。

UI（ユーザインターフェイス）としては、来訪者がタッチパネルで目的やアポイントメントの有無などを選択する形態のものが多く、受付システムはその入力情報を元に定められた部署への通知や受付票の発行、来訪記録の登録などを行います。このとき、一部のシステムでは来訪先の担当者独自にメールで通知する機能もあります。

また、企業からリリースされている受付システムの多くは、これらの処理を無人でも有人でも行えるようにカスタマイズが可能となっています。もちろん無人で処理した方が効率面やコスト面では圧倒的に有利ですが、人を配置しておくことによる企業へのプラスイメージは、コストに見合うだけのメリットとなるでしょう。

それに加え、非常に訪問者の多い店舗などに設置される受付システムでは、受付時に自動で整理券を発券したり、同時に予約を受け付けたりすることで、混雑を避けて訪問者の待ち時間を減らすこともでき、企業と訪問者双方にとってもたいへん有意義なものです。

また、現在ではインターネットを利用した予約システムを提供するシステムも多々あり、スマートフォンからの予約や予約番号の配信、スマートフォンを使っての受付対応など、ますますその利便性は広がっています。

2.事前アポイント機能

受付システムには、打ち合わせの日程を調整する機能もあります。自動的に担当者間のスケジュール調整や、会議室の仮押さえ、顧客への通知などを一括で行える上に、日程確定後にQRコードやIDなどを送信することで、打ち合わせ当日もスムーズに担当者間でミーティングを進めることができます。

3.来客情報の管理機能

現在の受付システムは、ただ来訪者が来たことを担当者につなぐだけの電話の代わりではありません。来訪者の来歴はすべてログとして記録され、適切な権限のある人間なら、CSVなどの加工しやすい形で取得でき、分類や集計などの分析に利用することが可能です。また、ログにはカメラ画像も合わせて記録されているシステムもあり、顧客情報のデータベースとして非常に有用なものとなることでしょう。

また、受付システム自体がその来歴などのログ情報を使って、いま受付を行っている来訪者が予約を済ませているのか、以前来訪したことがあるのか、以前の応対はどうだったかなどを入力される情報から判断し、それに見合ったメッセージを表示するなどの来訪者対応を行います。

受付システムの機能を活用して企業のイメージアップ

受付は、企業の顔として最初に顧客と出迎える場所です。そのため、無人受付とはいっても、相応の配慮が求められます。受付システムは、いわゆる「もてなしの心」を表現するようなものであることがこのましいのです。

今回紹介した3つの機能も、実際の製品においては、ただコストを下げて効率を上げるためだけではなく、来訪者が気持ちよく来社し、また来たいと思わせるようなものになるよう、システマチックではありますが無機質にならないよう、工夫を凝らされている場合がほとんどです。

今後受付システムへの期待はより高まり、システム自体の進化もますます進んでいくことでしょう。ぜひこの機会に受付システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。